Felles studentsystemEpN er laget for å kunne sende et emne gjennom en arbeidsflyt; en kvalitetssikringsprosess. Emnet hentes fra FS, eller opprettes direkte i EpN, og flyttes deretter oppover, eller returneres nedover, mellom ulike stadier:
En person kan tildeles en rolle som gir dem rettighet til å håndtere emnet innenfor de respektive stadier. Rollene har navn:
Fagperson (kan redigere emner som er i S0 og S1), Kvalitetssikrer (kan redigere emner som er i S2), Godkjenner (kan redigere emner som er i S3) og FS-klarerer (kan redigere emner som er S4).
Hvis det er en bestemt rolle som institusjonen ikke vil benytte, lar man være å bruke den rollen under Feltinnstillinger under påkrevd, for eksempel at man ikke ønsker å benytte rollen Kvalitetssikrer. Da kan man la emnet hoppe over det stadiet i kvalitetsikringsprosessen, ved å sende emnet videre til det neste aktuelle stadium.
