12 Registrere søkere og søknader.

I NOM-opptak vil søkerne fylle ut det elektroniske søknadsskjemaet i søkerportalen til Samordna opptak. Informasjon om søkerne og søknadsalternativene deres overføres på fil fra SO til FS. Opplysningene fordeles og overføres som datafiler til opptaksorganene som skal utføre den videre saksbehandlingen. Mer informasjon om dette finnes i kapittelet om Import av filer fra SO. 

I lokale opptak registrerer opptaksorganene selv alle søknadsdata, eventuelt lar studentene søke via Søknadsweb. Lokal registrering av søknader og søknadsalternativer (studieønsker) utføres i Søknad samlebilde. Med knappene Hent vitnemål fra SO og Hent GSK fra SO kan man imidlertid hente GSK-vedtak og elektronisk vitnemål for enkeltpersoner fra SO via SOWS (SO WebServices). Det er kun institusjoner som er med i Samordna opptak som har mulighet til å hente GSK og vitnemål fra SO.

For NOM-opptak er det laget en egen variant av samlebildet, Søknad samlebilde NOM. I dette er NOM-filteret innebygget, slik at man bare kan arbeide med NOM-søknader.

Innholdet i disse to bildene er i hovedsak det samme, men det er vesentlige forskjeller i layout.

Søknad samlebilde NOM - Søkalt

Søkerne identifiseres med fnr og opptak, dvs år-termin og opptakstype.

Et entydig registreringsnr (søkernr) vil også være tilordnet NOM-søkere av SO. Dette er teknisk sett ikke påkrevd, men praktisk å bruke til oppslag, ved kommunikasjon med søkeren osv.

Søkernr er "globalt entydige" i FS. Dette betyr at ulike søkere kan ikke ha samme søkernr. selv om de hører til ulike opptakstyper og/eller søker i ulike år-terminer.

Når søkere lastes over til søknadshistorikken frigjøres deres søkernr.

Ved lokale opptak kan man velge om man vil benytte søkernr eller ikke. Hvis en søkernr-serie er spesifisert i bildet Opptak vil Ny rad-kommando i Søknad samlebildene generere nye søkernr. etter formelen forrige søkernr. i samme opptak + 1 i serie.

Navn, adresser telefonnr. og andre personalia leveres av SO. I lokale opptak må disse registreres manuelt av brukeren.

I importrutine fra SO, FS150.001 er det et valg for om adressen til søkerne skal oppdateres eller ikke. Det er spesielt aktuelt i restetorgsfasen at adresser en har skrevet inn selv ikke blir overskrevet av folkeregisteradressen fra SO.

Når en ny søker registreres opprettes en tabellforekomst av Person i FS, eventuelt kobles søkeren til en personforekomst som allerede finnes. Hvis personen allerede finnes vil navnet hentes fram umiddelbart når fnr tastes inn. Fnr, navn adresse og øvrige personopplysninger lagres bare på Person, i Søknad samlebilde skjer bare en framvisning av disse opplysningene.

Det vil være ulike merknader som kan vises i bildet. Dersom det eksisterer en søknad til lokalt opptak vil teksten "lokal søknad finnes" (rød tekst) komme fram i bildet. Dersom søker har maks tilleggspoeng for folkehøgskole, militærtjeneste og høyere utdanning gis det melding om dette i øvre del av bildet. I tillegg vises nå informasjon om alle grader. I utgangspunktet vises høyeste oppnådde kvalifikasjon, men mouseover vil gi visning av alle kvalifikasjoner.

Studentstatus tildeles ikke før i slutten av opptaket, og da bare for søkere som fikk tilbud og takket ja til dette.

Samlebildene har en rekke undervinduer, som benyttes i ulike trinn av saksbehandlingen. Alle disse inneholder data med mange-til-en relasjon til søknaden.

Sentralt blant undervinduene er Søkalt, hvor søkerens søknadsalternativer (studieønsker) registreres.

Studieønskene identifiseres med institusjonnr og studietype, og tilordnes et entydig og påkrevd prioritetstall (lavere verdi er høyere prioritet).

Når studieønsker registreres manuelt under lokal opptak, genereres prioritetstall automatisk, med verdien 1,2, 3 osv.

Senere i saksbehandlingen vil søknadsalternativene bli oppdatert med statuser for kvalifisert, tilbud, eventuelt tilbudsgaranti, ja-svar osv.

Når man klikker på trykknappen Hele vil undervinduene forsvinne og flere data knyttet til søknaden kommer til syne.

Søknad samlebilde NOM - hele

Feltet Ubehandlet dokument får verdien J når det i importen fra SO kommer nye vitnemål. En kan dermed søke frem alle søkere som har fått nye vitnemål. Denne får verdien N ved kjøring av Fullfør.

Feltene Vurdering intern og Vurdering ekstern (sendes SO) kan benyttes til å legge inn vurderinger av søkerne. Feltene erstatter tidligere felter i bildet Spesiell søknad: Bakgrunn, Anbefaling og Vurdering (Sendes NOM). Tidligere verdier er konvertert til nye felter.

Feltene avtaleid som gjelder opptak til utvekslingsavtale er rammet inn nederst i bildet. Kontrollen av internt og eksternt sted på søknad mot utvekslingsavtale fungerer likt med utvekslingsperson. Dersom avtalen er tilknyttet et utvekslingsprogram med N for "Forutsetter utvekslingsavtale", vil ikke stedkontrollen bli utført.

Søknad samlebilde - hele

Forskjellen i layout mellom de to bildene synes tydeligst når man sammeligner "hele"-variantene av dem.

I bildet for lokal opptak er det lagt inn tellere for antall søknader som er hentet fram for den enkelte person. Telleren er plassert i øverste høyre hjørne.

Alle feltene i den "Hele"-varianten av bildene kan benyttes når man skal søke fram data.

I samlebildene kan man ikke oppgi søkekriterier i de underordnede vinduene.

Søknad samlebildet NOM har også noen flere undervinduer. Disse er aktuelle bare ved NOM-opptak. Bruken av disse vil bli forklart i senere avsnitt.

I øvre del av de to samlebildene finnes en rekke typer opplysninger. Betydningen og virkemåten til disse vil bli nærmere forklart i senere avsnitt.

En innledende presentasjon kan være på sin plass:

I tillegg til disse finnes det datofelter for sendt (fra SO) og innkommet søknad, videresending av papirer, statusfelter for ettersending, bestått videregående, og ønske om å delta i fadderordning etter ev opptak.

Det er felter Internt og eksternt sted. Hvis en legger inn verider her vil det overstyre verdier angitt på opptaksstudieprogrammet når det genereres utvekslingsperson gjennom rutinen FS159.001.

I Søknad samlebilde er det i tillegg et viktig tallfelt

Nærmere beskrivelse vil bli gitt i omtalen av Opptaksrutinen senere i dette kapitlet.

I Søknad samlebilde NOM finnes det ikke noe felt for ønsket vekting. For NOM-opptak gjelder en generell regel om at en søker bare kan få ett tilbud om en studieplass.

Hvis en person er bortvist vises dette med rød tekst i bildet.

Hvis en ønsker å se alle studentopplysningene samlet, kan en trykke på knappen STO. Da vil rapporten FS201.001 Studentopplysninger åpnes.

I Søknad samlebilde vil knappene Hent vitnemål fra SO og Hent GSK fra SO hente GSK-vedtak og elektronisk vitnemål for enkeltpersoner fra SO, via SOWS (SO WebServices).

For nyregistrerte søknader vil det automatisk bli opprettet en søknad om "generell studiekompetanse" hvis personen ikke allerede har en slik søknad eller har fått innvilget Gsk tidligere.

Det finnes en hurtigkombinasjon for å komme til bildeovergangsknappen, nemlig ALT + b.

På nedtrekkslisten for rask overgang til aktuelle bilder, står det et nr i parentes bak navnet. For å åpne bildet direkte kan en taste ALT + (0 - 9).

Enkelte søkere har søkt på tidligere opptak. I rapporten Behandlingshistorikk vises søknadshistorikken

Behandlingshistorikk