Felles studentsystemNår alle tilbud er sendt ut - eventuelt i flere runder - og alle ja- og nei-svar fra søkerne er mottatt og registrert er det avgjort hvem som skal bli de nye studentene ved institusjonen. Opptaket kan da avsluttes med å gjøre disse søkerne til studenter dvs. tildele dem studentstatus, gi dem studierett på de respektive studieprogrammene, opprette dem som studieprogramstudenter og eventuelt plassere dem i studiekull og -klasser.
Oppdatere GSK-konklusjon
Søkere som har fått godkjent en GSK-søknad i løpet av opptaket, skal oppdateres med en "GSK-konklusjon" i bildet Person. Dette kan gjøres på flere måter. En tradisjonell måte er å kjøre rapporten "FS140.001 Bevis for godkjent studiekompetanse", med oppdatering av Bevis-utsendt/dato utsendt, Denne er beskrevet i avsnitt 2.10.2 Behandling av søknad om generell studiekompetanse.
En annen måte er å kjøre en egen rutine for dette; "FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak". En tredje måte er å benytte avslutningsrutinen for opptak, "FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse", som har innebygd funksjonalitet for dette (denne rutinen blir beskrevet lenger nede på siden).
Hvilken måte man vil benytte er mest et praktisk spørsmål. Men det er viktig at slik oppdatering blir gjort, kravet til at alle studenter må ha enten en Gsk-konklusjon eller et studentgrunnlag er nå skjerpet i FS. Dette er bla en forutsetning for at man skal kunne produserer fakturaer med krav om semesteravgift, og det vil også bli kontrollert i en rekke andre sammenhenger.
FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak
Rutinen FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man velger med markering om det skal tas hensyn til egne Gsk-godkjenninger (søkere man har B-rollen for) eller om også eksterne godkjenninger, inkl godkjenninger fra Samordna opptak's GSK-base (søkere man har T-rollen for) skal legges til grunn.
FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak
Rutinen skriver ut fnr, navn, status for B- vs T-rolle, Opptatt og generert GSK-konklusjon.
Rutinen oppdaterer feltet Vmnr. gsk bildet Person med vitnemålsnummeret som var bakgrunnen for GSK.
For studenter som ikke fikk en GSK-konklusjon, men i stedet skal ha en verdi på Studentgrunnlag, skriver den bare ut en merknadstekst om dette. Selve studentgrunnlagverdien oppdateres ikke på Personen, dette vil avslutningsrutinen FS159.001 Opprette søkere som student ta seg av, samtidig med at studierett for disse oppdateres.
Hvis GSK-godkjenningen hentes fra eksterne kilder, har rutinen en prosedyre for å velge hvilken som skal benyttes hvis flere godkjenninger foreligger for samme søker. Institusjoner som har gitt søkeren tilbud vil bli prioritert foran de som ikke har gitt dette, FS-institusjoner blir foretrukket foran M-STAS-institusjoner mv.
Hvis en skal opprette gsk-konklusjoner i forbindelse med utsending av giro er det T-rolle som er viktigst, da den gir alle søkere som har søkt UiT. En kan godt kjøre rutinen med kryss for både B og T-rolle
Avslutningen av opptaket (opprette studenter, tildele studierett osv.) kan gjøres i en operasjon ved hjelp av rutinen FS159.001 Opprette søkere som student.
FS159.001 Opprette søkere som student
FS159.001 Opprette søkere som student
Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak og hvilket studieprogram det gjelder eventuelt en enkeltsøker. Rutinen kan også kjøres for et helt opptak under ett.
Starttermin for studieprogramstudenten beregnes ut fra første ledige år-termin, dvs. i praksis opptaksterminen med mindre noe annet spesifiseres i bildet Opptaksstudieprogram. Dato for tildeling og opphør av studierett oppgis ved kjøring av rutinen.
I bildet Opptaksstudieprogram/Opptakstermin må det være definert hvilket Studieprogram opptaksstudieprogrammet hører til. I studieretten som opprettes vil dette studieprogrammet inngå som et identifiserende ledd på studieprogramstudenten.
Studierettene oppdateres for lokale opptak og for de fleste søkere med den studierettstatus-verdien som er spesifisert som default for den aktuelle opptakstypen (bildet Opptakstype, kodemodulen). Vanligvis vil dette være ORDOPPTAK. For NOM-opptak benyttes alltid ORDOPPTAK, uansett hva som måtte være spesifisert på opptakstypen NOM.
Studierettstatus vil oppdateres med andre verdier for individuelle søkere, hvis dette er spesifisert på vedkommendes søknadsalternativ i feltet Studierettstatus. For eksempel vil studierettstatusen BETINGET være aktuell hvis søkeren har fått tilbud "på vilkår" (evt. angitt i feltet Vilkårsstatus) av å gjennomføre et forkurs eller lignende Studierettstatusen på søknadsalternativet må i slike tilfelle oppdateres manuelt av saksbehandleren, evt. samordnet med aktuell verdi i feltet "Vilkårsstatus".
Hvis en på opptaksstudieprogrammet har markert for at det skal opprettes utvekslingsperson, så vil denne bli generert å bli tilknyttet avtalen som er oppgitt og de datoperioder som er oppgitt på opptaksstudieprogrammet.
Merk: Hvis en student først har takket nei og så senere endrer dette etter at rutinen FS159.001 er kjørt, så vil denne søkeren ikke få ny studierett. Rutinen utfører ikke oppdatering av studieretter som er terminert (som er gitt innenfor samme opptaket). Dette for at institusjonenene også manuelt skal kunne terminere studierettene uten at de dukker opp igjen i neste omgang. Disse studierettene må derfor aktiveres manuelt igjen når studenten likevel skal beholde studieretten. Den enkleste da er å slette hele studieretten (da vil den bli opprettet ved neste kjøring av FS159.001) eller ta vekk opphørtstatus og gyldig-til dato.
Feltet Fordelt til på søknadsalternativet blir også tatt til følge av rutinen FS159.001. For teknologi-studier ved NTNU vil bestemte kodeverdier av "Fordelt til" (f.eks. 3. årskurs o.l tolkes som at søkeren kan starte på et videregående trinn i studiet. Vedkommende gis da en tilsvarende kullkode i undervinduet Klasse. For andre studier er det ikke programmert en direkte sammenheng mellom Fordelt-til-verdi og kullkode, men evt. fordelt-til-verdier oppdateres som merknadstekst for studenten i undervinduet Klasse. Både ved UMB, og ved noen av helsefagene ved visse høgskoler, er det aktuelt å fordele nye studenter på "desentraliserte" studiesteder.
Startdato for studieretter som tildeles i ett og samme opptak
Det anbefales at man "standardiserer" på en bestemt startdato for studieretter som tildeles i ett og samme opptak, for eksempel på 01.08.2012 for opptak til studier som starter høstsemesteret 2012. Hvis rutinen FS159.001 kjøres gjentatte ganger til avslutning av samme opptak, f.eks fordi at nye tilbud og ja-svar kommer til i en etterfyllingsfase, og man ikke spesifiserer nøyaktig samme startdato for studierettene hver gang, vil rutinen likevel ikke dublisere studieretter for søkere som fikk sine opprettet i forrige kjøring. Hvis rutinen i kjøring nr 2 skal opprette nye studieretter med f.eks startdato 10.08, og noen studenter i kjøring nr 1 allerede har fått studieretter på samme studieprogram med startdato f.eks 01.08, vil doble studieretter ikke bli opprettet. Intervallet for etablerte startdatoer som sperrer for nye/dubliserte studieretter samme år, er for høst-opptak fra og med 15.07 til og med 1.11, og for vår-opptak fra og med 1.12 forrige år til og med 1.03 inneværende år.
Dersom studierettstatus er oppgitt på opptaksstudieprogrammet, vil den benyttes istedet for studierettstatus på opptaket.
Rutinen gir et varsel for studenter som er registrert med utestenging av type KARANTENEL og USKIKKET, og disse blir ikke opprettet som student.
De nye studentene opprettes også som forekomster i bildet/vinduet Student, dvs de gis en (teknisk) studentstatus. Dette medfører at de tildeles studentnr.
Studentgrunnlag
Rutinen FS159.001 vil også sørge for at GSK-konklusjoner og evt. studentgrunnlag kommer på plass samtidig med at studentstatus, studierett, studieprogramstudent mv. opprettes, hvis disse altså ikke er oppdatert på forhånd.
Hvis søkeren har fått godkjent en GSK-søknad av eget opptaksorgan under opptaket, benyttes denne, og konklusjonen oppdateres med eget institusjonsnr og år-termin som svarer til opptaket.
Hvis søkeren har fått godkjent en GSK-søknad av andre opptaksorganer under opptaket (data i undervinduet SbehAndre), eller er tilkjent GSK tidligere (data i rapporten Behandlingshistorikk) vil en GSK-konklusjon bli opprettet på Personen (bildet Person/Student). Rutinen har en egen prosedyre for å velge GSK-institusjon hvis godkjenninger skulle foreligge fra flere. Institusjoner som har gitt søkeren tilbud prioriteres foran institusjoner som ikke har gitt det, FS-institusjoner prioriteres foran M-STAS-institusjoner osv.
Hvis søkeren har en godkjent GSK-søknad med grunnlaget SYK, blir det ikke opprettet en GSK-konklusjon, i stedet oppdateres et studentgrunnlag for søkeren med verdien SYK. (Dette må anses som midlertidig, søkeren forutsettes å innfri Gsk-kravet på et senere tidspunkt).
Hvis søkeren ikke har fått godkjent GSK, men i stedet har blitt kjent kvalifisert for opptak og har fått tilbud pga realkompetanse eller andre kvalifikasjonsgrunnlag som går utenom GSK-kravet, oppdaterer rutinen en verdi på studentgrunnlag.i stedet for en GSK-konklusjon. Studentgrunnlag-verdiene beregnes slik at den avspeiler visse kvalifikasjonsgrunnlag; FKU og FKP gir grunnlag FOR, REA og REL gir grunnlag REA, og GTK gir GTK.
Hvis studentgrunnlaget allerede er oppdatert med en annen verdi, for eksempel via manuell oppdatering i samlebildene, vil den manuelle studentgrunnlagverdien, for disse kvalifikasjonsgrunnlagene, overskrives med den beregnede.
Hvis andre, ikke-GSK-krevende kvalifikasjonsgrunnlag enn disse er benyttet for søkeren (noe som vil kunne forekomme i lokal opptak) vil studentgrunnlag ikke bli beregnet av rutinen. Det er da opp til brukeren å sørge for at alle søkere uten GSK får et riktig studentgrunnlag via manuell oppdatering i samlebildene (Studentgrunnlag-feltene i samlebildet er koblet direkte i bildet Person).
Plassering i klasse og kull
Hvis de nye studentene også skal plasseres klasser, må klassekode være definert i bildet Opptaksstudieprogram/Kvote. Kull blir opprettet på grunnlag av opptakstudieprogramtermin, eller på grunnlag av opptakstermin. Dersom kull-termin er angitt på søknadsalternativ, vil dette fortsatt ikke bli generert automatisk - for å unngå feilsituasjon.
Feltet "Automatisk klassefordeling" må være markert ved opptak til klasse.
En kullkode kan også oppgis i bildet Søknadsalternativ for den aktuelle søkeren, denne vil da overstyre kullkoden som er oppgitt som default.
Ved oppretting av student på kull, vil ikke kullplassering bli foretatt dersom den eksisterer fra før.
I profesjonsutdanninger er kullene som regel så store at studentene må spres på flere klasser. Unntaksvis kan det også hende at studentene på et studieprogram skal fordeles på flere studieretninger og eventuelt på flere kull.
Rutinen foretar tilfeldig fordeling på klasse når Automatisk klassefordeling er markert, eventuelt også emnekombinasjon og kull i bildet Opptaksstudieprogram/Kvote. Rutinen foretar ikke automatisk plassering av studenten på studieretning.
Rutinen vil da slå opp i bildet Kull samlebilde og lese inn hvilke kombinasjoner av kull, studieretning og klasser som er definert der.
Ved automatisk fordeling av av studenter på klasse, vil studenter bli plassert i klassen med færrest personer av samme kjønn. Dette for å få samme fordeling av kjønn i alle klasser. Det vil få utslag for studieprogram med skjev kjønnsfordeling.
Det er bare når man ønsker å fordele studentene som tas opp i ett og samme opptak og på samme studieprogram, tilfeldig på flere kull, og når man også vil gjenbruke alle kullkodene senere år, at man kan la kullkoden stå blank i bildet Opptaksstudiprogram/Kvote Studenten vil da bli fordelt tilfeldig på de aktuelle kullkodene når de oppdateres i bildet Nåværende klasse, men tilordnet opptaksårets År-termin. Neste år vil den samme kullfordelingen gjøres, men nå med ny År-termin. I de fleste tilfelle vil man heller bruke 4. ledd i klassekoden (feltet "Klasse") til en slik inndeling.
Via rapporten FS301.010 Studenter i studiekull kan man liste ut dem som er blitt opprettet med kull- og ev. klassekode etter et gjennomført opptak. (Rapportene finnes i modulen Kull og permisjoner).
Campus
Campus og klassetilhørighet oppdateres dersom studenten får et nytt tilbud på annen campus
Studieprogramstudent
Søkerne opprettes også som studieprogramstudenter i bildet Student samlebilde. Alle obligatoriske emner som er knyttet til studieprogrammet legges på studieprogramstudenten.
Dersom studenten allerede er aktiv på samme program, vil ikke ny studieprogramstudent bli opprettet. Dersom studenten via opptaket har fått tilbudsgaranti RES, da vil kull-termin automatisk oppdateres (det informeres i så fall om dette i rapporten etter kjøring). For å få disse inn i riktig kull, er det beste å terminere den gamle studieretten, dvs sette til-dato på den, og sette en studentstatus som angir en ikke-aktiv student. Da vil studenten bli opprettet med ny studierett ved kjøring av FS159.001. Ved hjelp av parameteren Oppdater kull-termin på eventuell eksisterende studierett innenfor samme studieprogram kan en styre om kull-termin skal oppdateres.
For programmer på doktorgradsnivå vil også stedkode og grad oppdateres på studenten.
Med/uten oppdatering av database
Ved hjelp av en J/N-trykknapp angir man om rutinen skal foreta en reell oppdatering av databasen eller ikke. Det kan ofte være praktisk å prøvekjøre rutinen uten oppdatering først for å inspisere at resultatet ser rimelig ut.
Rapport etter kjøring av rutinen
Rutinen skriver ut hver søker som har fått tilbud og har takket ja til dette med fnr. og navn (fnr kan slås av og på vanlig måte). Ved tre J/N-statusverdier angis om søkeren er opprettet som student, blitt studenter med studierett og eventuelt er plassert i klasse. Hvis søkeren har studentstatus fra før ved institusjonen (noe som ofte vil være tilfelle) vil statusen for dette bli N samtidig som at status for studierett blir J.
Ulike parametre
Parameteren "Overskriv adresse med kontaktadresse" gjelder kun eksisterende studenter. For nyopprettelse av studenter blir overført uansett hva som er valgt for denne parameteren.
Hvis en markerer for "Overfør merknadstekst til student" så blir merknaden (felt "Merknad") lagret under kartotekkort MrkR i Student samlebilde.
Dersom tilbudsgarantikode har verdi RES, og student allerede har aktiv studierett, inklusive studentstatus PERMISJON, vil kull-termin endres på eksisterende studieprogramstudent. Dersom tidligere studierett ikke er aktiv, vil dette ikke utføres.
Opptaksgrunnlag overføres til studieprogramstudent.
Utvekslingsperson
Dersom det på opptaksstudieprogrammet er satt J i feltet for "Generer utvekslingsperson" så vil rutinen opprette en utvekslingsperson på den utvekslingsavtalen, stedkoder som er angitt på opptaksstudieprogrammet. Dersom det er registrert en avtaleid på søknad, så vil den overstyre avtaleid angitt på opptakstudieprogram. Når rutinen kjøres for enkeltsøker, vil funksjonen som trekker studieplass bli utført (ble tidligere kun utført for utplukk på alle søkere).Utvekslingsperioden hentes primært fra søknadsalternativ, sekundært fra opptaksstudieprogrammet. Oppdaterer oppholdstype for utvekslingsperson ut fra det som angis for opptakstype på opptakstudieprogram (nytt felt i flis01). Dersom det ikke oppgis verdi for oppholdstype for opptakstudieprogram benyttes verdien STUDIER.
Rutinen er endret slik at utvekslingspersoner med status TRUKKET ikke lengre sperrer mot at ny utvekslingsperson opprettes (innenfor samme tidsrom).
Det er mulig å få registrert utvekslingspersoner på avtaler de tidligere har vært utvekslingsperson på, så fremt ny periode for utveksling ikke overlapper den tidligere perioden.
Datointervall for studierett gis samme verdi som intervall for utvekslingsperson.
Studierettstatus gis verdi ut fra utvekslingsprogram.
Opptaksstudieprogram som refererer andre institusjoner og er tilknyttet utvekslingsprogram, kan også behandles av rutinen.
Merk at...
Hvis en søker har registrert instrument i studieprogramvalg, så vil det overføres til studenten. Hvis person ble opprettet i student-instrument gang nummer to via instrumentvalget på søknaden, med *samme* instrument som hun har fra før, men på et nytt studieprogram, så ble ikke Kull satt på det nye instrumentet/programmet. Dette er rettet.
Noen studenter blir plassert på andre studieprogram etter innpassing og vurderinger. For å hindre at rutinen 159.001 skal opprette studierett på nytt, når rutinen kjøres vil det ikke genereres ny studierett dersom det allerede eksisterer en studierett på samme dato som den som forsøkes oppdatert.
Studenter som trekker seg (enten ved at de får andre tilbud, eller at de endrer ja-svar til nei). Dersom det IKKE finnes en forekomst av planinfobekreftelse eller planbekreftelse, slettes hele studieprogramstudentforekomsten. Dersom det finnes en planinfobekreftelse eller planbekreftelse, settes studentstatus til TRUKKET og merknaden oppdateres med samme merknad som på studieretten (terminert av rutinen 159.001 osv...). Studenter som er i permisjon får ikke trukket studieretten sin av rutinen.