Felles studentsystemEn rekke tiltak for å sikre eksamens- og kvalifikasjonsdataene i FS vil bli satt i verk. Disse vil omfatte visse bilde- og rapportløsninger, spesielle adgangsbegrensinger i systemet, pluss veldefinerte rutiner og ansvarsforhold for de personene som har til arbeid å produsere og bruke disse dataene.
En løsning for å sikre lagrede kvalifikasjonsdata for ettertiden, og for å kontrollere disse med hensyn til ulovlige endringer, er laget i FS. Denne løsningen går ut på å ta spesielle sikkerhetskopier av alle data i kvalifikasjonsprotokollen med jevne mellomrom, lagre disse på et read-only-medium med lang holdbarhet (i dag CD-ROM), og senere, med jevne mellomrom, sammenligne dataene på sikkerhetskopien med de nåværende dataene i systemet. Uoverensstemmelser som oppdages på denne måten listes ut og kontrolleres nærmere - en del lovlige endringer vil normalt ha blitt gjort. Disse kjøringene bør foretas av spesielt autoriserte brukere, som også bør ha autoritet til å kreve at ansvarlige eksamensinspektører og lignende forklarer og dokumenterer eventuelle endringer det måtte bli stilt spørsmålstegn ved.
Det er laget en rapport for å kopiere kvalifikasjonsprotokollen ut på en fil (ut-fil), og en rapport for å sammenligne en tidligere kopiert fil (inn-fil) med nåværende kvalifikasjonsprotokoll. Å overføre ("fryse") dataene fra utfilen til en CD-R-plate, og senere å kopiere data fra denne til inn-filen, er separate prosesser som utføres utenfor FS. "Frysing" av dataene utføres i dag lettvint på en vanlig PC med CD-brenner.
Kopieringen fra kvalifikasjonsprotokollen i FS til ut-filen gjøres ved hjelp av rapporten FS698.001 Ekstern lagring av oppnådd kvalifikasjon protokoll.
Rapport FS698.001 Ekstern lagring av oppnådd kvalifikasjon protokoll
Rapporten startes uten noen spesielle bestillingsparametre, det tas for gitt at alle forekomstene institusjonen har i oppnådd-kvalifikasjon-tabellen skal kopieres.
Rapporten skriver ut en tabell over dataene som ble kopiert til ut-filen. Dataene er de "viktigste" opplysningene fra oppnådd-kvalifikasjon-protokollen, det vil si fnr, gradkode, oppnådd dato, karaktertall, saksbehandler og sist endretdato, journalnr og endringsstatus. Studieprogram og studieretning, innhold av emner, emnesamlinger mv tas ikke med. Disse dataene anses ikke spesielt viktige her, hvor det primære formålet er å forhindre og avdekke eventuel "uautorisert endring". For andre arkiverings- og sikringsformål er studieprogram, kvalifikasjonsinnhold mv selvsagt også viktige data, disse kopiene er altså ikke egnet som generelle sikkerhetskopier.
Filen lagres i en passende mappe på PC-en eller serveren ved å klikke på knappen Lagre til fil, lagringen gjøres på standard måte (Windows/NT). Overføring ("brenning") til CD-R foretas også på standard vis.
Sammenligning av nåværende kvalifikasjonprotokoll med inn-fil fra den eksternt lagrede sikkerhetskopien foretas på et passende senere tidspunkt. Man benytter da rapporten FS698.002 Kontroll av oppnådd kvalifikasjon protokoll.
Rapport FS698.002 Kontroll av oppnådd kvalifikasjon protokoll
Innlesing av filen startes ved at man klikker på knappen Les fil og oppgir hvor filen ligger, på CD-stasjonen eller eventuelt i en mappe filen er kopiert over til. Dataene kommer til syne i rapportens øvre vindu. Overføring til databasens inn-fil gjøres ved å klikke på knappen Kopier til database. Dataene i øvre vindu forsvinner, og man får en melding om at inn-filen er opprettet.
Sammenligningen av inn-filen mot nåværende kvalifikasjonsprotokoll foretas ved å klikke på knappen Utfør test.
Alle avvik mellom de to datasettene skrives så ut i rapportens output-vindu. For hver forekomst oppgis fnr, gradkode, oppnådd dato, type endring, saksbehandler, journalnr, endringsstatus og endringsdato, for de 4 sistnevnte oppgis både gammel og ny verdi. Endringstypene kodes med I for "ny innsatt", E for "endret" eller S for "fjernet/ slettet". For gradkoden oppgis det også med tekst om denne er ny, endret eller fjernet.
Rapporten oppsummerer hvor mange kvalifikasjonsforekomster det er i protokollen og på filen, og hvor mange som er nye, endret eller slettet i protokollen i forhold til filen.
Hvis sammenligningen foretas en tid etter at sikkerhetskopien på CD-R ble laget, vil det jo av normale grunner være kommet til en rekke nye kvalifikasjonsforekomster i mellomtiden. Disse vil også rapporteres med I som nye forekomster. Man vil se av oppnådd-datoen at disse er nyere enn de som finnes på sikkerhetskopien. Det har derfor ikke noen hensikt å sammenlikne disse. Man kan holde de nyere forekomstene utenfor sammenligningen ved å sortere filen etter oppnådd-dato (klikk på høyre mustast), eller ved å skille disse ut ved hjelp av Filtrer-dialogen. Følgende filter fjerner de "irrelevante" nyere forekomstene: dato_oppnaelse er =date(dd,mm,åååå), når de siste forekomstene på sikkerhetskopien har oppnådd-dato dd.mm.åååå.
Mange endringer som "avsløres" etter en slik sammenligning kan ha helt normale årsaker, de kan for eksempel skyldes klager som har fått medhold, sent tildelte cand.mag-grader, feilrettinger osv. For alle slike endringer bør man dokumentere på nytt at de er lovlige. Hvis det så gjenstår endringer som ikke har noen naturlig "forklaring", må man vurdere nærmere om ikke-autoriserte brukere kan ha greid å trenge inn i basen og foretatt endringer.
Først mistenkt er den som tjener på endringen.