Felles studentsystemOppdatering i bilder kan i prinsippet bestå i å legge inn nye forekomster, endre eksisterende forekomster med henhold til en eller flere opplysninger eller slette forekomster.
Legge inn nye forekomster
For å legge inn nye forekomster må man gi kommandoen Ny rad (som menyvalg, trykknapp eller som tastekombinasjon, se oppstillingen ovenfor). Bildet presenterer da blanke felt klar til utfylling, og man må skrive inn opplysningene for den nye forekomsten. Når det er gjort, finnes forekomsten bare på skjermen. For å opprette denne i selve databasen må man i tillegg gi komandoen Oppdater (trykknapp, menyvalg eller tastekombinasjon), evt. bruke Enter-tasten.
Endre forekomster
Hvis man vil endre noen av opplysningene som finnes på en eksisterende forekomst, må denne først hentes fram ved hjelp av et søk. Man går så inn i de aktuelle datafeltene og foretar endringene. Endringene er så langt bare gjort på skjermen. For å oppdatere disse i databasen gir man kommandoen Oppdater (trykknapp, menyvalg eller taste-kombinasjon), evt. bruke Enter-tasten.
Slette forekomster
Forekomster man ønsker å slette må først hentes fram ved hjelp av et søk. Kommandoen Slett rad (som ikon (rødkrysset linje) eller menyvalg) fjerner forekomsten som er aktiv i bildet. Hvis man vil slette flere forekomster, må dette gjøres en rad av gangen. Slettingen fjerner forekomster bare fra lokal maskin. For å slette disse fra basen må man gi kommandoen Oppdater (trykknapp, menyvalg eller taste-kombinasjon), evt. bruke Enter-tasten.
Systemsjekker
Systemet vil i alle tilfelle sørge for at databasens integritet beholdes. Man får ikke legge inn nye forekomster i konflikt med forekomster som allerede finnes (dvs. opprette forekomster med samme identifikasjon (primærnøkkel-verdi) som eksisterende forekomster). F.eks. kan man ikke legge inn en person som ny i FS hvis fødselsnummeret allerede er brukt for en (annen) person. Man får ikke slette en forekomst hvis denne er tatt i bruk (referert til) av andre forekomster. Man kan altså ikke slette et emne fra tabellen over emner hvis noen studenter allerede er meldt opp til eller har tatt eksamen i dette emnet.
Også hvis man vil endre opplysninger som hører til eksisterende forekomster (uten å slette eller legge inn nye), gjelder det en rekke restriksjoner og kontroller. Man får bare benytte lovlige kodeverdier (unntatt i fritekst-felt), og det vil ofte være lagt inn koblinger mellom ulike felt slik at bare visse kodekombinasjoner eller verdierer tillatt. For eksempel kan ikke en til-dato være tidligere enn den tilhørende fra-datoen.
Alle forsøk på endringer som bryter med databasens integritet og med innlagte regler, vil gi feilmeldinger.