Felles studentsystemNår en person opprettes i bildet Utvekslingsperson med kategori student, opprettes automatisk en forhåndsgodkjenningssak i Godkjenningssak samlebilde med godkjenningssakstype FORHÅND, saksstatus UBEHANDLET, samt en merknad om at utvekslingssaken er generert automatisk. Det opprettes samtidig et eksternstudium i bildet Person eksternstudium, og dette eksternstudiet knyttes automatisk til forhåndsgodkjenningssaken
Saksbehandler må manuelt ferdigbehandle forhåndsgodkjenningssaken og eksternstudiet ved å fylle inn nødvendige felter og registrere saken som ferdigbehandlet.
Det er mulig å registrere forhåndsgodkjenning som ikke er knyttet til et utvekslingsopphold, det vil si at det ikke er opprettet forekomst i bildet Utvekslingsperson og dermed heller ikke automatisk generert forekomster i godkjenningsmodulen. Saksbehandler må da registrere forhåndsgodkjenningssaken og eksternstudiet manuelt og videre knytte eksternstudiet til forhåndsgodkjenningssaken, men dette anbefales ikke.
Eksemplet viser en forhåndsgodkjenningssak for et utvekslingsopphold og tilhørende eksternstudium.
| Type sak | Verdi FORHÅND blir automatisk satt ved oppretting av utvekslingsperson. |
| Status behandling | Blir automatisk satt til UBEHANDLET ved oppretting av utvekslingsperson. Saksbehandler setter denne til BEHANDLET når søknaden om forhåndsgodkjenning er ferdigbehandlet. |
| Søknad | Legges inn av saksbehandler. |
| Merknad | Teksten «Generert automatisk – Utvekslingsak < dato fra-til >» genereres automatisk ved oppretting av forekomst i Utvekslingsperson med verdi UT for Inn-/utreisende og verdi STUDENT i feltet Kategori. |
| Underbilde Eksternstudium | Viser hvilket eksternstudium forhåndsgodkjenningen er knyttet til. |