01 Hvordan laste inn transaksjonsfiler fra bank

For innlasting av betalingstransaksjoner fra bank benyttes rutinen FS206.001 Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank. Rutinen er tilpasset transaksjonsformatet til BBS. Fra og med juni 2024 innføres det en alternativ rutine FS206.011, som støtter ePeppol-filformatet (se lengre nede på siden).

Fremgangsmåte for FS206.001

Innlasting av transaksjonsfiler fra bank utføres som følger:

1. Overfør fil fra bank til et filområde lesbart fra PC med FS-klienten.

2. Åpne bestillingsvindu for rutinen FS206.001 Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank .

3. Les transaksjonsfilen inn i klienten ved valget "Les fil". Får der opp en fil-dialog der filen som er overført fra bank må velges. Innholdet av filen kommer frem i øvre høyre vindu.

4. Kopier transaksjonen til database ved valget "Kopier til database". Da vil alle transaksjonene legges inn i en egen transaksjonstabell i databasen.

5. Angi riktig transaksjonsformat (rapport åpnes med sist brukte format).

6. Oppdater fakturareskontro med transaksjonene ved valget "Last transaksjoner". Da blir transaksjonene i transaksjonstabellen gjennomgått, og fakturareskontro oppdatert med betalingsinformasjon for den enkelte student. Dette valget kan kjøres med eller uten oppdatering. Det vil komme frem en melding på rapporten om rutinen er kjørt med eller uten oppdatering. Når denne er utført, vil resultatrapporten fra kjøringen komme frem på skjermen. Hver transaksjon kommer da med en merknad om hvordan behandlingen ble utført. "Grå transaksjoner" er transaksjoner som ikke er behandlet av FS. Gjelder innledende transaksjoner og oppsummeringstransaksjoner. Transaksjoner merket med OK! er behandlet korrekt. Transaksjoner som feiler må gjennomgås manuelt. Disse transaksjonene vil ikke bli slettet fra transaksjonstabellen, og vil bli forsøkt kjørt på nytt ved neste innlasting.

Knappen Red.transaksjoner er valgbar ved åpning av bildet, og kan brukes for å hente frem transaksjoner som finnes i basen for å fjerne disse.

Etter innlasting av betalingstransaksjon ser eksemplet vårt ut som i figuren nedenfor.

Oppdatering av registerkort når studenter med fritak betaler semesteravgift

Studenter som er fritatt for betaling av semesteravgift, kan i visse tilfeller velge å betale semesteravgiften likevel. Når en slik betaling lastes inn via denne rutinen, vil studentens registerkort automatisk oppdateres med betalingsform GIRO. Dette er for at studenten skal kunne bruke studentbevisappen og bestille semesterkvittering.

Alternativ rutine: FS206.011 Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank (xml)

Sommeren 2024 går bankene gradvis over til et nytt filformat, og det har blitt laget en ny rutine som støtter dette nye formatet. Rutinen laster inn filer fra bank på ePeppol-formatet Camt054c (xml). Denne rutinen vil erstatte FS206.001 som håndterer det gamle OCR-formatet fra BBS, men begge vil være tilgjengelige så lenge det er behov for det.

Fremgangsmåte for FS206.011

Innlasting av transaksjonsfiler fra bank utføres som følger:

1. Overfør fil fra bank til utdanningsinstitusjonens økonomisystem, f.eks. UNIT4.

2. Dekrypter filen i dette økonomisystemet.

3. Lagre filen lokalt.

4. Åpne bestillingsvindu for rutinen FS206.011 Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank (xml) i FS-klienten.

5. Les transaksjonsfilen inn i klienten ved å dra filen inn i det markerte feltet. Alternativt, klikk på sky-symbolet. Du får der opp en fil-dialog der filen som er overført fra bank må velges.

6. Overfør transaksjonen til database ved valget "Oppdatér database". Du kan kontrollere innlesingen i de to fanene "Betalingstransaksjoner (Camt)" og "Rapport etter import".