09 Søknadshistorikk

Ved nye opptak er det vanlig at søkere som har søkt til institusjonen tidligere, og som da ikke fikk, eller ikke takket ja til tilbud om studieplass, søker på ny. Gamle data om tidligere søknader må da kontrolleres og oppdateres på ny, man kan selvsagt ikke ta for gitt at kvalifikasjonsgrunnlag, poengverdier osv. skal være de samme som før.

I FS er det innført en "Søknadshistorikk" med egne lagringstabeller slik at alle person- og regelverkdata fra tidligere opptak kan "ryddes vekk" fra de ordinære tabellene og skjermbildene. Brukerne får da "blanke ark" å arbeide med i det nye opptaket.

Visse rapporter, som for eksempel søkerlistene FS.101.001 og FS.101.003 kan hente data fra søknadshistorikken og man vil for spesielle formål kunne sammenligne disse med de nye data etter behov.

Disse tabellene er rene kopier av de tilsvarende tabellene som benyttes for aktive data under opptaket, bortsett fra at år-termin er lagt til alle tabeller. Dette gjør det mulig å fylle på nye historikkdata år etter år, slik at man f.eks alltid kan finne fram til data for en bestemt søker i et gitt opptak, uansett hvor mange ganger vedkommende ellers har søkt.

Historikkdelen bør oppdateres før registrering eller innlasting av nye søknadsdata, og etter at de siste oppdateringene for det gamle opptaket er gjort. Overføringen av data til historikkdelen skjer ved hjelp av rutinen FS180.001 Overføring til søknadshistorikk .

Det er satt sperre for når denne jobben kan kjøres: 

• For emner med termin HØST kan opptaket først overføres til historikk 1. oktober samme år.
• For emner med termin VÅR kan opptaket først overføres til historikk 15. mars samme år.

FS180.001 Overføring til søknadshistorikk

Historikkoverføring: Rutinen bestilles for et bestemt opptak under ett ved at man oppgir opptakskode, år og termin.

Overfør dokumentarkiv tilbud: Overføre dokumentarkiv tilbud: Med denne vil dokumenter nedlastet fra SO overføres til dokumentarkivet for fremtidig lagring. Gjelder alle søkere med tilbudstatus J eller S. Koblingen til opptaket vil tas vare på i historikk-basen.

Slette søknadsopplysninger: Brukeren kan velge om gamle data skal slettes eller ikke. Normalt bør gamle data slettes fra de ordinære tabellene og bildene, dette er noe av hensikten med en slik historikkdel. Men det kan i spesielle situasjoner være praktisk å utsette slettingen, hvis man f.eks vet at det ennå skal foretas visse oppdateringer av de gamle dataene.

Man kan også velge å beholde de gamle dataene i de ordinære tabellene og bare kopiere disse til historikkdelen (ikke kryss av for sletting). Når en tidligere søker søker på ny kan man bare foreta de endringene og oppdateringer av kvalifikasjonsgrunnlag, fagprofil, poeng osv. som er nødvendig. Det er opp til den enkelte enhet å vurdere om risikoen for feilaktig å beholde gamle verdier er så lav at det oppveies av fordelen med å slippe å registrere disse på ny.

Studieprogramvalg overføres til historikk før sletting.

Ugyldiggjør fagprofildata: Rutinen har et eget valg for å "ugyldiggjøre" fagprofildata. Når dette markeres setter rutinen statusen N i feltet "Gyldig" på alle forekomster. Å ugyldiggjøre fagprofildata er et alternativ til å slette disse. Hvis søkeren søker på ny og ikke har endret sin fagprofil er det lettere å gjøre denne gyldig igjen enn å taste inn alle verdiene på nytt (Se bildet Søknad samlebilde, vinduet Fagprofil). Ugyldiggjøring kan gjøres uavhengig av om historikk-overføring er utført. Dvs den leser søknader både fra ordinære fs-tabeller og fra historikk-tabeller

Slette NOM-regeldata: Rutinen har også et valg for å slette NOM-regelverk-data. Dette medfører at alle tabellrader med Status NOM = J slettes i alle tabeller som hører til kompetanseregelverk, rangeringsregelverk, kvotedefinisjoner, summeringformler osv

Det anbefales at man også sletter disse foran et nytt NOM-opptak. Første import fra SO vil oppdatere disse tabellene på ny, og overskrive eventuelt gamle tabellrader med samme identifikator.

Hvis de nye regelverkene består av færre eller andre tabellrader og man ikke har foretatt sletting, vil deler av gamle NOM-regelverk bli liggende igjen, noe som kan føre til feil.

Rutinen kan også brukes til å slette import og eksportfiler i forhold til NOM-opptaket.

Rutinen skriver ut hvor mange forekomster som ble overført og eventuelt slettet i hver enkelt tabell, og eventuelt en merknadstekst til forklaring.

SOKERDOKUMENT og BEHANDLINGSDOKUMENT:

• Slettingen av de to nevnte tabellene skal kun gjøres for NOM. Rutinen tar ellers ikke med disse.
• Sletting av dokumenter for lokale opptak gjelder selve referansen til dokumentet, ikke selve dokumentet.

Når persondata overføres til historikken er det visse forekomster som uansett ikke rammes av valget om sletting. Dette gjelder følgende tabeller:

Visse tabeller slettes bare hvis søkeren ikke har søknader til et annet opptak hvor disse forekomstene benyttes. Dette gjelder følgende tabeller:

• KVOTESVAR

• PERSONKOMPETANSEKRAV

• KOMPREGELVERKMANGEL

• PERSONKOMPREGELVERK

• PERSONKVALGRUNNLAG

• PERSONPOENG

Hvis søkeren ikke har bundet opp disse forekomstene til søknader i et annet opptak, slettes også disse.

En kan få sett søknadene som er overført til historikk i Søknad samlebilde Historikk

Søknad samlebilde Historikk

.