06 Brevtype for vitnemål og vitnemålstillegg (DS)

I bilde Brevtype genereres brevtype for vitnemål og DS. Flere kvalifikasjoner kan knyttes til samme brevtype. Dermed trenger hver institusjon trolig bare én eller noen få ulike brevtyper for vitnemål, og antakelig kun én brevtype for DS. Dette innebærer at endringer i brevavsnittene vil gjenspeiles i vitnemålene/DS til alle tilknyttede kvalifikasjoner. Dersom man ønsker å gjøre endringer i brevavsnittene til en bestemt kvalifikasjon uten at det skal berøre de øvrige kvalifikasjonene som bruker samme brevtype/-avsnitt, må ny brevtype/-avsnitt genereres. Ny brevtype/-avsnitt må også genereres dersom man ønsker å bevare gammelt innholdet ved endring.

Brevavsnittene som blir beskrevet nedenfor forutsetter at vitnemål/DS produseres i FS ved hjelp av rapporten FS670.001 Vitnemålsdokumenter. Avsnittene bestemmer strukturen til og innholdet av vitnemålets tittelside (side 1) og informasjonsside (side 2). Grunnlag for vitnemål (side 3) har en enda mer fastlagt oppbygning, og styres ikke av brevavsnitt.

Brevtype for vitnemål

Oppretting av brevtype og avsnitt

Brevtype for vitnemål genereres på bakgrunn av brevmalen VITNEMÅL2 ved bruk av dialogen "Generer brevtype" (se dokumentasjon av person-/brevmodulen for detaljer). Det lages da en brevtype med to avsnitt, nr. 1 og nr. 2 for side 1 og 2 av vitnemålet henholdsvis. Avsnittene finnes i tre versjoner (bokmål, nynorsk, engelsk) som brukes ut ifra hvilket språk vitnemålet skal skrives ut på. Disse kommer ferdig utfylt med forslag til innhold som så kan redigeres. Det er primært avsnitt nr. 1 som institusjonen vil ha behov for å redigere. Her finnes både tekst og flettefelter. Forslaget til avsnitt nr. 2 inneholder kun flettefelter, og det vil normalt ikke være behov for å gjøre endringer her (med unntak av å legge inn en overskrift for generell informasjon om graden), da all informasjonen flettes inn fra ulike bilder (Kvalifikasjon, Studieprogram samlebilde etc.).

Redigering av avsnitt

Man kan redigere avsnittene ved å trykke på knappene "Bokmål", "Nynorsk" eller "Engelsk" i kolonnen med overskrift "Redigér avsnitt". Det åpnes da et tekstredigeringsprogram i et eget vindu. Her får man tilgang til en rekke tekstbehandlingsfunksjoner. Ved å klikke på høyre mustast, får man opp en dialogboks hvor man via "Properties" kan sette en rekke parametrer for "Rich Text Object". Via "Insert File" kan man importere tekst f.eks. fra andre tekstbehandlingsverktøy.

Når man er ferdig med å redigere og lukker vinduet for rik tekst, blir det spurt om man ønsker å lagre avsnittet. Dette er den ordinære måten å lagre teksten på. Man svarer ja hvis man ønsker å lagre teksten.

Vitnemålsidene kan redigeres i en kraftigere tekstbehandler som for eksempel Word, lagre disse på riktekstformat og så importere sidene til vinduet i Avsnitt-bildet ved hjelp av "Insert File"-funksjonen.

Teksten til tittelsiden i et vitnemål (dvs. avsnitt nr. 1) forutsettes å inneholde flettefelter hvor personens navn, fødselsdato, kvalifikasjon, studieprogram, osv. refereres som feltnavn, omgitt av parenteser. Via disse flettefeltene vil kandidatenes navn, kvalifikasjon osv. flettes inn når vitnemålrapportene kjøres. Avsnittet blir ferdigutfylt med et forslag til innhold ved generering.

Feltnavn til vitnemålets side 1 legges inn på følgende måte: Markøren plasseres på riktig sted på siden og man klikker på knappen "Sett inn felt" i FS’ menyrad. Man velger så felt blant forhåndsdefinerte feltnavn eller skriver inn feltnavnet, for eksempel fnr., navn osv.

Følgende flettefelter kan benyttes i brevavsnitt nr. 1 (vitnemålets tittelside/side 1):

• {DATO-FODT} studentens fødselsdato på formen d månedsnavn åååå
• {DATO-OPPNADD} dato for oppnådd kvalifikasjon på formen d månedsnavn åååå, fra bilde Oppnådd kvalifikasjon protokoll
• {DATO-UTSKRIFT} Dato for utskrift av vitnemål og DS, angitt i FS670.001
• {DIGITAL-SIGNATUR} Gjelder kun digitale vitnemål. Denne skal plasseres nederst på side 1, og i feltet vil det flettes inn en standard tekst som beskriver at dokumentet er digitalt signert. Til høyre for feltet vil det ved signering bli limt inn et signeringsikon.  Det er viktig å teste denne funksjonen, spesielt slik at plasseringen av feltet blir riktig.
• {FAKNAVN} fakultetsnavn til studieansvarlig sted for studieprogrammet
• {KVALIFIKASJONSNAVN} hentes fra bilde Kvalifikasjon, underbilde Studieprogram–kvalifikasjon hvis angitt, eller fra navnfelt i bildets øvre del
• {MERKNAD} fra bilde Kvalifikasjon, underbilde Tekster - DS/Vitnemål, felt Tekst vitnemål -- side 1
• {NAVN} studentens navn
• {OPPGAVETITTEL} tittel på oppgave i Oppgave-/avhandl. i Oppnådd kvalifikasjon (prot.)
• {SIGNATUR1} fra bilde Kvalifikasjon, underbilde Vitnemål, Funksjon sign. 1
• {SIGNATUR2} fra bilde Kvalifikasjon, underbilde Vitnemål, Funksjon sign. 2
• {STEDNAVN} fra FS-system, menyvalg Spesielt – Systemverdier – Institusjon – Stedsnavn
• {STUDIEPROGRAMNAVN} fra Studieprogram samlebilde, felt Navn – vitnemål hvis angitt, ellers fra felt Navn
• {STUDIERETNINGBETEGN} fra bilde Studieretning (Betegnelse)
• {STUDIERETNINGNAVN} fra bilde Studieretning (Navn)
• {KARAKTER} Karakter på formen <gradstatusnavn>: <karakter>. Gjelder kun for NTNU, og bare dersom gradstatus har verdi "G".

Informasjonssiden/side 2 (dvs. avsnitt nr. 2) vil etter generering inneholde fire synlige flettefelter (se under), men ingen tekst. Det er mulig å legge til tekst, men det skal normalt ikke være nødvendig (med unntak av å legge inn en overskrift for generell informasjon om graden), da innholdet flettes inn fra felter i ulike bilder i FS.

Flettefelter i avsnitt nr. 2 (vitnemålets informasjonsside/side 2)

• {FORSKRIFT} hentes fra WebApplikasjon – Tekster, tekstkode: FS_VTM_S2_FORSKRIFT
  • Kvalifikasjonsnavn hentes fra bilde Kvalifikasjon (øverst i bildet/underbilde Studieprogram-kvalifikasjon)
• {RAMMEPLAN} hentes fra Studieprogram samlebilde, underbilde Tekst-DS/Vtm eller bilde Studieprogram-studieretning
• {NORMERTTID} hentes fra WebApplikasjon – Tekster, tekstkode: FS_VTM_S2_NORMERTTID
  • Normert tid hentes fra bilde Kvalifikasjon, felt "Normert studietid".
  • Omfang (sp) hentes fra bilde Kvalifikasjon, underbilde Studieprogram-kvalifikasjon, felt Krav vekting, hvis angitt, ellers fra Studieprogram samlebilde, felt "Vekting".
• {SYKLUS} hentes fra WebApplikasjon – Tekster, tekstkode: FS_VTM_S2_SYKLUS
  • Kvalifikasjonsnavn hentes fra bilde Kvalifikasjon (øverst i bildet/underbilde Studieprogram-kvalifikasjon)
  • Syklusnavn hentes fra studienivået angitt i bilde Kvalifikasjon

Disse flettefeltene utgjør til sammen informasjonsfeltet Generell informasjon om graden (jf. UHRs Mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg). NB! Overskriften for dette informasjonsfeltet flettes ikke inn, men må skrives inn i brevavsnittet over flettefeltene. Under dette informasjonsfeltet flettes følgende to informasjonsfelt inn, selv om disse ikke er representert med noen synlige flettefelt i avsnittet: Studieprogrammets målsetting, innhold og organisering og Kandidatens læringsutbytte. Disse henter sitt innhold fra underbilde Tekst – DS/Vtm i Studieprogram samlebilde, eller fra bilde Studieprogram - studieretning (hvis aktuelt). Bildene Studieprogram samlebilde og Studieprogram - studieretning ligger i modul Studieelementer.

Brevtype for vitnemålstillegg (DS)

Brevtype for vitnemålstillegg (DS) genereres på bakgrunn av brevmalen DIPLOMASUP ved bruk av dialogen "Generer brevtype" (se dokumentasjon av brevmodulen for detaljer). Det lages da en brevtype med to avsnitt, nr. 1 og nr. 2, henholdsvis for innholdet før og etter punkt 4.3 i DS. Avsnittene finnes kun i engelsk versjon. Disse kommer ferdig utfylt, der kun innholdet i tabellen øverst i avsnitt nr.1 bør redigeres. Her kan institusjonen legge inn navn på institusjonen og logo. En beskrivelse av hvor innholdet i DS hentes fra, finnes under Rapport FS670.003 Diploma Supplement.

Man kan redigere  i tabellen øverst i avsnitt nr.1 ved å trykke på knappen Engelsk i kolonnen med overskrift "Redigér avsnitt" i bildet Brevtype. Det åpnes da et tekstredigeringsprogram i et eget vindu. Her får man tilgang til en rekke tekstbehandlingsfunksjoner.

Logo kan legges til i den øvre tabellen ved å sette markøren på ønsket sted for logo og trykke på menyvalget "Sett inn" og "Bilde".

For malen for Diploma Supplement (DIPLOMASUP) er det lagt til et tredje avsnitt som vil bli benyttet for digitalt signert Diploma Supplement. For digitalt DS er det under punkt 7 lagt inn samme tekst som vil flettes inn på side 1 av vitnemålet.