I bidet Webapplikasjon – Modulvalg, søk fram alle egenskaper for Nomination. Sett Modulkode og Modulvalgene til aktiv = J. Fyll ut iht. til beskrivelsen under.

HJELPLINK

Link til hjelpeside som vises i venstremenyen

NOMFROM

Avsenderadresse for nomniasjonsmailen som sendes til studenten. Dersom det ikke er satt i modulegenskapen, er det nominatoren som blir avsender.

OPPTAKKODE

Opptakstypekode for opptak som skal brukes for nominasjoner. For eksempel NOMINATION eller INNVEKSLING. Det er kun mulig med én opptakstypekode her. Opptakene av denne opptakstypen kan lukkes for andre enn de som er nominert (invitert). Se kap. 3.1

PASSFROM

Avsenderadresse for utsending av passordepost til brukere. Hvis ikke satt, benyttes systemadressen fra FS_SYSTEM

SOKWEBLINK

Link til søknadsweb. Benyttes i kvitteringsepost

I Webapplikasjon- tekster, søk fram alle engelske  tekster til applikasjon NOMINATION. Der ligger et ferdig utfylt default-oppsett som kan benyttes. Eller man kan tilpasse etter ønske. Marker da med 'La stå' for å hindre senere overskriving.

Koordinator på avtalen

Bilde Utvekslingsavtale Samlebilde – underbilde Koordinator: lag ny rad, eller registrer i eksisterende, navn og epostadresse for kontaktperson ved ekstern avtalepart. I rammen for Ekstern person.

AKtiver nominator

Modul Utveksling, bilde Nominator: epostadressen registrert i forrige punkt, blir automatisk lagt i bildet Nominator. Saksbehandler må gå inn og sette J for Aktiv (kan logge på)

Passord

Nominator kan (må) nå selv å bestille passord:

I underbildet Betingelse, sett på haken for 'Opptaksinfo'. Man angir så hvilke terminer det er mulig å nominere studenter på avtalen, og hvorvidt nominasjonen/oppholdet gjelder for ett eller to semestre. Eller hvorvidt nominator kan velge mellom ett eller to.

Perioden det nomineres for "havner" til slutt på Utvekslingspersonen, etter at opptaket er fullført. Det angis betingelse for hver kombinasjon av internt og eksternt sted.

Nominator tar først stilling til Opptakstermin:

Deretter legges det inn personinfo, og det gjøres valg om varighet for utvekslingen:

I eksempelet over er det åpnet for å nominere bare for oppstart vår, og med varighet på ett semester.

Hvis det står J på høst i tillegg og 1-1 for antall semestre, vil nominator kunne velge mellom Høst og Vår, begge med varighet ett semester.

2-2 for antall semestre gjør det mulig kun å nominere til to semestre.

Ved 1-2 for antall semestre er opp til nominator å velge mellom varighet på ett eller to semestre:

For å finne ut om en betingelse er gyldig:

• Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele eller deler av perioden 15.8 - 15.12 samme år
• Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida.
• Status må være J for høst eller vår, samt at det må være angitt antall semestre
• Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det maksimale antall terminerav alle mulighetene. Altså, dersom en betingelse sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall for til-fra).

Visningsnavn

Utvekslingsavtalen presenteres i Nomination gjennom

"Avtalenavnet - utvekslingsprogrammet - mottagende institusjon"

Valg av Oppsartstermin

Nominator gjør valg for hvilken opptakstermin det nomineres for - Se bilder og betingelser i kap 4.

Valg av varighet for oppholdet

Nominator angir varigheten for utvekslingsoppholdet - Se bilder og betingelser i kap 4.

Opplasting av dokumenter

Den som nominerer kan  laste opp dokumenter knyttet til studenten. Dokumentene som lastes opp blir lagret i studentens dokumentarkiv. Disse dokumentene får Dokumenttype = Nomination

Status for de nominerte

Nominator kan følge med i Nomination, og se hvor langt de har kommet i søknadsprosessen: om de i det hele tatt har søkt i Søknadsweb, om de har fått tilbud om plass, og hvorvidt de har akseptert tilbudet:

Opptak samlebilde

For å avgrense et nominasjonsopptak til kun å være tilgjengelig for dem som er nominert, settes Krever invitasjon = J på Opptaket

Knytning mellom utvekslingsavtale og opptakstudieprogram (søknadsalternativ)

For at de nominerte ved pålogging til Søknadsweb skal få opp de aktuelle søknadsalternativ å velge mellom (også dersom de bare har ett alternativ), må det opprettes en knytning mellom Utvekslingsavtale (som de er nominert til og blir Utvekslingsperson på) - og Opptakstudieprogram, som de selv skal søke til. Søker får ikke se andre program en der slik knyting finnes.

De Opptaksstudieprogram som i underbildet Opptakstermin i Opptakstudieprogram samlebile har et studieprogram angitt, og som også finnes i underbildet Studieprogram på Utvekslingsavtalen, vil bli presentert som søknadsalternativer. Se bildet under:

På den måten kan mange utvekslingsavtaler tilknyttes det samme opptakstudieprogram (som igjen munner ut i studierett på et studieprogram). Det er altså ikke påkrevet å ha ett opptakstudieprogram for hver Utvekslingsavtale ved slike "innvekslings"-opptak.

Epost til de nominerte

Ved nominasjon genereres automatisk to eposter til de nominerte. Det sendes epost til studenten 30 min etter at vedkommende ble nominert. Denne forsinkelsen er lagt inn slik at det skal være mulig å slette nominasjonen før studenten har fått beskjed.

Epost 1: denne inneholder informasjon om hva studenten er nominert til, søknadsfrist og "kvitteringstekst – Innledning" fra Opptak samlebilde. Det er også link til søknadsweb (hentet fra modulegenskaper) og info om at de må gå inn der og søke.

Epost2: denne sendes samtidig, og inneholder brukernavn og passord for pålogging til Søknadsweb. Link til Søknadsweb er med der også.

Registrere alternativene

Etter at studenten har lagret personopplysninger, kommer en rett til den siden for opptaket hvor vedkommende er nominert.

Underbildet Søknadsalternativ i Søknad samlebilde er nå blitt fylt ut.

Når søknadene er innkommet, saksbehandles de opptaksmessig (kvalifisering, rangering, tildeling av tilbud) på samme måte som for andre lokale opptak. Dette gjennomgår ikke i denne dokumentasjon.

Informasjon i Søknad samlebilde

Ved å trykke på knappen 'hele/saml', vil det nederst i bildet fremkomme informasjon om nominasjonen: avtaler, parter, periode og hvem som var nominator.

FS171.001 Nominerte søkere – Kontrollrapport

Denne rapporten sammenstiller nominasjonsdata og opptaksdata, for å brukes i kontroller/oversikter. Det finnes valg for å filtrere de som faktisk har gjennomført sin søknad, og for de som kun er nominert, men ikke har lagt inn søknad.

Oppretting av Student og Utvekslingsperson

Rutinen 159.001 oppretter søkere som har svart ja på tilbud som studenter og som utvekslingspersoner.