Felles studentsystem
I bildet Opptaksstudieprogram/Kvote i forrige avsnitt ble det vist et eksempel på kvoter under et studieprogram.
Alle opptaksstudieprogrammer tilordnes en eller flere kvoter i FS, og alle søkere som konkurrerer om studieplass konkurrerer innenfor kvoter.
En eller to generelle kvoter er mest vanlig. Noen studieprogrammer har en rekke kvoter for søkere med bestemte kvalifikasjonsgrunnlag, kombinert med regional tilhørighet, kjønn o.l.
De ulike kvotetypene registreres og vises fram i bildet Kvotetype.
Kvotetype
Kvotetypene identifiseres ved koder for kvotetilhørighet og kvoterang. Verdien av kvotetilhørighet sier noe om hvilke institusjoner eller studieprogrammer som benytter den aktuelle kvotetypen, og kvoterang-verdien sier noe om hvilken rangeringsmåte som blir brukt for søkerne i denne kvoten.
Kvotetypene tilordnes en default kvotesumgruppe. Dette er en summeringsformel (algoritme) hvor det spesifiseres at poengverdier av ulike typer skal summeres for søkere i denne kvoten (beskrives senere i dette avsnittet). Kvotetypene tilordnes også ett eller flere kvalifikasjonsgrunnlag som default, i feltet "Kvalgrunnlag" i det nedre vinduet i bildet.
For noen kvalifikasjonsgrunnlag/kvotetyper kan man angi at de bare gjelder for søkere over eller under en viss aldersgrense (feltene "Aldersgrense default" og "Operator"). Da vil grunnlagene bare kunne knyttes til søkere i den aktuelle aldersgruppen
For kvoter hvor søkerne ikke skal poengberegnes, bruker en for NOM-opptak SPEV, mens for lokal opptak bør en bruke noe annet for eksempel SPEL. En kan for lokale opptak opprette en SPEL-kvote og dersom alle som er kvalifisert skal få tilbud trenger en kun denne kvoten.
Kvalifikasjonsgrunnlag kan også spesifiseres for den enkelte kvoten, det vil si for kvotetypen kombinert med et bestemt søknadsalternativ. Dette er bare nødvendig hvis det aktuelle søknadsalternativet åpner for andre kvalifikasjonsgrunnlag enn det som er spesifisert for kvotetypen som sådan. Hvis kvoten åpner for andre grunnlag, må alle aktuelle grunnlag spesifiseres for kvoten, ikke bare "tillegget" (se omtale for bildet Kvote/Kvoterunde nedenfor).
En søker blir plassert i bestemte kvoter avhengig av hvilke(t) kvalifikasjonsgrunnlag vedkommende har. Det er via kvalifikasjonsgrunnlaget for kvotetypen eller eventuelt for kvoten at søkeren blir plassert i bestemte kvoter.
Kvoterangverdiene defineres separat i kodebildet Kvoterangering.
Kvoterangering
I feltet "Stigende er bedre" angir statusen J eller N om søkerne i kvoten skal ordnes i synkende (J) eller i stigende (N) rekkefølge når tilbudene om studieplass skal fordeles.
For noen studieprogrammer og kvoter kan søkere plasseres i kvotene automatisk, f.eks plasseres alle søkere til HF- og SV-fakultetene ved UiO automatisk i to generelle kvoter hvor rangeringen skjer henholdsvis etter sum konkurransepoeng og etter sum skolepoeng.
For andre studieprogrammer og kvoter må plasseringen avgjøres på grunn av individuell informasjon, f.eks. om søkernes regionale tilhørighet, kjønn ol.
Individuell informasjon, f.eks om søkerens kjønn, kan utledes av fnr. Dermed vil søkerne kunne plasseres i kvoter for kjønn via en automatisk rutine.
Registrering av kvoterelevant informasjon som ikke kan utledes automatisk for søkerne, skal skje på standardisert måte i Søknad Samlebilde, vinduet Kvotespørsmål, som forklart i et senere avsnitt.
Kodeverdiene som benyttes til slik registrering defineres i bildet Kvotetilhørighet/Kvotespørsmål.
Kvotetilhørighet/Kvotespørsmål
I statusfeltet "Ord.tilh" betyr J at kvoter med disse tilhørighetene er ordinære kvoter, det vil si at alle søkere deltar i disse. I NOM-opptaket for 2002-HØST er ORD og ORDP slike kvoter (jf. SO's kravspesifikasjon, felt QH6).
Kvotespørsmålverdiene må defineres på forhånd i bildet Kvotespørsmål.
Kvotespørsmål
Visse kvoteplasseringer vil kunne gjøres maskinelt, f.eks. å plassere søkere under 21 år i ungdomskvoter.
I feltet "Aut.algoritme" kan man referere en algoritme som utfører dette, når feltet "Aut.beregning" er satt til J. Man kan også forklare hva algoritmen gjør i feltet "Algoritme".
Formuleringen i feltet "Spørsmål" gjengis i vinduet Kvotesp i Søknad samlebilde, her skal det gis et "Kvotesvar" med J eller N.
Opptaksprosessen kan foregå i flere runder, f.eks hovedopptak, varaopptak, sluttrunde osv. Kvotene som benyttes er ikke nødvendigvis de samme i alle runder.
Hvilke kvoter som kan benyttes i hvilke opptaksrunder, og hvilke kvalifikasjonsgrunnlag kvotene ev bygger på, spesifiseres i bildet Kvote/Kvoterunde.
Kvote/Kvoterunde
Kvotene identifiserer ved kombinasjonen av søknadsalternativ og kvotetype (dvs institusjonsnr, studietype, kvotetilhørighet og kvoterangering).
Standard prinsipper for rangering ved poenglikhet kan knyttes til kvoten, i feltet Rangeringslikhetstype. Dette vil vanligvis være spesifisert for rangeringsregelverket som helhet, for kvoten benyttes dette bare hvis et avvikende prinsipp skal gjelde for denne.
Feltene Kvotetilh.- og Kvoterang plassflyt brukes til å angi en alternativ kvote som søkere kan plasseres i hvis/når en bestemt kvote er oppfylt og det ennå er ledige plasser i andre kvoter på det samme søknadsalternativet.
I feltet "Default(spørsmål og -svar)" kan Kvotespørsmål og svar knyttes direkte til kvotene.
Vanligvis vil kvotespørsmål være knyttet til første ledd i kvotetypen (Kvotetilhørighet), slik at de gjenbrukes for alle kvoter under denne. Feltene benyttes bare unntaksvis, hvis en enkelt kvote trenger et eget kvotespørsmål.
Verdien i feltet "Rekkefølgenr" rangerer kvoter innenfor et søknadsalternativ med hensyn til tildeling av tilbud. Hvis en søker når opp til å få tilbud i flere av kvotene benyttes den med lavest rekkefølgenr, hvis rekkefølgenr. For kvotene som er like velges en tilfeldig.
Statusfeltet "Stigende er bedre" styrer rangeringsrekkefølgen i den aktuelle kvoten. Et tilsvarende felt finnes for andre ledd i kvotetypen (Kvoterang), slik at alle kvoter under dette rangeres på samme måte. Feltet her brukes bare hvis en kvote unntaksvis må rangeres på en avvikende måte.
Statusfeltet "Usynlig poeng i brev" benyttes for å angi at poengverdier knyttet til kvoten ikke skal gjengis i brev til søkerne.
I rammen "Kvotesumgrupper" kan man referere opp til 3 summeringsformler. (Innholdet i slike formler beskrives nedenfor).
Rangeringen innenfor kvoten styres i hovedsak av den primære poengsummen, ved poenglikhet kan man la en sekundær poengsum (hvor det kan inngå andre poengtyper) avgjøre rangeringen. Hvis det ennå er poenglikhet kan man la en tredje (tertiær) poengsum avgjøre.
Rangeringsprinsippene (ALL, LOD, ALD) trer i kraft bare hvis det er poenglikhet etter at alle aktuelle relevante poengsummeringer (primære, sekundære....) er tatt hensyn til.
For hver kvote spesifiserer man i undervinduet hvilke opptaksrunder denne skal ha. For hver runde registrerer man hvor mange tilbud som ønskes gitt, hvor mange maksimalt skal gis (i tilfelle grensene må forskyves pga av at alle med lik poengsum skal få eller ikke få tilbud (rangeringslikhet ALL) og hvor mange man maksimalt skal plassere på venteliste.
For NOM-opptak kan disse verdiene gis direkte til SO via deres web-sider, og da er det ikke nødvendig å oppdatere disse i FS. For lokale opptak må antall tilbud som skal gis mv. registreres her.
Sletting av kvoterunder før ny opptaksesong
Opptaksrundene/kvoterundene kan ikke gjenbrukes fra år til år. De må slettes og nye må genereres /registreres.
FS160.005 Sletting av kvoterunde Rutine som sletter kvoterunder for et opptak. Kan kjøres for en bestemt opptaksrunde
Etter at opptaket er kjørt, eventuelt et samordnet opptak av flere søknadsalternativer (for NOM kjøres opptaket av SO) kan man også få oppdatert hvor mange tilbud som ble gitt i en bestemt opptaksrunde, hvor mange som ble stående på venteliste (alle kvalifiserte som ikke nådde opp i konkurransen), og hva poeng-grensen ble i kvoten den aktuelle runden. Disse verdiene kan skrives direkte inn i bildet, ev mottas pr import fra SO. Opptaksrutinen for lokale opptak, FS160.001 Opptak , vil oppdatere verdier her. Fjorårets poenggrense kan også legges inn, eventuelt overføres fra forrige opptak, for sammenligning.
Søkere plasseres som tidligere nevnt i kvoter i henhold til sine kvalifikasjonsgrunnlag. Koblingen mellom kvalifikasjonsgrunnlag og kvote kan spesifiseres i feltene "Kvalgrunnlag" i vinduet nederst til høyre i bildet. Dette må gjøres bare hvis kvalifikasjonsgrunnlagene for et bestemt studieprogram avviker fra det som er angitt for kvotetypen som sådan (jf omtale foran i forbindelse med bildet Kvotetype). Hvis et slik avvik foreligger, må alle aktuelle kvalifikasjonsgrunnlag for kvoten angis her, ikke bare de som kommer i tillegg til de som er tilordnet kvotetypen. Bildet supplerer altså ikke, men erstatter grunnlag i forhold til de som er knyttet til kvotetypen.
For noen kvalifikasjonsgrunnlag/kvoter kan man angi at de bare gjelder for søkere over eller under en viss aldersgrense, i feltene "Aldersgrense default" og "Operator". Da vil grunnlagene bare kunne knyttes til søkere i den aktuelle aldersgruppen. (Samme mulighet finnes for Kvotetyper).
Søkere til opptaksstudieprogram plasseres alltid i en eller flere kvoter, og for alle kvoter kan man tilordne en "kvotesumgruppe", det vil si en formel eller algoritme for å summere poeng. (For noen kvoter knyttet til noen kvalifikasjonsgrunnlag skal det ikke være poengrangering og da er summeringsformler også uaktuelle).
Kvotesumgrupper kan knyttes til en kvotetype (mange kvoter under ett) eller til en enkelt kvote. Tilordning for en enkelt kvote benyttes når en annen formel skal benyttes for denne enn den som benyttes for de andre kvotene under samme kvotetype, eller når man vil spesifisere sekundære og tertiære formler for kvoter. (For kvotetypen kan bare en (primær) summeringsformel tilordnes).
Kvotesumgruppen er identifikatoren for en kjede som spesifiserer hvilke poengtyper og summeringsregler som skal gjelde for en bestemt kvotesøknad. Når en søker har flere søknadsalternativer kan han/hun ha fått poengverdier som bare er aktuelle for noen kvoter, men uaktuelle for andre.
Kjedens første ledd består i at kvotesummeringsgruppen kobles til en eller flere aggregerte poengklasser (delsummer), og for disse angis det eventuelt en maksverdi. (Delsummenes indre struktur spesifiseres i et senere ledd i kjeden).
Disse "maxformlene" defineres i bildet Kvotesumgruppe/Maxformel.
Kvotesumgruppe/Maxformel
Neste ledd er at det til hver "maxformel" knyttes en eller flere sumalgoritmer, identifisert ved maxformelkoden og et algoritmenr. For hver algoritme angis det eventuelt også en maksimumsverdi. Dette leddet åpner for at hver delsum (aggpoeng-klasse) kan beregnes på flere måter, og dermed kan søkeren få benytte den måten som gir best uttelling.
(Summeringsalgoritmenes indre struktur spesifiseres i et senere ledd).
Summeringsalgoritmene defineres i bildet Maxformel/Sumalgoritme.
Maxformel/Sumalgoritme
Siste ledd i kjeden er å spesifisere summeringen med hensyn til innholdet av delsummer og poengtyper, for hver summeringsalgoritme. Dette gjøres i bildet Sumalgoritme.
Sumalgoritme - aggpoengklasse
Sumalgoritme - atomiskpoengklasse
Sum konkurransepoeng skal vanligvis beregnes som en sum av to eller eventuelle flere delsummer, f.eks sum skolepoeng og sum tilleggspoeng. Sum skolepoeng skal vanligvis beregnes som en sum av karakterpoeng, eventuelle fordypningspoeng, eventuelle poeng for realfaglig fordypning og eventuelle bonuspoeng. Sum tilleggspoeng skal vanligvis beregnes som en sum av poeng for høyere utdanning, alder, praksis, militærtjeneste osv.
Ved UiT og ved NTNU ble det tidligere også gitt poeng for realfaglig fordypning til søkere som oppnådde gode karakterer i disse. Slike poeng ble betegnet VMT og regnet inn blant tilleggspoengene, i motsetning til de ordinære realfagpoengene REA som inngår i sum skolepoeng.
Når det for en kvotesøknad under et opptaksstudieprogram er spesifisert at kvotesumgruppen KPMAX skal benyttes, vil beregningsrutinen først slå opp i denne og finne at aggpoengklassen KON er totalsummen og SKO og TIL er delsummer som skal inngå i KON. (Dette følger av at KON refererer til de to andre i undervinduet Aggpoenklasse, mens KON selv ikke refereres av noen av de andre).
Rutinen slår så opp i neste rad KPMAX SKO og finner at den skal summere poengverdiene for de atomiske poengtypene KAR og VMT og lagre dette som sum skolepoeng. Deretter slår den opp i tredje rad KPMAX TIL og finner at den skal summere poeng av typen HØY, ALD, MIL, PRA osv, og lagre dette som sum tilleggspoeng. Sum konkurransepoeng blir så beregnet som sum skolepoeng pluss sum tilleggspoeng, i henhold til algoritmens første rad.
Når det for en kvotesøknad innenfor et opptaksstudieprogram er spesifisert at kvotesumgruppen SPMAX skal benyttes, vil beregningsrutinen slå opp i denne og finne at totalsummen også her er aggpoengklassen KON. Under denne vil den finne delsummen/aggpoengklassen SKO innenfor samme kvotesumgruppe.
I neste rad SPMAX SKO finner rutinen at den skal summere poengverdiene til de atomiske poengklassene KAR REA og eventuelt VMT, og lagre disse som sum skolepoeng. Siden denne er eneste delsum, blir den også algoritmens samlede resultat.
Man kan ikke knytte de atomiske poengtypene direkte til totalsum-leddet (KON), bare til delsum-leddene (SKO, TIL osv.) Programmet forutsetter at totalsummen beregnes indirekte via minst en delsum. Hva som er totalsum og hva som er delsummer utledes av måten delsummene refererer til hverandre på.
I bildet Sumalgoritme må altså forekomstene spesifiseres slik at en og bare en delsum refererer til andre delsummer, men ikke selv bli referert.
Hvis det til en maxformel/delsum er knyttet flere sumalgoritmer vil rutinen beregne resultatet for hver av disse og benytte poengverdien som er høyest i den videre summeringen.
I 2009 er dette blitt aktualisert ved regelen om at det skal gis 2 tilleggspoeng for enten folkehøgskole eller militærtjeneste eller eventuelt også for 1 års høyere utdanning, men summen av disse skal ikke overstige 2 poeng.
Rutinen vil alltid sørge for at summer og delsummer ikke overstiger de maksimumsgrensene som er angitt for maxformelen som helhet, for de enkelte algoritmene og for de enkelte poengtypene innenfor algoritmene.
I poengklasse- og poengtypetabellen kan det også være satt maksimumsverdier for de enkelte poengverdiene, uansett hvilke algoritmer de inngår i. Summen av lovlige poengverdier kan i noen tilfelle bli større enn algoritmenes og maxformlenes grenseverdier. Det er da disse grenseverdiene trer i kraft.
Rangeringsregelverkenes restriksjoner vil sørge for at søkerne ikke får andre poengtyper enn de som skal gis for de aktuelle søknadsalternativene og kvotesøknadene. Summeringsalgoritmen vil selvsagt bare summere disse aktuelle poengtypeverdiene innenfor algoritmens ramme.
Merk at summeringsalgoritmen opererer bare på nivå av atomiske poengklasser, uten å spesifisere variantene (atomiske poengtyper). Ulike institusjoner kan f.eks benytte sine egne lokale varianter av tilleggspoeng. Det er summen av poengklassene ALD, HØY, PRA osv. som beregnes, uansett hvilke varianter som er benyttet for de ulike søkere og søknadsalternativer.
I feltet "Med i brev" kan man spesifisere at den aktuelle poengverdien skal gjengis i svarbrev til søkerne. Sum poeng forutsettes alltid gjengitt, man kan altså velge om man også vil gjengi delsummene og eventuelt også verdiene for de enkelte poengtypene.
Det er laget en kontrollrapport over kvoter og kvoterunder. Rapporten heter FS191.002 Kvoter med lovlige kvalgrunnlag og kvoterunder
FS191.002 Kvoter med lovlige kvalgrunnlag og kvoterunder