Felles studentsystemNår et bilde står i søkemodus, kan man spesifisere søkekriterier på en rekke måter.
Ingen søkekriterier
Skriver man ingenting i feltene og bare gir kommandoen Hent, hentes alle forekomster fra den aktuelle tabellen fram i bildet. Denne kan man gi på fire måter, enten ved å klikke på knappen Hent, velge kommandoen Hent under menyen Fil, trykke tastekombinasjonen Ctrl+J, eller bare trykker Enter. Dette kan man gjøre i kodebilder og lignende hvor man vet at det bare finnes et fåtall forekomster, og hvor man er interessert i å se alle sammen. I alle andre sammenhenger bør man begrense søket ved å oppgi bestemte søkekriterier.
Søke etter en enkelt forekomst
Ofte ønsker man å hente fram en enkelt forekomst som man kjenner identifikasjonen (primærnøkkelen) til, f.eks. en student med kjent fødselsnummer eller et emne med kjent emnekode. Da fyller man bare ut den entydige kodeverdien i det/de felt som finnes for dette og gir komandoen Hent. Forekomsten vil da dukke opp i bildet i løpet av få sekunder. Hvis det ikke finnes noen forekomst som svarer til det oppgitte kriteriet, blir billedflaten blank, og statuslinjen nederst til venstre på skjermen vil melde 0 rader hentet.
Hvis man har spesifiert kriterier som svarer til en enkelt forekomst, er det bare denne som blir hentet fra databasen og vist på skjermen. Det har da ingen mening å bla i forekomstene ved å trykke på knappene for Neste, Forrige osv. Disse kommandoene virker bare mot forekomster man har fått hentet frem ved et søk, ikke på resten av forekomstene som ligger igjen i databasen.
Flere forekomster som oppfyller felles søkerkriterier
Andre ganger er man interessert i å hente fram ved en enkelt operasjon en rekke forekomster som oppfyller felles søkekriterier. Da fyller man ut ett eller flere søkekriterier i feltene i bildet. Alle felt kan benyttes til å oppgi søkekriterier, enkeltvis eller i kombinasjon, ikke bare feltene som identifiserer forekomstene eller er påkrevd (som har gul farve). Merk også at ved søk kan gule felt godt være tomme. Hvis man f.eks. oppgir et bestemt etternavn i et navnefelt for etternavn, vil man få fram alle personer eller studenter som har dette etternavnet. Hvis man i bildet for emner fyller ut f.eks. kodeverdiene for en institusjon og et fakultet i de to feltene for dette, vil man få fram alle emner som hører til den oppgitte enheten.
Navigering mellom flere forekomster
Bare en forekomst vises i bildets hovedvindu om gangen (hvis ikke bildet er en en-nivå forekomsttabell). Har man hentet fram flere, kan man bla mellom disse vha. Neste, Forrige, Første og Siste -knappene, eller ved de tilsvarende kommandoene under Vis-menyen. Antall rader hentet (i øvre datavindu) vises i statuslinjen nederst til venstre. Alternativt kan man bruke høyre musetast og velge "Status radinformasjon". Denne kan man også bruke hvis man ønsker antall rader hentet i et av undervinduene.
Søke med store menger treff
Det er lett å søke på en måte som gir for stor fangst, og da vil man belaste sin egen maskin, nettverket og tjenermaskinen uforholdsmessig mye, Hvis man f.eks. bare oppgir BOKMÅL i feltet Målform i bildet Person/Student, forsøker man altså å hente fram alle personer som har denne målfomen. Siden det ligger historikk her og ikke bare aktive studenter, vil dette for de største institusjonene bli svært mange, kanskje 100 000 - 200 000 studenter eller mer. Det vil ta svært lang tid å overføre så mange forekomster, og man risikerer at klientmaskinen går i stå pga. for lite hukommelse.
Når 2000 rader er hentet fra databasen vil det komme et spørsmål om søket skal fortsette. Hvis brukeren svarer nei, begrenses hent-operasjonen til disse 2000 forekomstene. Svarer brukeren ja, fortsetter søket til det er helt ferdig uten flere spørsmål. Svar derfor som oftest nei, legg til flere deler i søkekriteriene for å få et mindre utvalg og søk på nytt.
Obs! Dersom en bruker søker på alle emner (i emne samlebilde) uten å ha gjort et utvalg, vil FS gå igjennom alle emner i basen. Selv om brukeren haker av for at hen kun ønsker de aktive emnene, vil FS gå først gå igjennom alle, og så kun returnere de aktive. Dersom det er mer enn 2000 emner totalt, vil brukeren få advarsel med spørsmål om å fortsette, selv om det totale antallet aktive emner er under 2000.
Ta med søkerkriterier fra et skjermbilde til et annet
I mange praktiske situasjoner er det ønskelig å kunne overføre søkekriterier fra et skjermbilde til et annet automatisk. Man har f.eks. en student framme i ett bilde og trenger opplysninger fra andre bilder om samme student.
En mulighet for å overføre visse søkekriterier, så som fødselsnummer, emne- og eksamenskoder og lignende mellom bilder, er laget i FS. Når man skal overføre et søkekriterium til et nytt bilde, forutsettes det at dette bildet er åpnet og står i søkemodus. Man plasserer muspilen i nøkkelfeltet i bildet man går fra og trykker ned høyre musetast. Det kommer da frem en nedtrekksmeny hvor man kan velge Kopier nøkkel. Man går så inn i det andre bildet, plasserer markøren i nøkkelfeltet og trykker igjen høyre musetast. Denne gangen velger man Lim inn nøkkel. Alternativt kan man bruke valgene under Rediger-menyen. (Denne menyen er svært lik menyen vi får ved å bruke høyre musetast).
Samlebildene for studenter, emner, eksamener osv. gjør at behovet for automatisk overføring av søkekriterier fra bilde til bilde er forholdsvis lite. Når man beveger seg fra ett vindu til et annet i et samlebilde, holder bildet fast på den forekomsten man har fremme i bildet, og henter automatisk fram de nye opplysningene i det nye vinduet. Det samme gjelder for overgang til andre bilder ved hjelp av trykknapper og valg fra spesialmeny i bildet.