Felles studentsystemAdresseopplysningene i FS kan benyttes til en rekke formål. Foruten vanlige oppslag i bilder kan man lagre person- og datafiler med valgt adressetype, eller man kan produsere adresserte brev direkte fra FS.
Flettefiler
Utplukk av personer, studenter osv. som skal knyttes til adresser kan gjøres i hvilken som helst rapport eller i hvilket som helst skjermbilde i FS, forutsatt at rapporten eller bildet henter fram persondata i en eller annen form.
Man velger det bilde eller den rapport som kan gi det utvalget man ønsker, og hente fram, eller kjøre ut, den riktige mengde av personer eller studenter. I knapperaden over bildet eller rapporten finnes et diskett-ikon. Klikker man på dette åpnes dialogvinduet Lagring av rapportfil.
Her velger man først enten Flettefil eller Datafil ved å markere ett av kartotekkortene. Under Datafil kan man lagre rapport- eller bildeinnholdet uendret på en lokal fil, dette gir vanligvis ingen adresseinformasjon. Under Flettefil kan man spesifisere at filen man lagrer inneholder fødselsnr. og/eller navn og/eller adresser, og/eller datainnhold. (Minst en av disse størrelsene må velges for at filen skal få et innhold).
Lagring av rapportfil - flettefil
Hvis filen skal brukes til vanlig brevfletting ved hjelp av lokal tekstbehandler, vil man normalt ta med navn og adresse, eventuelt også fødselsnr. Hvis man ønsker å skrive ut adresseetiketter (klistre-lapper) kan man nøye seg med å lagre filen med bare fnr. Filen benytter man så som input i rapporten FS215.001 Adresselapper som produserer slike etiketter, og som selv henter fram navn og adresser eller trykker på adresselappsikonet i menylinjen etter å ha kjørt en rapport.
Hvis man tar med mer enn en kolonne med fødselsnr., bør man markere hvilket skilletegn man ønsker mellom kolonnene. Semikolon eller Tabulator vil begge fungere for brevfletting i de mest vanlige tekstbehandlere.
Lagring av rapportfil - datafil
Lagring av rapportfil - Ascii-datafil
Noen rapporter inneholder stedkoder i FS og man kan da lage Stedfiler fra disse. For rapporter med denne muligheten blir kartotekkortet Stedfil synlig.
Lagring av rapportfil - Stedfil
Når valget av innhold og skilletegn er gjort, gjenstår valg av adressetype. Når man kliker OK uten å ha spesifisert ønsket adressetype, eller klikker på konvolutt-ikonet, åpnes dialogen Adressevalg.
Adressevalg
Adressetype velges ikke absolutt, men tilordnes prioritetstall, hvor 1 betyr høyeste prioritet, og 2, 3, lavere prioriteter. Adressen som har høyeste prioritet (laveste prioritetstall) tas med i output-filen hvis denne finnes for den aktuelle studenten, hvis ikke henter FS adressen med det nest høyeste prioriteten, osv.
Noen vanlige adressekombinasjoner er satt opp som forvalg, f.eks. vil studentens semester-adresse, med Personens hjemstedsadresse som alternativ, ofte være et aktuelt valg. Denne prioritetskombinasjonen får man ved å klikke på den øverste forvalgsknappen. For søkere til grunnstudier vil Søkers svaradresse være det naturlige første valg, med personens hjemstedsadresse som det sikre alternativ.
Man kan omgå forvalgene ved å markere direkte hvilke adressetyper man ønsker (i de små avkryssingsrutene), og redigere prioritetsverdiene slik man ønsker ved hjelp av pilknappene.
Når adresseprioritetene er satt klikker man OK i denne dialogen og i Lagring av rapportfil. En ny dialogruten vil spørre hvor filen skal lagres, og man oppgir en passende katalog eller mappe for dette.
Hvis man ønsker å benytte andre data fra rapporten eller skjermbildet til brevfletting (dvs. sitere individuelle data i brevene), kan man også få dette til. Da må man lagre datafilen (gjøres på samme måte som for flettefilen, fortrinnsvis med Tab som skilletegn på begge filer). De to filene monteres sammen på den lokale maskinen, f.eks ved hjelp av et regneark. Resultatfilen vil da inneholde både navn, adresse og rapportdata.
Flere fnr.-filer kan også settes sammen til en, hvis man trenger et personutvalg som må hentes fra flere bilder eller rapporter. Hvordan dette gjøres er beskrevet i del 1 av håndboken, avsnittet 1.7.2 Lagre data og rapporter fra fil.
FS215.001 Adresselapper
Denne rapporten kan kjøres med flettefil, eller direkte fra verktøylinjen i en rapport eller et bilde hvor du har søkt opp personene du ønsker å ha med i utvalget. Rapporten produserer både adresseetiketter og adresselister.
Adresseetiketter
Adresseetiketter (klistrelapper) produseres på følgende måte: Man henter personutvalget fra bilder eller rapporter som forklart foran, og man lagrer, eventuelt setter sammen, en flettefil som bare inneholder fnr. Så åpner man rapporten FS215.001 Adresselapper, klikker på diskettikonet og oppgir fnr.-filen som input i dialogboksen som åpner seg eller bruker direkteknappen Adresselapper fra menylinjen etter kjøring av rapport.
FS215.001 Adresselapper
Filens navn og innhold av fnr. og eventuelle navn vil straks komme til syne i de øvre vinduene i rapporten. Adressevalget foretas ved å klikke på konvolutt-ikonet, og man går gjennom Adressevalg-dialogen som beskrevet foran,
Så klikker man på ikonet for adresselapper, og går gjennom en dialog hvor lappstørrelse og en del andre parametre må oppgis.
Til slutt klikker man på Lag rapport (Ctrl-R), og adresseetikettene skrives ut i output-vinduet. Her kan man inspisere disse, sjekke at alle er kommet med, osv.
Ønsker man to eller flere sett av adresselappene, repeterer man kommandoen Lag rapport så mange ganger man ønsker. Nye sett med adresselapper vil da føye seg til på output-filen.
Hvis alt ser OK ut, sendes output-filen til printeren, via printerikonet i knapperaden. Printeren må selvsagt være forsynt med et tilstrekkelig antall adresselappformularer, tilsvarende de man spesifiserte underveis. Man kan også skrive lappene ut på vanlige A4-ark og legger adresselappspapir i kopimaskinen.
Adresselappene kan også lages for en stedfil som et alternativ til fødselsnummerfil for enkelte bilder og rapporter.
Hvis en ønsker tittel for fagpersoner og/eller studentnr for studenter markeres feltene Vis tittelprefix for fagpersoner eller Vis identifikator (studentnr/stedkode.
Hvis en markerer for "Ordinær utskriftsdialog" får man den vanlige FS utskriftdialogen.
Adresseliste
Enkelte ganger ønsker man en adresseliste i stedet for adresselapper og det får man ved å markere for Adresseliste. Adresselisten inkluderer epostadresser. Det at en kan formatere denne rapporten til en adresselistre gjør at en kan få generert adresselister for datagrunnlaget i de fleste rapporter.