14 Følgeskjema

Saksbehandlingen i NOM-opptak begynte tidligere med å registrere opplysninger fra følgeskjemaet. Fra om med opptaket NOM 2016 høst, har

Aller først vil man kanskje som en egen operasjon registrere at følgeskjemaet er mottatt. Dette er viktig for å få avklart at man har mottatt søknadspapirer fra alle overførte søknader, eventuelt hvilke søknader man mangler papirer for.

Mottatte følgeskjemaene kan registreres inn i et spesiallaget skjermbilde, Mottak av følgeskjema.

Mottak av følgeskjema

Registrering vil kunne skje raskt ved hjelp av lyspenn, hvis man har anskaffet og installert en slik. Søknadens registreringsnr. leses automatisk, og statusverdien J for at følgeskjema er mottatt blir oppdatert.

Ved manuell registrering tastes registreringsnummeret inn og man klikker på knappen Registrer. Statusen for mottatt følgeskjema settes da til J.

Med valget journalnr og inkrement kan man samtidig med følgeskjema-registreringen få generert individuelle journalnr for søkerne, eventuelt en fortløpende serie med slike journalnr. Et journalnr tastes inn for første søker. Hvis Inkrementer-valget er slått på vil de neste journalnr genereres automatisk etter formelen forrige jnr + 1. Dette virker også om man lar ikke-numeriske tegn inngå i jounalnummeret. Starter man med f.eks 2009-01 vil neste journalnr bli 2009-02 osv.

Bildet Mottak følgeskjema utvidet med parameter for setting av Kan behandles. Denne utføres kun dersom student ikke har et tidligere GSK-avslag. Dersom student har tidligere GSK-avslag gis det melding om dette.

Når følgeskjema masseregistreres i dette spesialbildet, genereres det automatisk nye forekomster i bildet Spesiell søknad for bestemte søkere. Dette gjelder søkere med kryss fra SO (X) i feltene "Utenl.utd.", "Steiner" og "Realkompetanse". Nærmere beskrivelse finnes i avsnitt 2.11.7, Søknader som må gis spesiell behandling.

okumentasjonsstatus kode DUA settes under innscanningen av følgeskjema. DUA betyr at det mangler ettersending av dokumenter. Den settes dersom søkeren har krysset av for Første gangs vitnemål fra Vgs. En ser feltet Vitnemålsstatus i bildet VgDokument og der vil det enten stå X (for at søkeren har satt kryss), R hvis det er rettet og blank dersom søkeren ikke har satt kryss. Hvis søkeren har fått dokumentasjonsstatus DUA og ikke ettersender papirene, vil vedkommende bli ferdigbehandlet og saksbehandler trenger ikke å gjøre noe mer.

Oversikt over søknader man har/ikke har registrert følgeskjema for gis av rapporten FS105.001 Søkere uten registrert følgeskjema .

FS105.001 Søkere uten registrert følgeskjema

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man velger om den skal vise alle søkere, eller bare søkere som er registrert med eller uten følgeskjema. Man kan også avgrense søkerne med hensyn til ønske om realkompetansevurdering, med valget Ja/Nei/Uansett. Her er det verdien X i feltet Realkompetanse som skiller, ikke eventuell forekomst av REA/REL som søknadsgrunnlag.

En egen rapport, FS105.002 Følgeskjema fordeling er laget for å gi statistisk oversikt over hvor langt registreringen av følgeskjema er kommet for søknader og søknadsalternativer i et opptak.

FS105.002 Følgeskjema - fordeling

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak den gjelder, og man kan avgrense søkerne med hensyn til ønske om realkompetansevurdering, som FS105.001 ovenfor. Den skriver ut antall søknader totalt og antallsøkere på hvert enkelt søknadsalternativ. For hver av disse angir den hvor mange følgeskjema som er registrert og hvor mange som gjenstår.

Ved lokale opptak kan en selv lage følgeskjema ved hjelp av rapporten FS119.001 Følgeskjema

FS119.001 Følgeskjema

Rapporten bestilles enten for en søker eller for et opptak. Dersom en velger å oppdatere dato for utsendelse så blir denne oppdatert på søknaden og ikke på det enkelte søknadsalternativ. Rapporten tar ikke med søkere hvor det er registrert mottatt følgeskjema.

Hvis en ønsker at kun de som ikke har mottatt følgeskjema tidligere skal få følgeskjema, må en markere for Kun søkere ikketilsendt følgeskjema.

Hvis en markerer "Vis returadresse for sted" vises returadressen for opptaksstedet i stedet for avsnittet Omslag_T3.

Det er tre vis-valg i rapporten: Vis logo, Inst.navn og Strekkode. Hvis en velger strekkode vil det istedet for søkernr i øverste høyre hjørne vises en strekkode, som benyttes ved scanning. For at strekkoden skal skrives ut må fonten Barcode3_9AL være installert.

Det finnes 4 tekstavsnitt for å legge inn tekst i følgeskjemaet:

Headingen i brevet hentes fra bildet Opptakstype.