17 Behandle søknad om generell studiekompetanse

Søknader om studiekompetanse opprettes som nevnt ovenfor som forekomster i bildet Behandling av generell studiekompetanse.

Dette kan gjøres manuelt (Ny rad) i bildet, men vanligvis vil det bli gjort automatisk fra samlebildet når den generelle søknader registreres. Denne oppretter som nevnt en Gsk-søknad for alle søkere som ikke er registrert med generell studiekompetanse fra før.

Søknader fra personer som har "vanlig" kvalifikasjonsgrunnlag fra 3-årig videregående skole eller fra utdanninger som "automatisk" gir generell studiekompetanse kan behandles ferdig innenfor dette bildet. Søknader som skal behandles på "annet grunnlag" må opprettes som forekomster i egne bilder/bildevinduer og behandles i disse, se nedenfor.

Behandling av generell studiekompetanse

Bildet inneholder data av flere typer:

I rammen GSK-vedtak annulering vises årsak til annulering av gsk-vedtak, dato når annuleringen er foretatt, dato for når brev er sendt søkeren og et merknadsfelt.

Hvis man ikke benytter flere opplysninger i behandlingen av generell studiekompetanse enn de som synes i Søknad samlebilde, GSK-rammen, (dvs feltene Skolebakgrunn, Grunnlag, Kvalifisert og Dato), kan man gjennomføre hele behandlingen av Gsk-søknader i Søknad samlebilde NOM, uten å gå veien om dette bildet.

Ved oppdatering av GSKgrunnlag på person vil denne også overføres til GSK-behandling. Dette for å unngå at ikke-aktuelle verdier for GSKgrunnlag blir brukt i opptakssammenheng.

De fleste normale Gsk-søknader vil i praksis behandles i ett av samlebildene.

I et NOM-opptak vil det kunne forekomme at flere institusjoner behandler samme Gsk-søknad, og at en institusjon er interessert i resultatet av andre institusjoners behandling av slike søknader.

Når opptaksdata er utvekslet til og fra SO vil resultatet av slik saksbehandling ved en institusjon kunne tilføres de andre.

Ved import fra SO vil Gsk-søknader behandlet ved andre institusjoner lastes inn i en egen tabell. Dataene vises i et eget vindu i skjermbildet Behandling av generell studiekompetanse, og i et eget vindu i TidlGSK i samlebildet.

Disse dataene vises bare fram, de er sperret mot oppdatering.

Alle Gsk-søknader behandlet ved eget og ved fremmede opptaksorganer vises i bildet. Forekomstene identifiseres ved kombinasjon av fnr og opptaksorgan, slik at flere Gsk-søknader for samme søker kan søkes fram og sammenliknes.

I enkelte tilfeller oppdager en institusjon at GSK er gitt på feil grunnlag. I bildet Behandling av generell studiekompetanse er det innført felt for annullering av GSK. Saksbehandler må sette inn en årsak til annulleringen av GSK, annulleringsdato, og en kan sette inn dato for når informasjon om annulleringen er sendt til søkeren. Annuleringer meldes SO, de kan registreres på sodaveven. Gsk- annuleringer fra andre institusjoner vises også i dette bildet.

I rapporten Behandlingshistorikk vises tidligere oppnådde Gsk konklusjoner, ikke Gsk-data som produseres i inneværende opptak. Dette er data fra den tidligere IMM-basen som nå administreres av SO.

Behandlingshistorikk

En rapport som gir oversikt over registrerte søknader om generell studiekompetanse for en oppgitt periode er FS140.002 Søkerliste generell studiekompetanse .

FS140.002 Søkerliste generell studiekompetanse

Rapporten bestilles ved at man oppgir en periode for "Dato-innkommet" og en periode for "Godkjentdato". Man kan f.eks spesifisere "Godkjentdato" ned til en enkelt dato (samme til- og fra-dato) og sette innkommet-perioden svært vidt for å få med alle som ble godkjent på en bestemt dato. Hvis fra-datoer ikke er utfylt vil perioden ikke bli sjekket.

Man kan dessuten begrense utplukket i rapporten til bare de som er funnet kvalifisert for generell studiekompetanse (J i feltet "Kvalifisert" i Gsk-bildet), til bare de som ikke er det (N i feltet) eller ta med Gsk-søkerne uansett kvalifisertstatus. Dette spesifiseres i feltet "Kun kvalifiserte" med verdiene Ja/Nei/Uansett.

Tilsvarende kan man begrense utplukket i forhold til "Kun søkere med utstedt bevis". Dette utplukkskriteriet gjelder statusfeltet "Bevis utstedt" i Gsk-bildet, se neste avsnitt.

Rapporten skriver ut fnr. (kan slås av og på), navn, søkernr, dato innkommet, søknadsstatus, godkjentstatus og -dato, kvalifikasjonsgrunnlag for Gsk-søknaden, bevis-utstedt-status og -dato, mangelkode for registrerte mangler ved Gsk-søknaden og J/N-status for ubesvarte mangelbrev. Ubesvart mangelbrev foreligger hvis det finnes en forekomst av et Gsk-mangelbrev i brevjournalen med status J på "Forventet svar og ingen registrert dato for mottatt svar. Til høyre på listen finnes en J/N-status som angir om søkeren har fått tilbud på minst ett av sine studieønsker.

Søkerens adresse, søknadens journalnr. (erstatter søkernr.) og eventuell merknadstekst (feltet "Merknad saksbehandling" i Gsk-bildet) kan velges med i rapporten via avkryssing.

Konklusjonen om generell studiekompetanse på Person (i bildene Søknad samlebilde, Person/Student, Student og Student samlebilde, ble i tidligere versjoner av FS oppdatert automatisk når et Gsk-grunnlag ble lagt inn, kvalifisert status satt til J og godkjentdato oppdateret. År-termin for Gsk ble tilpasset godkjentdatoen, slik at måned lavere enn 7 gav VÅR og måned lik eller høyere enn 7 gir HØST. Institusjon, År-termin, Gsk-grunnlag og Vei-kode inngår også i Gsk-konklusjonen.

Dette medførte at mange "overflødige" GSk-konklusjoner ble opprettet, og til at mange søkere bare fikk et "borgerbrev" som bevis på sin generelle studiekompetanse, uten å få tilbud om studieplass eller opptak ved institusjonen.

I de senere å har man gått bort fra dette. Praksis er nå at "Borgerbrev" eller bevis på Gsk bare gis til søkere som også får tilbud om studieplass, og at Gsk-konklusjonene bare oppdateres for denne gruppen. Oppdatering av Gsk-konklusjoner blir da i praksis utsatt til etter at opptaket er fullført, til det er endelig klart hvilke søkere som har fått tilbud.

Ettersom alle FS-institusjoner nå kommer med i samarbeidet om en felles Gsk-base administrert av SO, vil mengden av Gsk-konklusjoner totalt sett ikke bli særlig mindre selv om de bare oppdateres for søkere som får tilbud om studieplass. Tallet på søkere med studiekompetanse som ikke får noe tilbud ved noen institusjon, er i praksis svært lavt.

Rapporten FS140.001 Bevis for godkjent generell studiekompetanse produserer dokumenter som bevitner at søkere har oppnådd generell studiekompetanse ("Borgerbrev").

Når statusen "Bevis utstedt" oppdateres, oppretter samtidig Gsk-konklusjonen for Personen.

Denne rapporten bestilles ved at man oppgir et datointervall for godkjent Gsk-kompetanse (feltet Godkjentdato i Gsk-bildet).

Fnr., journalnr., løpenr. og dato kan velges inn eller ut ved bestillingen på vanlig måte.

Man kan spesifisere at rapporten bare skal ta med Gsk-søkere som ikke allerede har fått utstedt bevis, mao. kan man kjøre rapporten en rekke ganger og "fylle på" med nye bevis etter hvert som saksbehandlingen går framover.

FS140.001 Bevis for godkjent generell studiekompetanse

Man kan utstede Gsk-bevisene til alle søkere som oppfyller kravene til generell studiekompetanse, eller begrense det til bare søkere som også har fått tilbud om studieplass på ett eller flere studier.

Praksis de senere år er som nevnt ovenfor blitt at man bare "immatrikulerer" de som er kvalifisert og som også får tilbud om studieplass ved institusjonen.

Rapporten kan oppdatere at Gsk-bevis er utsendt (J i feltet "Bevis utsendt og dato i Gsk-bildet) hvis man merker av for dette. Man kan altså "prøvekjøre" rapporten uten å oppdatere dette, og så kjøre den på nytt med oppdatering når man har kontrollert at den tar med den riktige mengden av Gsk-søkere.

Når statusen Bevis utsendt og dato er oppdatert, genereres det altså automatisk Gsk-konklusjoner i bildet Person. Gsk-konklusjonene bli i neste opptak spredt til alle insititusjoner som følge av samarbeidet om SOs Gsk-base.

Institusjoner som ikke har tradisjon med å utstede "Borgerbrev" til nye studenter bør likevel kjøre denne rapporten, men uten å skrive bevisene ut. Slik vil man få til en standard oppdatering og spredning av Gsk-konklusjoner.

Standardteksten i Gsk-beviset hentes fra avsnittet FS - GSKBEVIS. (Person-modulen, Brev). Brukerinstitusjonen kan altså selv modifisere teksten etter eget ønske. Institusjonens logo mv. må være trykt på papiret som benyttes, rapporten skriver ikke dette ut.

En variant som benytter avsnitt i Rik tekst kan også benyttes. Da må søkerens Etternavn og Fornavn være lagt inn som "flettefelter" i avsnittet.

Gsk-konklusjoner for personer kan opprettes på flere måter enn via denne rapporten som produserer Gsk-bevis. Det finnes en spesialrutine for dette, "FS162.001 Generering av Gsk-konklsujoner for opptak", og dessuten vil avslutningsrutinen "FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse" sørge for at Gsk-konklusjoner og studentgrunnlag kommer på plass, hvis disse ikke er oppdatert før denne kjøres. Disse to rutinene beskrives i avsnitt 2.13 Oppdatere Gsk, studentstatus, studierett, kull- og klassetilhørighet.

Når behandlingen av Gsk-søknader er fullført for et opptak eller for en tidsperiode kan det være nyttig med en statistisk oversikt over hvor mange som søkte, hvor mange som ble godkjent, hvordan disse fordeler seg med hensyn til Gsk-grunnlag osv. En slik oversikt gir rapporten FS190.001 Datofordeling - generell studiekompetanse .

FS190.001 Datofordeling - generell studiekompetanse

Rapporten bestilles ved at man oppgir et datointervall. Alle Gsk-søknader som ligger innenfor dette intervallet med hensyn til Dato-innkommet og/eller Vedtaksdato (se bildet Behandling av generell studiekompetanse), tas med i rapporten.

Rapporten skriver ut en krysstabell for hver enkelt vedtaksdato. De ulike Gsk-grunnlagene danner radene i tabellen, og tallet på søknader i alt og godkjente søknader på den aktuelle vedtaksdatoen vises i to kolonner. En oppsummerende tabell for alle godkjenningsdatoer i utplukksperioden skrives ut til slutt.

Det vil kanskje være en praktisk fordel for institusjonene å samle mange godkjenninger på en og samme dato, f.eks. slik at alle Gsk-godkjenninger i et NOM-opptak gis for en bestemt dato ved semesterstart. Hvis vedtaksdatoene spres (man benytter f.eks dagens dato for vedtak når en søknad er ferdigbehandlet), vil denne rapporten komme ut med mange enkelttabeller med lave antall, og derfor noe tilfeldige kvalgrunnlagfordelinger, i hver. Oppsummeringstabellen vil imidlertid gi meningsfulle fordelinger når det totale antallet er rimelig stort. I bildet Opptak samlebilde kan man sette en default dato for godkjenning av generell studiekompetanse. Denne vil bli automatisk oppdatert når et grunnlag oppgis i Gsk-rammen i Søknad samlebilde NOM.

I bildet Behandling av generell studiekompetanse virker denne automatikken ikke, ettersom dette bildet ikke er knyttet til noe bestemt opptak. Her vil dagens dato bli oppdatert når grunnlag og kvalifisertstatus J oppdateres.

Vanligvis vil en rekke søknader om generell studiekompetanse være mangelfulle, f.eks, ved at vitnemål ikke er vedlagt søknaden eller ikke er forskriftsmessig bekreftet, ved at søkereren ikke har bestått alle fag eller ikke oppfyller alle krav som gjelder i forbindelse med vurdering på "annet grunnlag", osv.

Opptaksorganet vil vanligvis sende såkalte "mangelbrev" til slike søkere. En egen løsning for å produsere slike mangelbrev er utviklet.

Et utgangspunkt for å produsere et mangelbrev kan være at man i bildet Behandling av generell studiekompetanse har registrert visse mangler ved en Gsk-søknad i tabellen for dette nederst til høyre i bildet. Ved å klikke på knappen Mbrev åpnes rapporten "FS120.001 Mangelbrev til søker ".

FS120.001 Mangelbrev til søker (Gsk)

Søkerens fnr og de registrerte manglene fylles ut automatisk. Type mangel settes her til "Gen Studkomp" fordi man kom fra Gsk-bildet. (Den alternative typen gjelder mangler i forbindelse med studieønskene og omtales senere).

I venstre vindu vises settet av mulige mangelkoder for Gsk-søknader. Disse er hentet fra bildet Kravelement. Bare de forekomster som har statusverdien J i feltet "Mangel Gsk" tas med.

Hvis det er registrert mangler på søkeren i Gsk-bildets felt Avslag, vil disse være markert når rapportbildet åpnes. Hvis dette gjelder mangelbrev som allerede er produsert og sendt, vil feltet Brevdato vises til høyre for den markerte forekomsten. Hvis man ikke ønsker at det tilsvarende tekstavsnittet skal komme med i det nye brevet må man fjerne den aktuelle markeringen.

Mangelbrevet produseres umiddelbart når rapportvinduet åpnes og et fnr. og mangelkoder er fylt inn. Dette betyr at brevet lages automatisk fra Gsk-bildet hvor en søker med registrerte mangler er hentet fram. Brevet kan likevel endres og redigeres på flere måter.

Hvis ingen eller for få mangler er markert når rapportvinduet åpnes, kan man fra dette legge inn nye mangler. Man må da kjøre rapporten en gang til ved hjelp av Ctrl-R eller Lag-rapport-knappen for at de nye avsnittene skal komme med. Nye mangler vil da bli oppdatert i Gsk-bildets mangeltabell som følge av at rapporten kjøres og skrives ut.

Grønne mangler er de manglene som er lovlige for denne personen, mens de røde er ikke lovlige og vil ikke bli tatt med i brevet selv om de skulle være markerte.

Denne rapportløsningen forutsetter at en det finnes en brevtype med brevmal MANGELBREV. Tekstinnholdet i disse avsnittene bestemmes av det enkelte opptaksorgan. I tillegg må en rekke "variable" avsnitt finnes, ett for hver av de mangelkodene man vil benytte. Det er praktisk å gi disse avsnittene koder som f.eks.

• FS SOKMANGEL_FAG

• FS SOKMANGEL_MFB

• osv..

tilsvarende kodeverdien for de ulike manglene.

De variable avsnittene må videre kobles til sine respektive mangelkoder i bildet Kravelement. Dette gjøres i de to feltene "Brevavsnitt".

Kravelement med kobling til avsnitt

Feltet Sted avsender må dessuten oppdateres med insitusjonskode og ev fakultetsløpenr. Sistnevnte data er viktig, uten institujonsnr. vil ikke institusjonens logo mv. komme riktig med i brevet.

De variable avsnittene (-FAG, MFB,..) skal ikke legges inn i denne brevtypeforekomsten. Det er ikke behov for disse siden mangelkodene i Gsk-bildet og samlebildet lagrer de aktuelle manglene.

Hvis man ønsker å kunne sende det samme mangelbrevet fra ulike avsender-steder (fakulteter osv) kan man opprette ulike varianter av avsnitt og av brevtypen MANGELBREV, sistnevnte med løpenr 2, 3 osv. Hver forekomst tilordnes sitt avsendersted, og tilordnes passende varianter av tekster. Riktig løpenr. kan så velges av brukeren når brevet bestilles.

Brukeren bør være registrert som saksbehandler, se bildet Saksbehandler i kodemodulen. Her kan brukenavnet tilordnes saksbehandlerinitialer og navn. Saksbehandlerens initialer og journalnr. blir da logget i brevjournalen og skrives ut i brevet.

Brukeren kan oppgi et journalnr. når rapporten kjøres. Journalnr. blir gjengitt som "Vår ref" i brevet, og eventuelt lagret i bildet Brevjournal eller i brevet i Dokumentarkivet..

Et tekstavsnitt med individuelt, variabelt innhold kan føyes til i brevet. Når en velger Skriv ut så kommer bildet Meldingsinformasjon og der kan en velge å skrive en individuell merknad. Det skrives inn i feltet "Journal merknad" og lagres i bildet Dokumentarkiv (eller Brevjournal) hvis man markerer for dette i feltet. Det individuelle avsnittet plasseres der en har satt fletteavsnittet i teksten.

Brevdato har dagens dato som default. Hvis en annen dato ønskes kan denne skrives inn i Brevdato-feltet eller kopieres inn via kalenderoppslag.

Adressevalg har kontaktradresse som første og Hjemstedsadresse (Personadresse) som andre prioritet. Dette kan endres i adressevalgdialogen som åpnes ved hjelp av Brevikonet.

Brevet kan inspiseres før det skrives ut ved å utvide Brevvinduet.

Når brevet sendes til utskrift lagres det samtidig som en forekomst i Dokumentarkviet eller i Brevjournalen avhengig av hva en markert for i Meldingsinformasjonen, og brevets dato oppdateres i MANGEL-tabellen i Gsk-bildet og Søknad samlebilde (NOM).

Ved utskrift vil mangelen oppdateres selv om det ikke er krysset av for journalmerknad. Journalmerknad oppgitt ved å trykke på CTRL+P vil flettes inn i brevet før utskrift. Journalmerknaden hentes fram neste gang rapporten kjøres for en søker.

Et eventuelt individuelt tekstavsnitt lagres i brevjournalen, men de andre valgbare avsnittene lagres ikke her (slik det gjøres for andre typer brev). Grunnen er at manglene med brevdato lagres i MANGELtabellen i Gsk-bildet, og da er ytterligere lagring unødvendig.

Den samme mangelbrevrapporten benyttes altså i forbindelse med mangler som gjelder studierettsøknaden eller søknadsalternativene.

I feltene "Type mangel" øverst til høyre kan man velge om rapporten skal gjelde Gsk-mangler, søknadsmangler eller begge deler.

Valget vil gjøres automatisk ut fra hvilket bilde man står i når man velger overgang til denne rapporten.

Søkere som får avslag på sine Gsk-søknader, registreres med N for kvalifisert. I tillegg kan en registrere de fagene som søkeren, kompetansekravene, har i Søknad samlebilde undervinduet ProfilK.

Søknad samlebilde NOM - ProfilK

En kan få overført tidligere godkjente kravelementer ved å klikke på knappen Fagvedtak. Da åpner følgende vindu seg:

Kopiering av kravelement

I dette bildet kan en velge hvilke kravelementer en vil overføre til ProfilK vinduet.

I Behandlingshistorikk ser en hvilke fag som har blitt godkjent av andre opptaksorganer tidligere.

Behandlingshistorikk