Felles studentsystem
Saksbehandlingen under opptaket foregår ved enheter kalt opptaksorgan. Disse faller for det meste sammen med lærestedene. UiT (Universitetet i Tromsø) er et lærested og et opptaksorgan, det samme gjelder for UiB, UiO, NTNU, NHH, UMB osv.
Opptaksenhetene samarbeider tett med Samordna Opptak (SO) når det gjelder det nasjonale opptaket NOM (Nasjonal opptaksmodell). SO leverer filer med søkere til opptaksorganene og mottar saksbehandlede data fra disse gjennom SOWS (SO WebServices). SO kjører på et tidspunkt et samordnet opptak, hvor det avgjøres hvem som skal få et tilbud om studieplass i henhold til søkernes prioritering og plass på rangeringene. SO sender så brev til søkerne med tilbud om studieplass, plass på venteliste eller avslag.
FS tillater at enheter kan saksbehandle for hverandre. Alle søknadstyper som tilordnes et bestemt opptaksorgan kan saksbehandles av medarbeidere ved dette organet. Når søkere søker til læresteder som sorterer under flere opptaksorganer, vil saksbehandleren ved hvert opptaksorgan kunne se alle søknadsalternativer, men bare kunne oppdatere data for de alternativer som hører til vedkommendes opptaksorgan.
I FS vil det også kunne gjennomføres lokale opptak, uavhengig av NOM. Her vil alle ledd i prosessen foregå ved det enkelte opptaksorgan, fra å definere regelverk, via registrering og behandling av søknader, rangering, beslutning om tilbud, plassering på venteliste, svarbrev til søkerne, til registrering av svar.
Skillet mellom NOM-opptak og lokale opptak er gjennomgående i hele opptaksmodulen. Mange bilder inneholder statusfeltet "Nom", hvor det angis med J/N om tabellforekomsten (f.eks regelverket, kvoten, kodeverdien osv). hører til den "Nasjonale opptaksmodellen" eller ikke. Alle NOM-forekomster vil bli utarbeidet av SO og lastet inn i FS, brukerenhetene er helt fritatt for arbeid med å spesifisere regler og bakgrunnsdata for NOM-opptak.
Opptaksorganer defineres i bildet Opptaksorgan.
Opptaksorgan
Opptaksorganet gis en kode og et navn. I tillegg registreres institusjon, adresse, telefon og fax-nr, ansvarlige personer for opptak og for edb-system med e-post-adresser.
For at FS skal kunne sortere egne og "fremmede" søknadsalternativer fra hverandre, må FS vite hvilket opptaksorgan den aktuelle FS-instansen hører til, og hvilke opptaksorganer som behandler hvilke søknadsalternativer.
Opptaksorganet for den aktuelle FS-instansen settes som et parameter i "FS-system". Man åpner her vinduet Opptak under Systemverdier, menyen Spesielt, og oppdaterer feltet Opptaksorgan. En FS-instans kan bare ha en verdi for opptaksorgan på ett tidspunkt. I systemverdier settes også verdier for SOWS bruker og passord, dette for å kunne kommunisere med SO.
I tillegg til NOM-opptak kan man gjennomføre lokale opptak i FS. De ulike opptak defineres i bildet Opptak.
Opptak
Statusfeltene for saksbehandler, klage- og etterfyllingsfasen brukes for å angi hvilken fase opptaket er i. Verdiene koordineres av SO for NOM-opptak. For å kunne registrere søknader via søknadsweb må opptaket være i saksbehandlerfase.
URL-pre- og URL-post-feltene er parametre for å generere adresser for individuelle søkere i SOs web-sider. Verdiene her vil bli levert av SO. Feltene brukes også i forbindelse med søknadsweb for å oppgi linker til opptaksregler o.l.
For NOM-opptak har feltet "URL pre" verdier som kombinert med søkerens søkernr fører fram til søkeren på SOs web-sider. Feltet "URL post" har ikke fått noen verdier, det har ennå ikke vært behov for å legge endelser til søkernes web-adresser.
Det samme gjelder for pre- og post-leddene for Gsk-oppslag som finnes i FS-system.
I feltet GSK-dato kan man angi en default dato for godkjenning av generell studiekompetanse under det aktuelle opptaket. Datoen som oppgis her vil bli oppdatert automatisk når et grunnlag legges inn i Gsk-rammene i de to samlebildene for søknadsbehandling.
Hvis man ønsker å benytte registreringsnumre for søkere i tillegg til fnr, kan man angi en tallserie i feltene Søkernr-serie, og eventuelt markere for at individuelle registreringsnumre skal genereres automatisk når nye søknader legges inn. Serien vil starte med første tall i interrvallet, og øke med 1 for hver ny søker.
I NOM-opptakene leverer SO registreringsnr. for alle søkere, det er altså bare i lokal opptak at det er aktuelt å la FS generere registreringsnr. Hvert lokalt opptak, uansett år-termin, må tilordnes en unik tallserie. Hvis seriene for to ulike opptak overlapper, gir bildet en feilmelding. Seriene må heller ikke overlappe med serien som NOM-opptaket benytter. Hvis en lokal søker tildeles samme registreringsnr. som en NOM-søker, genereres også en feilmelding.
Når søkere overføres til søknadshistorikken og dermed fjernes fra samlebildene, frigjøres registreringsnummerne som disse har benyttet. Hvis den tilsvarende nummerserien fjernes for et gammelt opptak i bildet Opptak, vil serien kunne benyttes om igjen for et nytt lokalt opptak.
I feltet Vis mottatt følgeskjema på søknadsweb kan en styre om det skal vises på søknadsweb at følgeskjema er mottatt eller ikke. Hvis det står J feltet vil det vises at følgeskjemaet er mottatt.
I feltet Vis vekting for program på søknadsweb kan en styre om vektingene til opptaksstudieprogrammene skal vises på søknadsweb eller ikke. Hvis det står J feltet vil vektingene vises sammen med opptaksstudieprogrammet.
Datofeltene Periode opptak, Frist søknad, Frist omprioritering og Publiser tilbud benyttes av Søknadsweb. Resultatet av et lokal opptak blir ikke vist på søknadsweb før etter datoen i feltet Publiser tilbud. Hvis en ikke ønsker å vise fram resultatet på søknadsweb, og ikke ennå vet når det skal publiseres, settes datoen et godt stykke fram i tid. En kan angi om publiseringsdatoen skal vises på søknadsweb eller ikke,
Perioden for opptaket er det tidsrommet hvor opptaket er tilgjengelig på søknadsweb. Det kan være flere aktive opptakstyper om gangen. Det vil si at hvis en har et opptak UTVEKSLING 2010VÅR, så kan periodene for dette opptaktet og UTVEKSLING 2010 HØST være de samme eller overlappende. Etter at perioden er over vises ingen ting fra dette opptaket på søknadsweb. Det betyr at perioden bør være lenger enn søknadsfristen slik at studentene får tid til se resultatet av opptaket.
En kan i feltet Maks studieønsker angi hvor mange studieønsker en søker kan oppgi innenfor det enkelte opptak. Hvis det kun er 4 opptaksstudieprogrammer som er knyttet til opptaket, er det liten vits i å ha flere enn 4 studieønsker. Dessuten bør man tenke på at det ikke er plass til så mange søknadsalternativer på en webside hvis man benytter søknadsweb.
I feltet Gruppering Søknadsweb så kan en angi ønsket gruppering av opptakstudieprogram ved valg av disse i ny Søknadsweb. I første omgang kan verdiene LAND (for utveksling) og FAKULTET (fakultets/avdelingstilknytning for opptakstudieprogram) velges.
I undervinduet Opptaksrunde kan man for hvert opptak spesifisere hvilke "opptaksrunder" (hvor opptaket kjøres) som er aktuelle og hvilken innbyrdes rekkefølge disse skal ha, dato for når opptaksrunden ble kjørt og hvilke saksbehandler som utførte dette.
Dataene i dette undervinduet fungerer foreløpig ikke som styrings- eller kontrollparametre for andre prosesser. Undervinduet for kvoterunder i bildet Kvote, rutinen FS160.003 som generere kvoterunder, og selve opptaksrutinen FS160.001, forholder seg til opptakrundene for opptaket, f.eks ved å kreve at runden er definert, ved at rekkefølgen mellom runder overholdes, og ved å oppdatere dato kjørt og saksbehandler for hver runde.
Dette bildet har datofelter for ulike frister: frist søknad, frist grunnlag, frist omprioritering. En kan angi hvilket sted som administrerer opptaket. Feltene er aktuelle for søknadsweb.
Det er laget noen avkryssingsfelt: om det skal gis spesiellvurdering, om vekting skal oppgis på søknaden og om det legges opp til automatisk saksbehandling.
Feltet Krever Invitasjon (J/N) blir benyttet av søknadsweb for å angi om søkere som allerede er registrert med søknad skal kunne foreta oppdateringer fir gitt opptak. Feltet vil bli tatt i bruk i ny søknadsweb som distribueres i april 2006.
Dersom en har haket av for Automatisk saksbehandling vil feltet Kan behandles i Bildet Søknad samlebilde få verdien J ved oppretting av søknaden. Dermed må ikke feltet oppdateres før man kjører kvalifiseringsrutinen FS.157.001
Det er laget felter for introduksjonstekst og beskrivelse av opptaket for fremvisning i søknadsweb.
I undervindu Opptaksstudieprogram vises oversikt over alle opptaksstudieprogram som er knyttet til dette opptaket. Når en bygger nye opptak kan en i dette undervinduet spesifiserer hvilke opptaksstudieprogram som skal være med i dette opptaket.
En kan styre rekkefølgen på hvordan opptaksstudieprogrammene skal presenteres ved å legge inn rekkefølgen i feltet Rekkefølge. Hvis det ikke er angitt tall sorteres opptaksstudieprogrammene etter studietypenr.
Opptak samlebilde -Opptaksstudieprogram
I bildet er det en knapp for å kopiere inn opptaksstudieprogram. En kan velge hvilken termin en ønsker å kopiere opptaksstudieprogrammene. Dette for å slippe legge inn alle opptaksstudieprogram manuelt.
Kopier inn opptaksstudieprogram