Saksbehandlingen under opptaket foregår ved enheter kalt opptaksorgan. Disse faller for det meste sammen med lærestedene. UiT (Universitetet i Tromsø) er et lærested og et opptaksorgan, det samme gjelder for UiB, UiO, NTNU, NHH, UMB osv.

Opptaksenhetene samarbeider tett med Samordna Opptak (SO) når det gjelder det nasjonale opptaket NOM (Nasjonal opptaksmodell). SO leverer filer med søkere til opptaksorganene og mottar saksbehandlede data fra disse gjennom SOWS (SO WebServices). SO kjører på et tidspunkt et samordnet opptak, hvor det avgjøres hvem som skal få et tilbud om studieplass i henhold til søkernes prioritering og plass på rangeringene. SO sender så brev til søkerne med tilbud om studieplass, plass på venteliste eller avslag.

FS tillater at enheter kan saksbehandle for hverandre. Alle søknadstyper som tilordnes et bestemt opptaksorgan kan saksbehandles av medarbeidere ved dette organet. Når søkere søker til læresteder som sorterer under flere opptaksorganer, vil saksbehandleren ved hvert opptaksorgan kunne se alle søknadsalternativer, men bare kunne oppdatere data for de alternativer som hører til vedkommendes opptaksorgan.

I FS vil det også kunne gjennomføres lokale opptak, uavhengig av NOM. Her vil alle ledd i prosessen foregå ved det enkelte opptaksorgan, fra å definere regelverk, via registrering og behandling av søknader, rangering, beslutning om tilbud, plassering på venteliste, svarbrev til søkerne, til registrering av svar.

Skillet mellom NOM-opptak og lokale opptak er gjennomgående i hele opptaksmodulen. Mange bilder inneholder statusfeltet "Nom", hvor det angis med J/N om tabellforekomsten (f.eks regelverket, kvoten, kodeverdien osv). hører til den "Nasjonale opptaksmodellen" eller ikke. Alle NOM-forekomster vil bli utarbeidet av SO og lastet inn i FS, brukerenhetene er helt fritatt for arbeid med å spesifisere regler og bakgrunnsdata for NOM-opptak.

Opptaksorganer defineres i bildet Opptaksorgan.

Opptaksorgan

Opptaksorganet gis en kode og et navn. I tillegg registreres institusjon, adresse, telefon og fax-nr, ansvarlige personer for opptak og for edb-system med e-post-adresser.

For at FS skal kunne sortere egne og "fremmede" søknadsalternativer fra hverandre, må FS vite hvilket opptaksorgan den aktuelle FS-instansen hører til, og hvilke opptaksorganer som behandler hvilke søknadsalternativer.

Opptaksorganet for den aktuelle FS-instansen settes som et parameter i "FS-system". Man åpner her vinduet Opptak under Systemverdier, menyen Spesielt, og oppdaterer feltet Opptaksorgan. En FS-instans kan bare ha en verdi for opptaksorgan på ett tidspunkt. I systemverdier settes også verdier for SOWS bruker og passord, dette for å kunne kommunisere med SO.

I tillegg til NOM-opptak kan man gjennomføre lokale opptak i FS. De ulike opptak defineres i bildet Opptak.

Opptak

Statusfeltene for saksbehandler, klage- og etterfyllingsfasen brukes for å angi hvilken fase opptaket er i. Verdiene koordineres av SO for NOM-opptak. For å kunne registrere søknader via søknadsweb må opptaket være i saksbehandlerfase.

URL-pre- og URL-post-feltene er parametre for å generere adresser for individuelle søkere i SOs web-sider. Verdiene her vil bli levert av SO. Feltene brukes også i forbindelse med søknadsweb for å oppgi linker til opptaksregler o.l.

For NOM-opptak har feltet "URL pre" verdier som kombinert med søkerens søkernr fører fram til søkeren på SOs web-sider. Feltet "URL post" har ikke fått noen verdier, det har ennå ikke vært behov for å legge endelser til søkernes web-adresser.

Det samme gjelder for pre- og post-leddene for Gsk-oppslag som finnes i FS-system.

I feltet GSK-dato kan man angi en default dato for godkjenning av generell studiekompetanse under det aktuelle opptaket. Datoen som oppgis her vil bli oppdatert automatisk når et grunnlag legges inn i Gsk-rammene i de to samlebildene for søknadsbehandling.

Hvis man ønsker å benytte registreringsnumre for søkere i tillegg til fnr, kan man angi en tallserie i feltene Søkernr-serie, og eventuelt markere for at individuelle registreringsnumre skal genereres automatisk når nye søknader legges inn. Serien vil starte med første tall i interrvallet, og øke med 1 for hver ny søker.

I NOM-opptakene leverer SO registreringsnr. for alle søkere, det er altså bare i lokal opptak at det er aktuelt å la FS generere registreringsnr. Hvert lokalt opptak, uansett år-termin, må tilordnes en unik tallserie. Hvis seriene for to ulike opptak overlapper, gir bildet en feilmelding. Seriene må heller ikke overlappe med serien som NOM-opptaket benytter. Hvis en lokal søker tildeles samme registreringsnr. som en NOM-søker, genereres også en feilmelding.

Når søkere overføres til søknadshistorikken og dermed fjernes fra samlebildene, frigjøres registreringsnummerne som disse har benyttet. Hvis den tilsvarende nummerserien fjernes for et gammelt opptak i bildet Opptak, vil serien kunne benyttes om igjen for et nytt lokalt opptak.

I feltet Vis mottatt følgeskjema på søknadsweb kan en styre om det skal vises på søknadsweb at følgeskjema er mottatt eller ikke. Hvis det står J feltet vil det vises at følgeskjemaet er mottatt.

I feltet Vis vekting for program på søknadsweb kan en styre om vektingene til opptaksstudieprogrammene skal vises på søknadsweb eller ikke. Hvis det står J feltet vil vektingene vises sammen med opptaksstudieprogrammet.

Datofeltene Periode opptak, Frist søknad, Frist omprioritering og Publiser tilbud benyttes av Søknadsweb. Resultatet av et lokal opptak blir ikke vist på søknadsweb før etter datoen i feltet Publiser tilbud. Hvis en ikke ønsker å vise fram resultatet på søknadsweb, og ikke ennå vet når det skal publiseres, settes datoen et godt stykke fram i tid. En kan angi om publiseringsdatoen skal vises på søknadsweb eller ikke,

 

Perioden for opptaket er det tidsrommet hvor opptaket er tilgjengelig på søknadsweb. Det kan være flere aktive opptakstyper om gangen. Det vil si at hvis en har et opptak UTVEKSLING 2010VÅR, så kan periodene for dette opptaktet og UTVEKSLING 2010 HØST være de samme eller overlappende. Etter at perioden er over vises ingen ting fra dette opptaket på søknadsweb. Det betyr at perioden bør være lenger enn søknadsfristen slik at studentene får tid til se resultatet av opptaket.

En kan i feltet Maks studieønsker angi hvor mange studieønsker en søker kan oppgi innenfor det enkelte opptak. Hvis det kun er 4 opptaksstudieprogrammer som er knyttet til opptaket, er det liten vits i å ha flere enn 4 studieønsker. Dessuten bør man tenke på at det ikke er plass til så mange søknadsalternativer på en webside hvis man benytter søknadsweb.

I feltet Gruppering Søknadsweb så kan en angi ønsket gruppering av opptakstudieprogram ved valg av disse i ny Søknadsweb. I første omgang kan verdiene LAND (for utveksling) og FAKULTET (fakultets/avdelingstilknytning for opptakstudieprogram) velges.

 

I undervinduet Opptaksrunde kan man for hvert opptak spesifisere hvilke "opptaksrunder" (hvor opptaket kjøres) som er aktuelle og hvilken innbyrdes rekkefølge disse skal ha, dato for når opptaksrunden ble kjørt og hvilke saksbehandler som utførte dette.

Dataene i dette undervinduet fungerer foreløpig ikke som styrings- eller kontrollparametre for andre prosesser. Undervinduet for kvoterunder i bildet Kvote, rutinen FS160.003 som generere kvoterunder, og selve opptaksrutinen FS160.001, forholder seg til opptakrundene for opptaket, f.eks ved å kreve at runden er definert, ved at rekkefølgen mellom runder overholdes, og ved å oppdatere dato kjørt og saksbehandler for hver runde.

Dette bildet har datofelter for ulike frister: frist søknad, frist grunnlag, frist omprioritering. En kan angi hvilket sted som administrerer opptaket. Feltene er aktuelle for søknadsweb.

Det er laget noen avkryssingsfelt: om det skal gis spesiellvurdering, om vekting skal oppgis på søknaden og om det legges opp til automatisk saksbehandling.

Feltet Krever Invitasjon (J/N) blir benyttet av søknadsweb for å angi om søkere som allerede er registrert med søknad skal kunne foreta oppdateringer fir gitt opptak. Feltet vil bli tatt i bruk i ny søknadsweb som distribueres i april 2006.

Dersom en har haket av for Automatisk saksbehandling vil feltet Kan behandles i Bildet Søknad samlebilde få verdien J ved oppretting av søknaden. Dermed må ikke feltet oppdateres før man kjører kvalifiseringsrutinen FS.157.001

Det er laget felter for introduksjonstekst og beskrivelse av opptaket for fremvisning i søknadsweb.

I undervindu Opptaksstudieprogram vises oversikt over alle opptaksstudieprogram som er knyttet til dette opptaket. Når en bygger nye opptak kan en i dette undervinduet spesifiserer hvilke opptaksstudieprogram som skal være med i dette opptaket.

En kan styre rekkefølgen på hvordan opptaksstudieprogrammene skal presenteres ved å legge inn rekkefølgen i feltet Rekkefølge. Hvis det ikke er angitt tall sorteres opptaksstudieprogrammene etter studietypenr.

Opptak samlebilde -Opptaksstudieprogram

I bildet er det en knapp for å kopiere inn opptaksstudieprogram. En kan velge hvilken termin en ønsker å kopiere opptaksstudieprogrammene. Dette for å slippe legge inn alle opptaksstudieprogram manuelt.

Kopier inn opptaksstudieprogram

For NOM-opptak i FS benyttes kodeverdier som SO leverer for studietyper, opptaksstudieprogram, kvoter mv. For lokale opptak definerer institusjonene sine egne kodeverdier.

For studietyper benyttes 4-sifrede tallkoder og navn. 0707 Farmasi er en studietype, 0724 Jus er en annen, osv. Alle institusjonene som tilbyr slike studietyper benytter de samme kodene.

Studietypene lastes inn/registreres og vises fram i bildet Studietype.

Studietype

For studietyper i NOM-opptak benytter SO bare 3 sifre, dvs 1. siffer er 0 og gjengis i bildet som blank. Det finnes svært mange studietypeverdier i NOM, derfor må man i lokale opptak benytter verdier over 1000, med 1. siffer ulik 0/blank, slik at man ikke "blander" lokale og NOM-verdier for nært hverandre. Serien 0 - 999 er reservert NOM.

Studietyper kan grupperes i Utdanningstyper, og disse kan grupperes i Utdanningsområder.

Ved å dobbeltklikke på feltet "Utdanningstype" vil kodebildet for utdanningstype, Utdanningstype, åpne seg.

Utdanningstype

Kodebildet for Utdanningsområde:

Utdanningsområde

 

Opptaksstudieprogram er de studietyper som de konkrete lærestedene tilbyr opptak til. Disse er søknadsalternativer for den enkelte søker til et lærested.

Opptaksstudieprogram identifiseres med en 4-sifret kode for lærested kombinert med den 4-sifrede koden for studietype. Farmasi-studiet ved UiB har koden 0184/0707, Rettsstudiet (jusstudiet) ved UiO 0185/0724, osv.

Bildet Opptaksstudieprogram samlebilde brukes til å vise og/eller oppdatere ett og ett opptaksstudieprogram og en eller flere opptakskvoter som hører inn under hvert slikt program.

Opptaksstudieprogram samlebilde

Opptaksstudieprogrammene tilordnes navn og kortnavn. Hvert studieprogram tilordnes et opptaksorgan. På grunn av denne opplysningen kan FS skille mellom de søknadsalternativer som skal kunne saksbehandles innenfor en bestemt FS-instans, og de som bare skal vises fram.

I feltet Opptakstype angis hvilken opptakstype programmet hører til. Dette vil bare kunne benyttes som studieønske for søkere i et opptak av denne typen.

Statusfeltet "Default supp" er et styringsparameter for om det skal genereres nye tilbud eller ikke (J/N) i kvotene som hører til opptaksstudieprogrammet, når man kjører nye opptaksrunder. Denne er relevant bare for lokal opptak hvor opptaksrutinen i FS benyttes. I NOM-opptak er det SO som foretar opptaket, og SOs opptaksprogram påvirkes ikke av denne statusen.

Default supp-verdien påvirker opptaksrutinen på en indirekte måte, via feltet "Tilbud ønsket" på de enkelte kvoterundene (bildet Kvote, venstre undervindu). Mekanismen er nærmere forklart i omtalen av rutinen FS160.003 Generering av kvoterunde, se avsnitt. 2.12.5 senere i dette kapitlet.

Feltet "Default supp" finnes også i bildet Kvote. Hvis dette har verdier, overstyres verdien knyttet til opptaksstudieprogrammet.

I Statusfeltene Innstilt og Lukket angir man med J at studieprogrammet er hhv innstilt og lukket. Hvis programmet ikke er lukket vil alle kvalifiserte søkere få tilbud om plass, er det lukket forutsettes det at antall tilbud mv spesifiseres i egne felter.

Feltet Publiser søknadsweb angir om søkere skal kunne søke på gitt opptaksstudieprogram via søknadsweb.

Feltet Tidligopptak er et NOM felt og angir om det skal foretas tidligopptak til studiet.

I feltet Utdanningssområde kan en knytte opptaksstudieprogrammet til et utdanningsområde.

Generer utveksling (J/N) gjør det mulig å generere utvekslingsperson basert på opptaksresulatet. I tillegg er det felter for å registrere følgende: Internt/ eksternt sted, inn- eller utreisende, utvekslingsprogram, periode og antall terminer. Feltet Oppholdstype benyttes av rutinen FS159.001 ved oppretting av utvekslingsperson.

I feltene Kompetanseregelverk og Rangeringsregelverk angis identifikatorer for reglene om hva som kreves for å bli kvalifisert og for hvordan søkerne skal rangeres.

Feltet Tilleggskravtype benyttes hvis det er knyttet spesielle tilleggskrav til studieprogrammet, f.eks at søkere skal ha et bestemt livssyn eller lignende. Dersom denne har verdi må det på søknadsalternativet oppgis om søkeren oppfyller tilleggskravet.

I feltet "Spesiell kvote" angir man hvilken kvote som skal benyttes for søkerne som får såkalt "tilbudsgaranti". Ved blank verdi benyttes SPEV-kvoten.

Feltet Førstegangsskvote angir om studieprogrammet normalt har Førstegangskvote.

Feltet Behandlertype benyttes når saksbehandlingen av søknadsalternativet bare skal foretas av et bestemt opptaksorgan som eventuelt har en bestemt rolle. Da gjelder ikke regelen om at man kan saksbehandle for hverandre.

I feltet Kjønnspoeng kan man angi at det skal gis et antall tilleggspoeng til et bestemt kjønn. Dette er nå mindre aktuelt, i de senere års opptak har slike regler blitt ivaretatt av spesielle poengalgoritmer.

Feltet Aut. kvalgrunnlag er en forbredelse til mer automatiske opptak. I dette feltet kan en angi hvilket grunnlag som automatisk skal gis alle søkerne.

Statusfeltet "Tilbyr exphil" angir med J at søkere som blir tatt opp også får adgang til å følge undervisning og ta eksamen i exphil.

"Max ventelistenr" er et påbudt felt, og angir et tak for hvor mange som eventuelt kan plasseres på venteliste for det aktuelle søknadsalternativet.

En kan i feltene Politiattest og Medisinsk attest angi om studiet henholdsvis krever politiattest eller medisinsk-/helseattest (type attest som kreves).

Feltene for budsjetterte og reserverte plasser angir hvor mange studieplasser som finnes for det aktuelle søknadsalternativet. Disse tallene styrer ikke opptaket direkte, det gjøres av tilsvarende tall for de enkelte kvotene.

Feltene "Vekting" og "Antall semestre" angir varigheten og omfanget av det studiet som det aktuelle søknadsalternativet eventuelt fører fram til.

Feltene Tilbudstekst, bokmål/nynorsk/engelsk, brukes av søknadsweb. Disse tekstene vises fram for søkere som har fått tilbud om opptak, teksten vises under søknadsalternativet de har fått opptak til.

Feltene for Oppmøtested og Oppmøtetid angir hvor opptatte studenter eventuelt skal møte fram ved studiestart. Disse opplysningene kan tas inn i tilbudsbrev.

Feltet Studieprogram angir hvilket studieprogram opptatte studenter vil bli knyttet til, dvs hvilken studieprogramstudent forekomst de vil få. Normalt er det et en-til-en forhold mellom opptaksstudieprogrammet og studierettprogrammet.

I feltet Emnekombinasjon kan en oppgi en emnekombinasjon dersom søkerne skal taes direkte opp til en emnekombinasjon. Flere opptakstudieprogrammer kan knyttes til samme studieprogram. Det er da mulig å skille mellom ulike retninger til opptak ved å lage et opptakstudieprogram til hver retning. Videre er det slik at reglene rundt utdanningsplanene er tilknyttet studieprogram. Ved å koble en emnekombinasjon til et opptakstudieprogram med den betydning at studenten da også har fått opptak til emnekombinasjonen (retningen) gjør at man kan beholde oppbygning av planen rundt studieprogrammet og slipper da å lage et studieprogram for hver retning. Videre kan en emnekombinasjon nå tilknyttes en studieretning. Dette for å beholde begrepet studieretning (som noe som skal skille seg mer ut i vitnemål etc).

Det skal kun legges inn emnekombinasjon i dette feltet der studentene skal tas opp til en studieretning/veivalg. I de fleste tilfellene skal det altså ikke oppgis noen emnekombinasjon.

Feltet "Automatisk klassefordeling" benyttes for søkere hvor de skal plasseres i klasser. Alle studieprogramstudenter tilordnes et kull. Mekanismene her forklares nærmere i slutten av kapitlet.

Kodeverdier for dette feltet er ikke avklart, og det er heller ikke laget teknisk funksjonalitet i samlebildene mv. for å markere at/når visse typer saksbehandling er blitt uaktuell.

I undervinduet Kvote registreres hvilke kvoter kvalifiserte søkere til et opptaksstudieprogram kan plasseres i. Rangering og konkurranse om studieplasser skjer alltid innenfor en eller flere kvoter.

Til kvotene knyttes regler for poengsummering og rangering ved lik poengsum. Søkernes plassering i de aktuelle kvoter styres av deres søknadsgrunnlag og av svar på eventuelle kvotespørsmål. Dette beskrives også nærmere i senere avsnitt om kvoter og kvotespørsmål.

I undervindu Opptaksstudieprogram - Valg kan en definere hvilke studieprogramvalg som er knyttet til dette opptaksstudieprogrammet.

Opptaksstudieprogram - Valg

I undervindu Opptaksstudieprogram - Fordeling kan en fordele studenter som skal tas opp til ulike instrumenter, steder eller nivåer.

Opptaksstudieprogram - Fordeling

I bildet Opptaksstudieprogram - Kravelement vises de kravelementer som ligger i bildet Kravelement for studieprogram.

Opptaksstudieprogram - Kravelement

En kan registrere kravelement som ikke inngår i kravlisten, men som likevel kan registreres at er bestått, feks. for å generere realfagspoeng.

I bildet Opptaksstudieprogram - Opptakstermin må en definere hvilke terminer som er aktuelle for dette opptaksstudieprogrammet. En kan enten legge inn opptakstermin i dette undervinduet, eller legge inn Opptaksstudieprogram i undervindu Opptaksstudieprogram i bildet Opptak.

Opptaksstudieprogram - Opptakstermin

I undervindu Opptakstermin kan en sette søknadsfrist og dato for publisering av tilbud. Hvis det er oppgitt datoer her vil de overtyre datoer oppgitt i bildet Opptak. Datoene må være tidligere enn fristene på opptaket.

Det er felter for å angi studieprogram, studieretning, studierettsstatus emnekombinasjon, kull og klassefordeling. Informasjonen i disse feltene vil bli brukt når en kjører rutinen FS159.001 for å gjøre søkere til studenter. Det er kun nødvendig å angi emnekombinasjon der studentene skal kobles til en emnekombinasjon innenfor studieprogrammet. I de fleste tilfellene er det nok å angi studieprogram og kull, og eventuelt klassefordeling. Ved oppdatering av Emnekombinasjon blir det kontrollert om emnekombinasjonen kan inngå i emnekombinasjonshierarkiet for gitt kull.

I rapporten FS195.001 Opptaksstudieprogram kan en få oversikt over alle opptaksstudieprogrammene ved egen institusjon. Rapporten viser studiepoeng, antall semestre, budsjett, opptakskode og tilordnet FS-studium, kull, klassekode og emnekombinasjon, for opptaksstudieprogrammet.

 

FS195.001 Opptaksstudieprogram

Spesielt ved høgskolenes lokale opptak skal det i noen tilfeller gis flere tilbud til samme søker, etter bestemte regler. Noen studieprogram kan kombineres, og andre ikke, i hovedsak av hensyn til undervisningstimeplanen i det kommende studieåret.

For å kunne sette sammen tilbudene til søkerne på riktig måte, er det nødvendig å spesifisere i FS hvilke studieprogrammer som ikke kan kombineres med hverandre. Dette kan gjøres i bildet Ekskluderingsgruppe for studieprogram.

Ekskluderingsgruppe for studieprogram

Her oppretter man så mange grupper av opptaksstudieprogrammer det er behov for, og man angir i undervinduet hvilke programmer som ikke skal kombineres med hensyn til tilbud til samme søker.

Eksluderingsgruppene gjelder kun innenfor samme opptak.

Opptaksrutinen som benyttes ved lokal opptak vil ta hensyn til de ekskluderingsgruppene som er definert, og en søker vil bare få høyst ett tilbud blant søknadsalternativer innenfor samme gruppe, selv om reglene ellers tilsier at han/hun kunne få flere tilbud. Denne mekanismen er nærmere forklart i forbindelse med beskrivelsen av opptaksrutinen FS160.001 Opptak senere i kapitlet.

Søkere vil kunne søke til alle opptaksstudieprogram på SøknadsWeb, selv der det er opprettet eksluderingsgrupper. En kan ikke hindre søkere i å søke for en vet ikke hva søkeren får opptak til.

 

I enkelte opptaksstudieprogram vil søkere kunne gjøre visse individuelle valg, eller institusjonen kan gjøre visse valgbegrensinger for enkeltstudenter, etter visse regler.

I musikkutdanninger er det f.eks vanlig at søkere velger seg et bestemt instrument innenfor et musikkstudium. Andre søkere til samme studium kan velge andre instrumenter.

Når søkere med realkompetanse får tilbud om studieplass til et studieprogram som omfatter mange enkeltfag, vil institusjonen ofte begrense studieretten til ett eller noen enkeltfag, ut fra vurderingen av søkerens reelle kompetanse.

Til utdanninger innen landbruk og i helsefag forekommer det at institusjoner tilordner opptatte søkere til bestemte samarbeidsinstitusjoner eller helseinstitusjoner, hvor en del av undervisningen skal foregå.

Ved sivilingeniørutdanning kan enkelte søkere med spesiell kompetanse få anledning til å hoppe over den første delen av studiet, og f.eks starte direkte på 2. eller 3. årstrinn.

Slike individuelle valg- og plasseringsmuligheter innenfor bestemte opptaksstudieprogram må defineres på forhånd i FS.

I bildet Valg (fag/instrument) for opptaksstudieprogram defineres lovlige verdier for fag- og instrumenttilordning for enkelte søknadsalternativer

Valg (fag/instrument) for opptaksstudieprogram

Opptaksstudieprogrammet knyttes her til en kodeverdi for valget.

Denne knyttes i sin tur til etablerte fag-, instrument, emne eller studieretningskoder i bildet Studieprogramvalg.

Studieprogramvalg

Fag - søkeren vil få studieretten begrenset til dette faget ved oppretting som student.

Instrument - søkeren vil bli knyttet til dette instumentet ved oppretting som student.

Studieretning - søkeren vil bli knyttet til denne studieretningen ved oppretting som studentg som student.

Emne - søkeren vil få studieretten begrenset til dette emnet ved opprettin

For å kunne plassere opptatte søkere på bestemte steder eller trinn i studiet må man definere de aktuelle valgmulighetene for hvert studieprogram i et eget bilde, Fordelingskoder for opptaksstudieprogram.

Fordelingskoder for opptaksstudieprogram

Her er det også muligheter for å registrere antall plasser (hoved og vara). Automatiske fordelingsmekanismer er ikke utviklet.

Kodeverdiene som opprettes i disse bildene vil så kunne tilordnes de individuelle søkerne i de to arbeidsbildene Søknad samlebilde og Søknad samlebilde NOM som beskrives senere i dette kapitlet.

Når avslutningsrutinen for opptaket kjøres (FS159.001 Opprette søkere som student) vil valg som er gjort for søkere med hensyn til instrument, emne, studieretning eller fagbegrensing bli oppdatert på den enkelte studenten.

 

Dette avsnittet beskriver hvordan man i FS avgjør om søkerne er kvalifisert for opptak til de enkelte studieprogrammene de søker på.

Et kompetanseregelverk er ett sett av kvalifikasjonskrav og -regler for opptak, og som knyttes til en bestemt gruppe av studieprogrammer.

Ett kompetanseregelverk har tradisjonelt stått i en særstilling, det som spesifiserer kravet til generell studiekompetanse (Gsk). Alle som søker til høyere utdanning (med visse unntak) har måttet tilfredstille dette kravet for å bli tatt opp. Fra og med 2001 har Gsk-kravet blitt mindre allmenngyldig, nå vil søkere med "realkompetanse" også kunne bli tatt opp ved høgskoler og universiteter.

Andre kompetanseregelverk spesifiserer krav og regler ut over det som kreves for generell studiekompetanse. For flere studieprogrammer kreves det f.eks at søkeren har bestått visse realfaglige fordypningsfag, eventuelt med visse minimums-karakterer fra videregående skole.

Et enkelt kompetanseregelverk kan genereres automatisk fra bildet Opptaksstudieprogram. Det beskrives nærmere i slutten av dette avsnittet.

I bildet Kompetanseregelverk kan man vise og/eller oppdatere forekomster av kompetanseregelverk, og tilordne ett eller flere kompetansekrav til disse.

Kompetanseregelverk/Kompetansekrav

Hvis et kompetanseregelverk inneholder flere krav i undervinduet, er disse å forstå som alternativer. Søkeren trenger bare å oppfylle ett av disse for å være kvalifisert for opptak til de studieprogrammene regelverket er knyttet til.

Bildet Kompetansekrav spesifiserer de enkelte krav som inngår i kompetanse-regelverkene.

Kompetansekrav

Feltene i bildet har følgende betydning:

Krever gen.studkomp.	Gsk kreves (dvs kravet GENS må oppfylles)
Spesielle Fagkrav	Spesielle fagkrav fra vdg. skole må oppfylles
Andre spesialkrav	Andre spesielle krav ut over Gsk må oppfylles
Kravbeskrivelse	Kravinnholdet beskrives med tekst
Kompetansekrav - tillegg	Tilleggskrav for søkere med spesiell bakgrunn
Kvalgrunnlag - tillegg	Kvalgrunnlag som utløser tilleggskrav
Dato endring	Oppdateres automatisk ved endring
Kvalgrunnlag (undervinduet)	Angir en relevant type vitnemål eller en type utdanning/praksis

GENS-kravet benyttes når det bare kreves generell studiekompetanse for å bli kjent kvalifisert for et søknadsalternativ. Dette medfører ingen spesielle fagkrav eller andre krav. De andre kompetansekravene vil normalt medføre slike. Kompetansekrav er alltid koblet til ett eller flere kvalifikasjonsgrunnlag i undervinduet. Når et kompetanseregelverk inneholder flere kompetansekrav vil disse som regel være koblet til ulike kvalifikasjonsgrunnlag. Søkerens grunnlag vil da avgjøre hvilke krav han/hun må oppfylle for å bli kjent kvalifisert.

Kvalgrunnlag angir hvilken type av videregående skole, praksis m.v. som søkeren kan legge til grunn for sine søknadsalternativer, inkl. søknaden om generell studiekompetanse.

Ved å dobbeltklikke på feltet "Kvalgrunnlag", vil bildet Kvalifikasjonsgrunnlag åpne seg.

Kvalifikasjonsgrunnlag

Statusfeltene "Gsk" (generell studiekompetanse), "Komreg" (kompetanseregelverk) og "Rangrverk" (rangeringsregelverk) angir på hvilket område de ulike kvalifikasjonsgrunnlag har relevans. Bildene hvor grunnlagene opptrer har innebygde filtre slik at bare de som er relevante vil kunne benyttes.

Feltet "Vei" benyttes for kvalifikasjonsgrunnlag som gir generell studiekompetanse etter vei I, -II eller -III.

I feltet "Forventer skolepoeng" merker man av for om søkere med dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal gis skolepoeng, det vil si poeng av typen "KAR".

I feltet Prior. SO kan man legge inn prioriteringstall for at presentasjonen av de mulige grunnlagene (avkryssingsbokser) i Søknad samlebilde skal ha en hensiktsmessig sortering.

Feltet Prior. GSK brukes av SO for å prioritere mellom flere GSK-konklusjoner.

Statusfeltet "Forbedring tillatt" angir en sammenheng mellom vitnemål og kvalifikasjonsgrunnlag. Søkere som skal rangeres i førstegangskvoter (VOV, VOT) kan ikke ha forbedringer i sitt vitnemål (N i feltet). Søkere som har dette skal gis grunnlagene VES eller VPL (J i feltet), disse vil da ikke kunne konkurrere i førstegangskvotene. Verdien N i "Forbedring tillatt" vil gi en varselmelding i bildet Vitnemålbehandling hvis man forsøker å registrerer nye forbedrede resultater. Meldingen er bare en varsel, og sperrer ikke for å oppdatere slike.

Når det stilles krav i tillegg til GSK for å være kvalifisert for et søknadsalternativ, vil det aktuelle kravet i bildet Kompetansekrav ha verdi i feltene "Spesielle Fagkrav" eller "Andre spesialkrav".

Spesifikasjonen av hva disse tilleggskravene går ut på gjøres i bildene Spesielle krav/Kravalternativ og Kravliste/Kravelement. Disse to bildene benyttes uansett om tilleggskravene er angitt som "Spesielle fagkrav" eller "Andre spesialkrav" i bildet Kompetansekrav.

Bildet Spesielle krav/Kravalternativ åpner seg når man dobbeltklikker i feltet "Spesielle fagkrav".

Spesielle krav/Kravalternativ

Spesielle fagkrav går som regel ut på at søkeren må ha bestått bestemte, eventuelle alternative, fag i videregående skole, eventuelt med en viss minimumskarakter, for å være kvalifisert for det aktuelle studiet.

Kravene formuleres f.eks som at man må ha "R1R2 og FYS1og KJE1".

Krav som i naturlig språk formuleres med ulike ledd og med en blanding av "og" og "eller", reformuleres (normaliseres) i FS. De omskrives til ett eller flere ledd av enkeltfag, slik at fagene innenfor hvert ledd knyttes sammen med "og", og de ulike leddene knyttes sammen med "eller".

De alternative leddene i det normaliserte kravet er forekomster i det nedre vinduet Kravliste. Navnene til hvert ledd er valgt slik at de antyder hvordan leddet skiller seg utfra de andre, det angir ikke hele innholdet.

Innholdet spesifiseres i bildet Kravliste/Kravelement. Dette åpner seg når man dobbeltklikker i feltet "Kravliste".

Kravliste/Kravlisteelement

Forekomstene i kravlisten forbindes altså med "eller" og forekomstene av kravelementer innenfor hver liste med "og" av FS.

Karakterkrav kan både angis på listenivå og på elementnivå. Ifølge KDs regler er krav om minimumskarakterer falt bort for de fleste spesialkrav, med unntak av lærerutdanningene hvor søkerne må ha karakteren 3 eller høyere i norsk og matematikk..

Karakterkravene sammenlignes med karakterverdier som registreres i vinduet Fagprofil i bildet Søknad samlebilde, se avsnitt om dette senere i kapitlet.

Når kravet er på listenivå betyr det at gjennomsnittskarakteren for elementene som inngår må være lik eller bedre enn den angitte verdien.

Når kravet er på elementnivå betyr det at hvert fag må være bestått med lik eller bedre karakter enn den som er angitt.

Alle enkeltkrav som refereres må være definert på forhånd i bildet Kravelement. Dette åpner seg når man dobbeltklikker i feltet "Kravelement" i bildet Kravliste/ Kravelement.

Kravelement

Kravelementer omfatter de spesielle fagkravene som er omtalt ovenfor, pluss en rekke andre elementer.

Statusfeltene i bildet har følgende betydninger:

Status Sperrer Opptak:	Forekomsten sperrer for opptak (benyttes for visse mangelkoder)
Status Fag og Andre:	Spesielle tilleggskrav, Fag /Andre
Status Mangel Gsk:	Mangel ved Gsk-søknad (intern/ekstern (SO)
Status Mangel søknad:	Mangel ved søknaden
Status Kompk:	Mangel i henhold til kompetanseregelverket
Vitnem.relatert:	Kravelementet er knyttet til vitnemål
Spes. Søknad:	Benyttes i "fagprofil" i Spesiell søknad
Dok.status:	Benyttes som verdi på dokumentasjonsstatus
Søkn.status:	Benyttes som verdi på søknadsstatus
Kjernefag:	Kravelementet er et "kjernefag" i vid.skole
Nom:	NOM-kravelement (J sperrer mot endring)
Emnekombinasjon	Gjennom feltet emnekombinasjon kan man knytte regler om emnesammensetning som krav til opptak, spesielt relevant i f.t. masterstudier.
Navn i brev	Navn på brev, feltene brukes av SO.

I de to brevavsnitt-feltene kan man koble kravelementer til bestemte breveiere og brevavsnitt, slik at man kan sende tilpassede mangelbrev til søkere. Disse anvendes i den nåværende løsningen for mangelbrev.

I feltene "Prio (sort - nom)" kan man angi to ulike prioriteringstall.

Det første gjelder hvordan det aktuelle kravelementet skal sorteres i forhold til andre i vinduet Fagprofil i Søknad samlebilde.

Det andre prioriteringstallet gjelder SO's rangering av mangelkoder. Hvis en søknad er tilordnet flere mangler vil den høyest prioriterte av disse (lavest prioriteringstall) blir gjort til "hovedmangel" og kopiert til feltet "Dokstat" (se Søknad samlebilde, øvre del og vinduet Mangel). SO's prioriteringstall for mangelkoder kan ikke overskrives.

Feltet "V-Krav" muliggjør kobling mellom elektroniske vitnemål og "fagprofil". Funksjonen for godkjenning av elektroniske vitnemål oppdaterer fagprofilen i Søknad samlebilde NOM, det vil si utlede fra vitnemålet at spesielle fagkrav er oppfylt.

Feltet "Beregningalgoritme" muliggjør at kravelementforekomster kan utledes fra andre data. Dette er f.eks aktuelt for opptak hvor det er nødvendig med en bestemt studierett.

Feltene Kravelementkat og Kvalgrunnlag brukes i f.m. opptak til allmennlærerutdanning, for å kunne knytte spesielle karakterkrav i norsk og matematikk til grunnlag, for så å beregne hvorvidt de er bestått i Vitnemålsbehandlingsbildet og Vitnemålskalkulatoren.

Som nevnt innledningsvis kan en få generert et enkelt kompetanseregelverk ved å trykke på knappen Generer kompetanseregelverk i bildet Opptaksstudieprogram. Det må ikke stå noen verdi i feltet Kompetanseregelverk. Denne funksjonen oppretter et regelverk med et tilhørende kravelement. Grunnlag knyttet til kompetansekravet opprettes automatisk basert på aktuelle grunnlag i kvotene for dette programmet. En får altså opprettet et kompetanseregel med kompetansekrav og et spesielt fagkrav, med kravliste og kravelement. Kompetansekravet blir opprettet for de grunnlagene som er oppgitt på kvoten eller kvotetypen. Kravelementet identifiseres ved opptaksprogrammets studietypenr + noen tegn. Hvis det ikke er oppgitt grunnlag på kvoten hentes grunnlagene fra kvotetypen.

Saksbehandler trenger kun å velge aktuelt grunnlag og krysse av for bestått i fagprofil for søkeren. De som skal tilrettelegge et opptak trenger kun å bestille et kompetansekrav for hvert opptaksstudieprogram og angi f.eks. om det skal ha GSK-krav eller ikke.

 

Søkere rangeres på forskjellig vis alt etter hvilke studieprogrammer de søker til.

Rangering skjer alltid ved poeng. (Ved poenglikhet kan andre kriterier avgjøre rekkefølgen). For de fleste studieprogrammer gis det skolepoeng for gjennomsnittskarakterer fra videregående skole og for fordypningsfag. For mange studieprogrammer gis det ulike typer tilleggspoeng etter bestemte regler, f.eks for alder, for høyere utdanning, for fullført militærtjeneste, for bestemte typer praksis mv. Regional tilhørighet kan i noen tilfelle gi tilleggspoeng, men oftere plasseres slike søkergrupper i egne kvoter.

Søkere til ulike studieprogrammer kan rangeres på samme måte. Felles rangeringsregler for en gruppe studieprogrammer utgjør et rangeringsregelverk. Ved at flere studieprogrammer deler på rangeringsregelverk blir vedlikeholdet av regelverkene enklere, og den maskinelle behandlingen av søkere med mange studieønsker blir mer rasjonell.

I bildet Rangeringsregelverk registreres og vises kode og navn på de ulike rangeringsregelverkene det er aktuelt å benytte.

Rangeringsregelverk

Kobling til søknadsalternativene skjer ved at koden oppdateres på alternativet i bildet Opptaksstudieprogram/Kvote.

Rangeringsregelverk kan tilordnes en verdi i feltet "Rangeringslikhetstype". Denne angir at søkere som står likt med hensyn til poeng skal rangeres innbyrdes på en bestemt måte. Verdiene forutsettes definert på forhånd i kodebildet Rangerinslikhetstype, som åpnes når man dobbelklikker i feltet med samme navn.

Rangerinslikhetstype

Som det framgår av kodene og navnene kan rangering for dem som står likt med hensyn til konkurransepoeng skje i henhold til loddnr, alder (synkende) eller ved at tallet på tilbud automatisk økes opp/ned til neste poengtrinn (ALL), slik at enten alle eller ingen av dem med lik poengsum får tilbud.

Innholdet i rangeringsregelverkene bygges opp av elementære "Atomiske" poengklasser og -varianter (poengtyper) og ulike rangeringsgrunnlag.

De enkleste poeng-byggesteinene defineres i bildet Atomiskpoengklasse.

Atomiskpoengklasse

Tallet på poengklasser er forholdsvis lavt i forhold til tallet på varianter og tildelingsregler.

Maksimums- og minimumsgrensene kan angis for hver forekomst. Disse vil da gjelde for alle opptaksstudieprogrammer, kvoter og poengtyper som benytter den aktuelle poengklassen.

I praksis vil maks- og min-grenser oftere bli knyttet til poengtyper og delsummer.

Feltet "V-kravkode" muliggjør kobling mellom elektroniske vitnemål og bestemte poengklasser, slik at rutinen som bearbeider vitnemål kan utlede f.eks karakterpoeng og realfagpoeng ut fra enkeltkarakterer og -karaktersnitt.

Ulike læresteder kan benytte samme poengklasse, f.eks KAR, FDY, ALD, HØY osv. Poengverdier, maksimumsgrenser, tildelingsregler mv. for en poengklasse kan imidlertid variere fra ett lærested/studieprogram til et annet. For å skille mellom disse har man bl.a. innført begrepet Atomisk poengtype, hvor poengklassene splittes opp i poengvarianter.

Disse registreres og vises i bildet Atomiskpoengtype.

Atomiskpoengtype

Tallet på poengvarianter er forholdsvis høyt, sammenlignet med tallet på atomiske poengklasser. Dette skyldes at de fleste enheter har lokale regler for poengbruk. Variant-verdiene er valgt slik at det antydes hvilket lærested eller studieprogram de benyttes ved.

Minimums- og maksimumsgrenser, antall sifre og desimaler kan spesifiseres for hver poengtype. For noen poengtyper, f.eks fordypningspoeng, er det også aktuelt å angi alle lovlige verdier. Dette kan gjøres i bildets nedre vindu.

I feltet "Sorteringsrekkefølge" kan man legge inn en tallverdi for å styre sorteringen av poengrader i bildevinduer hvor poengdata skal registreres/vises (se Søknad samlebilde, vinduet Poeng). Sorteringstallet 1 betyr at denne poengtypen plasseres i øverste rad, sorteringstallet 2 gir plassering etter 1 osv. Ved like sorteringstall sorteres radene etter poengvariant osv.

Til noen av poengtypene er det laget algoritmer som kan generere poengverdiene maskinelt. Dette gjelder for alderspoeng og kjønnspoeng (ALD og KJØ) som utledes direkte av søkerens fnr. Det gjelder også for poeng for høyere utdanning (HØY), som utledes fra studiepoeng for slik utdanning som blir registrert for søkerne, og for realfagspoeng (REA) som utledes av søkerens fordypninger i realfag.

Poengtypene kobles mot sine respektive algoritmer i feltet "Aut.poeng algoritme" til høyre i bildet.

Oversikt over algoritmene får man ved å dobbeltklikke i feltet, slik at kodebildet Poengalgoritme åpner seg.

Bildet viser kode og navn på hver algoritme, pluss en tekstlig beskrivelse.

Poengalgoritme

Det er altså ikke selve algoritmene som lagres her, bare tabellforekomster som representerer og beskriver dem. Klusser man med beskrivelsen kan denne bli misvisende, men det får ellers ingen effekt. Utførlig dokumentasjon med programkode for disse algoritmene vil vanligvis bli distribuert separat, i forkant av starten på NOM-opptaket.

For å rangere søkerne må poengverdiene summeres. Det er aktuelt å rangere både etter skolepoeng (karakterpoeng, fordypningspoeng, realfagspoeng og eventuelle bonuspoeng) og etter sum konkurransepoeng (skolepoeng, tilleggspoeng).

Tilleggspoeng omfatter alle andre poengtyper enn de som inngår i skolepoeng, det vil si alderspoeng, poeng for høyere utdanning, militærtjeneste, praksis osv.

For å kunne foreta ulike typer summering av poeng har man innført aggregerte poengklasser, dvs delsummer av ulike typer.

Disse registreres og vises i bildet Aggpoengklasse.

Aggpoengklasse

Delsum-klassene brukes i summeringsalgoritmer mv. (beskrives i neste avsnitt om kvoter).

Innenfor et rangeringsregelverk kan søkere konkurrere med ulike rangeringsgrunnlag. For hvert av disse grunnlagene er ett sett av atomiske poengtyper relevante, og kan oppdateres med poengverdier.

Rangeringsgrunnlag spesifiseres i bildet Kvalifikasjonsgrunnlag, som ble omtalt i forrige avsnitt. Rangerings- og kvalifikasjonsgrunnlag er varianter innenfor samme tabell, hvor man ved hjelp av statusfelter angir om forekomsten hører til i bl.a. kompetanseregelverk og/eller i rangeringsregelverk.

Bildet Poengekvivalens sammenfatter hvilke kombinasjoner av rangeringsregelverk, rangeringsgrunnlag og atomiske poengtyper som er lovlige.

Poengekvivalens

Det er svært viktig at innholdet i denne sentrale tabellen er fullstendig og riktig. Når studieønsker (søknadsalternativ) og rangeringsgrunnlag er gitt for en søker bestemmer denne tabellen hvilke poengtyper som kan være aktuelle for søkeren. Bare aktuelle typer vil tas med i søkernes poengsummer.

Så langt er det ingen direkte kobling mellom tilordning av poengtyper og kompetansekrav, sammenhengen er indirekte via kvalifikasjonsgrunnlaget. For at man ikke skal få problemer med bruk av samme poengsum i flere kvoter har man laget en koblingsmekanisme slik at FS bare benytter de karakterpoengtypene som svarer til det kompetansekravet/de spesielle fagkrav som søkeren oppfyller, for det aktuelle søknadsalternativet. En søker med VOV- og VPL-grunnlag vil dermed få benytte poeng fra originalvitnemålet bare for søknadsalternativer hvor dette innfrir kompetansekravet, og karakterpoeng fra VPL-beregningen bare for de søknadsalternativene hvor denne innfrir kravet..

Koblingmekanismen krever en ny tabell som spesifiserer sammenhengen mellom kompetansekrav/spesielle fagkrav og karakterpoengvarianten for de ulike kvalifikasjonsgrunnlagene.

Denne oppdateres i bildet Poengvariantkrav.

Poengvariantkrav

Dataene for NOM-opptaket vil her bli levert av SO.

 

I bildet Opptaksstudieprogram/Kvote i forrige avsnitt ble det vist et eksempel på kvoter under et studieprogram.

Alle opptaksstudieprogrammer tilordnes en eller flere kvoter i FS, og alle søkere som konkurrerer om studieplass konkurrerer innenfor kvoter.

En eller to generelle kvoter er mest vanlig. Noen studieprogrammer har en rekke kvoter for søkere med bestemte kvalifikasjonsgrunnlag, kombinert med regional tilhørighet, kjønn o.l.

De ulike kvotetypene registreres og vises fram i bildet Kvotetype.

Kvotetype

Kvotetypene identifiseres ved koder for kvotetilhørighet og kvoterang. Verdien av kvotetilhørighet sier noe om hvilke institusjoner eller studieprogrammer som benytter den aktuelle kvotetypen, og kvoterang-verdien sier noe om hvilken rangeringsmåte som blir brukt for søkerne i denne kvoten.

Kvotetypene tilordnes en default kvotesumgruppe. Dette er en summeringsformel (algoritme) hvor det spesifiseres at poengverdier av ulike typer skal summeres for søkere i denne kvoten (beskrives senere i dette avsnittet). Kvotetypene tilordnes også ett eller flere kvalifikasjonsgrunnlag som default, i feltet "Kvalgrunnlag" i det nedre vinduet i bildet.

For noen kvalifikasjonsgrunnlag/kvotetyper kan man angi at de bare gjelder for søkere over eller under en viss aldersgrense (feltene "Aldersgrense default" og "Operator"). Da vil grunnlagene bare kunne knyttes til søkere i den aktuelle aldersgruppen

For kvoter hvor søkerne ikke skal poengberegnes, bruker en for NOM-opptak SPEV, mens for lokal opptak bør en bruke noe annet for eksempel SPEL. En kan for lokale opptak opprette en SPEL-kvote og dersom alle som er kvalifisert skal få tilbud trenger en kun denne kvoten.

Kvalifikasjonsgrunnlag kan også spesifiseres for den enkelte kvoten, det vil si for kvotetypen kombinert med et bestemt søknadsalternativ. Dette er bare nødvendig hvis det aktuelle søknadsalternativet åpner for andre kvalifikasjonsgrunnlag enn det som er spesifisert for kvotetypen som sådan. Hvis kvoten åpner for andre grunnlag, må alle aktuelle grunnlag spesifiseres for kvoten, ikke bare "tillegget" (se omtale for bildet Kvote/Kvoterunde nedenfor).

En søker blir plassert i bestemte kvoter avhengig av hvilke(t) kvalifikasjonsgrunnlag vedkommende har. Det er via kvalifikasjonsgrunnlaget for kvotetypen eller eventuelt for kvoten at søkeren blir plassert i bestemte kvoter.

Kvoterangverdiene defineres separat i kodebildet Kvoterangering.

Kvoterangering

I feltet "Stigende er bedre" angir statusen J eller N om søkerne i kvoten skal ordnes i synkende (J) eller i stigende (N) rekkefølge når tilbudene om studieplass skal fordeles.

For noen studieprogrammer og kvoter kan søkere plasseres i kvotene automatisk, f.eks plasseres alle søkere til HF- og SV-fakultetene ved UiO automatisk i to generelle kvoter hvor rangeringen skjer henholdsvis etter sum konkurransepoeng og etter sum skolepoeng.

For andre studieprogrammer og kvoter må plasseringen avgjøres på grunn av individuell informasjon, f.eks. om søkernes regionale tilhørighet, kjønn ol.

Individuell informasjon, f.eks om søkerens kjønn, kan utledes av fnr. Dermed vil søkerne kunne plasseres i kvoter for kjønn via en automatisk rutine.

Registrering av kvoterelevant informasjon som ikke kan utledes automatisk for søkerne, skal skje på standardisert måte i Søknad Samlebilde, vinduet Kvotespørsmål, som forklart i et senere avsnitt.

Kodeverdiene som benyttes til slik registrering defineres i bildet Kvotetilhørighet/Kvotespørsmål.

Kvotetilhørighet/Kvotespørsmål

I statusfeltet "Ord.tilh" betyr J at kvoter med disse tilhørighetene er ordinære kvoter, det vil si at alle søkere deltar i disse. I NOM-opptaket for 2002-HØST er ORD og ORDP slike kvoter (jf. SO's kravspesifikasjon, felt QH6).

Kvotespørsmålverdiene må defineres på forhånd i bildet Kvotespørsmål.

Kvotespørsmål

Visse kvoteplasseringer vil kunne gjøres maskinelt, f.eks. å plassere søkere under 21 år i ungdomskvoter.

I feltet "Aut.algoritme" kan man referere en algoritme som utfører dette, når feltet "Aut.beregning" er satt til J. Man kan også forklare hva algoritmen gjør i feltet "Algoritme".

Formuleringen i feltet "Spørsmål" gjengis i vinduet Kvotesp i Søknad samlebilde, her skal det gis et "Kvotesvar" med J eller N.

Opptaksprosessen kan foregå i flere runder, f.eks hovedopptak, varaopptak, sluttrunde osv. Kvotene som benyttes er ikke nødvendigvis de samme i alle runder.

Hvilke kvoter som kan benyttes i hvilke opptaksrunder, og hvilke kvalifikasjonsgrunnlag kvotene ev bygger på, spesifiseres i bildet Kvote/Kvoterunde.

Kvote/Kvoterunde

Kvotene identifiserer ved kombinasjonen av søknadsalternativ og kvotetype (dvs institusjonsnr, studietype, kvotetilhørighet og kvoterangering).

Standard prinsipper for rangering ved poenglikhet kan knyttes til kvoten, i feltet Rangeringslikhetstype. Dette vil vanligvis være spesifisert for rangeringsregelverket som helhet, for kvoten benyttes dette bare hvis et avvikende prinsipp skal gjelde for denne.

Feltene Kvotetilh.- og Kvoterang plassflyt brukes til å angi en alternativ kvote som søkere kan plasseres i hvis/når en bestemt kvote er oppfylt og det ennå er ledige plasser i andre kvoter på det samme søknadsalternativet.

I feltet "Default(spørsmål og -svar)" kan Kvotespørsmål og svar knyttes direkte til kvotene.

Vanligvis vil kvotespørsmål være knyttet til første ledd i kvotetypen (Kvotetilhørighet), slik at de gjenbrukes for alle kvoter under denne. Feltene benyttes bare unntaksvis, hvis en enkelt kvote trenger et eget kvotespørsmål.

Verdien i feltet "Rekkefølgenr" rangerer kvoter innenfor et søknadsalternativ med hensyn til tildeling av tilbud. Hvis en søker når opp til å få tilbud i flere av kvotene benyttes den med lavest rekkefølgenr, hvis rekkefølgenr. For kvotene som er like velges en tilfeldig.

Statusfeltet "Stigende er bedre" styrer rangeringsrekkefølgen i den aktuelle kvoten. Et tilsvarende felt finnes for andre ledd i kvotetypen (Kvoterang), slik at alle kvoter under dette rangeres på samme måte. Feltet her brukes bare hvis en kvote unntaksvis må rangeres på en avvikende måte.

Statusfeltet "Usynlig poeng i brev" benyttes for å angi at poengverdier knyttet til kvoten ikke skal gjengis i brev til søkerne.

I rammen "Kvotesumgrupper" kan man referere opp til 3 summeringsformler. (Innholdet i slike formler beskrives nedenfor).

Rangeringen innenfor kvoten styres i hovedsak av den primære poengsummen, ved poenglikhet kan man la en sekundær poengsum (hvor det kan inngå andre poengtyper) avgjøre rangeringen. Hvis det ennå er poenglikhet kan man la en tredje (tertiær) poengsum avgjøre.

Rangeringsprinsippene (ALL, LOD, ALD) trer i kraft bare hvis det er poenglikhet etter at alle aktuelle relevante poengsummeringer (primære, sekundære....) er tatt hensyn til.

For hver kvote spesifiserer man i undervinduet hvilke opptaksrunder denne skal ha. For hver runde registrerer man hvor mange tilbud som ønskes gitt, hvor mange maksimalt skal gis (i tilfelle grensene må forskyves pga av at alle med lik poengsum skal få eller ikke få tilbud (rangeringslikhet ALL) og hvor mange man maksimalt skal plassere på venteliste.

For NOM-opptak kan disse verdiene gis direkte til SO via deres web-sider, og da er det ikke nødvendig å oppdatere disse i FS. For lokale opptak må antall tilbud som skal gis mv. registreres her.

Sletting av kvoterunder før ny opptaksesong

Opptaksrundene/kvoterundene kan ikke gjenbrukes fra år til år. De må slettes og nye må genereres /registreres. 

FS160.005 Sletting av kvoterunde Rutine som sletter kvoterunder for et opptak. Kan kjøres for en bestemt opptaksrunde

 

Etter at opptaket er kjørt, eventuelt et samordnet opptak av flere søknadsalternativer (for NOM kjøres opptaket av SO) kan man også få oppdatert hvor mange tilbud som ble gitt i en bestemt opptaksrunde, hvor mange som ble stående på venteliste (alle kvalifiserte som ikke nådde opp i konkurransen), og hva poeng-grensen ble i kvoten den aktuelle runden. Disse verdiene kan skrives direkte inn i bildet, ev mottas pr import fra SO. Opptaksrutinen for lokale opptak, FS160.001 Opptak , vil oppdatere verdier her. Fjorårets poenggrense kan også legges inn, eventuelt overføres fra forrige opptak, for sammenligning.

Søkere plasseres som tidligere nevnt i kvoter i henhold til sine kvalifikasjonsgrunnlag. Koblingen mellom kvalifikasjonsgrunnlag og kvote kan spesifiseres i feltene "Kvalgrunnlag" i vinduet nederst til høyre i bildet. Dette må gjøres bare hvis kvalifikasjonsgrunnlagene for et bestemt studieprogram avviker fra det som er angitt for kvotetypen som sådan (jf omtale foran i forbindelse med bildet Kvotetype). Hvis et slik avvik foreligger, må alle aktuelle kvalifikasjonsgrunnlag for kvoten angis her, ikke bare de som kommer i tillegg til de som er tilordnet kvotetypen. Bildet supplerer altså ikke, men erstatter grunnlag i forhold til de som er knyttet til kvotetypen.

For noen kvalifikasjonsgrunnlag/kvoter kan man angi at de bare gjelder for søkere over eller under en viss aldersgrense, i feltene "Aldersgrense default" og "Operator". Da vil grunnlagene bare kunne knyttes til søkere i den aktuelle aldersgruppen. (Samme mulighet finnes for Kvotetyper).

Søkere til opptaksstudieprogram plasseres alltid i en eller flere kvoter, og for alle kvoter kan man tilordne en "kvotesumgruppe", det vil si en formel eller algoritme for å summere poeng. (For noen kvoter knyttet til noen kvalifikasjonsgrunnlag skal det ikke være poengrangering og da er summeringsformler også uaktuelle).

Kvotesumgrupper kan knyttes til en kvotetype (mange kvoter under ett) eller til en enkelt kvote. Tilordning for en enkelt kvote benyttes når en annen formel skal benyttes for denne enn den som benyttes for de andre kvotene under samme kvotetype, eller når man vil spesifisere sekundære og tertiære formler for kvoter. (For kvotetypen kan bare en (primær) summeringsformel tilordnes).

Kvotesumgruppen er identifikatoren for en kjede som spesifiserer hvilke poengtyper og summeringsregler som skal gjelde for en bestemt kvotesøknad. Når en søker har flere søknadsalternativer kan han/hun ha fått poengverdier som bare er aktuelle for noen kvoter, men uaktuelle for andre.

Kjedens første ledd består i at kvotesummeringsgruppen kobles til en eller flere aggregerte poengklasser (delsummer), og for disse angis det eventuelt en maksverdi. (Delsummenes indre struktur spesifiseres i et senere ledd i kjeden).

Disse "maxformlene" defineres i bildet Kvotesumgruppe/Maxformel.

Kvotesumgruppe/Maxformel

Neste ledd er at det til hver "maxformel" knyttes en eller flere sumalgoritmer, identifisert ved maxformelkoden og et algoritmenr. For hver algoritme angis det eventuelt også en maksimumsverdi. Dette leddet åpner for at hver delsum (aggpoeng-klasse) kan beregnes på flere måter, og dermed kan søkeren få benytte den måten som gir best uttelling.

(Summeringsalgoritmenes indre struktur spesifiseres i et senere ledd).

Summeringsalgoritmene defineres i bildet Maxformel/Sumalgoritme.

Maxformel/Sumalgoritme

Siste ledd i kjeden er å spesifisere summeringen med hensyn til innholdet av delsummer og poengtyper, for hver summeringsalgoritme. Dette gjøres i bildet Sumalgoritme.

Sumalgoritme - aggpoengklasse

Sumalgoritme - atomiskpoengklasse

Sum konkurransepoeng skal vanligvis beregnes som en sum av to eller eventuelle flere delsummer, f.eks sum skolepoeng og sum tilleggspoeng. Sum skolepoeng skal vanligvis beregnes som en sum av karakterpoeng, eventuelle fordypningspoeng, eventuelle poeng for realfaglig fordypning og eventuelle bonuspoeng. Sum tilleggspoeng skal vanligvis beregnes som en sum av poeng for høyere utdanning, alder, praksis, militærtjeneste osv.

Ved UiT og ved NTNU ble det tidligere også gitt poeng for realfaglig fordypning til søkere som oppnådde gode karakterer i disse. Slike poeng ble betegnet VMT og regnet inn blant tilleggspoengene, i motsetning til de ordinære realfagpoengene REA som inngår i sum skolepoeng.

Når det for en kvotesøknad under et opptaksstudieprogram er spesifisert at kvotesumgruppen KPMAX skal benyttes, vil beregningsrutinen først slå opp i denne og finne at aggpoengklassen KON er totalsummen og SKO og TIL er delsummer som skal inngå i KON. (Dette følger av at KON refererer til de to andre i undervinduet Aggpoenklasse, mens KON selv ikke refereres av noen av de andre).

Rutinen slår så opp i neste rad KPMAX SKO og finner at den skal summere poengverdiene for de atomiske poengtypene KAR og VMT og lagre dette som sum skolepoeng. Deretter slår den opp i tredje rad KPMAX TIL og finner at den skal summere poeng av typen HØY, ALD, MIL, PRA osv, og lagre dette som sum tilleggspoeng. Sum konkurransepoeng blir så beregnet som sum skolepoeng pluss sum tilleggspoeng, i henhold til algoritmens første rad.

Når det for en kvotesøknad innenfor et opptaksstudieprogram er spesifisert at kvotesumgruppen SPMAX skal benyttes, vil beregningsrutinen slå opp i denne og finne at totalsummen også her er aggpoengklassen KON. Under denne vil den finne delsummen/aggpoengklassen SKO innenfor samme kvotesumgruppe.

I neste rad SPMAX SKO finner rutinen at den skal summere poengverdiene til de atomiske poengklassene KAR REA og eventuelt VMT, og lagre disse som sum skolepoeng. Siden denne er eneste delsum, blir den også algoritmens samlede resultat.

Man kan ikke knytte de atomiske poengtypene direkte til totalsum-leddet (KON), bare til delsum-leddene (SKO, TIL osv.) Programmet forutsetter at totalsummen beregnes indirekte via minst en delsum. Hva som er totalsum og hva som er delsummer utledes av måten delsummene refererer til hverandre på.

I bildet Sumalgoritme må altså forekomstene spesifiseres slik at en og bare en delsum refererer til andre delsummer, men ikke selv bli referert.

Hvis det til en maxformel/delsum er knyttet flere sumalgoritmer vil rutinen beregne resultatet for hver av disse og benytte poengverdien som er høyest i den videre summeringen.

I 2009 er dette blitt aktualisert ved regelen om at det skal gis 2 tilleggspoeng for enten folkehøgskole eller militærtjeneste eller eventuelt også for 1 års høyere utdanning, men summen av disse skal ikke overstige 2 poeng.

Rutinen vil alltid sørge for at summer og delsummer ikke overstiger de maksimumsgrensene som er angitt for maxformelen som helhet, for de enkelte algoritmene og for de enkelte poengtypene innenfor algoritmene.

I poengklasse- og poengtypetabellen kan det også være satt maksimumsverdier for de enkelte poengverdiene, uansett hvilke algoritmer de inngår i. Summen av lovlige poengverdier kan i noen tilfelle bli større enn algoritmenes og maxformlenes grenseverdier. Det er da disse grenseverdiene trer i kraft.

Rangeringsregelverkenes restriksjoner vil sørge for at søkerne ikke får andre poengtyper enn de som skal gis for de aktuelle søknadsalternativene og kvotesøknadene. Summeringsalgoritmen vil selvsagt bare summere disse aktuelle poengtypeverdiene innenfor algoritmens ramme.

Merk at summeringsalgoritmen opererer bare på nivå av atomiske poengklasser, uten å spesifisere variantene (atomiske poengtyper). Ulike institusjoner kan f.eks benytte sine egne lokale varianter av tilleggspoeng. Det er summen av poengklassene ALD, HØY, PRA osv. som beregnes, uansett hvilke varianter som er benyttet for de ulike søkere og søknadsalternativer.

I feltet "Med i brev" kan man spesifisere at den aktuelle poengverdien skal gjengis i svarbrev til søkerne. Sum poeng forutsettes alltid gjengitt, man kan altså velge om man også vil gjengi delsummene og eventuelt også verdiene for de enkelte poengtypene.

Det er laget en kontrollrapport over kvoter og kvoterunder. Rapporten heter FS191.002 Kvoter med lovlige kvalgrunnlag og kvoterunder

FS191.002 Kvoter med lovlige kvalgrunnlag og kvoterunder

 

I avsnittene foran er kvalifikasjonsgrunnlag omtalt i flere sammenhenger. Dette er en "nøkkelvariabel" i opptaksmodellen i FS, og knyttes til kvotesøknader, til kvotetypene uavhengig av søknad, til kompetansekrav og til lovlige poengtyper. Når en søkers kvalifikasjonsgrunnlag er gitt er det også gitt hvilke kvotesøknader som opprettes under de studieønsker vedkommende har, hvilke kompetansekrav og eventuelle spesielle opptakskrav søkeren må oppfylle, og hvilke poengtyper søkeren kan bli tildelt.

Det er svært viktig at det er konsistens mellom tabellene som kobler kvalifikasjonsgrunnlag til kvoter og kvotetyper, kompetansekrav og til poengtyper. Hvis det f.eks. er aktuelt å benytte kvalifikasjonsgrunnlag som VOV, VOT, VES, VPL til å differensiere mellom ulike typer vitnemål fra videregående skole, så må kvotene og/eller kvotetypene for dette studieprogrammet være tilordnet de samme kodeverdiene, kompetansekravet må være knyttet til disse og poengekvivalenstabellen må inneholde rader med disse verdiene for alle poengtyper som er aktuelle.

Hvis f.eks en av disse kvalgunnlagverdiene mangler i en av disse tabellene, ville en søker med dette kvalgrunnlaget f.eks ikke få opprettet riktig kvotesøknad, vedkommende kunne bli stående ukvalifisert eller ikke få oppdatert riktige poengverdier.

For å få oversikt over sammenhengen i de ulike kvalifikasjonsgrunnlags-tilordningene er det laget en egen rapport, FS191.001 Kvalifikasjonsgrunnlag, relatert til opptaksstudieprogram .

FS191.001 Kvalifikasjonsgrunnlag, relatert til opptaksstudieprogram

Rapporten bestilles ved at man oppgir et institusjonnr, eventuelt "ALLE" for alle institusjoner.

Den grupperer kvalifikasjonsgrunnlagene etter studieprogram, og skriver ut en rad for hver kvote under det aktuelle studieprogrammet. Først oppgis kvotesummeringsgruppen for den aktuelle kvoten, og deretter presenteres kvalifikasjonsgrunnlagene som er tilordnet i 4 kolonner for henholdsvis kvoten, kvotetypen, kompetanseregelverket (kompetansekravet) og rangerings-regelverket (poengekvivalenstabellen).

Når tabellen gjennomgås må man være oppmerksom på at når kvalifikasjonsgrunnlag er tilordnet kvoten overstyrer det de grunnlag som ev også er tilordnet kvotetypen. Den er bare når ingen grunnlag er knyttet til kvoten at de som er koblet til kvotetypen benyttes. Det er bare når et studieprogram benytter et avvikende sett av kvalifikasjonsgrunnlag i forhold til kvotetypen at tilordning til kvoten er nødvendig.

 

Ved nye opptak er det vanlig at søkere som har søkt til institusjonen tidligere, og som da ikke fikk, eller ikke takket ja til tilbud om studieplass, søker på ny. Gamle data om tidligere søknader må da kontrolleres og oppdateres på ny, man kan selvsagt ikke ta for gitt at kvalifikasjonsgrunnlag, poengverdier osv. skal være de samme som før.

I FS er det innført en "Søknadshistorikk" med egne lagringstabeller slik at alle person- og regelverkdata fra tidligere opptak kan "ryddes vekk" fra de ordinære tabellene og skjermbildene. Brukerne får da "blanke ark" å arbeide med i det nye opptaket.

Visse rapporter, som for eksempel søkerlistene FS.101.001 og FS.101.003 kan hente data fra søknadshistorikken og man vil for spesielle formål kunne sammenligne disse med de nye data etter behov.

Disse tabellene er rene kopier av de tilsvarende tabellene som benyttes for aktive data under opptaket, bortsett fra at år-termin er lagt til alle tabeller. Dette gjør det mulig å fylle på nye historikkdata år etter år, slik at man f.eks alltid kan finne fram til data for en bestemt søker i et gitt opptak, uansett hvor mange ganger vedkommende ellers har søkt.

Historikkdelen bør oppdateres før registrering eller innlasting av nye søknadsdata, og etter at de siste oppdateringene for det gamle opptaket er gjort. Overføringen av data til historikkdelen skjer ved hjelp av rutinen FS180.001 Overføring til søknadshistorikk .

Det er satt sperre for når denne jobben kan kjøres: 

• For emner med termin HØST kan opptaket først overføres til historikk 1. oktober samme år.
• For emner med termin VÅR kan opptaket først overføres til historikk 15. mars samme år.

FS180.001 Overføring til søknadshistorikk

Historikkoverføring: Rutinen bestilles for et bestemt opptak under ett ved at man oppgir opptakskode, år og termin.

Overfør dokumentarkiv tilbud: Overføre dokumentarkiv tilbud: Med denne vil dokumenter nedlastet fra SO overføres til dokumentarkivet for fremtidig lagring. Gjelder alle søkere med tilbudstatus J eller S. Koblingen til opptaket vil tas vare på i historikk-basen.

Slette søknadsopplysninger: Brukeren kan velge om gamle data skal slettes eller ikke. Normalt bør gamle data slettes fra de ordinære tabellene og bildene, dette er noe av hensikten med en slik historikkdel. Men det kan i spesielle situasjoner være praktisk å utsette slettingen, hvis man f.eks vet at det ennå skal foretas visse oppdateringer av de gamle dataene.

Man kan også velge å beholde de gamle dataene i de ordinære tabellene og bare kopiere disse til historikkdelen (ikke kryss av for sletting). Når en tidligere søker søker på ny kan man bare foreta de endringene og oppdateringer av kvalifikasjonsgrunnlag, fagprofil, poeng osv. som er nødvendig. Det er opp til den enkelte enhet å vurdere om risikoen for feilaktig å beholde gamle verdier er så lav at det oppveies av fordelen med å slippe å registrere disse på ny.

Studieprogramvalg overføres til historikk før sletting.

Ugyldiggjør fagprofildata: Rutinen har et eget valg for å "ugyldiggjøre" fagprofildata. Når dette markeres setter rutinen statusen N i feltet "Gyldig" på alle forekomster. Å ugyldiggjøre fagprofildata er et alternativ til å slette disse. Hvis søkeren søker på ny og ikke har endret sin fagprofil er det lettere å gjøre denne gyldig igjen enn å taste inn alle verdiene på nytt (Se bildet Søknad samlebilde, vinduet Fagprofil). Ugyldiggjøring kan gjøres uavhengig av om historikk-overføring er utført. Dvs den leser søknader både fra ordinære fs-tabeller og fra historikk-tabeller

Slette NOM-regeldata: Rutinen har også et valg for å slette NOM-regelverk-data. Dette medfører at alle tabellrader med Status NOM = J slettes i alle tabeller som hører til kompetanseregelverk, rangeringsregelverk, kvotedefinisjoner, summeringformler osv

Det anbefales at man også sletter disse foran et nytt NOM-opptak. Første import fra SO vil oppdatere disse tabellene på ny, og overskrive eventuelt gamle tabellrader med samme identifikator.

Hvis de nye regelverkene består av færre eller andre tabellrader og man ikke har foretatt sletting, vil deler av gamle NOM-regelverk bli liggende igjen, noe som kan føre til feil.

Rutinen kan også brukes til å slette import og eksportfiler i forhold til NOM-opptaket.

Rutinen skriver ut hvor mange forekomster som ble overført og eventuelt slettet i hver enkelt tabell, og eventuelt en merknadstekst til forklaring.

SOKERDOKUMENT og BEHANDLINGSDOKUMENT:

• Slettingen av de to nevnte tabellene skal kun gjøres for NOM. Rutinen tar ellers ikke med disse.
• Sletting av dokumenter for lokale opptak gjelder selve referansen til dokumentet, ikke selve dokumentet.

Når persondata overføres til historikken er det visse forekomster som uansett ikke rammes av valget om sletting. Dette gjelder følgende tabeller:

PERSON	Gsk-konklusjoner overføres, person slettes ikke
SPESIELL SØKNAD	Overføres, men slettes ikke
GENSTUDKOMPMANGEL	Overføres, men slettes ikke
SOKNADGENSTUDKOMP	Overføres, men slettes ikke

Visse tabeller slettes bare hvis søkeren ikke har søknader til et annet opptak hvor disse forekomstene benyttes. Dette gjelder følgende tabeller:

• KVOTESVAR

• PERSONKOMPETANSEKRAV

• KOMPREGELVERKMANGEL

• PERSONKOMPREGELVERK

• PERSONKVALGRUNNLAG

• PERSONPOENG

Hvis søkeren ikke har bundet opp disse forekomstene til søknader i et annet opptak, slettes også disse.

En kan få sett søknadene som er overført til historikk i Søknad samlebilde Historikk

Søknad samlebilde Historikk

.

 

Studenter kan søke til lokale opptak på web. Opptaket må være definert og satt opp slik det er beskrevet i brukerhåndboken for søknadsweb. Studentene kan søke på weben og søke på ulike alternativer i prioritert rekkefølge.

For at studentene skal kunne finne fram blant alle opptakene må en definere et søketre i bildet Søketre. En bygger opp søketreet gjennom å oppgi koder og sekvensnr. Det henvises for øvrig til brukerhåndbokens kapittel 21, Søknadsweb.

Søketre - søketrenoder

Søketreet knyttes til aktuelle opptakstyper i undervinduet Opptakstype

Søketre - opptakstype

Det er laget en rapport for å kunne skrive ut søketreet: FS196.001 Søketre - opptak

FS196.001 Søketre - opptak

Søker som søker til Samordna opptak kan svare på spørsmål om de kommer til å ettersende ulike typer dokumenter. Svar på disse spørsmålene vises i Søknad samlebilde NOM - Søkerspm.

Søknad samlebilde NOM - Søkerspm.

Saksbehandlingen i NOM-opptak begynte tidligere med å registrere opplysninger fra følgeskjemaet. Fra om med opptaket NOM 2016 høst, har

Aller først vil man kanskje som en egen operasjon registrere at følgeskjemaet er mottatt. Dette er viktig for å få avklart at man har mottatt søknadspapirer fra alle overførte søknader, eventuelt hvilke søknader man mangler papirer for.

Mottatte følgeskjemaene kan registreres inn i et spesiallaget skjermbilde, Mottak av følgeskjema.

Mottak av følgeskjema

Registrering vil kunne skje raskt ved hjelp av lyspenn, hvis man har anskaffet og installert en slik. Søknadens registreringsnr. leses automatisk, og statusverdien J for at følgeskjema er mottatt blir oppdatert.

Ved manuell registrering tastes registreringsnummeret inn og man klikker på knappen Registrer. Statusen for mottatt følgeskjema settes da til J.

Med valget journalnr og inkrement kan man samtidig med følgeskjema-registreringen få generert individuelle journalnr for søkerne, eventuelt en fortløpende serie med slike journalnr. Et journalnr tastes inn for første søker. Hvis Inkrementer-valget er slått på vil de neste journalnr genereres automatisk etter formelen forrige jnr + 1. Dette virker også om man lar ikke-numeriske tegn inngå i jounalnummeret. Starter man med f.eks 2009-01 vil neste journalnr bli 2009-02 osv.

Bildet Mottak følgeskjema utvidet med parameter for setting av Kan behandles. Denne utføres kun dersom student ikke har et tidligere GSK-avslag. Dersom student har tidligere GSK-avslag gis det melding om dette.

Når følgeskjema masseregistreres i dette spesialbildet, genereres det automatisk nye forekomster i bildet Spesiell søknad for bestemte søkere. Dette gjelder søkere med kryss fra SO (X) i feltene "Utenl.utd.", "Steiner" og "Realkompetanse". Nærmere beskrivelse finnes i avsnitt 2.11.7, Søknader som må gis spesiell behandling.

okumentasjonsstatus kode DUA settes under innscanningen av følgeskjema. DUA betyr at det mangler ettersending av dokumenter. Den settes dersom søkeren har krysset av for Første gangs vitnemål fra Vgs. En ser feltet Vitnemålsstatus i bildet VgDokument og der vil det enten stå X (for at søkeren har satt kryss), R hvis det er rettet og blank dersom søkeren ikke har satt kryss. Hvis søkeren har fått dokumentasjonsstatus DUA og ikke ettersender papirene, vil vedkommende bli ferdigbehandlet og saksbehandler trenger ikke å gjøre noe mer.

Oversikt over søknader man har/ikke har registrert følgeskjema for gis av rapporten FS105.001 Søkere uten registrert følgeskjema .

FS105.001 Søkere uten registrert følgeskjema

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man velger om den skal vise alle søkere, eller bare søkere som er registrert med eller uten følgeskjema. Man kan også avgrense søkerne med hensyn til ønske om realkompetansevurdering, med valget Ja/Nei/Uansett. Her er det verdien X i feltet Realkompetanse som skiller, ikke eventuell forekomst av REA/REL som søknadsgrunnlag.

En egen rapport, FS105.002 Følgeskjema fordeling er laget for å gi statistisk oversikt over hvor langt registreringen av følgeskjema er kommet for søknader og søknadsalternativer i et opptak.

FS105.002 Følgeskjema - fordeling

 

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak den gjelder, og man kan avgrense søkerne med hensyn til ønske om realkompetansevurdering, som FS105.001 ovenfor. Den skriver ut antall søknader totalt og antallsøkere på hvert enkelt søknadsalternativ. For hver av disse angir den hvor mange følgeskjema som er registrert og hvor mange som gjenstår.

Ved lokale opptak kan en selv lage følgeskjema ved hjelp av rapporten FS119.001 Følgeskjema

FS119.001 Følgeskjema

Rapporten bestilles enten for en søker eller for et opptak. Dersom en velger å oppdatere dato for utsendelse så blir denne oppdatert på søknaden og ikke på det enkelte søknadsalternativ. Rapporten tar ikke med søkere hvor det er registrert mottatt følgeskjema.

Hvis en ønsker at kun de som ikke har mottatt følgeskjema tidligere skal få følgeskjema, må en markere for Kun søkere ikketilsendt følgeskjema.

Hvis en markerer "Vis returadresse for sted" vises returadressen for opptaksstedet i stedet for avsnittet Omslag_T3.

Det er tre vis-valg i rapporten: Vis logo, Inst.navn og Strekkode. Hvis en velger strekkode vil det istedet for søkernr i øverste høyre hjørne vises en strekkode, som benyttes ved scanning. For at strekkoden skal skrives ut må fonten Barcode3_9AL være installert.

Det finnes 4 tekstavsnitt for å legge inn tekst i følgeskjemaet:

Omslag_T1	Heading for følgeskjemaet
Omslag_T2	Innledningstekst for følgeskjemaet
Omslag_T3	Avslutningstekst
Omslag _A3	Tekst for baksiden dersom A3 versjon er valgt

Headingen i brevet hentes fra bildet Opptakstype.

For å følge med i den løpende registreringen av nye søknader er det laget en egen rapport, FS110.001 Kontroll-liste søknadsregistrering .

Rapporten skriver ut fnr, navn og adresse, søknadsalternativ, prioritet, saksbehandler og registreringstidspunkt for alle søkere til et opptak i en oppgitt registreringsperiode.

FS110.001 Kontroll-liste søknadsregistrering

Listen sorterer pr default primært etter saksbehandler og sekundært etter registreringstidspunkt (på sekundnivå, bare minuttnivå vises i utskriften). Andre sorteringsmuligheter finnes når man velger egendefinert sortering.

Sortering etter saksbehandler og registreringstidspunkt gjør at rapporten egner seg godt som korrekturliste, en saksbehandler som har registrert en bunke søknadsskjemaer vil finne disse gjengitt i samme rekkefølge i rapporten.

For å kunne studere ved universiteter og vitenskapelige høyskoler må man - som hovedregel -være tilkjent "generell studiekompetanse" (Gsk). Slik kompetanse oppnås ved å fullføre 3-årig videregående skole, ved å fullføre bestemte andre utdanninger eller ved å ta eksamen i "kjernefag" fra videregående skole i tillegg til å ha en viss dokumentert praksis.

Alle som søker om opptak og som ikke dokumenterer å ha, eller er registrert med oppnådd generell studiekompetanse, skal automatisk opprettes som søkere til generell studiekompetanse.

UiO har i en del år administrert en egen database for oppnådd generell studie-kompetanse (IMM-basen). Alle universitetene har hatt adgang til denne databasen, og har hvert år levert datafiler med sine nye "immatrikulerte" studenter til denne. Noen av høyskolene har også nylig gitt sine bidrag til denne.

Fra og med 2001 administrerer SO denne basen, som kalles Gsk-basen.

Alle FS-produksjonsdatabasene har tidligere fått overført data fra IMM-basen. Denne oppdateringen vil ikke bli videreført fom NOM-opptaket 2002. I stedet vil SO sørge for at alle tidligere Gsk-godkjenninger formidles til opptaksorganene for alle årets søkere (rapporten Behandlingshistorikk). Arbeidet med å innhente eksterne og tidligere Gsk-godkjenninger er dermed redusert til et minimum i NOM-opptak. GSK-vedtak som fattes i lokale opptak overføres også til SO.

Konklusjonen om oppnådd generell studiekompetanse har form av en institusjonskode og en år-årstermin (hvor og når kompetansen ble oppnådd), pluss eventuelt en opplysning om hvilken "vei" som ble fulgt for søkere som oppnådde kompetansen på såkalt "annet grunnlag". De to førstnevnte opplysningene vil synes i rammen "GSK" i samlebildet, i feltene "Inst" og "År-termin".

Ved setting av GSK-grunnlag kommer det spørsmål om vitnemålsrelaterte mangler skal slettes (samme funksjonalitet som ved godkjenning av vitnemål)

I lokale opptak hvor søknadene tastes inn manuelt vil det også være automatisk oppslag mot tidligere og eksterne godkjenninger i SO's Gsk-base, via samlebildets vindu TidlGSK.

Hvis en Gsk-konklusjon ikke finnes i den ordinære persontabellen (bildet Person/Student) når en søker registreres i et lokalt opptak, vil det automatisk bli opprettet en søknad om generell studiekompetanse. Hvis en Gsk-konklusjon finnes for studenten, eventuelt blir lagt inn samtidig med søknaden, vil en Gsk-søknad ikke bli opprettet.

For søknader om studiekompetanse vil visse opplysninger synes i rammen "GSK" i samlebildet. Dette gjelder Skolebakgrunn, (GSK-)Grunnlaget og godkjenningsdato for dette, alternativt eventuelle registrerte mangler ved Gsk-søknaden. I samlebildet får man altså en vesentlig informasjon om "gjeldende status" med hensyn til generell studiekompetanse.

Et eget skjermbilde, IMM-basen, finnes for oppslag i de Gsk-konklusjonene som er overført til FS-basene fra den sentrale IMM-basen. Denne vil altså ikke bli oppdatert med nye Gsk-data fom.opptaket 2001 HØST, og derfor vil dette bildet bli mer og mer uaktuelt for praktisk bruk.

Men data fra SO's Gsk-base vil årets søkeres GSK-vedtak (både NOM- og lokale opptak) vises i samlebildenes vindu TidlGSK

IMM-basen

Bildet viser fnr, navn, år- og termin for godkjent Gsk (immatrikulering) for individuelle studenter, og ved hvilken institusjon og på hvilket grunnlag vedkommende oppnådde dette.

Bildet kan bare vise data, det er sperret mot endring og oppdateringer.

Denne tabellen inneholder svært mange forekomster. Man bør ikke prøve å hente alle forekomster i et søk, men begrense dette til enkeltpersoner eller i det minste til et bestemt år for godkjent Gsk.

Søknader om studiekompetanse opprettes som nevnt ovenfor som forekomster i bildet Behandling av generell studiekompetanse.

Dette kan gjøres manuelt (Ny rad) i bildet, men vanligvis vil det bli gjort automatisk fra samlebildet når den generelle søknader registreres. Denne oppretter som nevnt en Gsk-søknad for alle søkere som ikke er registrert med generell studiekompetanse fra før.

Søknader fra personer som har "vanlig" kvalifikasjonsgrunnlag fra 3-årig videregående skole eller fra utdanninger som "automatisk" gir generell studiekompetanse kan behandles ferdig innenfor dette bildet. Søknader som skal behandles på "annet grunnlag" må opprettes som forekomster i egne bilder/bildevinduer og behandles i disse, se nedenfor.

Behandling av generell studiekompetanse

Bildet inneholder data av flere typer:

Saksbehandlerdata:	Datofelter, Gsk-status, saksbehandler, journalnr
Data om grunnlag:	Gsk-grunnlag og Skolebakgrunn, i tillegg vises kvalifikasjonsgrunnlag for søknadsalternativene
Kvalifisert-data	Kvalifisertstatus-, godkjentdato, eventuell avslagskode, eventuell merknadstekst
Gsk-bevis	Bevis utstedt, status og -dato
Mangel-data	Mangelkoder, dato for mangelbrev
Klage-data	Klagedato og eventuell merknadstekst
Eksterne data	Gsk-behandlingsdata fra andre opptaksorganer

I rammen GSK-vedtak annulering vises årsak til annulering av gsk-vedtak, dato når annuleringen er foretatt, dato for når brev er sendt søkeren og et merknadsfelt.

Hvis man ikke benytter flere opplysninger i behandlingen av generell studiekompetanse enn de som synes i Søknad samlebilde, GSK-rammen, (dvs feltene Skolebakgrunn, Grunnlag, Kvalifisert og Dato), kan man gjennomføre hele behandlingen av Gsk-søknader i Søknad samlebilde NOM, uten å gå veien om dette bildet.

Ved oppdatering av GSKgrunnlag på person vil denne også overføres til GSK-behandling. Dette for å unngå at ikke-aktuelle verdier for GSKgrunnlag blir brukt i opptakssammenheng.

De fleste normale Gsk-søknader vil i praksis behandles i ett av samlebildene.

I et NOM-opptak vil det kunne forekomme at flere institusjoner behandler samme Gsk-søknad, og at en institusjon er interessert i resultatet av andre institusjoners behandling av slike søknader.

Når opptaksdata er utvekslet til og fra SO vil resultatet av slik saksbehandling ved en institusjon kunne tilføres de andre.

Ved import fra SO vil Gsk-søknader behandlet ved andre institusjoner lastes inn i en egen tabell. Dataene vises i et eget vindu i skjermbildet Behandling av generell studiekompetanse, og i et eget vindu i TidlGSK i samlebildet.

Disse dataene vises bare fram, de er sperret mot oppdatering.

Alle Gsk-søknader behandlet ved eget og ved fremmede opptaksorganer vises i bildet. Forekomstene identifiseres ved kombinasjon av fnr og opptaksorgan, slik at flere Gsk-søknader for samme søker kan søkes fram og sammenliknes.

I enkelte tilfeller oppdager en institusjon at GSK er gitt på feil grunnlag. I bildet Behandling av generell studiekompetanse er det innført felt for annullering av GSK. Saksbehandler må sette inn en årsak til annulleringen av GSK, annulleringsdato, og en kan sette inn dato for når informasjon om annulleringen er sendt til søkeren. Annuleringer meldes SO, de kan registreres på sodaveven. Gsk- annuleringer fra andre institusjoner vises også i dette bildet.

I rapporten Behandlingshistorikk vises tidligere oppnådde Gsk konklusjoner, ikke Gsk-data som produseres i inneværende opptak. Dette er data fra den tidligere IMM-basen som nå administreres av SO.

Behandlingshistorikk

En rapport som gir oversikt over registrerte søknader om generell studiekompetanse for en oppgitt periode er FS140.002 Søkerliste generell studiekompetanse .

FS140.002 Søkerliste generell studiekompetanse

Rapporten bestilles ved at man oppgir en periode for "Dato-innkommet" og en periode for "Godkjentdato". Man kan f.eks spesifisere "Godkjentdato" ned til en enkelt dato (samme til- og fra-dato) og sette innkommet-perioden svært vidt for å få med alle som ble godkjent på en bestemt dato. Hvis fra-datoer ikke er utfylt vil perioden ikke bli sjekket.

Man kan dessuten begrense utplukket i rapporten til bare de som er funnet kvalifisert for generell studiekompetanse (J i feltet "Kvalifisert" i Gsk-bildet), til bare de som ikke er det (N i feltet) eller ta med Gsk-søkerne uansett kvalifisertstatus. Dette spesifiseres i feltet "Kun kvalifiserte" med verdiene Ja/Nei/Uansett.

Tilsvarende kan man begrense utplukket i forhold til "Kun søkere med utstedt bevis". Dette utplukkskriteriet gjelder statusfeltet "Bevis utstedt" i Gsk-bildet, se neste avsnitt.

Rapporten skriver ut fnr. (kan slås av og på), navn, søkernr, dato innkommet, søknadsstatus, godkjentstatus og -dato, kvalifikasjonsgrunnlag for Gsk-søknaden, bevis-utstedt-status og -dato, mangelkode for registrerte mangler ved Gsk-søknaden og J/N-status for ubesvarte mangelbrev. Ubesvart mangelbrev foreligger hvis det finnes en forekomst av et Gsk-mangelbrev i brevjournalen med status J på "Forventet svar og ingen registrert dato for mottatt svar. Til høyre på listen finnes en J/N-status som angir om søkeren har fått tilbud på minst ett av sine studieønsker.

Søkerens adresse, søknadens journalnr. (erstatter søkernr.) og eventuell merknadstekst (feltet "Merknad saksbehandling" i Gsk-bildet) kan velges med i rapporten via avkryssing.

Konklusjonen om generell studiekompetanse på Person (i bildene Søknad samlebilde, Person/Student, Student og Student samlebilde, ble i tidligere versjoner av FS oppdatert automatisk når et Gsk-grunnlag ble lagt inn, kvalifisert status satt til J og godkjentdato oppdateret. År-termin for Gsk ble tilpasset godkjentdatoen, slik at måned lavere enn 7 gav VÅR og måned lik eller høyere enn 7 gir HØST. Institusjon, År-termin, Gsk-grunnlag og Vei-kode inngår også i Gsk-konklusjonen.

Dette medførte at mange "overflødige" GSk-konklusjoner ble opprettet, og til at mange søkere bare fikk et "borgerbrev" som bevis på sin generelle studiekompetanse, uten å få tilbud om studieplass eller opptak ved institusjonen.

I de senere å har man gått bort fra dette. Praksis er nå at "Borgerbrev" eller bevis på Gsk bare gis til søkere som også får tilbud om studieplass, og at Gsk-konklusjonene bare oppdateres for denne gruppen. Oppdatering av Gsk-konklusjoner blir da i praksis utsatt til etter at opptaket er fullført, til det er endelig klart hvilke søkere som har fått tilbud.

Ettersom alle FS-institusjoner nå kommer med i samarbeidet om en felles Gsk-base administrert av SO, vil mengden av Gsk-konklusjoner totalt sett ikke bli særlig mindre selv om de bare oppdateres for søkere som får tilbud om studieplass. Tallet på søkere med studiekompetanse som ikke får noe tilbud ved noen institusjon, er i praksis svært lavt.

Rapporten FS140.001 Bevis for godkjent generell studiekompetanse produserer dokumenter som bevitner at søkere har oppnådd generell studiekompetanse ("Borgerbrev").

Når statusen "Bevis utstedt" oppdateres, oppretter samtidig Gsk-konklusjonen for Personen.

Denne rapporten bestilles ved at man oppgir et datointervall for godkjent Gsk-kompetanse (feltet Godkjentdato i Gsk-bildet).

Fnr., journalnr., løpenr. og dato kan velges inn eller ut ved bestillingen på vanlig måte.

Man kan spesifisere at rapporten bare skal ta med Gsk-søkere som ikke allerede har fått utstedt bevis, mao. kan man kjøre rapporten en rekke ganger og "fylle på" med nye bevis etter hvert som saksbehandlingen går framover.

FS140.001 Bevis for godkjent generell studiekompetanse

Man kan utstede Gsk-bevisene til alle søkere som oppfyller kravene til generell studiekompetanse, eller begrense det til bare søkere som også har fått tilbud om studieplass på ett eller flere studier.

Praksis de senere år er som nevnt ovenfor blitt at man bare "immatrikulerer" de som er kvalifisert og som også får tilbud om studieplass ved institusjonen.

Rapporten kan oppdatere at Gsk-bevis er utsendt (J i feltet "Bevis utsendt og dato i Gsk-bildet) hvis man merker av for dette. Man kan altså "prøvekjøre" rapporten uten å oppdatere dette, og så kjøre den på nytt med oppdatering når man har kontrollert at den tar med den riktige mengden av Gsk-søkere.

Når statusen Bevis utsendt og dato er oppdatert, genereres det altså automatisk Gsk-konklusjoner i bildet Person. Gsk-konklusjonene bli i neste opptak spredt til alle insititusjoner som følge av samarbeidet om SOs Gsk-base.

Institusjoner som ikke har tradisjon med å utstede "Borgerbrev" til nye studenter bør likevel kjøre denne rapporten, men uten å skrive bevisene ut. Slik vil man få til en standard oppdatering og spredning av Gsk-konklusjoner.

Standardteksten i Gsk-beviset hentes fra avsnittet FS - GSKBEVIS. (Person-modulen, Brev). Brukerinstitusjonen kan altså selv modifisere teksten etter eget ønske. Institusjonens logo mv. må være trykt på papiret som benyttes, rapporten skriver ikke dette ut.

En variant som benytter avsnitt i Rik tekst kan også benyttes. Da må søkerens Etternavn og Fornavn være lagt inn som "flettefelter" i avsnittet.

Gsk-konklusjoner for personer kan opprettes på flere måter enn via denne rapporten som produserer Gsk-bevis. Det finnes en spesialrutine for dette, "FS162.001 Generering av Gsk-konklsujoner for opptak", og dessuten vil avslutningsrutinen "FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse" sørge for at Gsk-konklusjoner og studentgrunnlag kommer på plass, hvis disse ikke er oppdatert før denne kjøres. Disse to rutinene beskrives i avsnitt 2.13 Oppdatere Gsk, studentstatus, studierett, kull- og klassetilhørighet.

Når behandlingen av Gsk-søknader er fullført for et opptak eller for en tidsperiode kan det være nyttig med en statistisk oversikt over hvor mange som søkte, hvor mange som ble godkjent, hvordan disse fordeler seg med hensyn til Gsk-grunnlag osv. En slik oversikt gir rapporten FS190.001 Datofordeling - generell studiekompetanse .

FS190.001 Datofordeling - generell studiekompetanse

Rapporten bestilles ved at man oppgir et datointervall. Alle Gsk-søknader som ligger innenfor dette intervallet med hensyn til Dato-innkommet og/eller Vedtaksdato (se bildet Behandling av generell studiekompetanse), tas med i rapporten.

Rapporten skriver ut en krysstabell for hver enkelt vedtaksdato. De ulike Gsk-grunnlagene danner radene i tabellen, og tallet på søknader i alt og godkjente søknader på den aktuelle vedtaksdatoen vises i to kolonner. En oppsummerende tabell for alle godkjenningsdatoer i utplukksperioden skrives ut til slutt.

Det vil kanskje være en praktisk fordel for institusjonene å samle mange godkjenninger på en og samme dato, f.eks. slik at alle Gsk-godkjenninger i et NOM-opptak gis for en bestemt dato ved semesterstart. Hvis vedtaksdatoene spres (man benytter f.eks dagens dato for vedtak når en søknad er ferdigbehandlet), vil denne rapporten komme ut med mange enkelttabeller med lave antall, og derfor noe tilfeldige kvalgrunnlagfordelinger, i hver. Oppsummeringstabellen vil imidlertid gi meningsfulle fordelinger når det totale antallet er rimelig stort. I bildet Opptak samlebilde kan man sette en default dato for godkjenning av generell studiekompetanse. Denne vil bli automatisk oppdatert når et grunnlag oppgis i Gsk-rammen i Søknad samlebilde NOM.

I bildet Behandling av generell studiekompetanse virker denne automatikken ikke, ettersom dette bildet ikke er knyttet til noe bestemt opptak. Her vil dagens dato bli oppdatert når grunnlag og kvalifisertstatus J oppdateres.

Vanligvis vil en rekke søknader om generell studiekompetanse være mangelfulle, f.eks, ved at vitnemål ikke er vedlagt søknaden eller ikke er forskriftsmessig bekreftet, ved at søkereren ikke har bestått alle fag eller ikke oppfyller alle krav som gjelder i forbindelse med vurdering på "annet grunnlag", osv.

Opptaksorganet vil vanligvis sende såkalte "mangelbrev" til slike søkere. En egen løsning for å produsere slike mangelbrev er utviklet.

Et utgangspunkt for å produsere et mangelbrev kan være at man i bildet Behandling av generell studiekompetanse har registrert visse mangler ved en Gsk-søknad i tabellen for dette nederst til høyre i bildet. Ved å klikke på knappen Mbrev åpnes rapporten "FS120.001 Mangelbrev til søker ".

FS120.001 Mangelbrev til søker (Gsk)

Søkerens fnr og de registrerte manglene fylles ut automatisk. Type mangel settes her til "Gen Studkomp" fordi man kom fra Gsk-bildet. (Den alternative typen gjelder mangler i forbindelse med studieønskene og omtales senere).

I venstre vindu vises settet av mulige mangelkoder for Gsk-søknader. Disse er hentet fra bildet Kravelement. Bare de forekomster som har statusverdien J i feltet "Mangel Gsk" tas med.

Hvis det er registrert mangler på søkeren i Gsk-bildets felt Avslag, vil disse være markert når rapportbildet åpnes. Hvis dette gjelder mangelbrev som allerede er produsert og sendt, vil feltet Brevdato vises til høyre for den markerte forekomsten. Hvis man ikke ønsker at det tilsvarende tekstavsnittet skal komme med i det nye brevet må man fjerne den aktuelle markeringen.

Mangelbrevet produseres umiddelbart når rapportvinduet åpnes og et fnr. og mangelkoder er fylt inn. Dette betyr at brevet lages automatisk fra Gsk-bildet hvor en søker med registrerte mangler er hentet fram. Brevet kan likevel endres og redigeres på flere måter.

Hvis ingen eller for få mangler er markert når rapportvinduet åpnes, kan man fra dette legge inn nye mangler. Man må da kjøre rapporten en gang til ved hjelp av Ctrl-R eller Lag-rapport-knappen for at de nye avsnittene skal komme med. Nye mangler vil da bli oppdatert i Gsk-bildets mangeltabell som følge av at rapporten kjøres og skrives ut.

Grønne mangler er de manglene som er lovlige for denne personen, mens de røde er ikke lovlige og vil ikke bli tatt med i brevet selv om de skulle være markerte.

Denne rapportløsningen forutsetter at en det finnes en brevtype med brevmal MANGELBREV. Tekstinnholdet i disse avsnittene bestemmes av det enkelte opptaksorgan. I tillegg må en rekke "variable" avsnitt finnes, ett for hver av de mangelkodene man vil benytte. Det er praktisk å gi disse avsnittene koder som f.eks.

• FS SOKMANGEL_FAG

• FS SOKMANGEL_MFB

• osv..

tilsvarende kodeverdien for de ulike manglene.

De variable avsnittene må videre kobles til sine respektive mangelkoder i bildet Kravelement. Dette gjøres i de to feltene "Brevavsnitt".

Kravelement med kobling til avsnitt

Feltet Sted avsender må dessuten oppdateres med insitusjonskode og ev fakultetsløpenr. Sistnevnte data er viktig, uten institujonsnr. vil ikke institusjonens logo mv. komme riktig med i brevet.

De variable avsnittene (-FAG, MFB,..) skal ikke legges inn i denne brevtypeforekomsten. Det er ikke behov for disse siden mangelkodene i Gsk-bildet og samlebildet lagrer de aktuelle manglene.

Hvis man ønsker å kunne sende det samme mangelbrevet fra ulike avsender-steder (fakulteter osv) kan man opprette ulike varianter av avsnitt og av brevtypen MANGELBREV, sistnevnte med løpenr 2, 3 osv. Hver forekomst tilordnes sitt avsendersted, og tilordnes passende varianter av tekster. Riktig løpenr. kan så velges av brukeren når brevet bestilles.

Brukeren bør være registrert som saksbehandler, se bildet Saksbehandler i kodemodulen. Her kan brukenavnet tilordnes saksbehandlerinitialer og navn. Saksbehandlerens initialer og journalnr. blir da logget i brevjournalen og skrives ut i brevet.

Brukeren kan oppgi et journalnr. når rapporten kjøres. Journalnr. blir gjengitt som "Vår ref" i brevet, og eventuelt lagret i bildet Brevjournal eller i brevet i Dokumentarkivet..

Et tekstavsnitt med individuelt, variabelt innhold kan føyes til i brevet. Når en velger Skriv ut så kommer bildet Meldingsinformasjon og der kan en velge å skrive en individuell merknad. Det skrives inn i feltet "Journal merknad" og lagres i bildet Dokumentarkiv (eller Brevjournal) hvis man markerer for dette i feltet. Det individuelle avsnittet plasseres der en har satt fletteavsnittet i teksten.

Brevdato har dagens dato som default. Hvis en annen dato ønskes kan denne skrives inn i Brevdato-feltet eller kopieres inn via kalenderoppslag.

Adressevalg har kontaktradresse som første og Hjemstedsadresse (Personadresse) som andre prioritet. Dette kan endres i adressevalgdialogen som åpnes ved hjelp av Brevikonet.

Brevet kan inspiseres før det skrives ut ved å utvide Brevvinduet.

Når brevet sendes til utskrift lagres det samtidig som en forekomst i Dokumentarkviet eller i Brevjournalen avhengig av hva en markert for i Meldingsinformasjonen, og brevets dato oppdateres i MANGEL-tabellen i Gsk-bildet og Søknad samlebilde (NOM).

Ved utskrift vil mangelen oppdateres selv om det ikke er krysset av for journalmerknad. Journalmerknad oppgitt ved å trykke på CTRL+P vil flettes inn i brevet før utskrift. Journalmerknaden hentes fram neste gang rapporten kjøres for en søker.

Et eventuelt individuelt tekstavsnitt lagres i brevjournalen, men de andre valgbare avsnittene lagres ikke her (slik det gjøres for andre typer brev). Grunnen er at manglene med brevdato lagres i MANGELtabellen i Gsk-bildet, og da er ytterligere lagring unødvendig.

Den samme mangelbrevrapporten benyttes altså i forbindelse med mangler som gjelder studierettsøknaden eller søknadsalternativene.

I feltene "Type mangel" øverst til høyre kan man velge om rapporten skal gjelde Gsk-mangler, søknadsmangler eller begge deler.

Valget vil gjøres automatisk ut fra hvilket bilde man står i når man velger overgang til denne rapporten.

Søkere som får avslag på sine Gsk-søknader, registreres med N for kvalifisert. I tillegg kan en registrere de fagene som søkeren, kompetansekravene, har i Søknad samlebilde undervinduet ProfilK.

Søknad samlebilde NOM - ProfilK

En kan få overført tidligere godkjente kravelementer ved å klikke på knappen Fagvedtak. Da åpner følgende vindu seg:

Kopiering av kravelement

I dette bildet kan en velge hvilke kravelementer en vil overføre til ProfilK vinduet.

I Behandlingshistorikk ser en hvilke fag som har blitt godkjent av andre opptaksorganer tidligere.

Behandlingshistorikk

Det kan skje av ulike grunner at et opptaksstudieprogram må innstilles. I slike tilfeller kan en kjøre rutinen FS106.004 Innstilling av opptaksstudieprogram for å innstille opptaksstudieprogrammet og sende brev/epost til søkerne

FS106.004 Innstilling av opptaksstudieprogram

Denne rutinen kjøres for et opptaksstudieprogram. Rutinen setter J for innstillt opptaksstudieprogram, og setter søknadsstatus ANN og tilbudsstatus A for alle søknadsalternativer tilknyttet programmet.

Brevmalen heter INNSTBREV, og en må ha en brevtype knyttet til denne brevmalen.

Det er mulig å benytte søknadsweb og opptaksmodulen til opptak til utvekslingsavtaler.

Det må opprettes et opptaksstudieprogram for hver avtale. På opptaksstudieprogrammet kan en angi stedkoder for institusjonen (internt og eksternt), utvekslingsprogram, antall semestre, om det er inn eller utreisende og periode for utveksling. Foreløpig må en ha et norsk fødselsnummer for å kunne søke via Søknadsweb, slik at det er nå kun aktuelt for utreisende studenter å søke om utveksling. Disse er allerede tatt opp på studieprogram, så en trenger ikke oppgi studieprogram på opptaksstudieprogrammet. For søkerne skal ikke opprettes som nye studenter i FS.

Opptaksstudieprogram - utveksling

Studentene kan søke på de ulike avtalene, og når saksbehandling er foretatt og opptak kjørt på vanlig måte som beskrevet i denne dokumentasjonen., så vil rutinen FS159.001 Oppretting av student opprette disse søkerne som utvekslingspersoner.

Søkere kan på web godkjenne at det elektroniske vitnemålet brukes i søknadsnehandlingen, og søkeren trenger da ikke sende inn følgeskjema med mindre det kreves på grunn av andre tilleggsopplysninger.

Vtmnr har 3 ulike farger avhengig av resultatet i kontrollmotoren:

Grønn: godkjent

Svart: ikke godkjent

Rød: vitnemålet er annullert

Søknad samlebilde - Behdok

Dok.nr	Dokumentnr innen for opptaket, det starter med 1.
Type	VM - vitnemål
Dokumentid	Vitnemålsnr.
Beh. status	Blank - søker er tilbudt ordningen GODKJ - Søker har godkjent på web, ingen mulighet for endring SETT - Søker har sett dok., men ikke godkjent det
Sist endret   Merknad       Vis alle	Når den siste endringen ble foretatt   Det er lagt til mulighet for å angi om et dokument er relevant eller ikke. I tillegg kan det legges inn en merknad på det enkelte dokument. For dokumenter med en merknad vil det vises et lite -symbol. Når musepeker holdes over denne vil merknaden vises frem.   : Denne åpner ikke lengre dokumenter med verdi N for relevant. Dersom det eksisterer noen dokumenter med verdi J for relevant og noen dokumenter uten verdi for relevant, vil det komme et spørsmål om kun dokumenter med J for relevant skal vises. Default valg (enter) gir at kun dem med J for relevant skal vises.

 

FS101.014 Mottatt dokumentasjon

Det finnes en rapport for å få oversikt over disse søkerne:

FS101.014 Behandlingsdokumenter

Rappporten kan kjøres for et helt opptak eller en angitt studietype. Den kan kjøres for enten B-rolle eller T-rolle søkere.

En kan velge utplukk for behandlingsstatus: ALLE, SETT eller GODKJ

En kan velge utplukk for dokumentasjonsstatus: Alle, alle utenom BEH eller en bestemt.

Rapporten kan også brukes i lokale opptak og den viser da opplastede dokumenter. Rapporten viser da studietypenr, prioritetsnr og opptakstudprognavn.

Landnr for statsborgerskap er tatt med i rapporten. Når land markeres, vil kun søkere som har verdi for utdanningsland vises. Deretter er det mulig å angi en tekst (landnr eller landnavn) for å kun filtrere på søkere fra et bestemt land.

Parameteren  "Kun dokumenter som inngår i søknaden" fører til at rapporten kun viser frem dokumenter som er markert som inngår i Søknad samlebilde. Videre vil dokumenter som har verdi N for relevant ikke vises i rapporten (dette gjelder også når en ikke har kryss for "Kun dokumenter som inngår i søknaden".

Dersom en ønsker kan en lage rapporten kun for søknader som er endret etter en oppgitt dato.

Rapporten viser informasjon om eksternresultater, antall resultater og antall studiepoeng registrert automatisk (ved import), og i parentes evt manuelt registrerte resultater med antall studiepoeng,  dersom det er markert at det skal vises frem.

For NOM-opptak: Viser frem også dokumenter lastet opp av søkeren selv. Viser filnavn og dato for opplasting.

Fra 8.7.2

• Nytt parameter: REA-søkere (Uansett/Ja/Nei) 
• Registrerte institusjonstilknytninger (Person eksternstudium) uten bestått-resultater (kategori EMNE) vises ikke lengre i rapporten
• Nye parametere for Søkergrunnlag og GSK-grunnlag
• Filtering på land er aktivert for NOM-opptak. Da vil filteringen gjelde land for videregående opplæring, oppgitt av søkeren selv.
• Mulig med utplukk på blank dokumentasjonsstatus.
• Avkrysningen for "Søkere med ubehandlede dokumenter/resultater" tar hensyn til J for ubehandlet dokument og til J for ubehandlede resultater

FS158.001 Automatisk behandling av søkere med godkjent elektronisk vitnemål

En kan kjøre rutinen FS158.001 Automatisk behandling av søkere med godkjent elektronisk vitnemål for automatisk ferdigbehandle enkel søknader.

FS158.001 Automatisk behandling av søkere med godkjent elektronisk vitnemål

Rutinen henter frem alle søknader uten verdi for "Kan saksbehandles", for søkere som har et og bare et vitnemål som søkeren har godkjent brukt i opptaket. Søknader som er oppdatert av saksbehandler vil ikke taes med. For disse søkerne gjøres følgende:

Krav for å bli tatt med av rutinen:

* Feltet "Kan behandles" skal ikke ha noen verdi. Dette er et felt som settes når saksbehandler trykker på "Fullfør".

* Har søkt NOM, og institusjonen må være saksbehandler (B-rolle) for minst et søknadsalternativ.

* Har et vitnemål som er beregnet i FS vha vitnemålskontrollen, og har NEI for forkastet (dette kan medføre litt forsinkelse i behandling etter import av vitnemål=
* Vitnemålet finnes som "behandlingsdokument" med verdi GODKJ som behandlingstatus
* Har kun ETT vitnemål som har verdi GODKJ
* Vitnemålet har verdi J for GSK OK (vises i VgDokument samlebilde) Dette er et merke som settes av videregående skole. Merk at kontrollmotoren likevel kan behandle GSK til OK selv om skolen har sagt nei. Men disse blir ikke behandlet automatisk
* Vitnemålet har et løp som har verdi for GSK-grunnlag
* Kontrollmotoren må gi J for GSK for vitnemålet
* Vitnemålet skal ikke være annullert

En kan kjøre rutinen med utplukk Kun mottatt følgeskjema, kun ikke mottatt følgeskjema.

Hvis en ønsker at rutinen skal slette søknadsmangel DUA, må en markere for dette. I rapporten vil alle søknadsmangler som sperrer for opptak vises og med eventuell merknad om at DUA er slettet.

1. Kvalifikasjonsgrunnlag gis verdi: Dersom søker er 22 år eller eldre, eller vitnemålet som behandles har verdi N for førstegangsvitnemål: VES Dersom søker er 21 år eller yngre og vitnemålet som behandles har verdi J for førstegangsvitnemål: VOV Dersom fagene på vitnemålet strekker seg over mer enn 3 år, gis det et varsel i resultatrapporten etter kjøring (da er det kanskje ikke et førstegangsvitnemål, og denne må muligens sjekkes).

2. Vitnemålet godkjennes, med all automatisk oppdatering (samme som godkjenningsknappen i søknad samlebilde)

3. Alle funksjonene bak "Fullfør" i søknad samlebilde blir utført

Rutinen har valg for omkjøring av tidligere beregninger. Rutinen går da igjennom alle søkere med KAR-poeng som er beregnet automatisk på grunnlag av ett vitnemål uten tillegg. En får dermed også med søkere som tidligere er beregnet manuelt ved hjelp av Godkjenn-knappen i Søknad samlebilde NOM.

Det er knapp for å sette i gang bakgrunnsjobb (engangsjobb) for å kjøre beregningen i bakgrunn. Resultatet tas vare på i en egen logg.

Det er valg for å vise resultat av tidligere beregninger som er gjort i en jobb eller for en søker.

Ved manuell kjøring så behandles 99 søkere om gangen. Det kommer varsel om dette.

Det er lagt til en ekstra sjekk på om vitnemålskontrollen har forkastet vitnemålet.

Søkere til lokale opptak kan laste opp dokumenter i SøknadsWeb. I Søknad samlebilde - undervindu DOK kan saksbehandler se hvilke dokumenter søkeren har lastet opp.

Søkere til et opptak kan laste opp dokumenter dersom det er åpnet for opplastning på opptakstypen.

De opplastede dokumentene vises i underbilde Dok i Søknad samlebilde.

Sperre dokumenter mot sletting

Etter at dokumentene er tatt i bruk i saksbehandlingen, bør saksbehandler sperre dokumentene mot sletting slik at søker ikke kan slette dokumentene. Det er knapp for å sperre alle dokumenter for sletting (grønn hengelås). Det kommer også spørsmål om innkomne dokumenter som ikke inngår i søknaden også skal sperres mot sletting. Dersom en svarer Ja på denne (default) så blir alle sperret, ellers er det kun dokumenter som inngår som sperres.

Ubehandlede dokumenter

I Søknad samlebilde er det en parameter Ubehandlet dokument. Når saksbehandler trykker på Godkjenn vitnemål-knappen, så settes den til N. Hvis søkeren laster opp flere dokumenter på Søknadsweb etterpå, så settes parameteren til J. Dette gjøres for alle søknader forskjellig fra NOM som er tilknyttet et opptak med J for saksbehandlingsfase og der Frist ettersending ikke er nådd enda. Ved hjelp av denne parameteren kan saksbehandlere dermed søke frem alle søkere som har ubehandlede dokmenter.

Dokumenter og tilknytning til søknad

Dokumentene som er lastet opp er lagret i personens dokumentarkiv. Siden dokumentarkivet er knyttet til personen og ikke til søknaden, så er ikke dokumentene tilordnet et bestemt opptak.

Det er mulig å angi hvilke dokumenter som skal knyttes til den enkelte søknad. I ny søknadsweb vil denne knytningen utføres når studenten selv laster opp dokumenter. Det er i tillegg lagt på et J/N-felt der saksbehandler kan angi om dokumentet er relevant for saken. Videre er det mulig å oppdatere informasjon om dokumentet direkte i søknad samlebilde (filnavn, merknad osv). Nytt merknadsfelt for saksbehandler.'

Frist for ettersending

I nedre del av bildet søknad er det et dato-felt "Frist ettersending". Denne skal overstyre fristen som er oppgitt på opptaket, kan med denne gi en senere frist (ikke tidligere). Funksjonen som markerer om det er kommet nye dokumenter på en søknad tar hensyn til evt verdi i dette feltet. Det gjenstår å oppdatere selve søknadsweb til å ta hensyn til dato-feltet.

Testing/Kontroll av at opplasting av dokumenter fungerer

Saksbehandlere kan også laste inn dokumenter ved å benytte knappen "Last inn dokument". Denne er lagt til for testing av dokumentopplasting i FS. Mange sliter med at FS feiler etter at dokumenter er lastet opp i bildet Dokumentarkiv. Denne nye dialogen er lagt til for å få testet om det er selve dokumentopplastingen som skaper problemer, eller om det er bildet Dokumentarkiv som medfører feil.

FS101.014 Behandligsdokumenter

Oversikt opplastede dokumenter kan fåes i rapport FS101.014 Behandlingsdokumenter.

Det kan være aktuelt å sende opplastede dokumenter videre, og under følger oppskrift på hvordan en kan laste ned dokumenter for alle søkere i ett opptak.

• Kjør en rapport med ønsket utplukk av søkere, for eksempel FS101.001 Søkerliste.
• Høyreklikk og velg Lagre dokumenter, da kommer du til FS216001.
• Angi en mappe for lagring, gi uttrekket et navn, marker for Søkernr og kobler til korrekt opptakstype
• Kjør rapporten .

Det blir laget en mappe for hver søker/person.

FS154.001 Import av eksterne resultater. Dette er  en nattjobb som kjører komplett overføring en gang pr uke (startes hver fredag kveld). I tillegg kjøres det en endringsoverføring hver kveld søndag til torsdag som henter informasjon for nye søkere. Jobben vil kjøre for VÅR-opptak frem til 01.02, og for andre opptak frem til 01.09.

For hver jobb tas det vare på en oversikt over hvilke søkere som overføring er bestilt for.

Det hentes kun eksterne resultater for søkere som har akseptert at dette kan hentes. Resultatene blir lagt i Person eksternstudium.

Ved innlasting av nye resultater for søker oppdateres kolonnen med J. Verdien i feltet omgjøres til N når en trykker på Fullfør.

 

En kan også kjøre jobben manuelt dersom en feks etter en søknadsfrist vil hente resultater umiddelbart. Dette må gjøres fra FS-system-klienten, menyvalg Database - Databasejobb. Velg jobben JOB_0185_FS154001_1 (comments: Komplett import av resultater), og trykk på Tvangskjør.

 

Ved import av nye eksterne resultater for søkere vil ikke ubehandlet resultat endres til J i følgende tilfeller: 

• Søker som enten er yngre enn 23 eller som har hake i kvalgrunnlag PRA OG
• er kvalifisert for alle søknadsalternativ OG
• høyere utdanningspoeng har verdi 2 ELLER det ikke er registrert manuellt utdanningspoeng
• UNNTATT: Når det importeres resultater på nivå 40 eller 41

J i feltet "Kan beh"

Saksbehandlingen for søknader til studieprogrammer vil normalt starte i Søknad samlebilde NOM, ved at man oppdaterer J i feltet "Kan beh:" og ved å registrere søkerens kvalifikasjonsgrunnlag ut fra skolebakgrunn og type vitnemål. Saksbehandler bekrefter med dette å ha fullført saksbehandlingen ved å ha sjekket vitnemål, lagt inn ev. ettersendinger og beregnet poeng.

I statusfeltet "Kan beh:" er verdien J er forutsetning for at automatikken som ligger i kompetanse- og rangeringsregelverkene mv. skal tre i kraft. Automatikken sørger bl.a for at søkeren blir oppdatert som kvalifisert eller ikke på de enkelte søknadsalternativene, og for at poeng blir tilordnet og summert på riktig måte for hver kvotesøknad under de enkelte alternativene.

Kvalifikasjonsgrunnlag

Kvalifikasjonsgrunnlagene angis ved å markere ett eller flere av alternativene som presenteres i rammen "Grunnlag" øverst til høyre i de to samlebildene. Rent teknisk kan man også legge til nye forekomster her, men slike nye grunnlag vil det ikke bli tatt hensyn til i den videre prosessen.

Søkerens kvalifikasjonsgrunnlag er svært viktig, verdien eller verdiene som oppgis her legger premissene for å avgjøre søkerens kompetanse for studier med spesielle opptakskrav, de bestemmer hvilke poengtyper som er aktuelle å tildele når søkerne skal rangeres, og de bestemmer i en viss grad hvilke kvoter søkeren skal plasseres i.

De fleste kvalifikasjonsgrunnlag aktiverer kompetansekrav som krever Generell studiekompetanse (GSK). Søkere som ikke er registrert med GSK må eventuelt saksbehandles med hensyn til dette først. Denne prosessen er beskrevet i et tidligere avsnitt.

Noen kvalifikasjonsgrunnlag medfører at det ikke kreves GSK av søkeren. Dette gjelder f.eks teknisk fagskole for søkere til høgskoleingeniørutdanning, og høgskoleingeniørutdanning for søkere til sivilingeniørstudier. Det gjelder også søkere som blir funnet å være kvalifisert på grunn av "realkompetanse", se nedenfor.

Studentgrunnlag

For alle søkere som blir kjent kvalifisert på søknadsalternativer uten å oppfylle GSK-kravet, skal det i stedet oppdateres et såkalt "Studentgrunnlag" i feltet med samme navn i samlebildene. GSK eller Studentgrunnlag er to alternative måter å bli godkjent for høyere utdanning på, alle studenter skal ha en verdi av den ene eller andre typen.

For studentgrunnlag er det definert en rekke kodeverdier, og man velger en som passer for søkeren med kodeoppslag i feltet. Verdien oppdateres direkte i bildet Person, den lagres ikke på selve søknaden.

Det er spesielt i lokale opptak at det er viktig å oppdatere studentgrunnlag for alle søkere som kjennes kvalifisert uten å ha GSK. For NOM-opptak vil avslutningsrutinen FS159.001 Opprette søker student beregne og oppdatere studentgrunnlaget for søkere med de vanlige ikke-GSK-krevende grunnlag.

Realkompetanse

Fra og med NOM-opptaket 2001-HØST kan man bli tilkjent "Realkompetanse" som en alternativ måte å få adgang til høyere utdanning på. Da benyttes kvalifikasjonsgrunnlagskodene REA (NOM) eller REL (lokalt opptak), og som knytter seg spesielle regler til. Denne har en del likheter med 23/5-regelen som er benyttet i tidligere opptak, (kval.grunnlagskoden PRA). Denne gav søkere på minst 23 år som hadde tatt de 5 kjernefagene i videregående skole, generell studiekompetanse.

For å bli tilkjent realkompetanse må søkere være fylt 25 år, men kravet om kjernefag fra videregående skole er ikke lenger et absolutt krav. En rekke alternative kvalifikasjonskriterier kan vurderes, så som ulike typer praksis, eksamener i enkeltfag fra videregående skole, andre utdanninger mv.

Søkere som får godkjent et REA-grunnlag blir ikke tilkjent GSK (generell studiekompetanse). Automatikken i FS vil derfor ikke gi søkeren kvalifisert-status J på alle søknadsalternativene hvor dette er eneste krav.

Hvis en søker både kan tilkjennes realkompetanse og Generell studiekompetanse skal sistnevnte benyttes.

Hvis søkeren allerede har en GSK-søknad med kvalifisert status J, eller en GSK-konklusjon, vil markering av REA som kvalifikasjonssgrunnlag gi feilmelding. Tilsvarende sperre mot REL i lokale opptak er ikke implementert.

En omvendt kontrollsperre, med feilmelding hvis man godkjenner en GSK-søknad eller legger inn en GSK-konklusjon for en søker som allerede er tilordnet REA som kvalifikasjonsgrunnlag, er ikke lagt inn. Saksbehandleren må da finne studentens grunnlag og legge inn GSK.

Det finnes en egen kontrollrapport, FS130.003 Realkompetansesøkere - GSK-kontroll som fanger opp evt. søkere med grunnlag REA og samtidig en godkjent GSK-søknad og/eller GSK-konklusjon. Denne er beskrevet i avsnittet 2.11.18 Kontroll av konsistent og komplett saksbehandling.

Det forekommer at B-rollen oppdager at en søker kvalifiserer til realkompetansebehandling selv om vedkommende søker ikke har krysset av for det på søknaden. Institusjonen kan da endre dette ved å trykke på knappen Omgjør REA i Søknads samlebilde NOM under Hele-knappen. Gjennom knappen Omgjør REA kontaktes SO-basen via SOWS og alle T-rollene vil da få B-rolle for søknadsalternativene. Det er kontroll om søkeren har GSK og er over 25 år. Alle som mister/får nye roller får e-post om dette. De institusjoner som ønsker det kan da behandle søkeren som REA-søker. Merk: rolleendringen ikke kan endres etter en har trykket på knappen, en har altså ingen angremuligheter.

Markere REA-søker som kvalifisert på et studieønske

Saksbehandleren skal manuelt sette kvalifisertstatus til J på det eller de studieønskene hvor REA-søkere skal få mulighet for opptak.Etter å ha fått et REA-grunnlag og blitt godtatt som kvalifisert for ett eller flere søknadsalternativer, er det likevel ikke gitt at søkeren får tilbud om studieplass. Dette vil avhenge av antall ledige plasser og hvor mange andre REA-søkere som konkurrerer om disse, eventuelt innenfor egne kvoter satt av for søkere med REA-grunnlag. Tilbud om studieplass er derfor en separat vurdering, i tillegg til kvalifisert-vurderingen.

Gi REA-søker tilbud

Når en REA-kvalifisert søker skal få tilbud, skal saksbehandleren oppdatere dette i feltet Tilbudsgaranti (kodeverdi REA) på søknadsalternativet. En tilbudstekst med informasjon om ev. begrensinger i tilbudet, kan også være aktuell, dette beskrives i senere avsnitt.

I tillegg til kvalifikasjonsgrunnlaget REA og manuelt oppdatert kvalifisert-status, kan man registrere et stort antall opplysninger for denne gruppen søkere. Dette kan gjelde eventuelt enkeltfag/kjernefag fra videregående skole, annen utdanning, praksis osv. Til dette benytter man skjermbildet Spesiell søknad, som har en rekke undervinduer for ulike typer data. Søkere med avkryssing for REA-grunnlag oppdateres automatisk som forekomster i bildet Spesiell søknad.

Flere andre grupper søkere saksbehandles også i dette bildet. Det gjelder søkere med utenlandsk eller nordisk utdanning, IB (internasjonal baccalaureate), Steinerskole, og søkere som ber om spesiell vurdering av ulike individuelle grunner.

Saksbehandling i bildet Spesiell søknad og undervinduer

Søkere med vitnemål fra videregående skole vil normalt gis et eller to av 4 mulige kvalifikasjonsgrunnlag. Av hensyn til kvoteplassering skal det også tas hensyn til søkerens alder ved tilordning av kvalifikasjonsgrunnlag.

VOV:	Førstegangsvitnemål uten tilleggsfag/forbedringer - søker maks 22 år. KL førstegangsvitnemål eller R94 primærvitnemål UTEN tillegg.
VOT:	Førstegangs med tilleggsfag - søker maks 22 år. R94 primærvitnemål utstedt senest høsten 2008, her er det lov å føre på tilleggsfag som er nødvendig for GSK, fag i spesielle opptakskrav samt fag som utløser realfagspoeng. Merk altså at R94-vitnemål utstedt 2009 eller senere IKKE kan bruke VOT, bare VOV, er ikke lov å ta med tillegg. R94 primærvitnemål utstedt 2009 eller senere stiller på denne måten likt med KL førstegangsvitnemål, der tillegg heller ikke er tillatt (med unntak av VYF-vitnemålene).
VES:	Ett vitnemål, ev med påførte tilleggsfag og forbedringer - ett kar.snitt
VPL:	Vitnemål pluss separat dok. av tilleggsfag/forbedringer, flere mulige kar.snitt.
VYF	KL førstegangsvitnemål fra yrkesfaglige løp som ikke gir GSK. Her er det lov å føre på fagtillegg tatt i ettertid som er nødvendig for å få tilkjent GSK. Men merk at tillegg utover disse GSK-fagene IKKE er lov, hverken fag som som inngår i spesielle opptakskrav (eks 3MX eller R2) eller fag som utløser realfagspoeng.

VOV og VOT skal ikke kombineres for samme søker, heller ikke VES og VPL. Men kombinasjoner på tvers av disse to gruppene er tillatt.

Søkere som ikke kan poengberegnes

En rekke søkere kan ikke poengberegnes. I slike tilfelle kan man benytte kvalifikasjonsgrunnlaget HUP (helt uten poeng). Søkerne plasseres da i spesielle kvoter hvor det ikke foretas rangering etter poeng.

Søkere under 25 år og dispensasjon fra kravet om generell studiekompetanse

Søkere under 25 kan søke om dispensasjon fra kravet om generell studiekompetanse. Dette er en unntaksbestemmelse og ikke en åpen adgang til studier for alle søkere som ikke oppfyller kravene. Søkeren må dokumentere varig sykdom, varig funksjonshemning eller lignende slik at søkeren ikke er i stand til å fullføre kravene til GSK. Søkeren må dokumentere at vedkommende har de nødvendige faglige forutsetningen for å gjennomføre studiet, altså spesielle opptakskrav.

Søkeren må ha krysset av for dispensasjon på følgeskjemaet og B-rollen registrerer da i feltet Dispensasjon verdien J.

Saksbehandler må sette J/N i feltet Dispensasjon og en avslagskode. Deretter kan en sette manuelt kvalifisert til J (for de som er kvalifisert), og sette DAG/DAL eller DSP i feltet Tilbudsgaranti_T på søknadsalternativet. DAG står for Tilbudsgaranti_T avslått for GSK-dispensasjon, ikke grunnlag DAL betyr Tilbudsgaranti_T avslått GSK-dispensasjon, ikke likeverdig DSP betyr Tilbud etter dispensasjon fra GSK

Hvis søkeren ikke har markert på søknaden at det er en dispensasjonssøknad, men at institusjonen ser at vedkommende kan behandles som en DSP-søker. Når institusjonen har avgjort om søkeren skal behandles som en GSK-dispensasjon, kan en trykke på knappen Omgjør DSP under Hele-knappen. Gjennom knappen Omgjør DSP kontaktes SO-basen via SOWS for omgjøring og da vil alle få tildelt B-rolle. Institusjonene vil automatisk få e-post om at de får/mister rolle i forhold til en søker. Saksbehandler må ikke trykke på knappen før all dokumentasjon er fremskaffet fordi endring av behandlerrollen kan ikke gjøres om. For at knappen skal ha noen funksjon må søkeren være under 25 år, det må ikke finnes noen GSK og feltet Dispensasjon har verdien J.

For de fleste søknadsalternativer skal søkerne konkurrere og rangeres etter poeng. Skole- og fordypningspoeng med videre skal vanligvis beregnes på grunnlag av vitnemål fra videregående skole.

I FS er det to spesielt tilrettelagte måter å beregne skolepoeng med videre på ut fra vgs-vitnemål:

1. Man beregner karaktersnitt, registrerer realfagspoeng med videre ut fra det innsendte vitnemålet ved hjelp av "Vitnemålkalkulatoren" i FS

2. Man behandler vitnemål som foreligger i elektronisk versjon i et eget bilde Vitnemålbehandling.

3. Overgang til bildet Resultatgrunnlag. Overgangen er laget for å få en enklere oversikt over hvilke eksamensresultater (interne og eksterne) studenten har, og ikke for å benytte øvrig funksjonalitet i bildet Resultatgrunnlag for beregning av poeng/kvalifikasjoner. Det kan senere bli aktuelt å videreutvikle Resultatgrunnlag-dialogen til å passe mer til regelverket innenfor NOM.

Det går selvsagt også an å beregne karaktersnitt "på skrivebordet" ved hjelp av en vanlig kalkulator, og registrere resultatene direkte i samlebildets undervindu Poeng.

Godkjent karakterutskrift bekreftes også med dato for denne.

Hvis verdier er oppgitt i feltene "REA" (antall realfag-fordypninger) "FHS" og "MIL" (hhv folkehøgskole og militær/siviltjeneste, J/N), vil poeng for dette også bli overført til Poeng-vinduet som følge av godkjenning/-dato.

Vitnemålsdatoen oppfyller to funksjoner, den brukes til både til å bekrefte karakterdata og -poeng og til å identifisere karakterdataene som allerede er registrert. Hvis søkeren sender inn en ny vitnemålkopi ser man av datoen om dette er nytt eller bare en ny kopi av det gamle.

I undervinduet Poeng er det et felt Detaljer. Ved å markere i dette feltet for en fram litt mer detaljer omkring poengberegningen. Det som vises er en merknad, vitnemålsnr, i tillegg vises også om tillegg/forbedringer er lagt til vtinemålet i beregningen.

Et spesielt skjermbilde, Vitnemålskalkulator, er laget for at man skal kunne registrere og/eller kontrollere karakterer fra vitnemål direkte på skjermen, og få karaktersnitt, karakterpoeng, fordypningspoeng mv. automatisk oppdatert.

Hente frem en søknad

En søknad hentes fram via registreringsnr., fnr, navn eller eventuelt journalnr. Hvis man velger vitnemålkalkulatoren via overgangsknappen i Søknad samlebilde NOM vil søkere fra dette bildet hentes fram automatisk i kalkulatoren. Dersom søkeren har flere søknader vil en ved overgang få frem den søknaden som er i bildet en kommer fra. En kan velge et vitnemål for å opprette en vitnemålskalkulator. Alle karakterene fra vitnemålet vil da fylles inn i kalkulatoren, og en kan deretter legge til nye karakterer.

Søkerens kvalifikasjonsgrunnlag vises hvis dette er lagt inn på forhånd, hvis ikke kan det registreres i vitnemålkalkulatoren.

Poengklasser som behandles

Vitnemålkalkulatoren behandler de atomiske poengklassene KAR (karakter-poeng), REA (poeng for realfaglig fordypning), SPR (poeng for språkfaglig fordypning) og VMT (tilleggspoeng for oppnådd karakter i visse realfag). Disse poengklassene og tilhørende poengtypeverdier presenteres i en matrise til venstre i bildet. Bare de variantene som er aktuelle i henhold til søkerens studieønsker med tilhørende rangeringsregelverk, tas med i matrisen. Uaktuelle celler angis med verdien -1, f.eks vil poengklassen VMT ofte være uaktuell, eller uaktuell i noen varianter.

Brukeren velger først en aktuell poengvariant ved å markere en rad i matrisen. Realfagpoeng og tilleggspoeng for realfag registeres direkte henholdsvis i feltene REA, SPR og VMT innenfor rammen "Vitnemålsopplysninger - variant" til høyre i bildet.

Kompetansekrav

I tekstfeltet over variantmatrisen vil det ofte presenteres et krav om faginnhold, for eksempel at det i karaktersnittet skal inngå R1R2 og S1S2. Brukeren må manuelt sørge for at påkrevde fag tas med i aktuelle snittberegninger. I poengsummeringen for de ulike kvotene vil FS sørge for at riktige poengvarianter (som tilsvarer det kompetansekrav som søkeren oppfyller), blir benyttet.

Poengberegning

Karaktersnitt og karakterpoeng skal normalt beregnes som en automatisk funksjon av standpunkts- og eksamenskarakteren på søkerens vitnemål. Karakterene registreres i vinduet "Vitnemålsopplysninger - variant".

Brukeren må først velge prinsipp for snittberegning; kalkulatoren kan enten beregne snitt slik at alle elle enkeltkarakterer veier likt uansett hvilke rader de er registrert i, eller snittet kan beregnes i to trinn, først for hver rad, og deretter samlet slik at hver rad veier likt.

Regelen er at hvert fag veier likt, dvs at karakterene for et fag registreres på en rad, og samlet snitt regnes ut på bakgrunn av radsnittene med lik vekt for hver rad.

For at sistnevnte regel skal gjelde må feltet "Linjesnitt" være markert. Fra og med opptaket 2009 skal alle karakterer telle likt på vitnemålet, slik at det i NOM-opptak må stå linjesnitt N.

Fremgangsmåte

Man starter med å gi kommandoen Ny rad, og en første karakterrad med 4 kolonner pluss et vektingsfelt, åpner seg.

I headingen kan brukeren markere for hvilke av de 4 kolonnene som skal benyttes. For vitnemål fra videregående skole kan 2, ev 4 kolonner benyttes. Karakterer som registreres i en rad forutsettes å høre til samme fag, eks standpunkt- og eksamenskarakter, og disse skal veies sammen til en verdi før snitt beregnes. I faget norsk forekommer stpkt. og eks.-karakter både for skriftlig og muntlig, her kan altså opp til 4 kolonner registreres, ettersom disse skal veies sammen til en verdi før samlet snitt beregnes.

Hvis 4 kolonner bare skal benyttes unntaksvis, kan man f.eks markere for 2 kolonner, registrere alle standpunkt- og eksamenskarakterer i de øvrige fagene. Så åpner man for 4 kolonner, og registrere karakterene for de fag hvor dette er aktuelt. Dermed slipper man mange tab-er for å hoppe over uaktuelle celler.

For skolepoeng (SKO) i f.m. opptak til allmennlærerutdanning er det ikke krav om at karakterene som registreres er definert i karaktertabellen. Karakterer i fagene matematikk og norsk i opptak til allmennlærerutdanning må merkes med henholdsvis 1MAT og NOR i feltet Kategori, for at systemet skal vite hvilke karakterer som skal knyttes mot tilsvarende kravelementer.

For andre typer vitnemål hvor enkeltkarakterer ikke skal veies sammen før snittberegning, kan man markere for "En kolonne", og registrere karakterer fortløpende i en kolonne. Linjesnitt-markeringen vil da ikke gjøre noen forskjell.

I Vekt-kolonnen kan man oppgi vekter for snittkarakteren for hver rad. Disse vil styre den samlede snittberegningen. Default vektverdi er 1, men man kan også bruke desimaler.

Nye rader genereres automatisk etter hvert som karakterverdiene legges inn.

Brukeren kan også velge om karakterene skal registreres som to-sifret heltall, som ett-sifret heltall, som desimaltall med ett siffer foran komma og ett eller to sifre etter komma. Dette markeres som et punkter innenfor rammenene Finhet og Desimal snittberegn. Default verdi for finhet er heltall (1) og for NOM skal det være 2 desimaler.

Brukeren kan også gjøre kolonnen "Inngår" skrivbar ved å markere i headingen. Enkeltrader kan så holdes utenfor snittberegningen ved å fjerne markeringen for disse. Default verdi er selvsagt at alle rader inngår i beregningen.

Når enkeltkarakterer registreres oppdateres snitt for hver rad og samlet snittverdi fortløpende. Når man klikker på knappen Beregn Kar.oppdateres feltet "KAR" med den endelige poengverdien i henhold til formelen som gjelder for dette. For NOM-opptak er denne karsnitt x 10.

Man kan endre markeringen for Linjesnitt og Inngår, eventuelt verdi for Vekt, etter at karakterer er registrert. Samlet snitt vil da endres i henhold til den nye beregningsmåten.

Formelen for snittberegning kan også defineres av brukereren, i lokale opptak kan man f.eks beregne karaktersnitt ved hjelp av en annen faktor enn 10, og man kan eventuelt velge å "snu skalaen". Dersom det ikke er oppgitt noen faktor, så gis det en varselmelding.

Hvis enkeltkarakterer er fra universitet eller høgskole (lavere verdier er bedre) vil f.eks tilleggspoeng måtte gis med negative verdier for at en summering skal bli meningsfull. Da kan det være mer hensiktsmessig å definerer et "tak" som karakterpoeng trekkes fra. Resultatet blir en "snudd" poengskala hvor tilleggspoeng kan legges til på normalt vis. Slike egendefinerte formler oppdateres i feltene "Fratrekk" og "Faktor", og formelen som blir resultatet gjengis umiddelbart nedenfor disse.

Kontrollere utregning

For å kontrollere utregningen kan man enten "lese korrektur" på de registrerte verdiene eller punche disse på ny og sjekke at snittverdien blir den samme. For kontrollpunching kan man benytte "Kontrollmodus" ved å markere i feltet for dette. De opprinnelige verdiene blir da skjult, og man kan registrere karakterene på nytt. En melding om at gammel og ny verdi ikke stemmer overens vil da komme når avvikende verdi registreres.

Når karakterverdiene er kontrollert og funnet korrekt, må man oppdatere databasen på vanlig måte. Først da oppdateres radene i vinduet "Poeng" med verdier på den aktuelle poengtypen for KAR, FDY, REA og VMT.

Poengvarianter

Hvis flere poengvarianter er aktuelle (når matrisen har flere linjer), må karakter- fordypnings- og eventuelle andre poeng beregnes på nytt for hver variant. Man kan da kopiere karakterene fra en variant til en annen ved å klikke på knappen Dubliser kar, og så bare endre de enkeltkarakterene som utgjør forskjellen mellom de to poengvariantene.

Merk at oppdateringen av Poeng-vinduet skjer bare for den poengvarianten som er aktiv i vitnemålkalkulatoren. Hvis man har beregnet verdi for flere varianter må det foretas en oppdatering for hver variant.

Slette karakter

En knapp Slett kar finnes nederst til høyre i kalkulatoren. Klikker man på denne vil alle enkeltkarakterer for den varianten som er aktuell, bli slettet. Man får først et spørsmål om man ønsker å gjøre dette. Karakterer i andre varianter slettes ikke, man må eventuelt skifte variant og klikke på Slett-knappen på ny.

Generelt

Man kan behandle elektroniske vitnemål i FS. Elektroniske vitnemål samles inn av Samordna opptak (SO) og distribueres til de institusjonene som skal saksbehandle de enkelte søkerne, eller hentes inn på enkeltsøkere med knappen Hent vitnemål fra SO for lokalopptak.

Når elektronisk vitnemål er levert for en søker, vil vitnemålnr. og utstedelsesdato synes i rammen for dette i øvre del av Søknad samlebilde NOM. En J/N-status for om det er et førstegangsvitnemål, og en knapp for Godkjenning finnes også her.

Ved omberegning av GSK, fagprofil og personpoeng på grunnlag av eleketronisk vitnemål med annet vitnemålsnr enn opprinnelig beregning, så vil vitnemålsnummer endres for disse selv om konklusjonen er uendret.

Vitnemål kan vises flere steder i FS. Ett generellt bilde er VgDokument samlebilde og rapporten FS143.001 Videregående skole dokument.

Dette bildet viser alle fag som hører til vitnemålet.

I undervinduet Programområder vises hvilke programområder søkeren har fulgt og eventuelt fravær.

I vinduet Merknad vises eventuelle tekstlige merknader som måtte være knyttet til vitnemålet.

I undervindu Annulering vises annuleringer og årsak til annulering av vitnemålet.

Rapporten FS143.001 Videregående skole dokument

I rapporten FS143.001 Videregående skole dokument vises vitnemålet frem. Dersom personen har flere vitnemål vises de fram i hvert sitt undervindu med forskjellig farger. Lengst til høyre vises et samelt dokument som inneholder alt fra alle vitnemål. Fagene vises med samme farge som vitnemålet, slik at en enkelt kan se fra hvilket vitnemål det enkelte fag kommer fra.

Denne rapporten presenterer vitnemålets fag, med standpunkt- og eksamenskarakterer i de ulike fag, og med eventuelle forbedringer som måtte være ført inn.

Fag fra vitnemål som er annulert vises med kursiv skrift under fanen Samlet.

Hvis en ønsker at rapporten skal vises tilleggsfag og forbedringer så kan en markere Vis tilleggsfag.

Kodeverdier for de enkelte fag og kurs finnes som egne bilder, i gruppen Vitnemål nvb.

Bildet Vitnemålbehandling

Selve behandlingen av elektroniske vitnemål foregår i bildet Vitnemålbehandling.

Hvis man benytter nedtrekksmenyen, med hurtigtaster alt+B, i Søknad samlebilde NOM åpner bildet seg og henter inn den aktuelle søkerens vitnemål automatisk.

Karakterpoeng (venstre side, midten)

Til venstre i bildet, i midten, finnes en oversikt over hvilke karakterpoengvarianter som er aktuelle for søkeren, gitt vedkommendes kvalifikasjonsgrunnlag. Vinduet viser også de aktuelle kompetansekrav og tilhørende spesialkrav, og søkerens kvalifisert-status for disse kravene.

Det er bare hvis søkeren blir funnet kvalifisert for kravene at karakterpoeng blir beregnet, med mindre den samme karaktervarianten også beregnes for andre krav hvor søkeren er kvalifisert.

Søkerens fag og karakterer (høyre side)

På høyre side av bildet er en oppstilling over søkerens fag og karakterer. Her kan forbedrede karakterer føres inn, og i nedre vindu kan tilleggsfag vedkommende har dokumentert med ekstra utskrift, tilsvarende føres inn. Forbedringer og tilleggsfag kan eventuelt allerede være ført inn i Vitnemål fremvisningsbilde. Forbedrede resultater bør bare legges inn hvis søkeren har kvalifikasjonsgrunnlag VES eller VPL, som har J på statusen "Forbedring tillatt". Hvis søkeren bare har grunnlag hvor denne statusen er N (VOV, VOT) vil forsøk på å registrere forbedringer gi en varselmelding om at grunnlaget ikke tillater forebedring. OBS: Meldingen er bare et varsel, det er ingen reell sperre mot oppdatering av forbedringer.

Kravelementer (venstre side, nederst)

Nederst til venstre finnes en oversikt over hvilke kravelementer som forutsettes oppfylt i de regelverkene som er markert i øvre del. Hvis studenten ikke har bestått kravelementet, men har noe tilsvarende, så kan man sette J i feltet Annet grunlag. Da vil kravelementet være gyldig.

Tilleggsfag (høyre hjørne, nederst)

Hvis søkeren har tilleggsfag ført inn i nedre høyre hjørne, må saksbehandler ta stilling til hvilke av disse som skal inngå i de ulike karakterpoengberegningene, og krysse av for hvilke det skal være. Her vil det i noen tilfelle måtte brukes skjønn, eventuelt prøveberegninger, for at søkeren skal få så god karakterpoengsum som reglene tillater. Tilleggsfag som er nødvendig for at søkeren skal bli kvalifisert må nødvendigvis krysses av for de aktuelle, spesielle kravene. For kompetansekrav hvor tilleggsfag ikke er nødvendige kommer det an på om karakteren i disse vil dra snittet, som beregnet pga de øvrige fagene, opp eller ned.

Hvis søkeren har flere vitnemål, så kan fag fra andre vitnemål legges inn som tilleggsfag. Merk at det ikke er mulig å velge tilleggsfag fra vitnemål som er annulert.

I de fleste tilfelle vil det være gunstig for søkeren at tilleggsfag tas med, men ikke alltid. Her er det opp til saksbehandleren å gjøre de valg som er gunstigst for søkeren.

Fremgangsmåte

Prosessen starter med at saksbehandler velger den poengvariant-linje i øvre venstre vindu som ønsker beregnet. Hvis flere varianter skal følge samme beregning kan man krysse av i ruten "SB" (samme beregning). For denne raden, med de eventuelle spesielle fagkravene som gjelder, velger man inn aktuelle/nødvendige tilleggsfag, og klikker på Beregn-knappen. Beregnede verdier vil så komme i feltene KAR, REA og ev i Forbedr KAR. Sistnevnte verdi vil kunne være høyere enn KAR-verdien såfremt vitnemålet inneholder forbedringer og søkeren både konkurrerer med originalvitnemål (VOV, VOT) og forbedret vitnemål (VES, VPL). Hvis søkeren ikke konkurrerer med originalvitnemål (ikke VOT eller VOV) vil KAR og Forbedret KAR være like.

Hvis man vil benytte de beregnede verdiene klikker man på knappen Bruk beregnP, og disse vil overføres til variant-raden i midten til venstre. Hvis man ikke vil benytte verdiene, f.eks fordi at valget av tilleggsfag ikke viste seg å være optimalt for søkeren, endrer man avkryssingen for disse, og foretar Beregn på ny, inntil man kommer ut med verdier man vil beholde.

Fagprofil-data utledes av vitnemålet, slik at f.eks aktuelle realfag-fordypninger blir oppdatert med J i Fagprofilen. Som følge av dette vil også kvalifisert-status på de aktuelle kompetansekrav bli oppdatert. I forbindelse med opptak til allmennlærerutdanning beregnes karakterpoengverdier for kravelementene 1MAT/2MAT, NOR, men ikke SKO, når man trykker knappen Beregn.

Prosessen repeteres inntil alle radene i midten til venstre er blitt oppdatert med kvalifisert-status og eventuelle karakter- og fordypningspoeng utledet av vitnemålet.

Når vitnemålet er et "førstegangsvitnemål" uten forbedringer, og det ikke foreligger separat dokumenterte tilleggsfag, behøver man ikke å arbeide i dette bildet for å gjennomføre behandlingen av et elektronisk vitnemål. Prosessen krever da ingen oppdateringer fra brukerens side i vitnemålbehandlingsbildet. Man kan i dette tilfellet bare klikke på knappen Godkj i rammen for elektroniske vitnemål i Søknad samlebilde NOM.

Prosessen vil da gjennomføres helautomatisk, og man vil etter en ny hent kunne se karakterpoeng mv i vinduet Poeng, og eventuelle fagprofil-godkjenninger i vinduet Fagprofil.

Forsøksemner: Det hender at vitnemål inneholder forsøksemner. Disse emnene ligger ikke i kontrollmotoren, slik at da må en behandle vitnemålene litt mer manuelt. Dersom disse forsøksemnene oppfyller fagkrav til søknadsalternativene må en manuelt sette godkjent i feltet Annet grunnlag i fagprofilen. Hvis en kun setter bestått på fagprofilen, tolkes det som at det er et tilleggsfag og da vil ikke søkeren kunne plasseres i førstegangsvitnemålskvoten.

Hvis forsøksemnet tilsvarer et av realfagene, må en gi realfagspoengene manuelt.

Ved fremhenting av søker som har grunnlag PRA, vil det foretas beregning for hvert vitnemål av hvilke fag som inngår i six-pack (GSK-beregningen gjør dette). Når vitnemål velges for grunnlag PRA, vil det på selve originalvitnemålet være mulig å velge hvilke fag som skal inngå i beregning. Fag som inngår i six-pack vil ikke kunne velges bort.

Dersom valgt grunnlag er VOT, vil kun vitnemål fra reform R94, utstedt 2008 eller tidligere kunne velges. Det gis feilmelding dersom annet vitnemål velges.

Dersom valgt grunnlag er VOV, er det ikke anledning til å velge inn tillegg.

For tillegg er det mulig å velge tre varianter av nedtrekksliste for fag:

Fag	Gir en ren fagliste med de fag som kan inngå i samme reform som valgt vitnemål
Vg.dok:	Viser alle andre vg-dokumenter, med fag som inngår, og denne følger papirvitnemålets sortering
Vg.dok fag:	Viser alle fag fra alle andre vg-dokumenter, sortert etter fagkode på tvers av vitnemål. Det er i tillegg en parameter: Vis kun endringer i forhold til valgt vitnemål.Pr default er denne krysset av slik at kun fag med hvit bakgrunn vises. Det er også lagt på et felt som styrer hvor mange fag som skal vises i denne nedtrekkslisten

Ved valg av fag fra vitnemål fra annen reform enn valgt vitnemål, kommer det opp en dialog for å hjelpe til med konvertering til samme reform som valgt vitnemål. Alle konverteringsregler kommer frem, og en kan velge den konverteringen som er ønskelig.

Det åpnes ny dialog for valg av fag som skal velges inn. Denne viser alle konverteringsregler som eksisterer for det faget som er valgt. Konverteringsreglene finnes på grunnlag av valgt fag eller fag som er ekvivalent med valgt fag.

 

Med grønn tekst vises fagkode, karakter standpunkt og eksamen og år/termin personen har bestått faget. Fagkoden som gjelder studenten kan avvike fra fagkoden for konverteringsregelen, pga ekvivalensregler. Dersom f eks fire fag er ekvivalente, vil det kun lages regelsett for et av dem. Dersom til-faget har rød tekst, betyr det at faget allerede finnes i vitnemålet det arbeides med (det vises da en tool-tip når en drar musepekeren over). Dersom det kun finnes en regel, og denne har samme til-kode som fra-kode, så kan ikke faget konverteres. Det gis da en varsel om dette i øvre del av dialogen. Dersom det ikke er mulig å velge noen av reglene som finnes, eller det ikke eksisterer noen regel, må en trykke på Avbryt.

Reglene for tilleggspoeng varierer sterkt mellom de ulike studieprogram og institusjoner.

Maskinell og manuell oppdatering av tilleggspoeng

Noen poengtyper kan genereres helt maskinelt, f.eks. poeng for alder og kjønn. Disse vil da bli oppdatert som forekomster av personpoeng, og rangeringsregelverkene og summeringsformlene vil filtrere disse slik at poengene bare blir brukt for de søknadsalternativene og kvotene hvor de er aktuelle.

For søkere som har akseptert at resultater kan hentes fra andre institusjoner, så oppdateres tilleggspoeng for høyere utdanning automatisk.

Det er et søkefelt Ubehandlet ekst.resultat. Ved innlasting av nye resultater for søker oppdateres kolonnen med J. Verdien i feltet omgjøres til N når en trykker på Fullfør.

Andre poengtyper kan bare delvis oppdateres maskinelt, delvis krever de at nye data legges inn. Poeng for høyere utdanning er av denne type. Denne poengtypen vil kunne beregnes ut fra registrerte studiepoeng. Søkere som allerede har tatt eksamener ved den institusjonen han/hun søker opptak ved, vil kunne tildeles poeng automatisk ut fra institusjonens egne eksamensdata. Eksterne studiepoeng vil vanligvis måtte registreres manuelt for å gi grunnlag for poeng.

Tilleggspoeng for høyere utdanning kan alternativt registreres direkte i poengvinduet, uten omveien via studiepoeng.

Vil man foreta indirekte poengberegning via studiepoeng for høyere utdanning starter man i samlebildets vindu HøyUtd.

I dette vinduet kan man spesifisere søkernes høyere utdanning så detaljert man ønsker.

Noen forekomster vil kunne genereres maskinelt på grunn av interne beståtte eksamener, mens andre vil måtte registreres manuelt. Det er viktig å holde disse fra hverandre, slik at samme utdanning ikke blir registrert dobbelt. For å skille disse benyttes feltet "Vektingskategori". Interne studiepoeng av vanlig type plasseres i kategorien IV, Normalt vil disse genereres av en oppdateringsrutine (se nedenfor).

Vekting av type EV blir beregnet automatisk på grunnlag av automatisk importerte eksternresultater av type EMN, på nivå 70 eller høyere.

Exphil/exfac

Tidligere utgjorde Exphil, EXPH (vanlig exphil) og EXFAC (examen facultatum), egne kategorier. Oppdateringsrutinen ville da generere forekomster i denne kategorien hvis søkeren har forekomster av bestått exphil/exfac i institusjonens eksamensprotokoll, uansett hvilket lærested den er avlagt ved. Nå skal exphil og exfac inngå som en del av avlagte studiepoeng.

Forprøver

Forprøver ellers (språkfag og fonetikk og lingvistikk, studienivå 70) gir også uttelling ved en institusjon (UiB). For denne benyttes kategoriene IF og EF.

Studiepoeng fra høyere utdanning

Studiepoengene for høyere utdanning skal oversettes til poeng av typen HØY for en rekke studieprogrammer. Reglene for hvor mange poeng som skal gis for hvor mange studiepoeng varierer. En gruppe av spesifikke algoritmer er laget for å oversette studiepoeng til poeng. Disse algoritmene (HØY1, HØY2,...HØY19) varierer fra år til år i NOM-opptak. Fra FS8.0 er det kun HØY17 og HØY19. Disse algoritmene er tilordnet sine respektive poengtyper, se bildet Atomiskpoengtype/Lovlig verdi. Her kan man søke fram poengklassen HØY, bla gjennom variantene og observere algoritmene som tilordnet og beskrivelsen av disse.

Alder og kjønn

Også for poengklassene ALD og KJØ er det definert egne algoritmer, disse vil alltid kunne beregnes maskinelt.

FS156.001 Beregning av poeng og studiepoeng - alle søkere

Når de eksterne studiepoengene er registrert kan man aktivere en samlerutine, FS156.001 Beregning av poeng og studiepoeng - alle søkere, for å generere de aktuelle poengverdiene.

Studiepoeng - høyere utdanning og Personpoeng

Rutinen bør først kjøres for "Studiepoeng - høyere utdanning", slik at den først oppdaterer de studiepoeng som skal gis for interne eksamener.

Deretter kjøres den for "Personpoeng", slik at den genererer riktige verdier for poengtyper av klassen HØY. Personpoeng av klassen ALD og KJØ blir også beregnet. Rutinen foretar beregning for alle søkere i det aktuelle opptaket.

Kvotesvar

Valget "Kvotesvar" gir automatisk oppdatering av Ja-svar på "kvotespørsmål" som kan besvares maskinelt, f.eks om søkeren er kvinne eller under en viss alder, og dermed skal plasseres i spesielle kvoter.

Fagprofil

Hvis en velger å kjøre rutinen for valget "Fagprofil", så vil den beregne bestått på kravelement som er knyttet til en algoritme.

Når bør rutinen kjøres?

Rutinen bør fortrinnsvis kjøres for hele opptaket under ett, og i starten av dette. Ved trykknapp-generering for enkeltsøknader risikerer man at noen blir glemt.

Hvis søkermengden ikke er stabil, slik at det kommer nye søkere til underveis, bør rutinen også kjøres med jevne mellomrom, og for sikkerhets skyld på slutten av opptaket, slik at ingen enkeltsøkere faller utenfor.

Rutinen kan også aktiveres for enkeltsøkere via en trykknapp Ber. Poeng i samlebildet. Den beregner da studiepoeng med videre bare for den ene aktive søknaden.

Rapporten FS149.004 Vurderingsinformasjon for søkere

Rapporten FS149.004 Vurderingsinformasjon for søkere viser eksamener og eksamensmeldinger som er registrert for søkerne i et opptak, i institusjonens egne eksamensdata.

Rapporten bestilles ved at man oppgir om en skal kjøre den for et opptaksstudieprogram, en studietype eller for alle innen et opptak. I tillegg kan man oppgi at bare B-rolle-søkere skal tas med, og at vurderingssmeldinger skal vises i tillegg til protokollforekomster. Protokollforekomstene kan videre avgrenses til bare de som er kommet til etter en bestemt dato. En kan velge utplukk Alle, Jasvar, møtt og tilbud og om de er kvalifisert (uansett/ja/nei).

Rapporten oppsummerer vurderingssdataene for hver søker med antall studiepoeng i kategoriene IP,EP, EG og Sum, og lister ut alle vurderingsprotokoll- og ev meldingsforekomster med dato for registrering/siste endring, emnekode, år-måned, eksamensstatus, emnenavn, resultat og vekting.

Alle poeng vises fram i Søknad samlebilde NOM, poeng

Alle søknadspoeng, skolepoeng, tilleggspoeng mv. oppdateres enten manuelt eller ved hjelp av rutine, eller fra Nattjobb for vitnemålekontroll og vises fram i vinduet Poeng, i Søknad samlebilde NOM.

Vinduet filtrerer ut uaktuelle poengtyper, slik at bare de som kan være aktuelle i henhold til økerens studieønsker (søknadsalternativer) vises som forekomster.

Poengtildelingen består i å føye til poengverdier for de poengtypene hvor søkeren skal ha poeng.

• For skole- og realfagspoeng skjer oppdateringen via overføring av egenrapporterte poengdata, via Vitnemålkalkulator eller via behandling av elektroniske vitnemål.
• Tilleggspoeng for kjønn, alder, høyere utdanning vil ofte bli oppdatert via egne rutinekjøringer, se beskrivelse ovenfor.
• Poeng for militærtjeneste, folkehøgskole vil ofte være egenrapportert, og kan da fanges opp via godkjenning av disse i Søknad samlebilde (NOM).
• Noen poengtyper vil som regel måtte oppdateres manuelt i vinduet Poeng, det gjelder f.eks poeng for Praksis når slike er aktuelle.

Poeng-vinduet vil kontrollere at verdier som registreres holder seg innenfor de tillatte grensene, har riktig antall desimaler osv i henhold til reglene som er gitt i bildet AtomiskPoengtype.

Ved endring av studiepoeng fra høyere utdanning

Hvis man forandrer de registrerte studiepoeng for høyere utdanning, skal selvsagt verdiene av poengtypen HØY korrigeres. Neste kjøring av poengrutinen vil gjøre dette. Slike korrigeringer kan med fordel gjøres via den individuelle varianten som betjenes av en trykknapp.

Hvis man fjerner alle studiepoeng vil poengtypen HØY etter korrigeringen bli stående med poengverdi 0, selve poengraden fjernes ikke. Alle endringer produserer merknadstekst om en forekomsten tidligere hadde en oppgitt verdi.

Låse en poengverdi mot maskinell endring

Hvis man av en eller annen grunn vil skjerme en poengverdi mot maskinell endring, kan man legge inn J i feltet "La stå". Rutinen vil da ikke endre poengverdien, selv om datagrunnlaget for denne tilsier noe annet. Slik skjerming er lagt inn som default, når en poengverdi registreres manuelt oppdateres automatisk J i feltet "La stå".

Endringer som gjøres via vitnemålkalkulatoren og via behandling av elektroniske vitnemål overstyrer ev J-er i "La stå"-feltet.

Samlet poengsum

Alle poeng akkumuleres på personen. I Søknad samlebilde (NOM) vises kun de poengtyper og -verdier som er aktuelle for søknaden som helhet, det vil si "unionen" av poengtyper som er relevante for de aktuelle søknadsalternativer og kvotesøknader.

Alders- og kjønnspoeng vil bli lagt til personen uavhengig av om disse kommer til anvendelse i noen av søkerens søknadsalternativer. Poeng av klassen HØY vil bare bli generert for søkere som skal ha disse i henhold til sine søknadsalternativer.

Akkumulerte personpoeng kan slås opp i bildet Person opptakstabeller - Poeng.

Tilfeller hvor flere organer oppdaterer poengverdier for samme søker

Når ulike institusjoner og opptaksorganer "saksbehandler for hverandre" vil de normalt fordele søkerne mellom seg (f.eks slik at institusjonen som er prioritert høyest behandler de øvrige søknadsalternativene). Men arbeidsdelingen er kanskje ikke alltid entydig, og det vil kunne forekomme at flere organer oppdaterer poengverdier for samme søker, og at disse dataene spres til de andre institusjonene via SO. I sluttfasen av opptaket, hvor institusjonene skal "etterfylle" søkere på plasser som er blitt ledige fordi andre har trukket seg, vil andre institusjoners poengtildelinger være relevante.

Det er da mulighet for uoverensstemmelser, og det er ønskelig å kunne se om og eventuelt hvilke poengverdier andre opptaksorganer har bidratt med for samme søker.

I rapporten Behandlingshistorikk kan en se poengverdier fra andre opptaksorganer.

Vinduet viser alle poengverdier som en søker har blitt tildelt, både fra egen og fra andre opptaksorganer. Opptaksorgan er tatt inn som et ekstra ledd i nøkkelen. Man kan da sammenligne verdiene som er tildelt på samme poengtype av ulike opptaksenheter.

Fra og med opptaket 2003-HØST kan poeng av typen HØY, MIL og FHS gjenbrukes. SO har en gjenbrukstabell fra og med 2001. SO sender kun ut personpoengvedtak der poengverdien er maksimalverdien for denne.

Dersom en søker har makspoeng (2 poeng) for MIL (militærtjeneste), FHS (folkehøgskole) eller HØY (høyere utdanning) fra tidligere år, så vil disse vises i søknad samlebilde med rød skrift i tillegg til i rapporten Behandlingshistorikk.

Generelt

For noen studieprogrammer stilles det spesielle opptakskrav, f.eks at søkeren må ha tatt bestemte fag i videregåene skole, eventuelt med resultat lik eller bedre enn en bestemt karakter.

Krav om fordypning innenfor realfag er det mest vanlige, men det forekommer også krav til fordypninger innenfor språkfag, for visse søknadsalternativer. Blant spesielle opptakskrav regnes også opptaksprøver. Slike prøver praktiseres for noen studier innenfor idrett, musikk mv.

Registrere om en søker oppfyller opptakskravene

Spesielle opptakskrav forutsettes å være spesifisert innenfor de aktuelle kompetansekravene, som Spesielle Fagkrav eller Andre spesialkrav. Når slike krav foreligger presenteres de enkelte kravelementer som skal oppfylles som rader i vinduet Fagprofil i Søknad samlebilde NOM.

Her registrerer man J for Bestått for de kravelementer som søkeren oppfyller, eventuelt verdier på Standpunkt og Eksamenskarakter for søkeren i henhold til vedkommendes vitnemål hvis bestemte karakterer inngår i kravet. J for Bestått genereres automatisk når en karakter registreres eller når et fag godkjennes med J på Annet grunnlag.

Det skilles ikke mellom beståtte og ikke-beståtte karakterer her. Enhver karakterverdi 1, 2, .. osv gir J for Godkjent, selv om f.eks 1 i et fag fra vdg.skole ikke er bestått. 1 i et universitetsfag er imidlertid bestått. For å kunne skille her måtte alle kravelementer være knyttet til en karakterregel. Dette er ikke gjort i den nåværende versjon av FS. I praksis betyr dette at bare bestått-karakterer bør registreres i disse feltene.

Det foretas automatisk beregning av SKO-krav (krav om minst 35 skolepoeng til lærerutdanningene): Denne oppdateres til N når søker ikke er kvalifisert (mindre enn 35 poeng) og til J dersom søker har flere enn 35 skolepoeng.

Hvis søkeren har annen dokumentert utdanning som dekker et bestemt fag, kan man registrere J i feltet "Annet grunnlag" og eventuelt spesifiserer og forklare dette med en merknadstekst.

Karakterkrav

Hvis det kreves en bestemt karakter for at kravet skal være oppfylt og søkeren anses å oppfylle denne med en annen utdanning, må både karakteren og J for annet grunnlag registreres. (Det vil kunne hende at søkeren dekker et fag med en annen utdanning, men uten å oppfylle karakterkravet).

Feltet "Gyldig"

Feltet "Gyldig" angir om fagprofildata gjelder i dette opptaket. Altså hvorvidt det som ble registrert av fagprofildata i tidligere opptak skal regnes med i nåværende opptak eller ikke. Dette er laget for at brukeren skal kunne spare inntasting når gamle søknader behandles på ny. Default verdi for tidligere registrerte data er N hvis man haker av for "Ugyldiggjør fagprofil" når man kjører rutinen FS180.001 Overføring til søknadshistorikk/ugyldiggjøring av fagprofil. Hvis fagprofilen er uendret eller lite endret fra forrige søknad klikker brukeren på knappen Alle gyldige, og statusverdien endrer seg umiddelbart til J. Brukeren oppdaterer så de enkeltresultatene som måtte være endret.

Når nye data (bestått eller karakterer) registreres i fagprofilen oppdateres gyldigstatus automatisk til J.

GSK-krav

Statusen GSK-krav angir om faget inngår i GSK-grunnlaget for spesielle søkere som vurderes på "annet grunnlag", som for eksempel realkompetansesøkere, HUP´er og søkere som ønsker spesiell vurdering.

Fagprofilverdier

Når elektroniske vitnemål foreligger, og man behandler disse via GodkjennVM-knappen i samlebildets øvre del eller i bildet Vitnemålbehandling, blir de fagprofilverdiene som kan utledes fra vitnemålet oppdatert automatisk.

Fagprofilen fra andre institusjoner kan gjenbrukes og ved å klikke på knappen Fagvedtak får man opp følgende dialog:

En markerer hvilke kravlementer en vil overføre og klikker på knappen Ferdig. Da vil de markerte kravlementene overføres til fagprofilen.

Opptaksprøver og andre kravelementer som ikke kan utledes fra elektroniske vitnemål blir det som gjenstår å oppdatere her.

Beregne om søkeren er kvalifisert

FS beregner automatisk om søkeren er kvalifisert for de studieprogrammene han eller hun søker til. Beregningen for en individuell søker starter ved at man klikker på knappen Fullfør i samlebildet. Plassering i kvote, summering av poeng og beregning av skolepoeng for allmennlærerutdanning foretas når denne knappen aktiveres.

Beregningen kan også foretas for alle søkere i opptaket under ett ved at man kjører relevante varianter av rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling. Her kan man spesifisere de ulike typer beregning man vil ha utført, f.eks bare oppdatering av kvalifisert-status uten kvoteplassering, poengsummering mv. (rutinen omtales senere).

Hvis studieprogrammet bare krever generell studiekompetanse, blir kvalifisertstatus satt til J når søkeren oppnår denne. Fagprofil-verdier er ikke relevante for slike søknadsalternativer.

Hvis det foreligger spesielle fagkrav blir status satt J eller N alt etter hva som er registrert for søkeren i vinduet Fagprofil, og etter om vedkommende har generell studiekompetanse. I de fleste kompetansekreav hvor det inngår spesielle krav, kreves det også generell studiekompetanse, noe som angis med en egen statusfelt i bildet Kompetansekrav.

Kvalifisert-konklusjonene kan observeres i samlebildets vindu Søknadsalternativ eller i det frittstående bildet Søknadsalternativ.

Eventuelle "Realfagpoeng" (poeng av klassen REA) vil også kunne utledes fra en registrert fagprofil. Dette er aktuelt for søknadsalternativer som krever at visse realfag er bestått fra videregående skole. En egen løsning for dette er utviklet. Man registrerer de aktuelle realfaglige fordypningsfagene i et eget bilde, Kravelement for studieprogram. (Fagene må finnes som forekomster i bildet Kravelement på forhånd). For Realfag-søkere vil disse fordypningsfagene opprettes som rader i vinduet Fagprofil, på samme måte som det skjer for fag som inngår i Spesielle fagkrav. Karakterverdier, eventuelt bare J for bestått, registreres for disse fagene på vanlig måte i fagprofil-vinduet.

REA-poeng utledes fra den registrerte fagprofilen ved hjelp av en egen algoritme REA1 som tilordnet de aktuelle poengtypene (f.eks REA UIO og REA UIB) i bildet Atomisk poengtype.

Oppdatere REA-poeng

REA-poengverdien for en søknad oppdateres (i vinduet Poeng) når man klikker på knappen Ber. poeng. Kjører man rutinen FS156.001 Beregning av poeng og studiepoeng - alle søkere med valget "Andre poengklasser HØY etc." oppdateres REA-poeng bl.a. for alle søkere innenfor et gitt opptak.

Oversikt over aktuelle kravelementer for en søknad

Vinduet Fagprofil vil i de fleste tilfeller gi full oversikt over aktuelle kravelementer for en søknad. Vinduet presenterer "unionen" av alle kravelementer som er aktuelle i henhold til de spesielle opptakskravene som er knyttet til søkerens studieønsker, og i henhold til eventuelle. studieprogram hvor det er knyttet fordypningsfag for å utlede REA-poeng.

En full oversikt over alle kravelementer hvor søkeren har fått oppdatert J/N- eller karakterverdier finnes i bildet Person opptakstabeller - Fagprofil.

I Søknad samlebilde NOM - ProfilSK vises alle kravelement som er registrert på søkeren innenfor NOM-søknaden. For hver poengvariant/spesielle krav kan saksbehandler angi om fagprofilen skal gjelde. Det gjelder spesielt for søkere som skal ha godkjent fagprofil innenfor noen kvoter, men ikke alle. For søkere som kun har ett elektronisk vitnemål, så gjøres dette automatisk. Det er kun nødvendig å registrere dette dersom søker ikke har elektronisk vitnemål eller har elektronisk vitnemål og tilleggdokumentasjon.

Fremgangsmåte for søkere som er kvalifisert i ordinær kvote, men ikke i førstegangskvoten:

• Velg to grunnlag: VOV og for eksempel VES eller VPL.

• Legg inn riktige poengssummer på hvert grunnlag i vitnemålskalkulatoren.

• Gå så tilbake til Søknad samlebilde NOM. I fanen Profil registrerer dere J i alle kravelementene som er bestått, uavhengig av om de skal tas med i førstegangsvitnemålskvoten eller ikke

• Gå så til ProfilSK og sett N på de kravelementene for Variant NOMO som søker ikke dekker i førstegangsvitnemålsvkoten.

• Når dere fullfører søknaden skal søkeren kun kvalifiseres i ordinær kvote på de studiene han ikke dekker kravene til på førstegangsvitnemålet sitt.

I Søknad samlebilde NOM -ProfilK finnes en knapp for å vise eventuelle fagprofil-verdier andre opptaksenheter måtte ha registrert på den aktuelle søkeren.

Disse dataene formidles via SO.

Rapporten FS102.003 Søkere uten fagprofil

Rapporten FS102.003 Søkere uten fagprofil viser hvilke søkere, til de ulike studieprogrammene, som er uten fagprofil. Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder.

Ved markering kan man velge å ta med alle med fagkrav, eller begrense utplukket til ett kompetanseregelverk, en bestemt studietype eller ett opptaksstudieprogram. Det kan eventuelt også avgrenses til bare dem som er/ikke er registrert med mottatt følgeskjema, er/ikke er kvalifisert til studieprogrammet det søkes til, og har/ikke har godkjent Gsk. Man kan også holde annullerte og trukkede søknader utenfor via valget Dok/søk.status.

Rapporten skriver ut en rad for hvert søknadsalternativ som fanges opp, med fnr, navn og søkernr for søkeren. Den viser også dokumentasjonsstatus, J/N for mottatt følgeskjema, generell studiekompetanse og kvalifisertstatus, pluss kvalifikasjonsgrunnlaget. Videre tar den med eventuelt mangelkoder for spesielle fagkrav/andre krav, og utdypende Gsk-info med hensyn til konklusjon (institusjon, år-termin) eller søknad (kvalifisert, dato og grunnlag, og eventuelt mangler).

Opptak hvor emner og emnekombinasjoner er kvalifikasjonsgrunnlaget for opptak

For lokalopptak har man innført et undervindu Emne i Søknad samlebilde der man kan angi emner som grunnlag for søknad. Løsningen er hovedsaklig rettet mot mastergradsopptak hvor emner og emnekombinasjoner er kvalifikasjonsgrunnlaget for opptak. Underbildet åpner for å kunne knytte emnekombinasjoner til kravelementer ved utformingen av opptaksregelverket.

I undervinduet Emne vises søkerens forekomster fra eksamensprotokollen med karakter. Ved å sette hake i feltet Inngår bestemmer man at emnet inngår i opptaksgrunnlaget. I tillegg vil FS regne ut snittkarakteren for de valgte emnene iht. vekting og karakter.

Har man knyttet emnekombinasjoner til kravelementer angir man på det enkelte emne hvilken emnekombinasjon den enkelte eksamensprotokollforekomst tilhører, hvis dette ikke kommer automatisk via utdanningsplanen.

Rapporten FS102.004 Ikke-kvalifiserte søkere - spesielle opptakskrav

Hvis en ønsker å få ut en rapport over hvilke søkere som ikke er kvalifiserte i henhold til spesielle opptakskrav, kan en kjøre rapporten FS102.004 Ikke-kvalifiserte søkere - spesielle opptakskrav.

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder.

Man må kunne avgrense utplukket til et bestemt søknadsalternativ (institusjon og studietype), og til et bestemt kompetanseregelverk.

Utplukket kan også avgrenses til om følgeskjema er mottatt eller ikke. Videre kan man markere for å bare ta med ikke-kvalifiserte på studier med spesielle fagkrav, uten markering kommer alle ikke-kvalifiserte med.

Visning av fnr. journalnr og GSK-info kan velges ved å markere punkter i Vis-rammen.

Rapporten skriver ut en rad for hvert studieønske, med søkernr, fnr og navn og søknadsalternativ. For hver rad oppgis J/N-status for Gsk. poengdata og eventuelt fagprofil, J/N for mottatt følgeskjema, dokumentasjonsstatus, tilbudsstatus og prioritet.

For utenlandske søkere og for søkere som kvalifiserer seg pga nordisk utdanning, Steinerskole, IB mv, eller som søker å bli tilkjent Realkompetanse, kan man registrere en rekke data i tillegg til de "standarddata" som finnes i Søknad samlebilde/Søknad samlebilde NOM og i bildet Gskvedtak/fagprofil.

Søknad samlebilde NOM har også noen undervinduer som viser data for forekomstene i Spesiell søknad. I vinduet SV vises noen av de sentrale konkluderende data for spesielle søknader, og vinduet SpesVurd viser søknadsalternativene med de spesielle tilleggsopplysningene som hører til disse.

Om man vil benytte frittstående bilder, samlebildets vindu eller spesialbildet for å registrere de spesifikke dataene for disse søkere er et rent praktisk spørsmål.

Bildet Spesiell søknad

Det generelle bildet har en felles, øvre del og rekke undervinduer. Bildet viser fram noe søknads- og personinformasjon, i tillegg inneholder det mange datafelter.

Tekst som legges inn i Merknadsfeltet Vurdering-intern kommer med i rapporten FS.107.001 Spesialbehandlede søkere - personrapport.

I rammen Oppsummering kan man med poengverdier (ikke tekst) sammenfatte søkerens faglige nivå mv. Feltet Fagnivå overføres til SO som Rangeringstall HUP.

Her er også et statusfelt "Lag rapport". J her fører til at det kan lages brev.

I feltene Egenmeld, Spes.erkl angir man med J/N om hhv egenmelding og spesialisterklæring foreligger. I feltet Land utd. Tekst kan man angi en landkode som inneholder tekst om landets utdanningssystem i bildet Land og feltet Utdanningssystem tekst.

En egen ramme Gsk inneholder de sentrale Gsk-opplysningene, som i Søknad samlebilde.

Feltet "Studentgrunnlag" oppdateres i stedet for Gsk-data hvis søkeren blir kjent kvalifisert på annet grunnlag enn Gsk, f.eks realkompetanse.

Når man henter opp en søker hentes også alle kravelementer som personen har og relevante kravelement og kjernefag (det vil si kravelementer som er markert at de skal inn i bildet Spesiell søknad).

Undervinduene

To av undervinduene er beregnet for opplysninger som andre saksbehandlingsorganer har lagt inn, og som utveksles via SO. Dette gjelder vinduene Persontekst og BehAndre (hhv søknads- og GSK-relaterte data). Her kan dataene bare leses, ikke redigeres. Saksbehandlingen ellers skjer i bildets øvre del, og i vinduene Profil, Praksis, Steiner, Spesv (de enkelte søknadsalternativene) og Utd.

Undervinduet Persontekst

I bildet Spesiell søknad - Persontekst vises opptaksorgan, år-termin og vurderingen som opptaksorganet har gjort.

 

Spesielle søkere vil falle i ulike kategorier, foruten rene utlendinger vil det være en gruppe sk "fornorskede" utlendinger, og norske søkere som av ulike grunner skal gis spesiell behandling. I feltet "Søkerkat" plasserer man ulike spesielle søkere i de kategoriene de hører hjemme i.

Forekomstene i dette bildet vil i de fleste tilfelle bli opprettet automatisk. Følgende mekanismer gjelder:

Når man masseregistrerer følgeskjema ved hjelp av bildet "Mottak av følgeskjema" vil det for alle søknader med kryss X fra SO i feltene "Utenl. Utd", "Steiner" eller "Realkompetanse" genereres automatisk forekomst av Spesiell søknad, med kategori hhv UTENLANDSK, STEINER, eller REA.

Videre vil forekomster med kategori-verdi "UKJENT" opprettes automatisk når kvalifikasjons-grunnlag HUP, PRA, REL eller REA oppdateres for søkeren. (for REA vil forekomstene som regel være opprettet allerede med kategori REA pga Realkompetanse-kryss og masseregistrering av følgeskjema).

Undervinduet Profil

I vinduet Profil registreres opplysninger om enkeltfag fra videregående skole (fag med J for spesiell søknad i Kravelement. For hver rad må man som minimum oppdatere J for bestått, karakterverdier for standpunkt og eksamen kan eventuelt også angis. Hvis karakterverdier registreres, kan man også få fram et snitt av disse i bildets øvre del, både for alle enkeltfag og for de som utgjør "kjernefag". Snittverdiene beregnes automatisk ved hjelp av knappen Bsnitt. Hvis man ikke har registrert karakterer for enkeltfag, kan man likevel registrere snittverdier manuelt i de to skrivbare feltene "Alle" og "Kjerne".

Undervinduene Praksis og Utd

I vinduene Praksis og Utd registreres opplysninger om søkerens praksis og utdanning som kan ha betydning for vurderingen.

Praksis registreres med en rad for hver type praksis søkeren har, praksistype og Dato fra er påkrevde opplysninger, Dato til prosent heltid, varighet, relevant-status, inngår i Gsk-status kan registreres etter behov, pluss en merknadstekst.

Ved nyregistrering av praksis blir de generert løpenr.

Det er laget en knapp Timereg med en dialog for å beregne sum varighet ut fra de enkelte varighetene og heltidsprosenter. Varigheten blir omregnet til mnd. Normert antall timer pr. mnd må registreres første gang funksjonen brukes.

En kan registere varighet med ønsket benevning i bildet. En må da passe på at en legger inn samme benevning på alle varighetene, slik at en oppgir alt enten i uker, måneder eller år.

Dersom % av heltid overstiger 100 for en periode, kommer det et rødt utropstegn ved siden av feltet. Tooltip for feltet gir en varselmelding når musepekeren holdes over utropstegnet. Prosenttall av heltid må være mellom 0 og 100 for en rad.

Summeringen viser nå tall både for relevant praksis og all registrert praksis.

 

Registrere søkerens utdanning

Søkerens utdanning registreres med en rad for hver type utdanning søkeren har, utdanningstype og Dato oppnådd er påkrevde opplysninger. Karaktersnitt, vekting, varighet status for inngår i GSK og merknadstekst kan registeres etter behov.

Hvis søkeren har utdanning fra en Steinerskole kan man i undervinduet Steiner legge inn data om en rekke spesielle fag og karaktervurderinger i egne felter.

Undervinduet SpesSøk

I undervindu SpesSok kan intern og ekstern vurdering oppdateres for den enkelte søknad. Disse feltene ligger i også i Søknad samlebilde - Hele. I dette undervinduet vises også vurdering fra søknadshistorikk.

I undervinduet SpesSokAlt (vist ovenfor) registreres data om det enkelte søknadsalternativet, hvor man kan tilordne hvert alternativ et poengtall, et nivåtall, vurdering, vedtaksforslag og vedtak mv.

Oppsummerende beskrivelse, vurdering og anbefaling av spesielle søkere kan gjøres i bildets øvre del, i tekstfelter avsatt til dette. I tillegg til dette kan man i rammen Oppsummering registrere poengtall og tallmessige uttrykk for søkerens faglige og personlige nivå.

Ulike institusjoner har noe forskjellig praksis med hensyn til hvordan slike spesielle søknader skal behandles. Ved noen institusjoner behandles søknaden og de enkelte søknadsalternativene (studieønskene) under ett, av en og samme saksbehandler. Ved andre kan f.eks Gsk-delen og de enkelte søknadsalternativene behandles av ulike enheter eller saksbehandlere.

Overgangsknapper

Fra Spesiell søknad kan man bevege seg til andre bilder og rapporter ved å klikke på knapper plassert øverst til høyre i bildet:

Knappen GSK Søknad fører til bildet Behandling av generell studiekompetanse som er beskrevet ovenfor.

Knappen Fagprofil fører til undervinduet ved samme navn i Søknad samlebilde.

Knappen Søkn.alt spes fører til bildet Søknadsalternativ spesiell vurdering, som er et frittstående bilde for søknadsalternativene til en spesiell søker, tilsvarende undervinduet Spesvurd i Spesiell søknad og Spesv i Søknad samlebilde NOM. (Undervinduet SpesVurd i Søknad samlebilde NOM blir farget grønn dersom det eksisterer rader, og blå dersom minst en rad har verdi for et av spesiell-vurderingsfeltene). I dette bildet spesifiseres et opptak i det øvre vinduet, slik at man bare får fram spesielle søknadsalternativer for en person for et opptak om gangen. I bildet Spesiell søknad er det ikke en slik opptaksvariabel, slik at alle søkndsalternativer presenteres samlet, også om de skulle høre til ulike opptak.

Knappen Søknalt.tekst åpner bildet SøknadsalternativTekst, hvor det er mulig å knytte en mange-til-en tabell av tekstmerknader til de enkelte søknadsalternativ. Dette tekstfeltet kan brukes når tilbudsgaranti gis til søkere med realkompetanse, når institusjonen vil spesifisere eventuelle begrensinger knyttet til tilbudet, f.eks at det gjelder bare ett eller noen enkeltfag. Teksten formuleres som en melding til søkeren. Den vil bli eksportert til SO og tatt inn i tilbudsbrev derfra. Teksttypen må være TIL for at den skal bli tatt med av SO i tilbudsbrevet. For de søkere som ikke får tilbud kan en legge inn en tekst, og da bruke teksttype AVS i NOM-opptaket. AVSlagsteksten blir brukt enten søkeren er kvalifisert eller ikke. Begrensinger i studierett vil trolig bli vanlig for REA-søkere, når søknadsalternativet omfatter mange fag og søkerens realkompetanse kanskje ligger innenfor ett eller noen få fag. Hver tekstmerknad kan være på opptil 2000 tegn, og hver merknad identifiseres med en kode. Hvis flere merknader registreres, må det benyttes ny kode for hver.

Hvis en ønsker å bruke standard tekster kan en trykke på knappen Std.tekst og et nytt vindu Standard tekst åpner seg etter man legger inn ny rad i underbildet Tekst.

I dette vinduet dobbeltklikker en på den teksten man ønsker. Teksttypen blir ikke overført, så den må en velge separat etterpå. En kan velge flere tekster som settes sammen til den ønskede teksten.

Standardtekstene defineres og legges inn i bildet Tekstalternativ. Tekstene kan skrives på bokmål, nynorsk og samisk og hver tekst kan være på inntil 1000 tegn.

Utenlandske søkere

Søknad samlebilde har et underbildet for utenlandske søkere, Utl. Vinduet finnes også som frittstående skjermbilde, Utenlandsk person samlebilde.

I bildet og tilhørende rapporter kan man legge inn data om når utenlandske søkere ankommer Norge, både av bolig- og oppholdstillatelseshensyn.

Søkere som ber om å blir vurdert spesielt og på individuelt grunnlag

Det hender at søkere som ellers ville blitt behandlet på "normal" måte, f.eks. rangert etter skole- og tilleggspoeng, ber om å blir vurdert spesielt og på individuelt grunnlag. Det kan f.eks være at søkeren har utdanning eller bakgrunn som er spesielt relevant for bestemte studietyper, og som ikke ville gi tilstrekkelig uttelling hvis den bare ble regnet om til poeng og studiepoeng på standard måte.

Hvis opptaksenheten imøtekommer søkerens ønske om spesiell behandling og vurdering av søknaden kan den opprette en forekomst av denne i bildet Spesiell søknad, og legge inn de data som er nødvendige og relevante for saksbehandlingen i dette bildet, som vist ovenfor. Hvis ønsket om spesialbehandling gjelder bare ett eller noen av søknadsalternativer kan den relevante informasjonen oppdateres i bildet Søknadsalternativ Spesiell Vurdering, som vist ovenfor.

I bildene Søknadsalternativ (Alle opplysninger) og i Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt finnes to felter som må oppdateres for søkeren som finnes som spesiell søknad, spesialgrunnlagsstatus (rammen Spesielt grunnlag, feltet "Status") og Tilbudsgaranti_T, (feltet "Tilbud").

Spesielt grunnlag har som lovlige verdier (kodebildet Spesieltgrunnlagstatus i kodemodulen, Opptak) Ø (søker ønsker spesiell vurdering), F (ferdig) og R (rettet).

Tilbudsgaranti_T har som lovlige verdier (kodebildet Tilbudsgaranti_T, i kodemodulen, Opptak) AVS (Avslag på opptak utenom poengreglene) og SPE (Opptak utenom opptakskonkurranse) og ANN (annullert).

Hvis opptaksenheten innstiller søkeren for tilbud på et søknadsalternativ (SPE) betyr ikke dette at søkeren nødvendigvis vil få dette tilbudet. Tilbud tildeles av SO gjennom en vanlig samordningsprosess, og et tilbud fra opptaksenheten vil falle bort hvis søkeren også får tilbud på et høyere prioritert studieønske.

Rapporten FS103.001 viser søkerliste for søkere med spesielle vilkår. Møttstatus er inkludert som parameter til rapporten, og inkludert som kolonne i bakgrunnsdataene for rapporten. En kan dermed filtrere på denne om den kjøres for ALLE møttstatuskoder.

Rapporter

FS107.001 Spesialbehandlede søkere

Knappen FS107.001 på bildet Spesiell Søknad fører til rapporten FS107.001 Spesialbehandlede søkere. Når man går fra bildet til rapporten via denne knappen kjøres rapporten automatisk for den aktuelle søkeren man hadde framme i bildet. Man kan selvsagt åpne rapporten fra menyen, fylle inn fnr og andre parametre og kjøre den på vanlig måte.

Rapporten bestilles for et bestemt opptak, og den kan kjøres for en enkelt søker eller for grupper av søkere. Den har ingen faste bestillingsparametre for slike grupper. Svært mange utplukksparametre kan være aktuelle når man ønsker utskrift for flere spesielle søkere samtidig. Derfor kan rapporten bestilles for en fnr.fil som man kan lage selv ved å søke på vilkårlige felter i f.eks Spesiell søknad og lagre utplukket som datafil.

Kjører man rapporten med inputfil vil fnr. fra filen komme til syne i det øvre vinduet som en bekreftelse på hvilket utplukk rapporten vil benytte. Også et enkelt oppgitt fnr. vil bekreftes på samme måte.

Rapporten skriver først ut søkerkategori, saksbehandler, søkernr, fnr. og navn og Gsk-grunnlag for søkeren.

En "felles" oppsummering med tekst for Bakgrunn, Vurdering og Anbefaling, pluss eventuelle Poengtall og tallindikatorer for Faglig, Personlig og Samlet nivå utgjør neste avsnitt i rapporten.

Deretter presenteres opplysninger om kjernefag og fag ut over dette i videregående skole som er registrert i søkerens "Fagprofil".

Så følger opplysninger om utdanning, oppnådde studiepoeng og praksis som ikke inngår i Gsk-vurderingen.

Summeringen av praksis gir to tall, relevant praksis og totalsum.

Til slutt gjengis eventuelle oppsummerende vurderinger som måtte være gitt for de enkelte søknadsalternativene.

I rapportvariant REA har informasjonen byttet litt på plasseringen.

FS104.001 Søkere som ønsker spesiell vurdering

Søkere som er registrert med ønske om spesiell vurdering kan listes ut ved hjelp av rapporten FS104.001 Søkere som ønsker spesiell vurdering.

Denne rapporten kan kjøres for et opptak under ett eller ev. for et søknadsalternativ. Man kan velge om alle søknader skal gjennomgås, eller om bare søknader med skolepoeng skal tas i betraktning.

Rapporten skriver ut alle som er registrert med ønske om spesiell vurdering, dvs søkere som har X i kolonnen Spesielt grunnlag/Ø. spesvurd på ett eller flere søknadsalternativer (bildet Søknad samlebilde/SøkAlt). Den tar med fnr. (kan slås av og på), navn, søkernr, (alt. journalnr.), søker-kategori (fra spesiell søknad) og forekomst av skolepoeng (J/N). Den kan også skrive ut søkerens studieønsker hvis brukeren krysser av for dette. Studieønskene skrives ut med opplysning om prioritet og kvalifisertstatus, i prioritert rekkefølge.

FS107.002 Spesielle søkere

Rapporten FS107.002 Spesielle søkere er en enkel oversiktsrapport som lister ut alle søknader som er registrert i bildet Spesiell søknad.

Rapporten bestilles for et bestemt opptak og ev. en bestem søknadstype. Den tar med fnr, navn, søkernr., søkerkategori, info om siste utskrift og GSK-opplysninger.

I og med at den tar med søkerkategorier og GSK-data egner seg den som oversiktsrapport for mengden av spesielle søkere man har innenfor et opptak. Men mangelen på spesifikke opplysninger om alle de ulike forhold som kan være registrert for spesielle søkere, gjør at den ikke egner som redskap for saksbehandling.

FS107.003 Spesielle søkere - saksbehandling

En noe mer saksbehandlingsorientert rapport for spesielle søknader er FS107.003 Spesielle søkere - saksbehandling.

Denne rapporten bestilles for et opptak og for eventuelt en bestemt søknadstype. I tillegg kan utplukket avgrenses til bare Utenlandske søkere, søkere med Steinerskole, søkere som ønsker spesiell vurdering, søkere som ønsker realkompetansevurdering, og/eller Alle spesielle søkere. Videre kan man markere for at bare T-rolle-søknadsalternativ skal presenteres på utskriften, velge Ja/Nei/Uansett for kvalifisert-status og Gsk og mottatt følgeskjema, og at bare kvalifiserte, ikke-kvalifiserte eller begge skal tas med, og at bare søkere med endret B-rolle etter en bestemt dato skal tas med. Fremvisning av alder og fagprofil er valgbar.

Rapporten skriver ut fnr, navn, søkernr, saksbehandlende organ, dokstatus, dato for siste endring, eventuelle kvoter søkeren er plassert i og J/N-statuser for egenmelding og spesialisterklæring.

En tabell over søknadsalternativer og kvalifisertstatus tas også med for hver søker. Feltet Nivå (rangeringstall HUP) er også tatt med.

Gsk-kvalifikasjons og gsk-grunnlag blir sekundært hentet fra SbehAndre.

Tekst i feltet Vurdering i bildet Spesiell søknad presenteres, hvis denne er blitt endret skrives meldingen "Endret vurd". foran teksten.

FS107.004 Personrapport - spesielle søkere - saksbehandling

Et praktisk hjelpemiddel for å vurdere spesielle søkere, særlig de som kan poengvurderes, er rapporten FS107.004 Personrapport - spesielle søkere - saksbehandling

Denne rapporten bestilles med de samme parametrene som FS107.003, og den skriver også ut stort sett de samme opplysningene.

Studieønskene arrangeres her som rader i en tabell, og hvor det i egne kolonner vises tilordnede skole- og konkurransepoeng, pluss differansen mellom disse og fjorårets poenggrenser, hvis disse opplysningene finnes i FS. I kolonnene 1, 2 .. 5 kan man angi basisdata om søkeren som ikke kommer fra FS.

Egenmelding, Spesialisterklæring og Vurdering med eventuell endringsdato gjengis i egne felter nedenfor poengtabellen.

FS149.002 Endring av spesielt grunnlag siden siste import

Det er viktig å få med seg alle endringene av de spesielle grunnlagene. En kan i rapporten FS149.002 Endring av spesielt grunnlag siden siste import få en oversikt over alle endringer siden siste import fra SO.

Rapporten bestilles ved at man oppgir dato for siste import. Alle endringer i Spesielt grunnlag Status (som leveres av SO, se Søknad samlebilde, Hele) som har endringsdato etter den oppgitte importdatoen, fanges opp av rapporten.

Den skriver ut søkeren med navn og eventuelt fnr, studieønske, behandletstatus, endringsdato verdien i feltet Spesvurd (Samlebildet Hele).

Med denne rapporten kan opptaksorganet følge med i endringer som foretas av SO med hensyn til spesiell vurdering, for søkere man har B- eller T-rollen for.

Generelt

Søknader vil ofte være mangelfulle. Manglene kan f.eks.være at bekreftede vitnemålkopier eller andre vedlegg ikke foreligger, eller at bestemte krav ikke er oppfylt. De kan gjelde GSK-søknaden, studieønskene, spesielle fagkrav i denne forbindelse osv. Mangler ved GSK-søknaden og brevløsning for dette er beskrevet i et tidligere avsnitt.

Hvor skal mangler registreres?

Mangler ved søknader som gjelder studieønsker kan registreres i vinduet Mangel i Søknad samlebilde. Mangler i forbindelse med spesielle fagkrav o.l kan registreres i en egen tabell i bildet Kompetanse for person. Innenfor hvert av disse mangelområdene benyttes egne sett av mangelkoder. Ved setting av dok-status til en mangel blir det opprettet søknadsmangel.

Søknad samlebilde, mangel

I bildet Kravelement (Opptak, Kompetanse, Kravelement) ligger definisjoner for hvilke elementer (mangelkoder) som skal benyttes i forbindelse med GSK-søknaden, søknaden som helhet og spesielle kompetansekrav. Tre separate statusverdier angir med J/N hvilken anvendelse de enkelte mangelkodeverdiene har.

Mangler ved søknaden angir generelle mangler som ikke bare gjelder for spørsmålet om studiekompetanse eller spesielle opptakskrav for bestemte studieønsker. De generelle manglene kan f.eks være at vitnemålkopier ikke er vedlagt søknaden eller ikke er attestert, at nødvendige ettersendinger ikke er mottatt osv. For søkere med utenlandsk statsborgerskap regnes manglende oppholdstillatelse, manglende bekreftelse eller oversettelse av utenlandsk vitnemål også som generelle mangler ved søknaden.

Kodeoppslaget i vinduet Mangel begrenser seg til mangelkoder som er reservert for søknaden, i henhold til statusverdiene i bildet Kravelement.

Rapporten FS120.001 Mangelbrev til søker

Når man velger Mangelbrev i overgangsknappen til høyre i samlebildet når en søknad med tilordnede mangler er framme i bildet, vil rapporten FS120.001 Mangelbrev til søker åpne seg, og den aktuelle søknaden hentes inn.

Rapporten kan produsere mangelbrev for GSK-søknad, mangelbrev for søknad eller et mangelbrev som inkluderer begge deler. To avkryssingsruter øverst til høyre angir hvilke varianter som er aktuelle. Når rapporten åpnes via overgangsknapp vil den være innstilt på mangelbrev tilsvarende de mangelforekomster som finnes registrert på søkeren.

Aktuelle mangelkoder presenteres i ett eller to vinduer (ett for GSKmangler og ett for søknadsmangler) til venstre i rapporten, med markering for mangelkoder som allerede er registrert.

Hvis søkeren har godkjent GSK vil mangelvinduet for dette ikke kunne velges. En tekst informerer om at GSK foreligger og derfor er mangler her uaktuelle. Nye mangler kan også registreres under rapportbestillingen, disse vil eventuelt bli oppdatert i vinduet Mangel (eventuet i GSK-bildets mangeltabell) når rapporten skrives ut.

Funksjonaliteten med hensyn til journalføring, merknadstekst, dato og adressevalg er ellers lik det som ble beskrevet i forbindelse med Gsk-mangelbrev i et tidligere avsnitt.

Ved utsending av epost eller brev oppdateres brevdato på mangelen.

FS111.001 Mangelliste - søkere

Registrerte mangler på søknader kan listes ut ved hjelp av rapporten FS111.001 Mangelliste - søkere.

Rapporten skriver ut en linje for hver mangel for hver søker, og angir om det gjelder søknaden eller Gsk-søknaden, og eventuelt dato for utsendt mangelbrev. En kan krysse av for om kun egne mangler skal vises

Når mangelbrev sendes ut forventer man en reaksjon fra søkeren, ved f.eks at etterlyst dokumentasjon sendes inn, eller på annen måte. Noen mangelbrev fører ikke til noen reaksjon, og saksbehandlingen kan da ikke videreføres.

Hvis dokumentasjonen bringes i orden, slettes mangelen. I brevjournalen hvor det utsendte brevet er lagret, finnes et eget felt for registrering av dato for Mottatt svar.

FS111.002 Ubesvarte mangelbrev

Rapporten skriver ut mangler og saker hvor det ikke foreligger noen reaksjon fra søkeren.

Brukeren kan velge om rapporten skal vise alle mangler for det aktuelle opptaket, eller bare dem det er knyttet et brev til.

Rapporten skriver ut søkeren med fnr, navn og registreringsnr, mangelkoden(e), om mangelen gjelder Gsk eller søknaden, dato for sendt mangelbrev og brevets journalnr.

Hvis mangelen slettes eller hvis det registreres en dato for svar på mangelbrevet, fanges forekomstene ikke opp av rapporten.

I tillegg til de to "mangelområdene" Gsk-søknad og Søknad, finnes det et mangelområde som gjelder Spesielle krav, det vil si spesielle fagkrav eller andre krav for opptak til visse studieprogrammer.

De spesielle kravene varierer fra studieprogram til studieprogram. Som regel, men ikke alltid, kommer de i tillegg til Gsk-kravet. For flertallet av de studiene gjelder bare Gsk-kravet uten tilleggskrav.

Kompetanse for Person

Når en søker til et studieprogram med spesielle krav ikke oppfyller kravet kan dette registreres som en egen mangelforekomst i bildet Kompetanse for Person.

Man kommer til dette bildet ved å velge Kompetanse på overgangsknappen i samlebildet. Bildet åpnes og søknaden som er framme i samlebildet hentes inn automatisk.

Forekomstene i dette bildet identifiseres ved kombinasjonen av Person og kompetanseregelverk. Hvis flere studieprogrammer har et felles kompetanseregelverk vil en søker som ikke oppfyller kravene til ett av studieprogrammene selvsagt heller ikke oppfylle kravene til de andre.

Mangler med hensyn til spesielle opptakskrav knyttes derfor til en slik forekomst av "Person-kompetanse". Mangelforekomsten(e) registreres i et eget vindu i bildet.

Vanligvis behøver brukeren ikke foreta manuelle oppdateringer her, mangelforekomstene genereres automatisk ut fra registrerte data i vinduet Fagprofil, når Fullfør-knappen aktiveres, eller når kvalifisert-status beregnes ved hjelp av rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling .

Når det er Spesielle fagkrav som ikke er oppfylt, genereres mangelkoden SFA (Spesielle fag mangler). Er det Andre spesialkrav som ikke er oppfylt, benyttes koden SÆR (Særkrav mangler).

For søkere med utenlandsk bakgrunn vil det bli benyttet egne mangelkoder hvis de ikke oppfyller de spesielle fagkravene i norsk, f.eks. SNU (Oppfyller ikke norskkrav for utlendinger).

Det er enighet om ikke å spesifisere enkeltfag som mangelforekomster. Ofte består de spesielle opptakskravet av en rekke alternative fag, slik at en mangelkode som spesifiserer hva søkeren mangler ville måtte inneholde en liste av alternative måter å oppfylle kravet på.

Flere brevløsninger kan være aktuelle for dette mangelområdet. En aktuell individuell løsning vil være å legge inn et nytt valg for "Komp.regelverk" i FS120.001 Mangelbrev søkere, slik at mangelkodene dette området filtreres inn i rapportvinduet, og ellers med samme funksjonalitet som den nåværende rapporten har. Denne løsningen er foreløpig ikke laget (mars 2001).

FS120.002 Avslagsbrev - søkere med manglende fagkrav

En løsning for masseproduksjon av mangel- og avslagsbrev pga manglende spesielle fag- og andre krav er laget, FS120.002 Avslagsbrev - søkere med manglende fagkrav. Dette er en kombinert rapport- og brevløsning som plukker ut søkere som har fått en eller flere Person-kompetansemangler av typen SFA, SNU og SÆR innenfor et opptak.

Rapporten bestilles for et opptak. Man kan velge om den skal omfatte alle søknadsalternativer, eller begrenses til noen av disse. Velger man begrensing kan opp til 5 ulike alternativer spesifiseres.

Rapporten kan begrenses til bare dem som ikke allerede har fått dette mangelbrevet, den kan altså kjøres i flere omganger ette hvert som nye mangler kommer til under saksbehandlingen.

Rapporten skriver ikke ut brev til søkere hvor søknaden er annulert, trukket eller bortfalt.

Når rapporten er prøvekjørt og de ønskede brevene kommer ut, kan man markere for oppdatering av at brev er sendt. Dato for dette registreres da i bildet Kompetansekrav, mangelvinduet.

Rutinen skriver ut alle søkerne som oppfyller utplukkskriteriet med fnr og navn (fnr kan slås av og på på vanlig måte). For hver søker oppgis hvilke av de aktuelle søknadsalternativene vedkommende har søkt på, hvilke spesielle fagkrav som stilles for disse, og hvilke resultater som er registrert på vedkommende i fagprofilen. Hvis to eller flere søknadsalternativer deler på et kompetansekrav vil begge gjengis, men kravet bare presenteres en gang.

De spesielle fagkravene presenteres i rapporten og brevet ved den teksten som er knyttet til kompetansekravet (se bildet Kompetansekrav). Det forutsettes altså at denne inneholder en korrekt beskrivelse av kravene, beregnet for tilbakemelding til søkere.

Hvis søkeren har utenlandsk bakgrunn (kvalgrunnlag NUB) og det er koblet tilleggskrav i norsk til de aktuelle kompetansekravene presenteres også teksten som beskriver tilleggskravene i norsk umiddelbart under teksten for hovedkravet. Det kan være praktisk å legge inn en innledende tekst før tilleggskravteksten, f.eks. "Tilleggskrav for søkere med utenlandsk bakgrunn:..". Dette vil gjøre presentasjonen av det samlede kravet mer leselig for mottakeren.

Alle fagprofilradene hvor det er registrert J- eller N-resultater skrives ut, også for kravelementer som ikke hører inn under de kompetansekravene som er aktualisert av de oppgitte søknadsalternativene. Hvis ingen resultater er registrert i fagprofilen vil en melding om dette skrives ut.

I menyraden finnes det for denne rapporten en ekstra trykknapp med vekselvis et brev- og rapportikon, alt etter om man har rapporten eller brevforekomstene oppe i bildet.

FS120.002 Avslagsbrev - søkere med manglende fagkrav (brevet)

En søker i rapporten er alltid markert med farve, markeringen flyttes fra søker til søker ved hjelp av skrivemarkøren. Når man klikker på knappen med brev-ikonet vil selve brevet til den markerte søkeren åpnes i rapportvinduet.

Brevet benytter brevtyper med brevmal KOMPMANG. Se dokumentasjon for brevmodul for avsnitt og innlegging av tekster.

Søkeren får altså et brev som varsler om at vedkommende ikke oppfyller de spesielle kravene som gjelder for de aktuelle studieønskene, hvilke krav dette er og hvilke egne resultater som er registrert (i fagprofilen). Søkerene må selv sammenligne krav og resultater for å finne ut hva uoverenstemmelsen består i.

For NOM-opptak vil SO (Samordna Opptak) få overført Spesielle kravmangler. SO vil også benytte disse som begrunnelse i brev når det gis avslag fordi søkeren ikke oppfyller spesielle krav.

Alle søknadsalternativer for kvalifiserte søkere ender opp som kvotesøknader.

De fleste kvotesøknader genereres automatisk, ut fra kvotene som er tilordnet opptaksstudieprogrammet eller ut fra det registrerte kvalifikasjonsgrunnlaget. Eksempler på dette er kjønnskvoter, alderskvoter, kvoter for førstegangs-, fordypnings- og forbedret vitnemål, kvoter for rangering etter sum poeng og skolepoeng osv.

Manuell registrering av opplysninger i forkant av kvoteplassering

Noen kvoteplasseringer utløses av opplysninger som må registreres manuelt, f.eks. kvoter for søkere med en bestemt regional eller etnisk tilhørighet. Slik registrering skjer i vinduet Kvotespørsmål i Søknad samlebilde.

Forekomstene genereres automatisk, og brukeren svarer J på spørsmålet når dette er aktuelt, enten via manuell oppdatering eller via kjøring av rutinen FS156.001 Beregning av studiepoeng, poeng og kvotesvar, med avkryssing for Kvotesvar.

Kodeverdier og spørsmålsformulering må være lagt inn på forhånd i bildet Kvotespørsmål, og disse må være koblet til kvotetypen i bildet Kvotetilhørighet, eller til kvoten i bildet Kvote (alle bilder i gruppen Studieprogram/Kvote) .

Når en søker er ferdigbehandlet med hensyn til generell studiekompetanse, spesielle fagkrav, poeng, kvotespørsmål mv. vil FS automatisk kunne trekke en rekke konklusjoner. Disse går på om søkeren er kvalifisert eller ikke for de ulike søknadsalternativene, hvilke kvotesøknader som skal opprettes for søknadsalternativer hvor søkeren er kvalifisert, og hvilke poengsummer som eventuelt skal tilordnes hver av disse kvotesøknadene.

Fullfør-knappen

Prosessen startes ved at brukeren klikker på knappen Fullfør i samlebildet. I samlebildets vindu Søknadsalternativ vil kvalifisertstatus bli oppdatert med J eller N på de ulike søknadsalternativene. De berørte forekomstene av Person-kompetansekrav og -kompetanseregelverk får en tilsvarende J/N-oppdatering (se omtale av bildet Kompetanse for Person nedenfor), sant at det beregnes poeng og kvoteplasseres. Denne beregner også kvotesvar på grunnlag av svar på søkerspørsmål. Dette gjøres kun for kvotespørsmål med verdi N for automatisk beregning (som skal beregnes av egne algoritmer).

For søknadsalternativer hvor kvalifisertstatus er J vil det også opprettes forekomster av kvotesøknader i bildet Søknad/Kvotesøknad. Man kommer til dette bildet ved å velge Kvotesøknad på overgangsknappen i samlebildet. Da hentes den aktuelle søknaden inn automatisk. Man kan også åpne bildet via menyen og hente fram forekomster ved vanlig søking.

Har man klikket på knappen Fullfør er det også generert en poengsum på de kvotesøknadene som skal ha dette. Poengdata hentes fra personens poeng (bildet Personpoeng eller samlebildets vindu Poeng), Rangeringsregelverket (poengekvivalenstabellen) og summeringsformlene (kvotesumgruppen som er tilordnet kvotetypen/eventuelt kvotene) vil styre summeringen slik at bare de riktige poengtyper blir tatt med i de enkelte summene.

Kort oppsummert gjør Fullfør-knappen følgende:

1: 'Vedlikeholder personkompetanseforekomster...' (FS157.007)

2: 'Beregner høyere utdanningsvekttall ut fra opplysninger i eksamensprotokollen...'  (FS156.001)

3: 'Beregner personpoeng...' (FS156.001)

4: 'Beregner kvotesvar...' (FS156.001)

5: 'Beregner fagprofil...' (FS156.001)

6: 'Fordeler søknadsalternativene på kvoter...' (FS157.001)

7: 'Beregner dokumentasjonstatus, komplett og diagnose...' (FS157.001)

8: 'Oppdaterer søknad - ubehandlet dok, ubehandlet resultat, ubehandlet vdg-resultat - alle til N...')

9: 'Oppdaterer søknad - kan saksbehandles til J...')

 

Hvis fordelingen på kvoter og poengberegning ikke er foretatt når man henter fram en søker, kan dette utføres innenfra bildet. Knappen Fullfør starter de samme prosessene som den tilsvarende knappen i samlebildet, det vil si Kvalifisertstatus, Kvotesøknad og Poengsum mv. blir generert. For å se resultatet av prosessen må man hente fram søkeren på ny i bildet.

Beregne poengsum for en enkelt kvotesøknad og oppdatere poengsummene for en hel søknad

Poengsum for en enkelt kvotesøknad beregnes, eventuelt beregnes på ny, ved å klikke på knappen Beregn Sum Poeng. "Regnestykket" for den aktuelle kvotesøknaden skrives da ut i vinduet til høyre i bildet. Dette er en tekstrapport som genereres under beregningen, men som ikke lagres. Den redegjør i detalj for hvordan poengsummen framkommer som en sum av delsummer (skolepoeng og eventuelle. tilleggspoeng), og hvilke poengverdier som finnes innenfor hver av disse gruppene.

For å oppdatere poengsummene for en hel søknad, det vil si for alle kvotesøknader som denne omfatter, må man altså kjøre "regnestykket" en rekke ganger, en for hver kvotesøknad. Når prosessen startes fra samlebildet utføres beregningen for alle kvotesøknader for en enkelt søker under ett. Det er altså mest praktisk å foreta poengberegningen fra samlebildet.

I Søknad/Kvotesøknad kjører man i praksis poengberegningsrutinen bare når man ønsker å se "Regnestykket" i detalj.

Rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling

Det er også mulig å oppdatere kvalifisertstatus, fordele på kvoter og beregne poengsummer for alle søkere innenfor et opptak under ett. Da benytter man rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling.

Dette er en kraftig rutine som kan utføre alle de tre prosessene som ble omtalt ovenfor. Kvalifisertstatus kan her beregnes for alle søknader innenfor et kompetansekrav, for ett helt kompetanseregelverk (som kan omfatte flere kompetansekrav) eller bare for et enkelt søknadsalternativ. I praksis bør man markere alle disse tre alternativene når rutinen kjøres.

I tillegg kan rutinen opprette og vedlike forekomster av Personkompetanse (se omtale av bildet Kompetanse for Person nedenfor). Disse forekomstene er en nødvendig forutsetning for at automatikken som gjelder kvalifisertstatus for de ulike søknadsalternativer skal virke.

Rutinen har et valg for å vedlikeholde kompetansemangler. Denne gjennomgår personkompetansekrav-forekomstene og oppdaterer kompetansemangler med verdiene SFA, SNU eller SÆR alt etter om Tilfred-status er N på hhv Spesielle fagkrav, Spes.tillegg.kompkrav og Andre krav (se bildet Kompetanse for Person). Hvis nye data legges inn i fagprofilen slik at søkeren blir funnet kvalifisert på søknadsalternativer/kompetansekrav hvor det ligger mangler, vil dette slette disse manglene.

Kjøring av denne rutinen for et opptak med mange søkere vil ta noe tid. Det anbefales at rutinen startes på slutten av dagen eller på kveldstid, slik at man ikke må vente i arbeidstiden på at den skal gjøre seg ferdig.

De ulike beregningstypene

Valget "Vedlikehold av personkompetanseforekomster" skal det normalt ikke være nødvendig å benytte. Når søkerdata lastes inn (NOM-opptak) eller legges inn i samlebildet vil personkompetanseforekomstene normalt opprettes automatisk. Det er bare hvis noe har sviktet i denne henseende at er det nødvendig å kjøre dette alternativet, f.eks hvis det har vært nødvendig å endre kompetanseregelverk/krav etter at søknader ble lastet inn.

Hvis man i et lokalt opptak registrerer søknader før man definerer og kobler kompetansekrav til søknadsalternativene, er det nødvendig å kjøre rutinen for å opprette personkompetanseforekomstene, før saksbehandlingen starter.

De tre valgene "Beregn kvalifisert .." og valget "Beregn rangeringspoeng for kvote" kan kjøres med jevne mellomrom. Også om saksbehandleren rutinemessig oppdaterer kvalifisertstatus, fordeler på kvote og beregner poengsum (ved hjelp av knappen Fullfør) på de enkelte søknadene kan det være betryggende å kjøre rutinen med visse mellomrom, eller i det minste når all saksbehandling er fullført. Da sikrer man seg at all automatisk oppdatering er gjort før selve samordningsprogrammet for tilbud mv. kjøres.

Det siste valget "Vedlikehold dokumentasjonsstatus og komplettstatus" må tas med når et NOM-opptak nærmer seg avslutning, og de siste filene skal eksporteres til SO. For SO er disse statusene avgjørende indikatorer for at saksbehandlingen er fullført og at data er konsistente.

Alle disse valgene gjør det samme som Fullfør-knappen i Søknad samlebilde NOM. Rutinen kan kjøres med flere avkryssninger på en gang.

Bildet Kompetanse for person

I bildet Kompetanse for person får man oversikt over relevante data og konklusjoner for spørsmålet om en søker oppfyller kvalifikasjonskravene til de studieprogrammene vedkommende har søkt på.

Man kommer til dette bildet ved å velge Kompetanse på overgangsknappen i samlebildet. Søkeren som var framme i samlebildet hentes fram automatisk. Man kan selvsagt også åpne bildet fra menyen og hente fram en søker via fnr. eller søkernr. på vanlig måte.

Bildet viser data som gjelder for ett og ett rangeringsregelverk om gangen, og man kan bla mellom regelverkene ved hjelp av neste og forrige-knappene mv. Bare de kompetanseregelverkene som er aktuelle for søkeren skal finnes som forekomster her.

Registrert fagprofil (avgrenset til det aktuelle kompetanseregelverket), og søkerens søknadsalternativer under det aktuelle kompetanseregelverket, vises i egne vinduer midt i bildet.

I nederste vinduet vises et (eller flere) av kompetansekravene som hører til det aktuelle rangeringsregelverket, og som søkeren er blitt plassert under ved sitt kvalifikasjonsgrunnlag.

I feltene angis hvorvidt kravet forutsetter Gsk og om dette er oppfylt, og om det stilles spesielle fagkrav eller andre krav og hvorvidt søkeren tilfredsstiller disse. To J/N-statuser, hhv i kolonnene FAG og ANDRE, angir hvilke konklusjoner som er beregnet automatisk. Hvis disse av en eller annen grunn ikke er riktige. kan brukeren overstyre disse i de skrivbare feltene til venstre for de beregnede statusverdiene. Manuell overstyring bør bare gjøres i spesielle tilfelle. Hvis automatikken systematisk genererer gale konklusjoner bør man finne og endre årsaken til dette, og ikke bare korrigere konklusjonen.

Hvis alle krav er oppfylt, skal verdien J oppdateres i feltet "Kvalifisert" øverst til høyre i bildet. Dette er kvalifisert-konklusjonen for kompetanseregelverket samlet, og omfatter alle søknadsalternativer vedkommende har under dette regelverket. Denne kan ikke overstyres manuelt: Hvis det genereres gal konklusjon her må man finne og korrigere årsaken til dette, for eksempel på kompetansekravnivået som ble omtalt ovenfor.

Hvis status kvalifisert for kompetanseregelverket beregnes til J, slettes automatisk eventuelle mangelforekomster som måtte være knyttet til regelverket.

På de enkelte søknadsalternativene (som faller inn under regelverket) vil søkeren automatisk få oppdatert en J-eller N-verdi i feltet "Kvalifisert (beregnet-manuell)". Denne statusen finnes i samlebildets vindu Søknadsalternativ og i bildet SøkAlt.

Kompetanse for person opprettes når søknaden blir opprettet. Dersom ikke alt regelverk var på plass når søknaden ble opprettet, kan en kjøre rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling med kryss for de øverste 4 valgene for å oppdatere Kompetanse for person. Dette er kun aktuelt for lokale opptak.

Bildet Rangering for Person

Når en søker er ferdigbehandlet for alle aktuelle poengtyper (videregående skole, høyere utdannning, praksis mv.) får man oversikt over alle rangeringsrelaterte opplysninger i bildet Rangering for Person.

Man kommer til dette bildet fra Søknad samlebilde NOM via overgangsknappen og valget Rangering. Den aktuelle søkeren hentes fram automatisk. Man kan selvsagt også komme til bildet via menyen og hente fram en søknad via fnr. eller søkernr. på vanlig måte.

Opplysningene om poeng og søknadsalternativer presenteres her for et rangeringsregelverk om gangen. Man kan bla mellom disse ved hjelp av Forrige- og Neste-tastene.

Poengtypene som hører til et rangeringsregelverk og et kvalifikasjonsgrunnlag vises i vinduet "Poeng gitt rangeringsregelverk og rangeringsgrunnlag" nederst i bildet. Veksler man fra et grunnlag til et annet ved hjelp av pekeren i vinduet "Rangeringsgrunnlag" øverst til høyre i bildet vil mengden av aktuelle poengtyper kunne variere.

Registrert fagprofil og studiepoeng for høyere utdanning - uavhengig av rangeringsregelverk - vil alltid synes i bildet. Søknadsalternativene som faller inn under et rangeringsregelverk synes også i et eget vindu.

Et statusfelt "Ferdigbehandlet" kan oppdateres med J eller N for å markere at all saksbehandling som angår dette rangeringsregelverket er fullført.

I bildet ser man ingen poengsummer, ettersom disse tilordnes de enkelte kvotesøknadene under søknadsalternativene.

Poengsummeringer vises i bildet Søknad/Kvotesøknad (omtalt ovenfor) og i Søknadsalternativ (omtales nedenfor).

Bildet Person opptakstabeller samlebilde - Poeng

Poengtyper kan altså være aktuelle eller uaktuelle alt etter hvilket rangeringsregelverk og -grunnlag man fokuserer på for en søknad. Summen av alle poengtyper som er aktuelle (for alle rangeringsregelverk og -grunnlag søknaden er knyttet til) lagres imidlertid på personen/søkeren i bildet Person opptakstabeller samlebilde - Poeng.

Dette er den "sentrale lagerplassen" for alle poengtyper som tilordnes en person/søknad. Det er herfra de hentes når utvalget av poengtyper som hører til en bestemt kombinasjon av regelverk og grunnlag skal velges ut, og det er herfra poengverdiene hentes når en poengsum for en bestemt kvotesøknad (under et regelverk og et grunnlag) skal beregnes.

Visse poengtyper kan bli oppdatert på personen uten at de blir benyttet til noe. F.eks. vil alders- og kjønnspoeng kunne bli generert og lagret som personpoeng uten at vedkommende har noe søknadsalternativ hvor disse blir benyttet. Av praktiske grunner tar rutinen som genererer disse poengtypene på grunn av fnr. ikke hensyn til hvilke studieønsker den enkelte søker har.

Enkelte høgskoler foretar en "utplassering" av studenter i de helsefaglige studiene (sykepleiere mv) til eksterne institusjoner (sykehus) hvor en del av undervisningen skal foregå (praksisstudier mv). Saksbehandlerne eller SO foretar denne plasseringen, eventuelt på tilfeldig måte, i henhold til antall og stedsalternativer som er angitt på forhånd.

Ved sivilingeniørstudiene ved NTNU kan enkelte søkere med spesielle kvalifikasjoner få starte på et videregående trinn i studiet, f.eks. i 2. eller 3. studieår.

Slike utplasseringer kan registreres av saksbehandler i samlebildets vindu SøkAlt, eller i det frittstående bildet Søknadsalternativ, i begge tilfelle i feltet Fordelt.

Det forutsettes at utplasseringsstedene og studietrinnene er definert på forhånd og koblet til sine respektive søknadsalternativer. Dette gjøres i et eget bilde, Fordelingskoder for opptaksstudieprogram som ble omtalt i et tidligere avsnitt.

Valgkodene er knyttet til bestemte opptaksstudieprogram hvor verdiene kan være Fag, emne-, studieretnings- eller Instrumentkoder, jfr. bildene Valg (fag/instrument) for opptaksstudieprogram og Studieprogramvalg som ble omtalt i et tidligere avsnitt. Valg kan oppdateres for søkere i NOM-opptak i bildet Spesiell søknad, undervinduet Valg, og for søkere i alle opptak i bildet Søknad samlebilde, undervinduet Valg.

FS101.011 Søkerliste med studieprogramvalg

Rapporten FS101.011 Søkerliste med studieprogramvalg lister opp alle søkere til et opptak med studieprogram og valget de har gjort.

FS101.012 Søkerliste med studieprogramvalg - valgfordelt

Rapporten FS101.012 Søkerliste med studieprogramvalg - valgfordelt viser alle søkere til opptak med informasjon om studieprogramvalg.

Rapporten inneholder en linje pr. studieprogramvalg. En kan velge å se alle søkere, kun kvalifiserte, kun tilbud eller kun Ja-svar. Rapporten har også utplukk på parametere for "Kun søkere med studieprogramvalg emne ved sted". En kan da oppgi en stedkode, og få frem kun studieprogramvalg som gjelder emnene ved dette stedet.

Ved sivilingeniørstudiene ved NTNU kunne søkere som ikke fyller bestemte krav til realfaglig fordypning tidligere tas opp på "spesielle vilkår", det vil si at de måtte ta et forkurs i fysikk eller kjemi for å kunne begynne på studiet.

Ved Universitetet i Stavanger kunne søkere til hotellfag- og reiselivsutdanningen tidligere bli tatt opp på vilkår av at de gjennomgår et "Bransjekurs" før selve studiet startet.

Dette er ikke i bruk lenger for disse studiene.

Slike spesielle vilkår registreres i bildet Søknadsalternativ eller i Søknad samlebilde, vinduet Søknadsalternativ, feltet Vilkårsstatus.

Lovlige kodeverdier må først legges inn i bildet Vilkårstatus (kodemodulen, Opptak).

Forekomstene identifiseres ved vilkårskode. Den må også gis et navn. Man kan også oppgi en begrenset/betinget-statusverdi som studieretten eventuelt skal oppdateres med for dem som blir tatt opp på slike vilkår.

Ved NTNU går kravene for å få opptak uten vilkår ut over minimumskravene til fordypning som gjelder for å bli kjent kvalifisert for opptak. Minimumskravet inneholder en rekke alternativer, søkeren må (i tillegg til visse faste fag) ha enten faget 3FY eller 2DT+3DT eller 2DB+3DB eller 2KJ+3KJ eller 2BI+3BI for å være kvalifisert. Ingen får tilbud på vilkår hvis de ikke oppfyller dette grunnkravet til realfaglig fordypning, det vil si får kvalifisert-status automatisk satt til J pga registrert fagprofil. Men for å få opptak uten vilkår må søkeren oppfylle mer enn dette, 2 av faggruppene innenfor kravet, både med hensyn til fysikk eller databehandling og med hensyn til kjemi eller biologi. Den som mangler en av disse faggruppene kan bare gis opptak på vilkår, i henholdsvis fysikk eller kjemi.

Når kvalifisert-status er J samtidig med at den registrerte fagprofilen ikke oppfyller begge "vilkårs-kravene" skal det altså registreres en "vilkårsstatus" på de aktuelle søknadsalternativene.

For UiS registreren brukeren i Fagprofil-vinduet at søkeren oppfyller kravet om relevant praksis for hotellfag- og reiselivsutdanningene (HOP, REP) ved to "erstatningskrav" (HOF og REF). Da er betingelsen for å få opptak på vilkår registrert.

FS157.002 Beregning av vilkårskoder for NTNU/UiS

En egen rutine, FS157.002 Beregning av vilkårskoder for NTNU/UiS, er laget for å oppdatere vilkårsstatusen.

FS157.002 Beregning av vilkårskoder for NTNU/UiS

I programkoden til rutinen er det spesifisert at den begrenser seg til NTNU/UiS og til de respektive studieprogrammene innenfor sivilingeniør- og reiselivsutdanningene. Det er også programmert inn hvilke verdier i fagprofilen/hvilke erstatningskrav som skal utløse de respektive vilkårskodene. Det finnes ingen parametre for dette som brukeren kan endre selv.

For NTNU begrenser rutinen seg også til søkere som kvalifiserer seg ved realfaglig fordypning fra videregående skole (grunnlag VES, VPL, PRA osv.). Søkere med teknisk fagskole eller ingeniørhøgskole (grunnlag TEK eller IH) holdes utenfor, ettersom disse utdanningene antas å oppfylle kravet til realfaglig fordypning (eventuelle opptaksvilkår for slike søkere oppdateres manuelt av opptaksenheten). Søkere som både har videregående skole og teknisk fagskole eller ingeniørhøgskole som grunnlag holdes også utenfor.

Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Den skriver ut antall kvalifiserte søknader som ble gjennomgått og hvor mange vilkårskoder som ble generert av de tre typene KJEMI, FYSIKK og FYS+KJE. KJEMI-vilkåret følger av at søkeren ikke har realfaglig fordypning i kjemi eller biologi, og FYSIKK av at søkeren ikke har realfaglig fordypning i fysikk og/eller databehandling. FYS-KJE-koden benyttes når en søker mangler realfaglig fordypning i henhold til begge kravene. Denne kombinasjonen vil i praksis ikke forekomme fordi søkeren da ikke er kvalifisert for opptak i det hele tatt.

Hvis søkeren sender inn nytt vitnemål eller karakterutskrift som dokumenterer at han/hun nå oppfyller kravene til realfaglig fordypning, slik at betingelsen for opptak på vilkår ikke lenger foreligger, kan rutinen også rette opp tidligere registrerte vilkårskoder ved å kjøres på ny (etter at de nye resultatene er lagt inn i Fagprofil-vinduet).

Generelt vil rutinen endre vilkårsstatus hvis og bare hvis denne i utgangspunktet er blank eller har en av rutinens "egne" verdier (det vil si KJEMI, FYSIKK eller FYS+KJE). Hvis vilkårsstatus i utgangspunktet har en annen lovlig verdi, f.eks. MATEMATIKK, FRITATT, vil rutinen ikke endre denne.

Et matematikk-vilkår er også aktuelt for visse søkere med bakgrunn fra teknisk fagskole. Disse vilkårene oppdateres manuelt.

Et fritak for vilkår vil altså ikke bli fjernet selv om fagprofilen tilsier dette. Brukeren må oppdatere verdien FRITATT manuelt, og eventuelt fjerne denne på samme måte.

For de to UiS-søknadsalternativene vil erstatningskravene HOF og REF i fagprofilen utløse vilkårskoden "BRAKURS" på søknadsalternativet.

FS103.001 Søkerliste - spesielle vilkår

En egen søkerliste, FS103.001 Søkerliste - spesielle vilkår, er laget for å liste ut søknader som har fått knyttet slike vilkår til seg.

Rapporten tar i utgangspunktet med alle søknader av den typen man har oppgitt.

Den skriver ut fnr og navn, reg.nr. og søknadsalternativ, kvalifisertstatus og vilkårskode. I tillegg tar den med opplysninger om studiestart, tilbud og eventuelle svar på tilbud fra søkeren.

Ønsker man å se bare dem som har fått opptak på vilkår, kan man benytte Filtrer-funksjonen (column Vilkarsstatus).

Generelt

En del søkere har behov for å få tidlig tilbakemelding om hvorvidt de kan regne med å bli tatt opp til et studium eller ikke. Grunnene kan være at man må søke om permisjon mv. fra nåværende jobb lang tid i forveien eller at de kommer fra land utenfor EU/EØS- området slik at de trenger oppholdstillatelse.

Hvor kan man se om en søker ønsker tidlig opptak?

Søknadsskjemaet til SO har en avkryssingsmulighet for at søkeren ønsker tidligopptak. Registrerte ønsker om tidligopptak vil synes i øvre del av Søknad samlebilde (NOM) i feltet Tidlig opptak. Ledeteksten "Tidlig opptak" vil være rød dersom det har verdi ØNS og det er tidligopptakskrysset har en av verdiene X, R eller G.

Vurdering av ønsket om tidlig opptak

Når ønske om tidligopptak er registrert, vil feltet Tidligopptaksstat (samlebildenes øvre del) ha verdien ØNS (ønskes). Opptaksenheten endrer dette til:

KFF	kan få tidlig opptak, godkjent forhåndsløftegrunn
KFO	kan få tidlig opptak, pga. oppholdstillatelse
AFH	avslag ikke dokumentert behov for forhåndsløfte
AEØ	avslag, er EU/EØS-borger, har kun bedt om tidlig opptak pga. behov for oppholdstillatelse
AEF	avslag, er EU/EØS-borger, har ikke dokumentert annet behov for forhåndsløfte

Det er viktig å bruke riktig avslagsgrunn, da SO sender ut avslagsbrev

Hvis søkeren ble funnet kvalifisert til tidlig opptak på bakgrunn av at vedkommende trenger oppholdstillatelse og skal gis forhåndsløfte, settes Tidlig opptaksstatus til KFO, og oppdaterer søknadsalternativet med verdien FOP (kan få tidligopptak) eller hvis søkeren får avslag settes FAL (avslag på tidligopptak) i feltet Tilbudsgaranti_T for det aktuelle studieønsket. Garantien vil bare gjelde hvis søkeren ikke får tilbud på et høyere prioritert søknadsalternativ. Disse søkerne kan som regel ikke poengberegnes, og har kvalgrunnlag HUP.

Hvis søkeren er funnet kvalifisert til tidlig opptak på bakgrunn av godkjent forhåndsløftegrunn settes verdien KFF, og søkeren poengberegnes. Søkeren vil få tilbud fra SO dersom vedkommende når opp i konkurransen. Institusjonen setter poenggrenser for de ulike opptaksstudieprogrammene på sodaveven.

Verdier for tilbudsgaranti_B er RES (reservert studieplass fra tidligere opptak), KLA (tilbud etter klagebehandling) osv.

Hvis en søker har fått utsatt studiestart med verdien RSO i feltet Tilbudsgaranti SO så vil grunnlagskoden fra den reserverte plassen fra i fjor legges i personens kvalifikasjonsgrunnlag. Dette er mest aktuelt for de søkere som ikke har GSK, men for eksempel grunnlaget TEK.

En type er REA, tilbudsgaranti for søkere som er blitt kjent kvalifisert pga realkompetanse.

Alternativ DSP er for søkere som har dispensasjon fra gsk-kravet. Koden DAL brukes for de som fikk godkjent dispensasjonsøknaden men ikke nådde opp i konkurransen (dispensasjon avslag likeverdig), mens koden DAG brukes når søkeren ikke får tilbud på studieplass fordi det er gitt avslag på dispensasjonsøknaden.

Opptaksenheten avgjør ikke endelig om forhåndsløfte og tilbudsgaranti skal gis, dette gjøres av SO etter en vanlig samordningsprosess. En søker kan være funnet kvalifisert for forhåndsløfte ved flere institusjoner, men skal bare få høyst ett tilbud, i likhet med alle andre søkere.

Etter samordning av SO vil søkere som fikk forhåndsløfte være oppdatert med tilbud på ett av disse søknadsalternativene. Tilbudsgarantien gjelder da for dette alternativet.

To rapporter gir oversikt over søkere og søknadsalternativer hvor det skal vurderes å gi forhåndsløfte, FS106.002 Tidlig opptak - søknader og FS106.001 Tidlig opptaktall.

FS106.002 Tidlig opptak - søknader

FS106.002 Tidlig opptak - søknader bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og angir et bestemt søknadsalternativ, eventuelt markerer for alle alternativer.

Rapporten tar med alle søknadsalternativer hvor opptaksorganet er tilbudsgiver, og hvor søkeren har en verdi X,R (rettet), eller G (godkjent) i feltet Tidlig opptak.

Den skriver ut søkeren med navn, søkernr. og ev. fnr., søknadsalternativet med prioritet, forhåndløftestatus, søknads- og dokumentasjonsstatus (fra B-rolle- institusjonen), kvalifisertstatus, tilbudsgaranti, eventuelt kvotetilbud og kvoteplassering med poengsum.

Tidligopptaksstatus hentes fra opptaksorgan med B-rolle og ikke fra egen institusjon (såfremt en ikke har B-rolle).

FS106.001 Tidligopptaktall

FS106.001 Tidligopptaktall er en statistikkrapport som viser hvor mange som skal vurderes og er vurdert for forhåndsløfte på de enkelte søknadsalternativene hvor opptaksorganet er tilbudsgiver. Rapporten tar med søkere med forhåndsløfteverdiene Ø, K og A.

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Den skriver ut alle søknadsalternativer hvor feltet "Forhåndsløfte" har en verdi. For hvert søknadsalternativ angis hvor mange forekomster det finnes for hver verdi av forhåndsløftestatus.

Rapporten informerer ikke om selve tilbudsgarantien som måtte være gitt for det enkelte søknadsalternativ. For å få oversikt over dette kan man kjøre FS106.002 Forhåndsløfte - søknader, og begrense listen ved hjelp av Filtrer-funksjonen til bare de søknadsalternativene det er gitt tilbudsgaranti for.

Se hvordan andre opptaksorganer har søknadsbehandlet søkere

I en del tilfeller kan det være nyttig å se hvordan andre opptaksorganer har søknadsbehandlet søkere. I bildet Søknadsbehandling - andre opptaksorganer blir opplysninger som blant annet gsk grunnlag, forhåndsløftestatus og spesiellgrunnlagsstatus vist fram. Opplysningene i dette bildet vises også fram i undervinduet Behandlingshistorikk i Søknad samlebilde NOM og Spesiell søknad.

Registrere opptaksgrunnlag

Opptaksgrunnlag registreres i Søknad samlebilde - Grunnutd.

Feltet Kvalifisert er ikke påkrevd fordi søker kan selv legge inn informasjon om grunnutdanning i søknadsweb.

For søkere som har søkt opptaksstudieprogram som gjelder studieprogram med studiumkode PRAKPED, gis det en varseltrekant på kartotekkortet dersom det ikke er angitt grunnlag med fag som har en NSD-fagtypekode. For disse søkerne vil bakgrunnsfarge for Nivå og Fag være blå.

Feltet Land benyttes i Søknadsweb for innhenting av informasjon om land for utdanningsbakgrunn.

Opptaksgrunnlag rapporteres f.eks for PPU til DBH. Grad og NUS-kode benyttes i PhD-rapportering.

Bildet Søknad resultatgrunnlag gir mulighet for å oppdatere fagprofil og poeng for alle kombinasjoner av kravelement og atomisk poengklasse som beregnes ut fra studiepoeng og karakterer fra et valgt sett av resultater (f eks fordypning fra bachelor).

Helt konkret kan en i dette bildet hente frem søknad med alle søknadsalternativ (det er en overgang til bildet fra Søknad samlebilde). Når et søknadsalternativ er valgt, beregnes aktuelt kravelement og atomisk poengklasse for dette søknadsalternativet.

Søknadsalternativets kompetanseregelverk må inneholde et kravelement som kan oppdateres med kvalifisert J/N for om fagsammensetning fra høyere utdanning (f eks bachelor som grunnlag for masteropptak), og med evt karakterkrav. I denne dialogen vil A omgjøres til 5, B til 4, C til 3, D til 2 og E til 1). Et karakterkrav C må da på kravelementet oppgis som karakterkrav 3.

Velge hvilke emner/eksternresultater som skal inngå i beregningen

I bildet kan en velge hvilke emner eller eksternresultater som skal inngå i beregningen. For emner som inngår i egen gradprotokoll vil disse emnene grupperes etter emnekategori for å forenkle valg av resultater i en fordypning. Dersom resultatene ikke eksisterer i FS er det mulig å registrere disse manuelt. Det er 

• Mulighet for å hake av det enkelte resultat som skal slettes
• Mulighet for å hake av alle resultater ved en institusjon for sletting
• Funksjon for å slette alle resultater som det er haket av for

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Søknadsalternativets kompetanseregelverk må inneholde et kravelement som kan oppdateres med kvalifisert J/N for om fagsammensetning fra høyere utdanning (f eks bachelor som grunnlag for masteropptak), og med evt karakterkrav. I denne dialogen vil A omgjøres til 5, B til 4, C til 3, D til 2 og E til 1). Et karakterkrav C må da på kravelementet oppgis som karakterkrav 3.

Søknadsalternativets rangeringsregelverk må inneholde en atomiskpoengklasse som kan oppdateres med poeng som er snittkarakter for denne fagsammensettingen (altså 1-5 poeng).

 

Poengalgoritme RESG10: Med denne vil poeng settes lik snittet av resultatgrunnlag multiplisert med 10.

Poengalgoritme RES100. Denne beregner snittet av resultater som inngår og multipliserer dette med 100

 

Dersom det eksisterer vurderingsklage for et resultat, med resultatsperre, vises resultatet med rød tekst for studiepoeng og karakter. Mouseover på emnekode, emnenavn, studiepoeng og karakter viser en tekst om at vurderingsklage eksisterer.

Ved store læresteder mottar man som regel noen "overflødige" søknader, det vil si søknader fra personer som allerede har en gyldig studierett til det aktuelle studieprogrammet. Søkere har kanskje tidligere studert et fag ved institusjonen uten å vite at studieretten ennå er gyldig, eller studieretten gjelder et studieprogram som er så omfattende at det også dekker det nye faget søkeren ønsker opptak til.

En spesiell rutine, FS155.001 Søkere med studierett , er laget for å håndtere søknader hvor det allerede foreligger en gyldig, oppdatert studierett.

FS155.001 Søkere med studierett

Det forutsettes at den aktuelle søknadstypen refererer til et studieprogram (se bildet Opptaksstudieprogram/Kvote, feltet Studieprogram).

For at et søknadsalternativ skal regnes som "overflødig" må søkeren ha en gyldig og ubegrenset/ubetinget studierett til det aktuelle studieprogrammet, det vil si at Opphørtstatus og Begrenset/betinget-status må ikke ha noen verdier (ha nullverdi). Studieretten må være gyldig pr. 15.08. og pr. 15.01. for henholdsvis HØST- og VÅR-opptak, det vil si at datointervallet fra og med Tildelt-dato t.o.m. Gyldig-til-dato må omfatte disse tidspunktene.

Rutinen bestilles for et opptak og for et oppgitt studieprogram eller for alle studieprogram som hører inn under opptaksorganet.

Markerer man ruten "Ta med opplysninger om alle studieretter for søker" skriver rutinen ut alle søknadsalternativene for søkeren, og angir med J eller N om det enkelte alternativet antas å være "overflødig" eller ikke, og hvilken studierett søkeren allerede har ved lærestedet.

Markerer man ikke denne ruten skrives bare raden med det antatt "overflødige" alternativet ut.

Markerer man ruten "Journalnr" skrives dette ut, hvis ikke skrives søkernr ut i stedet.

Rutinen skriver ut fnr (kan slås av og på) og navn, journalnr/søkernr, studietype, prioritet, studierettstatus, gyldig periode J/N for overflødig søknadsalternativ og eventuelt andre studieretter for søkeren.

Rutinen vil også kunne "annullere" den overflødige søknaden. Dette oppnås ved å markere ruten "Annuller søknader som allerede har studierett". Søknadsstatus for det aktuelle søknadsalternativet oppdateres da med verdien ANN.

Man bør først kjøre rutinen uten annullering for å få oversikt over hvor mange og hvilke søkere det gjelder. Når man eventuelt kjører den med annullering bør man "vite hva man gjør".

Annullering i NOM-opptak oppdateres på søknadsalternativet som en egen søknadsstatus ANN. I andre opptak kan kanskje søknadsalternativet slettes.

En rapportvariant av rutinen, er FS155,002 Søkere med studierett .

Denne har ikke noe valg for å annullere overflødige søknadsalternativer, og den fanger også opp eksisterende studieretter som ikke lenger er gyldige (med opphørt-statuser som f.eks inndratt, sluttet mv.).

FS155.002 Søkere med studierett

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og velger et enkelt eller alle søknadsalternativer. Man kan markere for at fnr og journalnr skal vises.

Den skriver ut en rad for hvert søker og søknadsalternativ, med søkerens navn, ev fnr, søkernr/journalnr, søknadsalternativet med prioritet, den aktuelle studieretten med studieprogram, studierettstatus og gyldig periode, og evt. begrensetstatus og opphørtstatus.

I mange tilfeller kan det være nyttig å få oversikt over søkere som har søkt flere opptak, da kan rapporten FS155.003 Søkere søkt flere opptak benyttes.

FS155.003 Søkere søkt flere opptak

Rapporten viser alle søknader og søknadsalternativer. Den kjøres for et gitt opptak.

De enkelte søknadsalternativer for en søker er rader i vinduet "Søkalt" i Søknad samlebilde NOM.

For å få full oversikt over alle data knyttet til et søknadsalternativ må man rulle nokså langt til høyre, noe som er upraktisk.

Et eget skjermbilde viser alle data knyttet et enkelt søknadsalternativ. I Søknad samlebilde finnes et eget valg på "overgangsknappen" for dette, Søknadsalt. Når denne velges åpnes bildet Søknadsalternativ, og alle søknadsalternativer for den aktuelle søkeren hentes fram som separate rader, slik at man kan bla mellom disse.

En knapp for å veksle mellom Alle opplysninger og Få opplysninger finnes til høyre utenfor selve bildet. Velger man alle, vises alle felter som hører til den enkelte rad i samlebildet, pluss noen til som ikke er tatt med i dette.

Søknadsalternativ - alle opplysninger

Feltet Grl SO (grunnlag SO) angir grunnlag fra forrrige opptak for søkere med RSP for tilbudsgaranti SO.

Velger man "Få opplysninger" vil 4 vinduer legge seg inn i nedre del av bildet.

I det ene vises en eller flere kvotesøknader som hører under det aktuelle søknadsalternativet, i det andre poengtypene som hører til dette alternativet og det tredje eventuelt en summering av poengene som hører til den aktive kvotesøknaden. I det fjerde vinduet vises registrerte studiepoeng for høyere utdanning (som regel gir dette uttelling som poeng av typen HØY).

Søknadsalternativ - relaterte tabeller

Fordeling på kvoter og beregning av poeng for kvotesøknadene vil kunne foretas ved hjelp av knapper for dette, hhv Fullfør og Beregn sum poeng.

Oversikt over mengden av søkere for et opptaksprogram, til en bestemt studietype mv., kan kjøres ut ved hjelp av ulike rapporter.

En sentral rapport blant disse er den generelle søkerlisterapporten FS101.001 Søkerliste .

Rapporten bestilles for et opptak og for alle søknadstyper som hører inn under dette, eventuelt bare for en enkelt av disse søknadstypene.

FS101.001 Søkerliste

Rapporten skriver ut søknader registrert i en bestemt periode. For å få med alle søknader til et bestemt opptak må registreringsperioden settes så vidt at alle fanges opp.

Brukeren kan begrense rapporten til bare å ta med de søknadsalternativer som hører inn under et bestemt rangeringsregelverk og/eller et bestemt kompetanseregelverk, til de som har en bestemt søknadsstatus eller dokumentasjonsstatus, eller til de hvor det finnes en bestemt kvotesøknad. Default valg er ALLE på disse fem dimensjonene.

Rapporten viser kun fram de kvalifikasjonsgrunnlag som er knyttet til gitt søknad.

Videre kan utvalget begrenses til bare de søknadene som gjelder egen institusjon, til bare de som brukeren er saksbehandler for (via FS-brukerens saksbehandlingsintitialer), til bare de søknadsalternativene som søkeren har prioritert først, til bare utenlandske eller ikke-utenlandske søkere og til bare kvalifiserte eller ikke-kvalifiserte søkere. Default valg for de to siste dimensjonene er "både-og".

Personpoeng hentes fra registrering gjort av saksbehandlende institusjon, ikke egen institusjon. Dersom saksbehandlende institusjon er annen enn egen institusjon, vil koden for opptaksorganet vises fremst i listen over personpoeng.

En kan angi hvilke grupper av søkere som skal tas med i rapporten: Tilbud, ja-svar, møtt. Ubesvart-Tilbud og Ubesvart-Alle (som betyr Tilbud og Venteliste).

Ved å markere i feltet "Kun forh.løfte" (Vis-rammen) begrenser man listen til bare de som skal vurderes for forhåndsløfte (har verdi i feltet Tidligopptak).

Rapporten kan også bestilles for søknadsdata som er overført til historikken og som ikke lenger er tilgjengelig i de ordinære skjermbildene. Dette skjer ved at man markerer i feltet "Fra historikk".

En kan velge om en vil kjøre rapporten for realkompetansesøkere eller ikke, ved å velge JA/NEI/UANSETT i feltet Realkompetansesøker.

Fnr og Journalnr kan slås av og på etter at rapporten er kjørt ved å krysse av for dette.

Adressen til søkeren kan fås med i rapporten via den generelle adressevalgfunksjonen som man aktiverer ved å klikke på brevikonet. Søkerens svaradresse som første prioritet og hjemstedsadressen som andre er det "riktige" valget i de fleste tilfelle. Hvis adressen er valgt kan denne også slås av og på etter at rapporten er kjørt, ved å krysse av for dette.

Hvis en markerer vis-valget "Kun med merknad" vil en få ut rapport over alle søkere hvor det er skrevet noe merknadsfeltet.

Hvis en markerer vis-valget "Merknad - søknadsweb", så vil rapporten vise fram den friteksten som søkeren har lagt inn på søknadsweb.

Hvis en markerer vis-valget "Studierett" så vises informasjon om søkerens aktive studierett.

Rapporten skriver ut fnr, navn, søkernr, J/N for mottatt følgeskjema, år-termin for registrert generell studiekompetanse, registrert kvalifikasjonsgrunnlag og registrerte personpoeng (atomisk poengklasse, -variant og -verdi). Poengene kan begrenses til bare de som er aktuelle for søknadsalternativene, ved å markere i feltet "Kun studieprogrammets poeng".

Videre skriver rapporten ut de aktuelle søknadsalternativene (institusjon og studietype) for hver søker, og for hvert alternativ angis opptaksorganet, prioritetsnr, søknadsstatus, komplettstatus, kvalifisertstatus, tilbudsgaranti, tilbudsstatus og opprettede kvotesøknader.

Ved hjelp av den generelle "filtrer-funksjonen" som finnes for alle FS-rapporter kan brukeren foreta en rekke spesifikke utplukk innenfor rammen av de opplysninger som er tatt med. Ved å filtrere ut f.eks. bare dem som har verdien J på kvalifisert-status får man fram bare kvalifiserte søkere, ved å filtrere ut bare dem som har verdien I eller S på tilbudsstatus får man fram de som har fått tilbud om studieplass osv.

Søkerlisterapporten FS101.001 passer ikke godt når man vil vise søkerne til et søknadsalternativ rangert, det vil si sortert etter summen av de poeng søkerne konkurrerer med i de ulike kvotene.

For dette formålet er det laget en spesiell rapport, FS101.002 Rangeringsliste søkere . Denne kjøres bare for ett oppgitt søknadsalternativ, og presenterer kvotesøknadene for det aktuelle søknadsalternativet i egne kolonner. Rapporten lister kun poeng for kvalifiserte søkere.

FS101.002 Rangeringsliste søkere

Rangeringsrekkefølgen vil kunne variere alt etter hvilken kvotesøknad man sorterer etter. En søker med mange tilleggspoeng vil f.eks. komme høyere opp på listen i kvoter hvor tilleggspoeng tas med i poengsummen, enn i en kvote hvor slike poeng ikke teller.

Brukeren må derfor velge hvilken kvotesøknad sorteringen skal gjøres etter. Søkerens poengsum i de øvrige kvotene vil alltid skrives ut i rapporten, men bare en kvote vil være sortert etter fallende poengsum til enhver tid.

Brukeren må selv velge sorteringsrekkefølge, det vil si om søkerne skal presenteres stigende eller synkende rekkefølge. Rapporten velger ikke dette selv, f.eks. i henhold til hva som er angitt på kvoten eller på kvoterang-verdien som inngår.

En annen generell oversiktsrapport over søkere til bestemte studieprogram er FS101.003 Søkerliste - Ulike utplukk .

Denne kjøres for alle eller ett enkelt studieprogram, eventuelt for en bestemt studietype (flere institusjoner) eller for et bestemt kompetanseregelverk.

Brukeren kan her spesifisere om utplukket ønskes for alle søkere, eller begrenses til å gjelde bare dem som har fått tilbud, til dem som også har takket ja, og til dem som også har møtt fram ved studiestart, Ubesvart-Tilbud og Ubesvart-Alle (som betyr Tilbud og Venteliste).

I  rapporten kan en også velge hvilken  opptaksrunde (en eller alle) den skal kjøres for.

Utplukket kan også begrenses til bare kvalifiserte søkere, eller til alle uansett kvalifisert-status.

 

FS101.003 Søkerliste - ulike utplukk

Videre kan utplukket avgrenses til kun å gjelde søknader til egen institusjon (aktuelt f.eks. når man kjører rapporten for alle søknadsalternativer), til kun de søknader man har B-rollen for, til kun en enkelt søknadskvote eller til kun ett enkelt kvalifikasjonsgrunnlag.

Også denne rapporten kan kjøres med utplukk fra søknadshistorikken. Dette velges ved å markere i feltet Fra historikk.

Primært hentes kontaksadresse og sekundært hentes hjemstedsadresse. Fødselsnr og journalnr kan slås av og på etter at rapporten er kjørt.

Rapporten skriver ut en rad for hvert søknadsalternativ/kvote, med søkerens navn, søkernr og ev. fnr, søknadsalternativet, kvalifisertstatus, eventuelle tilbudsgarantier fra institusjonen eller fra SO, ev. Tilbududsgaranti_T, kvalifikasjonsgrunnlaget, kvoten, poengsummen, eventuelt ventelistenr, samt GSK-grunnlag (inkl. skolebakgrunn) og studentgrunnlag.

GSK-grunnlag hentes også fra søknadsorgan.

Rapporten viser kun fram de kvalifikasjonsgrunnlag som er knyttet til gitt søknad.

Dersom en ønsker å få frem søkere med bestemte kvalgrunnlag kan en markere for kvalifikasjonsgrunnlag og da kan en angi inntil 3 kvalifikasjonsgrunnlag.

Ved å markere for Kravlement kan det angis om det ved rapportkjøring skal kontrolleres om søker har bestått et gitt kravelement. Det kommer da frem i rapporten om den enkelte søker har bestått dette eller ikke. I uttrekket kan det velges å kun få frem beståtte, ikke beståtte, eller begge deler.

Rapporten tar med kolonner for statsborgerskap (viser landkode).

En kan markere Mangler grl. for å få fram i rapporten de som mangler GSK eller studentgrunnlag.

Hvis en markerer vis-valget "Studierett" vises søkerens aktive studierett.

Rapporten FS102.001 Søkerliste - spesielle opptakskrav er laget for å liste ut søknader til studieprogrammer hvor det gjelder spesielle opptakskrav.

FS102.001 Søkerliste - spesielle opptakskrav

Det bestilles for et opptak og en enkelt studietype.

Utplukket kan begrenses til å gjelde et enkelt kompetanseregelverk, J/N med hensyn til mottatt følgeskjema (utplukk JA-svar, møtt, tilbud), kvalifisertstatus, Gsk og med/uten fagprofil-opplysninger.

Den skriver ut fnr, navn, søkernr, diverse statusverdier, kompetansekravet, eventuelt registrerte mangelkoder, fagprofilopplysninger og eventuelt Gsk-informasjon.

Rapporten FS101.004 Søkerliste - kvotesvar er laget for å gi oversikt over hvordan søkere fordeler seg med hensyn til kvotespørsmål og svar, kvoteplassering mv.

Rapporten bestilles ved at man oppgir en opptakskode og et opptaksstudieprogram.

FS101.004 Søkerliste - kvotesvar

Rappporten kan kjøres for et opptaksstudieprogram eller alle innenfor et opptak. Den tar med alle søkere en selv har B-rolle for.

Rapporten skriver ut søkernes fnr og navn (fnr kan slås av og på på vanlig måte), journalnr, (som også kan slås av og på), søkernr, poststed og kommunekode, alle kvotespørsmål med svarstatus, kvalifisertstatus og kvoteplassering med poengsum.

Ny parametre i nedtrekkslisten er Alle og Manuell. Ved å velge Manuell vil rapporten vise alle som må beregnes manuelt. En kan også velge et bestemt kvotespørsmål.

En søker med J som svar på et bestemt kvotespørsmål og J som kvalifisertstatus skal også være plassert i den tilsvarende kvoten. Dette kan inspiseres direkte på utskriften.

I rapporten FS101.010 Søkerliste - arkivinformasjon får en liste over alle søkere til ett opptak som kan arkiveres.

FS101.010 Søkerliste - arkivinformasjon

Rapporten viser navn, søkernr, om følgeskjema er motatt, dokumentasjonsstatus, kvalifikasjonsgrunnlaget, om det er kryss for REA-søker og eventuell gsk-konklusjon.

Søkere som ikke kan poengberegnes er en spesiell gruppe som må vurderes og "rangeres" pga andre kriterier enn flertallet av søkere. I NOM-opptak samles slike søkere under grunnlaget HUP (helt uten poeng).

En egen rapport FS104.002 Søkerliste - HUP'ere er laget for å fange opp slike søkere og for å presentere relevante opplysninger for denne gruppen.

FS104.002 Søkerliste - HUP'ere

Rapporten skriver ut alle søkere med grunnlaget HUP for hvert søknadsalternativ i det aktuelle opptaket, med sideskift for nytt søknadsalternativ.

En kan velge utplukk Kun søkere endret etter for kun å få søkere som er endret etter en bestemt dato.

Slike søkere vil normalt være saksbehandlet i bildet Spesiell søknad og hver være plassert i en bestemt søkerkategori. Denne gjengis i rapporten, pluss verdi for Dok.status og en J/N-indikator for søknadsmangler.

Rapporten FS101.007 Søkerliste - K-rolle gir en oversikt over alle søkere en har K-rolle for. K-rollen behandler søknader med tilleggskrav.

FS101.007 Søkerliste - K-rolle

Rapporten viser navn, søkernr., studieprogram, om tilleggskrav er oppfyllt og hvem som har B-rollen.

I tillegg til lister med individuelle søkere trengs det statistiske oversikter over søkerne til de ulike opptaksorgan og studieprogrammer.

Flere typer av søkerstatistikker kan kjøres ut ved hjelp av rapporten FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn .

Denne rapporten bestilles for alle studieprogrammene under et bestemt opptak (NOM- eller lokalt opptak). Brukeren må velge om fordelingen skal gjøres etter søkerens Fylke (ihht hjemstedskommunen), Kjønn eller Alder.

Brukeren må også velge om fordelingen for fylke, kjønn eller alder skal kombineres med fordeling på ønsket Studieprogram eller ikke.

Hvis fordelingen på studieprogram velges teller rapporten søknadsalternativer, det vil si at hver søker telles med en gang for hvert av sine studieønsker. Hvis fordelingen på studieprogram ikke velges teller rapporten søkere, det vil si at hver søker telles med bare en gang.

Brukeren må også velge utplukk, det vil si om rapporten skal ta med Alle søkere og søknadsalternativer, eller bare de hvor det er gitt Tilbud om studieplass, registrert at søkeren har gitt JaSvar eller har Møtt fram til studiestart.

3 varianter av Møtt-status kan velges: J (møtt), R (reservert plass til neste år) og K (møtt men senere trukket seg).

Utplukket kan avgrenses til bare B-rolle-søkere, til bare søkere til egen institusjon, og til summen av disse to mengdene.

I figuren nedenfor er rapporten kjørt med alle som utplukk, og med fordeling på studieønske og på fylke. Hvis en velger Fylke opprinnelig gjøres fordelingen på grunnlag av fylkesnr for opprinnelig kommunetilknyttning (hentet fra bildet Person/student. I denne varianten kombineres studieprogram med kjønn, uten at det er spesifisert i bestillingen.

FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn (studieprogram x fylke x kjønn)

Rapporten viser bare ikke-tomme rader og kolonner, det vil si rader og kolonner hvor antallet i minst en celle er større enn 0.

Her er det altså antall studieønsker som telles. Hvis utplukket er Alle, det vil si ikke begrenset til tilbud, jasvar mv., vil antallet være langt større enn tallet på søkere.

Hvis utplukket er tilbud eller jasvar, og det gis bare ett tilbud til hver søker, vil antallet være tilnærmet likt tallet på søkere.

En kan velge å kjøre rapporten fra historikk.

I figuren nedenfor er rapporten kjørt for alle søkere med fordeling på alder.

FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn (aldersfordeling)

Her er det altså antall søkere (personer) som telles.

Kombinasjon av kjønn- og aldersfordeling kan ikke bestilles.

I rapporten FS102.002 Tall for søkere uten fagprofil kan en få fram statistikk over antall søkere uten fagprofil fordelt på de ulike studieprogrammene.

FS102.002 Tall for søkere uten fagprofil

Rapporten bestilles for et opptak, og man må avgrense utplukket til enten alle med fagkrav, til et bestemt kompetanseregelverkt, en bestemt studietype eller et studieprogram.

Rapporten skriver for hvert studiepogram ut antall søkere, og av disse antall uten fagprofil, kvalifiserte og uten Gsk.

For å kunne vurdere søknadene til egen institusjon på en realistisk måte, må man ta søkernes prioriteringer i betraktning. Antallet søkere til et bestemt studium er viktig, enda viktigere er det om disse prioriterer studiet høyt eller lavt. Er studiet lavt prioritert må andelen som vil takke ja på et antall tilbud forventes å bli lav, og den vil påvirkes sterkt av hvor mange som får tilbud på høyere prioriterte alternativer.

For å få oversikt over hvordan søkerne prioriterer de ulike studieønskene, kan man kjøre rapporten FS141.001 Krysstabell søknadsalternativer/prioritet .

FS141.001 Krysstabell søknadsalternativ/prioritet

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man kan markere for at bare søknadsalternativer til egen institusjon, og for at bare egne B-rolle-søknader skal tas med. Videre kan man avgrense mengden til ett eller begge kjønn, og til bare de som er kvalifisert, har fått tilbud, har takket ja og eller har møtt.

Den skriver ut en krysstabell med søknadsalternativene som rader, prioritetsverdier som kolonner, og antall søkere i cellene.

Rapporten FS142.001 Studieprogramvalg-fordeling gir en oversikt over de valg/begrensinger med hensyn til fag eller instrument som er gjort for søkere på bestemte studieprogrammer, det vil si har forekomster i undervinduet Valg i Søknad samlebilde eller i Spesielle søknad.

FS142.001 Studieprogramvalg-fordeling

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man velger ved markering å begrense utplukket til bare kvalifiserte, til dem som har fått tilbud og/eller har takket ja. Videre kan man velge å ta med alle eller bare dem som er tilordnet forekomster i Valg-vinduet.

Man kan ikke begrense rapporten med hensyn til institusjon, studieønske eller rolle. Tar man i et NOM-opptak med alle vil rapporten kunne bruke mange sider på å gjennomgå alle søknadsalternativer, men da få man da oversikt både over hvor mange og hvor stor andel det er som er tilordnet valg.

Rapporten skriver ut en krysstabell med valg-verdier som rader og søknadsalternativer som kolonner, og antall i cellene.

I NOM-opptak angir dokumentasjonsstatus om søknader er ferdig saksbehandlet eller ikke. Verdiene beregnes automatisk, BEH betyr at søknaden er ferdig realitetesbehandlet, DAT, DUE o.l ("mangelkoder") at søknaden er ferdig, men ikke realitetesbehandlet pga mangelfull dokumentasjon, MOT at søknadsdokumenter (i følgeskjema) er mottatt, men ikke er ferdig behandlet. (Hvordan verdiene utledes beskrives i neste avsnitt om kontroll av konsistent og komplett saksbehandling)

Underveis, og særlig mot slutten av opptaket, trenger man oversikt over hvor mye som er ferdig og hvor mye som gjenstår av saksbehandling. Rapporten FS190.002 Dokumentasjonsstatus - fordeling gir en slik oversikt.

FS190.002 Dokumentasjonsstatus-fordeling

Rapporten bestilles for et bestemt opptak, og man kan avgrense den til alle søknader eller til bare de hvor et oppgitt studieønske inngår.

Videre kan man begrense rapporten til bare å ta med REA-søkere eller til å holde disse utenfor, og man kan markere for å få fordelinger spesifisert for hver enkelt søknadsgrunnlag.

En kan også begrense rapporten til kun å ta med førsteprioritetsøkere. Når rapporten kjøres med denne markeringen for alle studietyper så vil alle som institusjonen har B-rolle for bli tatt med. Hvis en velger kun en studietype er det førsteprioritet i forhold til denne studietypen som telles.

Rapporten skriver ut en samlet statistikk og en grafisk figur over de ulike Dokstatus-verdiene. Hvis fordeling på grunnlag er valgt presenterer den også statistikk og figur for hvert enkelt søknadsgrunnlag.

Når saksbehandlingen er kommet et stykke på vei, er det interessant å få oversikt over hvor mange søkere som eventuelt må "avskrives" fordi de ikke kan dokumentere, eller ikke oppfyller kvalifikasjonskravene for de aktuelle studieprogrammene. Rapporten FS192.003 Ikke-kvalifiserte søkere gir tall for dette.

FS192.003 Ikke-kvalifiserte søkere

Rapporten bestilles for et bestemt opptak. Den skriver ut de ulike studieprogrammene som rader, og antall kvalifiserte og ulike grupper av ikke-kvalifiserte som kolonner, og antall søkere i cellene.

For ikke-kvalifiserte angis sumtall i kolonnen Ikke.kval. For denne gruppen spesifiseres antall som ikke har sendt inn følgeskjema, med spesifikke D-mangel (dokumentasjonsmangler, DAT, DOR osv), antall som ikke oppfyller Gsk og som ikke oppfyller spesielle fagkrav/andre krav.

Når saksbehandlingsperioden nærmer seg slutten er det nødvendig å kontrollere at alle søknader er blitt behandlet så langt det lot seg gjøre, og finne "problemsøknader" hvor noe gjenstår. En aktuell problemstilling i denne fasen er å kontrollere at verdiene på visse felter i søknaden har et "meningsfullt" og "konsistent" forhold innbyrdes. F.eks skal realkompetansesøkere ikke også være tilkjent Gsk, søkere med vitnemål fra videregående skole skal også ha karakterpoeng, osv.

Rapporten FS130.003 Realkompetansesøkere - Gsk-kontroll lister ut søkere med kvalifikasjonsgrunnlag REA og eventuelt Gsk-opplysninger fra egen eller andres institusjoner. Søknad samlebilde NOM vil sperre for å gi en søker som har Gsk grunnlaget REA, men hvis REA tilordnes først er det mulig å godkjenne Gsk på et senere tidspunkt, eventuelt kan dette gjøres av en annen institusjon. (jf. beskrivelse i avsnitt 2.11.1). Hvis samordningen svikter kan det hende at REA-grunnlaget ikke blir erstattet med et som er "konsistent" med Gsk.

FS130.003 Realkompetansesøkere - Gsk-kontroll

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man kan markere for at fnr og journalnr skal vises, og for at bare søkere med Gsk skal tas med.

Den skriver ut navn, ev fnr og journalnr, søkernr, REA-info og evt. Gsk-opplysnigner fra egen og fra andre institusjoner.

Rapporten FS130.001 Kontroll-liste poeng/skolebakgrunn/gen.studiekomp/vitnemål er en generell kontrollrapport som lister ut søkere med bestemte kombinasjoner av verdier på 9 variabler:

MO	Mottatt følgeskjema
SKO	Registrert skolepoeng
GSK	Godkjent generell studiekompetanse
SBP	Skolebakgrunn hvor skolepoeng forventes
VTM	Godkjent vitnemål (dato/status)
GSM	Gsk-mangel
GSA	Gsk-avslag
SM	Søknadsmangel
HUP	Kvalgrunnlag HUP (helt uten poeng)

I bildet Skolebakgrunn (Kodemodulen, Opptak) finnes det på hver rad et felt Forventer skolepoeng hvor man angir at vedkommende skolebakgrunn gir grunnlag for skolepoeng (jf. avsnittet 2.3.1 Kvalifikasjonsgrunnlag. Skole og fordypningspoeng).

FS130.001 Kontroll-liste poeng/skolebakgrunn/gen.studiekomp/vitnemål

 

 

Brukeren kan i utgangspunktet begrense utplukket til B-, K- og/eller T-rolle-søknader.

Brukeren spesifiserer selv i utplukksfeltene om hver av variablene skal ha verdien med (markering), uten (ikke markering) eller både-og (grå markering). I tillegg kan man angi at bare søknader med bestemte dokumentasjonsstatusverdier skal tas med; enten bare de som har ANN, bare de som angir D-mangler, eller bare DUD og DSM.

Utplukket på de 9 variablene og på mangelkodene kan foretas lokalt på klientmaskinen etter at rapporten er kjørt. Man kan altså endre parametrene etter første kjøring og få utplukket utvidet eller innskrenket umiddelbart.

Fra tjenermaskinen overføres hele søkermengden for det oppgitte opptaket.

Når alle 9 utplukksparametre er grå-markert viser rapportvinduet alle søknadene. Når en eller flere er markert eller ikke-markert foretas en logisk innsnevring av utplukket, ofte medfører det en faktisk innsnevring av output-listen. Noen kombinasjoner kan innsnevre utplukket til 0, det vil si at ingen søknader finnes med den oppgitte variabelkombinasjonen.

Rapporten skriver ut søkerne med navn fnr (valgbart) søknadens journalnr/søkernr (valgbart), J/N-status for de 9 varaiblene pluss søknadsstatus hentet fra (ett av) søknadsalternativene, dokstatus og eventuelt mangelkoder.

En annen aktuell kontrollrapport er FS130.002 Søkere uten poeng der poengberegning forventes .

Denne er spesielt laget for å finne mangelfull eller inkonsistent poengtildeling for studierettsøknader, og den spesifiserer de enkelte søknadsalternativene for hver søknad den lister ut.

FS130.002 Søkere uten poeng der poengberegning forventes

Rapporten tar utgangspunkt i rangeringsregelverket og den tilhørende poengekvivalenstabellen for de aktuelle søknadsalternativene. Den finner her om poeng skal gis og hvilke typer poeng som er aktuelle. Merk at rapporten ikke tar hensyn til tabellen for kvalifikasjonsgrunnlag (bildet Kvalifikasjonsgrunnlag) hvor det for hvert grunnlag kan angis om det gir opphav til skolepoeng eller ikke).

Rapporten beregner to J/N-variable, en for Skolepoeng og en for Poeng totalt. Hvis det i følge poengekvivalens-tabellen og søkerens kvalgrunnlag skal gis skolepoeng (det vil si poeng av klassene KAR, eventuelt FDY og VMT) for et søknadsalternativ settes statusverdien for skolepoeng til J eller N, alt etter om søkeren er tildelt minst ett av disse poengverdiene eller ikke. Hvis poengekvivalens-tabellen eller søkerens kvalgrunnlag (f.eks. HUP eller manglende kvalgrunnlag) medfører at skolepoeng ikke skal gis settes statusen for skolepoeng til blank.

Tilsvarende beregnes J/N-statusverdien for Poeng totalt. Her tas alle aktuelle poengklasser med i beregningen, ikke bare de som gjelder skolepoeng.

I en avkryssingsrute i bestillingsbildet kan brukeren velge om poeng i klassene ALD og KJØ skal regnes med blant de relevante poengklassene. Disse vil normalt genereres for alle søkere av en egen rutine (FS156.001 Beregning av studiepoeng, poeng og kvotesvar for alle søkere , valget Personpoeng) uansett om de har søkt på studier hvor disse er relevante eller ikke. Det kan derfor være praktisk at rapporten ikke tar disse poengklassene med i beregningen.

Rapporten presenterer i utgangspunktet en rad for hvert søknadsalternativ hvor minst en av de to statusvariablene har verdien N. Dette utplukkskriteriet kan endres av brukeren i vinduet "Filtrer" under Rapportmenyen. Her kan man endre en eller begge verdier til J, fjerne ett eller begge ledd helt osv. Uten filtrering vil rapporten ta med alle søknader og -alternativer, det vil si vise verdiene på de to statusvariablene for alle søknadsalternativer i hele opptaket.

Rapporten viser fnr (som kan slås av eller på), navn og søkernr (alternativt journalnr) for alle søknader, og studietype (institusjon og studietypekode) for alle alternativer som f.eks. har verdien N på en eller begge av de to statusvariablene. Rapporten filtrerer på studietype innenfor en søknad, det vil si bare de søknadsalternativene som oppfyller utplukkskriteriet tas med for en søknad/søker, alternativer som ikke oppfyller det, holdes utenfor.

En mer generell kontrollrapport for poengtildeling er også laget, FS130.004 Kontrolliste -poengtype. Denne skriver ut alle søkere med info om verdien på en valgt poengklasse, sammen med Gsk- eller studentgrunnlaginfo.

FS130.004 Kontrolliste -poengtype

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og hvilken poengtype (dvs poengklasse) man ønsker verdier for.

Man kan markere for at fnr og journalnr. skal tas med.

Rapporten skriver ut søkerens navn, eventuelt fnr, søkernr/journalnr, verdien på den valgte poengklassen, og Gsk-info (søknadsgodkjenning eller konklusjon) eller eventuelt Studentgrunnlag.

 

Enkelte søkere får av ulike årsaker annulert vitnemålet sitt. I rapporten FS130.005 Kontroll av bruk av annulerte vitnemål gjennomgås all bruk av vitnemål for behandling av generell studiekompetanse, poenberegning og fagprofilberegning. Rapporten viser oversikt over annulerte vitnemål som er brukt til dette formålet og til eventuell vitnemålserstatning.

FS130.005 Kontroll av bruk av annulerte vitnemål

 

Ved NOM-opptak skal de ferdige, saksbehandlede søknadsdataene overføres (eksporteres) til SO (Samorda Opptak). SO vil så kjøre et opptaksprogram som samordner studieønskene for alle institusjoner og som tildeler maksimalt ett tilbud om studieplass til hver søker.

For søknader som skal overføres til SO har SO definert et sett av krav til konsistens som dataene bør innfri. Disse kravene er nedfelt i en egen rapport i FS, FS149.001 Diagnose NOM .

Før overføringen til SO bør man kjøre denne rapporten og rette opp eventuelle feil som blir oppdaget.

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket NOM-opptak det gjelder. Utplukket kan avgrenses til bare søknader hvor følgeskjema er mottatt.

FS149.001 Diagnose NOM

Den skriver ut alle søknader (med fnr, søkernr og navn) hvor det ble funnet en eller flere spesifikke feil, sortert etter feiltype. Feiltypen angis med en kode og en forklarende tekst av typen "hvis...har verdien..., så skal/bør...ha verdien...". Noen feiltyper betegnes FEIL (visse verdier er ikke hva de skal være), og andre betegnes VARSEL (visse verdier er ikke hva de bør være).

Rapporten oppgir om feilen gjelder for søknadsalternativer eller søknad om generell studiekompetanse.

Brukeren kan velge om diagnosemeldinger som gjelder Dok-statusen MOT skal vises eller ikke, etter at rapporten er kjørt. Det er bare på et sent tidspunkt i saksbehandlerfasen at det er aktuelt å få ned tallet på MOT-verdier til 0.

Varselet FSA33, kontrollerer at det er krysset av for linjesnitt i vitnemålskalkulatoren for den enkelte søker).

Diagnosemeldingene FSA24 og FGS12 er tilpasser lokale opptak der REL benyttes som grunnlag for REA-søkere.

For at et søknadsalternativ også skal kunne behandles av SO's opptaksprogram må det være "komplett" i en bestemt, teknisk henseende. Feltet Komplett (se bildet Søknadsalternativ eller Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt) må ha statusverdien J, og denne forutsetter at det er bestemte verdier i feltet "Dok.status". Denne dokumentasjonsstatusen blir først utledet fra bestemte verdikombinasjoner på søkerens Gsk-søknad eller Gsk-konklusjon, fra søknadsalternativets kvalifisertstatus og eventuelt kvotesøknad, søknadsmangler mv.

Oppdatering av dokumentasjonsstatus og komplettstatus i NOM-opptak foran SO-eksporten foretas maskinelt ved hjelp av rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling . Et eget valg i denne rutinen, "Vedlikehold dokumentasjonsstatus og komplett status" benyttes for å oppdatere disse to variablene. Se nedenfor.

Før denne oppdateringen kjøres er det viktig at alle poengdata og alle kvalifisertstatuser, kvotesøknader, søknads- og kompetansemangler er brakt ajour.

Man bør foreta en siste gjennomkjøring av FS156.001 Beregning av studiepoeng, poeng og kvotesvar for alle søkere , først med valgene for alders- og kjønnspoeng og for "Studiepoeng - høyere utdanning", og deretter valget for Personpoeng.

Deretter bør man kjøre FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling for de tre valgene som setter kvalifisertstatus, for valgene som fordeler på kvote, beregner rangeringspoeng og setter kompetansemangler. I tillegg bør man kontrollere at alle søknadsmangler er oppdatert manuelt (samlebildets vindu Mangel for Søknad).

Rutinekjøringene vil ta noe tid, avhengig av søknadsmengden og tjenermaskinen som benyttes. Det er en fordel om man har notert seg hvor lang tid det tar fra tidligere kjøringer, slik at man kan starte tidlig nok for ikke å komme i tidsnød med hensyn til eksporten til SO.

FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling

Når alle disse dataene er brakt ajour kjører man rutinen FS157.001 med valget "Vedlikehold dokumentasjonsstatus og komplettstatus". Rutinen gjennomgår alle søknadsalternativer for et oppgitt NOM-opptak og oppdaterer disse variablene etter følgende regler:

Gsk-søknadsstatus:

Hvis Gsk-søknaden har en av verdiene ANN, VEN, SJE eller TRU, så overskrives ikke denne. Blank og alle andre verdier oppdateres på nytt.

Gsk-søknadsstatus settes til BEH hvis Status kvalifisert er J og det er registrert en Godkjent-dato og Gsk-grunnlag, eller hvis Status kvalifisert er N og det er registrert en avslagskode.

Gsk-søknadsstatus settes til DAT, DUE, DUD, DOT, DOR eller DOV hvis den i utgangspunktet er tom og det finnes en søknadsmangel for tilhørende NOM-søknad med tilsvarende verdi.

I praksis vil dette si at hvis Gsk-søknadsstatus ikke kan settes til BEH, benyttes en eventuelle mangelkode registrert på NOM-søknaden i Søknad samlebilde, vinduet Mangler for Søknad.

Dokumentasjonsstatus:

Dersom denne ikke har noen verdi eller har en av følgende verdier: BEH, MOT, UBE,DUE, DAT, DUD, DOT, DOR eller DOV skal rutinen sette ny verdi på denne variabelen. Alle andre verdier blir stående.

Dokumentasjonsstatus beregnes i følgende rekkefølge. Dvs når beregningen klarer å sette en verdi, så hopper den ut av videre beregning. Beregningen utføres for hvert enkelt søknadsalternativ som institusjonen har B-rolle for.

I: Dersom tilbudsgaranti RES eller RSO og følgeskjema er mottatt, så settes ny status BEH.

II: Dersom det er registrert en mangelkode som også er et kravelement, så benyttes denne som ny status. Dersom det eksisterer flere slike mangler, så benyttes prioriteringsnummeret angitt på kravelementet for å sortere mellom disse. Dersom flere har samme prioriteringsnummer, så sorteres disse alfabetisk på kode.

III: Sjekker her om BEH kan settes for det enkelte søknadsalternativ. Denne testen gjøres kun dersom det er satt verdi J for status_kan_saksbehandles (lokal FS-kolonne).

IIIa: Dersom søker ikke er kjent kvalifisert for søknadsalternativet, stilles følgende krav:

Dersom søker har grunnlag REA eller DSP og kvalifisertstatus N er satt manuelt og søker ikke har generell studiekompetanse, så settes ny status BEH.

Dersom der eksisterer en kompetansemangel for søkeren for tilhørende kompetanseregelverk, der kravelementet har verdi J for sperrer_opptak, så settes ny status BEH.

Dersom søknaden tidligere hadde dokstatus BEH, så settes ny status BEH.

Dersom søker ikke har en GSK-konklusjon, men har en GSK-behandling med N for kvalifisert og verdi for mangelkode (kravelement), så settes ny status BEH.

IIIb: Dersom søker er kjent kvalifisert for søknadsalternativet og har et kvalifikasjonsgrunnlag, stilles følgende krav:

Dersom søker har grunnlag REA eller DSP og kvalifisertstatus har verdi J og (søker ikke har GSK eller eksisterende beregning var BEH), så settes ny status BEH.

Dersom søknadsalternativet har minst en kvotesøknad og søker er kvalifisert på grunnlag av et regelverk som krever GSK, og søker har en GSK-konklusjon eller en GSK-behandling med verdi J for kvalifisert og verdi for godkjenningsdato og verdi for grunnlag, så settes ny status BEH.

Dersom søknadsalternativet har minst en kvotesøknad, og søker er kvalifisert på grunnlag av et regelverk som krever GSK, så settes ny status BEH.

IV: Sjekker om det er registrert følgeskjema (setting av MOT eller UBE)

Dersom følgeskjema ikke er mottatt og Xstatus_steiner, _Utenlandsk_Utd, _IB eller _Rea har verdi A, så settes ny status UBE. (Mulig har en her også skulle tatt med Xstatus_Nordisk_Utd?).

Dersom følgeskjema er mottatt, settes ny status MOT.

Da ovenstående beregning innebærer en gjennomgang av flere søknadsalternativ, så kan den gi ulike beregninger.

Ny beregning benyttes dersom følgende stemmer: Verdiene som beregnes prioriteres i følgende rekkefølge:1: UBE / MOT2: Mangelkode 3: BEH

For å få dokumentasjonsstatus BEH, så må altså alle søknadsalternativ gi BEH.

 

Komplettstatus:

Dersom dokumentasjonsstatus har en av følgende verdier: ikke satt (null), ANN, TRU, SJE, TKO, UFU, DUE, DAT, DUD, DOT, DOR eller DOV, settes J som statusverdi for komplett. Disse søknadsalternativene blir altså "stoppet" pga at søknaden er mangelfull, annullert, trukket o.l. og saksbehandlingen er fullført.

Dersom dokumentasjonsstatus har en av verdiene VEN eller BEH og kvalifisertstatus er N, må følgende betingelser være oppfylt for at status skal bli satt til J for komplett (dette er søknader som ikke er stoppet på grunn av mangler ved selve søknaden, og hvor saksbehandlingen antas å være fullført):

1. Det må være registrert minst en mangel på søknadens tilhørende kompetanseregelverk (bildet Kompetanse for person, vinduet Mangel (mangler som SFA, SÆR, SNU o.l.), eller

2. Det skal ikke eksistere en Gsk-konklusjon og søkeren må ha en Gsk-søknad hvor avslagskode er satt (kravelementkode-mangel, DAT, DUE osv.).

Dersom dokumentasjonsstatus har en av verdiene VEN eller BEH og kvalifisertstatus er J, må følgende betingelser være oppfylt for at status skal bli satt til J for komplett (dette er også søknader som ikke er stoppet på grunn av mangler ved selve søknaden, og hvor saksbehandlingen antas å være fullført):

1. Søker er kvalifisert på grunn av et kompetansekrav som krever Gsk og det finnes en Gsk-søknad med status-kvalifisert=J og/eller en Gsk-konklusjon, eller

2. Søker er kvalifisert på grunn av et kompetansekrav som ikke krever Gsk.

Delfunksjonen som beregner dokumentasjonsstatus overskriver ikke lenger BEH med MOT når gsk-konklusjon legges inn i ettertid.

Søkere med grunnlag DSP beregnes på samme måte som REA-søkere.

I registreringsperioden kan det hende at det oppstår feilregistreringer eller at en ønsker å finne ut hva som har skjedd. I den forbindelse er det laget en endringslogg, som loggfører følgende registreringsopplysninger, dato og tidspunkt, saksbehandler, reg.nr, fnr, tabell, attributt og hvilken endring som er gjort. Nyregistrering og sletting av kavlifikasjonsgrunnlag logges også. Loggen vises i bildet Opptak - endringslogg og en kan søke i alle felt.

Endringsloggen inkluderer nå brukernavn for hvem som har foretatt endringen. En kan f.eks se om det er gjort via søknadsweb.

I løpet av opptaket kan det forekomme at søkere endrer navn. I rapporten FS149.003 Navneendringer for søkere kan en få ut liste over alle som har endret navnet etter en oppgitt dato.

Overføringsrutinen dokumenteres på ett sted i dette kursheftet, selv om den altså kan anvendes i ulike faser av opptaksarbeidet, og overføre ulike data.

Til overføringen benyttes alltid rutinen FS151.001 Eksport til SO. Før rutinen du kan kjøre må brukeren oppgir du hva slags type eksport det gjelder (produksjon, sertifisering, test) og om overføringen bare omfatter endrede data eller komplette sett av søknadsdata. SO vil som oftest oppgi hva slags fil de ønsker i NOM-kalenderen.

 

To innledende steg; Kvalifisert og kvoteberegning og Diagnose

Rutinen har egne bestillingsknapper for Kvalifisert- og kvoteberegning og Diagnose. Disse starter bare de vanlige rutinene FS157.001 og FS149.001. Det er altså ikke nye avslutnings- og kontrollprosesser det her er tale om. Det er anbefalt at disse rutinene kjøres før eksport av filer til SO. 

Stegene i selve eksporten; finne dataene som skal eksporteres og lage og sende fil

Eksporten gjennomføres i to trinn, tilsvarende import fra SO:

1. Kjør eksportprogrammet:
   Ved å trykke knappen Kjør eksportprogrammet trekkes de data som skal overføres ut fra FS og legges i egne eksporttabeller.

2. Send fil til SO:
   Dataene som ligger i eksporttabellene skrives til en fil og overføres til SO via SOWS når man trykker knappen Send fil til SO.

Filområdet hvor datafilen ligger oppgis som et eget parameter før første eksport i et nytt års opptak.

Etter kjøring av eksportprogrammet kan eksportdata slettes hvis man av en eller annen grunn mener at eksporten ikke skal oversendes SO.

Dersom det eksisterer søkere med dokstatus MOT, så vises et varsel i vinduet med rød skrift.

Det gis et varsel i bildet dersom det eksisterer fødselsnummerendringer som ikke er foretatt. Dette bør gjøres før eksport til SO.

Funksjonen Send fil: Det testes om start- og slutt-transaksjoner eksisterer i fil før denne sendes til SO. Dersom disse ikke eksisterer må eksportdata slettes og eksportrutinen kjøres på nytt.

De videregående skolene sender inn vitnemålene elektronisk og de lagres i Norsk vitnemålsdatabase (NVB). Det enkelte vitnemål kan sees i bildene FS143.001V ideregående skole dokument og i VgDok samlebilde

Hvis en søker har flere elektroniske vitnemål, så vil hvert vitnemål bli vist frem med ulike farger. I undervindu Samlet vises alle resultater fra alle vitnemål med fargekoder. Under samlet vil ikke fag fra annulerte vitnemål vises med mindre en har markert for Vis annulerte vitnemål.

Opplysninger om den enkelte skole finnes i bildet NVB Skole.

Flere opplysninger om det enkelte fag kan sees i bildet NVB Fag.

De enkelte merknader kan sees i bildet NVB Merknad.

Når all saksbehandling er fullført og alle data er oppdatert, kommer den avgjørende fasen i opptaksprosessen hvor man skal beslutte hvem som skal få tilbud om studieplass og hvem som ikke skal få det, det vil si bli plassert på venteliste eller få avslag.

Noen opptak omfatter bare et enkelt søknadsalternativ og en eller få kvoter, og med en enkel poengrangering. Da er beslutningen om hvem som skal tas opp enkel, man gir tilbud i rangert rekkefølge, enten til alle plasser er tildelt eller til det ikke er flere kvalifiserte søkere igjen.

Andre opptak er komplekse, de kan omfatte en rekke ulike søknadsalternativer og kvoter, ulike regelverk med hensyn til kvalifikasjonskrav og poengrangering, og slik at søkerne kan søke til ett eller flere studier og med vilkårlig prioritering. Reglene kan videre gå ut på at det kan gis ett eller flere tilbud om studieplass til hver søker, noen kan ha fått forhåndsløfte eller reservert plass osv.

NOM-opptaket er det største og mest komplekse av opptakene. Her er det SO som står for den sentrale samordningsprosessen hvor det skal gis maksimalt ett tilbud til hver søker. Saksbehandlingen forut for denne foretas ved lokale institusjoner, hvorav noen benytter FS og andre ikke.

Universitetene og høgskolene foretar også en rekke lokale opptak. Høgskolenes lokale opptak til videreutdanning for lærere m.fl. er spesielt i og med at de omfatter mange søknadsalternativer og at det skal gis 2-4 tilbud til hver søker, samtidig med at det er restriksjoner på hvilke studietilbud som skal kunne kombineres.

Ved lokale opptak benytter man en programrutine i FS for tildeling og eventuelt samordning av tilbud.

En rekke opplysninger og parametre må være på plass for at et opptak skal kunne gjennomføres. Skjermbilder hvor disse dataene legges inn er stort sett beskrevet tidligere. En oppsummering av de viktigste parametrene er på sin plass her:

For opptakskvotene angis følgende (bildene Opptaksstudieprogram/Kvote og Kvote):

Status lukket	J/N for lukket eller åpent studieprogram
Status innstilt	J/N for om studieprogrammet er innstilt
Max ventelistenr	Maksimalt antall som får stå på venteliste
Opptakstype	Opptaket studieprogr. hører til (NOM osv.)
Lavere prioritet behld. St	Om søknadsalternativer med lavere prioritet skal beholdes ved tilbud (?)
Ranglikhet	Regler for rangering ved poenglikhet
Rekkef.nr	Prioriteringsorden mellom kvotene
Kvotetilh plassflyt	Annen kvotetilhørighet som plassen kan overføres til
Kvoterang plassflyt	Annen kvoterang som plassen kan overføres til
Stigende er bedre	Overstyrer tilsvarende verdi på kvoterangering

Et opptak gjennomføres ofte i flere omganger eller "runder", hovedopptak, varaopptak, sluttrunde osv. Det er derfor nødvendig å angi hvor mange tilbud som skal gis i den enkelte runde.

Dette gjøres i bildet Kvote, undervinduet for kvoterunde. Her angis følgende for hver enkelt opptaksrunde:

Tilbud ønsket	Tall på tilbud i runden
Tilbud generert	Tall på tilbud gitt (genereres av programmet)
Tilbud max antall	Maks. antall tilbud etter justering pga ALL
Ventelistenr max	Maks. antall som skal føres opp på venteliste
Ventelistenr høyeste	Høyeste ventelistenr (gen. av programmet)
Poenggrense i år	Poengsum for siste tilbud i år (g.a.program.)
Poenggrense i fjor	Poengsum for siste tilbud i fjor (g.a.program.)
Grense ønsket	Sluttstrek for tilbud def ved poenggrense

For NOM-opptak tilbyr SO at brukerinstitusjonene kan oppdatere antall tilbud som skal gis mv direkte på SO's web-sider. Det er da ikke nødvendig å fylle ut slike data i FS for eksport til SO.

Tilbud ønsket på kvoterunden er det maksimale antall tilbud som faktisk skal gis. Tilbud maks, på kvoten er en grense som ikke skal overskrides hvis man anvender en regel om at alle eller ingen med lik poengsum skal få tilbud. Hvis man holder seg under Tilbud maks. ved å gi tilbud til alle med samme poengsum som siste søker innenfor Tilbud ønsket har, får alle disse tilbud.

Hvis grensen overskrides, får ingen av disse tilbud, og siste tilbud blir da gitt til den siste av dem som hadde bedre poengsum. Tallet på tilbud vil altså i dette tilfelle variere etter hvor mange som står likt på siste poengsumverdi, men det vil ikke overskride Tilbud maks.

De tre feltene "Tilbud generert", "Ventelistenr høyeste" og Poenggrense i år er resultatparametre som genereres av opptaksprogrammet etter kjøring. Poenggrense i fjor vil kunne hentes inn hvis data for tilsvarende kvoterunde forrige opptak finnes.

Regler for hvordan alle med lik poengsum skal få tilbud angis i bildet Rangeringsregelverk, feltet Rangeringslikhetstype.

Hvis alle eller ingen med lik poengsum skal få tilbud angis dette med verdien ALL på det aktuelle rangeringsregelverket. Regelen vil da gjelde for alle søknadsalternativer under dette regelverket.

Andre verdier for rangeringslikhetstype er LOD, som betyr at loddtrekning skal avgjøre rangeringen mellom dem som har lik poengsum, og ALD, som betyr at eldre søkere går foran yngre når poengsummen er den samme.

Hvis det ikke er oppgitt noen verdi på rangeringslikhetstype vil opptaksprogrammet i FS (FS160.001 Opptak , se neste avsnitt) fordele søkere som står likt i henhold til ALD-regelen, slik at eldre går foran yngre søkere.

Man kan også spesifisere at bestemte poengsummer skal benyttes for sekundær og tertiær sortering når søkere står likt på den primære sorteringen. Dette angis ved hjelp av kvotesumgrupper i de respektive feltene i bilde Kvote/Kvoterunde/Lovlige kvalifikasjonsgrunnlag. Det forutsettes da at de sekundære og tertiære sorteringskriteriene er registrert med poengverdier, f.eks for ansiennitet, for eksamenskarakterer osv. Poengtypene må være tatt inn i det ordinære rangeringsregelverket (bildene Poengekvivalens, Atomisk poengtype osv.)

Et spesielt parameter som er viktig for rangering og opptakskjøring ligger i bildene Kvoterangering og i Kvote, statusfeltet "Stigende er bedre" Verdien J betyr at en høyere poengsum regnes som bedre enn en lavere, verdien N det motsatte. Stigende som bedre er den vanlige rangeringsmåten som bygger på karakter-gjennomsnitt fra videregående skole, tillagt fordypnings- og tilleggspoeng. Synkende som bedre er aktuelt når poeng utledes fra karakterer oppnådd ved universitets- og høgskoleeksamener. En verdi i Kvote overstyrer verdien i Kvoterangering. En kvotetype kan altså generelt være lagt opp til stigende skala, men det kan gjøres unntak for enkelte kvoter under denne kvotetypen.

Hvis poengsum på enkelte kvotesøknader mangler (nullverdi) settes disse til 0 hvis status Stigende er bedre er J, og til 999 hvis statusen er N. Kvotesøknader uten poengverdi vil altså alltid rangeres etter kvotesøknader med poengverdi.

SPEV-kvotesøknader har normalt ingen poengsum, ettersom søkere med grunnlaget HUP (helt uten poeng) samles i denne kvoten, hvor rangering skjer etter spesiell vurdering. Opptaksprogrammet kan derfor ikke avgjøre om søkeren skal ha tilbud eller ikke, beslutningen må tas av saksbehandleren.

Når tilbud i disse tilfellene gis av saksbehandleren vil enten feltet Tilbud (i rammen Spes grunnlag) i bildet Søknadsalternativ, eller Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt, bli oppdatert med verdien SPE eller REA, eller så vil feltet "Tilbudsgaranti" i de samme bildene gis en av verdiene verdiene RES, KLA, FOR, eller REA. Betydningen av disse er henholdsvis "Tilbudsgaranti pga reservert plass", "Tilbudsgaranti innvilget etter klage", "Forhåndsløfte" og "Realkompetansesøker".

Når tilbud gis på denne måten under saksbehandlingen er de "garantert", dvs de blir gitt selv om antall "Tilbud ønsket" og "Tilbud maks" skulle være satt lavere enn de som faktisk blir gitt av saksbehandleren. Disse antall-grensene settes altså ut av kraft for SPEV-kvoter.

Opptaksprogrammet kan imidlertid samordne slike tilbud og eventuelt la ett eller flere falle bort hvis søkeren får tilbud på høyere prioriterte studieønsker, uansett om dette skjer via konkurranse på poeng eller ved spesiell tildeling.

I NOM-opptak eksporterer institusjonene komplette datasett med ferdigbehandlede søknader og riktige opptaksparametre til SO.

SO foretar selve opptaket og samordner tilbudene slik at hver søker maksimalt får tilbud om en studieplass. Lavere prioriterte studieønsker faller bort når tilbud gis. Høyere prioriterte studieønsker som søkeren ikke når opp til i konkurransen, fører til plass på venteliste, også når tilbud på lavere prioritert studieønske gis.

Institusjonene får søknadsdata tilbake fra SO med oppdaterte verdier for tilbud, ventelisteplassering osv. SO vil også sende brev til søkerne med informasjon om utfallet av opptaket.

I lokale opptak må institusjonen selv foreta opptaket med eventuell samordning av tilbud, og informere søkerne om utfallet.

Lokale opptak foretas ved å kjøre rutinen FS160.001 Opptak .

Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak (opptakstype og år-termin) og hvilken opptaksrunde (HOVED, VARA..) det gjelder.

Den kan prøvekjøres uten reell oppdatering (anbefales) slik at man ser hva utfallet vil bli med de data og parametre som foreligger. Hvis alt ser riktig ut kjører man rutinen med reell oppdatering (markerer Ja på Oppdater database).

Programmet tar med alle søknadsalternativer og kvotesøknadene som hører til opptaket. Kvotesøknadene sorteres etter poengsum, i stigende eller synkende rekkefølge, i henhold til verdien på parameteret "Stigende er bedre". Kvotesøknader uten poengverdi vil i begge tilfelle rangeres etter søknader med poengverdi.

Rutinen tar ikke med søkere som er registrert med utestenging av type KARANTENEL og KARANTENEN. 

FS160.001 Opptak

En kan velge å oppdatere på søknadsalternativene datoer for tilbudsdato og svarfrist. Dette er aktuelt dersom opptaket presenteres på søknadsweb.

På søknadsalternativet kan Tilbudsstatus være blank (null) eller allerede ha verdier som S, I eller V. Hvis verdien er S eller I betyr det at søkeren allerede har fått tilbud (f.eks i en tidligere opptaksrunde). Disse tas med fordi det kan hende at søkeren i denne omgangen får tilbud på et høyere prioritert alternativ, og da må gamle tilbud falle bort og frigjøres til andre søkere.

Søkere med Tilbud svar med verdiene N (Nei) eller U (ubesvart) får tilbudstatus T (Trukket fra venteliste av søker) for søkere uten tidligere tilbud. Søkere med tidligere tilbud gis tilbudstatus-verdien L.

Det oppgitte antall Tilbud ønskes (bildet Kvote/Kvoterunde) benyttes for vanlige kvoter hvis studieprogrammet er lukket (bildet Opptaksstudieprogram, status lukket = J). Hvis studieprogrammet er åpent, eller hvis kvotetypen er SPEV, benyttes høyeste mulige antallverdi. Hvis "Tilbud ønskes" mangler verdi for vanlige kvoter, behandler programmet denne som 0, dvs. ingen tilbud gis.

Negative tall i Tilbud ønskes kan oppgis. Det kan f.eks være aktuelt i en senere opptaksrunde hvis man finner at det ble gitt for mange tilbud i en tidligere runde. Tallet -10 i et varaopptak vil f.eks. føre til at de 10 første som rykker opp til et høyere prioritert studieønske ikke erstattes av nye tilbud, og at erstatningen starter med nr 11.

Når søkere når opp til å få tilbud i flere kvoter under samme søknadalternativ vil kvotens "Rekkefølgenr" (bildet Kvote/Kvoterunde) kunne avgjøre i hvilken kvote tilbudet skal gis. Laveste verdi på rekkefølgenr prioriteres her foran høyere verdi. Hvis rekkefølgenr. er like for flere kvoter vil tilbudet plasseres tilfeldig i en av disse.

For noen søknadsaltenativer er det ønskelig å prioritere hvilke kvoter som skal fylles først når søkere når opp i flere kvoter under samme alternativ, for andre er det ønskelig at tilbudene fordeles tilfeldig mellom kvotene. Dette styrer man altså med henholdsvis ulike og like rekkefølgenr.

SPEV-kvoter vil automatisk tilordnes laveste rekkefølgenr, uansett hva som måtte være angitt i skjermbildene. De som er plassert i SPEV-kvoter vil i praksis ikke konkurrere i andre kvoter, de er "helt uten poeng" og eventuelt tilbud avgjøres av saksbehandlerne etter "spesiell vurdering", ikke av opptaksprogrammet. For å få tilbud i en SPEV-kvote må det altså settes en tilbudsgaranti.

Hvis en har lokale opptak til studier hvor alle kvalifiserte skal få tilbud og en ikke ønsker å gjennomføre noen poengberegning, kan en opprette en SPEL kvote, hvor alle de kvalifiserte vil få tilbud. En kan ikke bruke SPEV-kvote til dette i lokale opptak, da SPEV-kvoten forutsetter at det er satt tilbudsgaranti.

Når saksbehandleren gir tilbud etter spesiell vurdering skjer dette primært på søknadsalternativnivå. Flere kvotesøknader kan imidlertid være aktuelle. Kvoteplasseringen kan styres av saksbehandlere ved å angi denne i feltene Kvote tilbud (bildet SøkAlt eller Søknad samlebilde, undervinduet SøkAlt). Hvis saksbehandleren ikke angir noen bestemt kvote velger programmet denne i henhold til kvotenes rekkefølgenr, men slik at eventuelle SPEV-kvoter prioriteres først uansett oppgitt nr.

Når opptaket inneholder flere søknadsalternativer kan rutinen FS160.001 Opptak samordne tilbud, bortfall og ventelisteplass på to ulike måter:

1) Flere tilbud kan gis til hver søker i henhold til ønsket studiepoeng: Hvis et tall (antall studiepoeng) er oppgitt i feltet Ønsket vekting i Søknad samlebilde, tolker programmet dette som hvor mange studietilbud søkeren skal kunne tildeles. Antallet utledes av de enkelte opptaksstudieprogrammenes vekting og den ønskede vektingsummen. Det kan også gjelde restriksjoner for hvilke opptaksstudieprogram som kan kombineres, dette forutsettes angitt i bildet Ekskluderingsgruppe for studieprogram.

Hvis det i et opptak skal gis flere tilbud til hver søker, bør alle søkere registreres med eksplisitte studiepoengsønsker. Mangler dette vil programmet pr. default anta at verdien er 60 studiepoeng. Dette alternativet er aktuelt ved opptak til videreutdanning for lærere ved høgskolene og Praktisk-pedagogisk utdanning ved universitetene. Rutinen gir kun flere tilbud dersom det på opptaket er angitt J for at søker skal angi vekting på søknaden.

2: Høyst ett tilbud til hver søker: Hvis ingen søkere er registrert med tall for Ønsket tilbud, antar rutinen at det bare skal gis høyst ett tilbud til hver. Dette alternativet er det vanligste, og benyttes i de fleste lokale opptak.

Når alternativ 2 er gitt går rutinen fram på følgende måte:

Søkere som allerede har fått tilbud gjennom saksbehandlingen (spesiell vurdering) merkes med tilbudskoden I (innvilget tilbud), normalt i en SPEV-kvote.

Innenfor samme søknadsalternativ gis en søker eventuelt tilbudskoden I i den kvoten som har lavest rekkefølgenr., eller tilfeldig hvis kvotene har like nr.

Programmet løper gjennom alle sorterte og rangerte kvotesøknader for alle søknadsalternativer og merker kvalifiserte søkere med tilbudsstatus I i kvoter hvor det er plasser ledig.

Samordningen skjer så ved at tilbudene til hver søker begrenses til høyst en kvotesøknad, den som er mest ønsket blant alle hvor vedkommende når opp.

At kvoten er mer ønsket avgjøres ved kombinasjonen av prioritetstallet på søknadsalternativet og rekkefølgenr. på kvoten (teknisk: prioritetstallet x 100 + rekkefølgenr.). Prioriteringen mellom søknadalternativene forstyrres altså ikke av rangordningen mellom kvotene innenfor hvert alternativ.

Når et tilbud faller bort pga at det ble gitt et annet tilbud i en mer ønsket kvote, settes tilbudsstatus for den aktuelle kvotesøknaden til B (bortfall). Ved oppdatering av tilbusstatus til B endres svarstatus J automatisk til A. Dette skjer både ved kjøring av FS160.001 Opptak og ved manuell oppdatering. Dette gjelder kun lokale opptak og ikke NOM.

For ubesvarte tilbud settes verdi U for Tilbud svar i stedet for Tilbudstatus. For ubesvarte ventelistetilbud oppdateres U fortsatt i feltet Tilbudstatus.

Hvis en søker får et tilbud og samtidig har tilbud fra en tidligere runde i en mindre ønsket kvote (i samme eller i et annet søknadsalternativ), faller også denne plassen bort (settes til B) og plassen frigjøres dermed for andre.

Prosessen går på denne måten helt til alle plasser på alle kvoter er fylt opp eller til det ikke gjenstår flere kvotesøknader å fordele.

Søknader som ikke når opp i konkurransen, eventuelt ikke når opp på mer ønskede kvoter og søknadsalternativer enn hvor tilbud ble gitt, tilordnes plass på venteliste. Tilbudsstatus settes da til V, og plasseringen på ventelisten angis med et ventelistenr i henhold til rangeringen på den aktuelle kvotesøknaden. Hvis man har 12 søknader foran seg etter sistemann som fikk tilbud, får man plass nr 13 på ventelisten.

Hvis det er satt en en grense for ventelistens størrelse i feltet "Venteliste maks." (bildet Kvote/Kvoterunde) vil bare høyst så mange søkere bli ført opp på ventelisten, dvs få tilbudsstatus V og et ventelistenr. Hvis ingen grense er angitt vil alle som ikke fikk tilbud innenfor denne kvotesøknaden bli satt på listen.

Når en kjører nytt opptak fra ventelisten så vil svarstatusen som var J blankes ut.

En søker kan altså bli satt på venteliste både til høyere prioriterte søknadsalternativer hvor han/hun ikke nådde opp i konkurransen, og til mer ønskede kvoter innenfor et søknadsalternativ hvor han/hun fikk tilbud på en mindre ønsket kvote.

Programmet benytter til dette "interne" kodeverdier for tilbudsstatus på hver enkelt kvotesøknad. I FS finnes tilbudsstatus bare på søknadsalternativet, ikke på de enkelte kvotesøknadene.

Når programmet skal oppdatere tilbudsstatus på de ulike søknadsalternativene må denne utledes fra den "interne" tilbudsstatus på de enkelte kvotesøknadene. Dette skjer på følgende måte:

Hvis søkeren har tilbudsstatus I på en kvotesøknad, settes tilbudsstatus til I for dette søknadsalternativet, uansett hvilke statuser vedkommende har fått på andre kvotesøknader innenfor samme alternativ. Kombinasjonen av venteliste, tilbud og eventuelt bortfall på ulike kvotesøknader innenfor samme alternativ blir altså redusert til bare tilbud.

Hvis søkeren har fått tilbudsstatusen B (bortfall) på kvotesøknader innenfor et alternativ pga tilbud innenfor et høyere prioritert søknadsalternativ, vil alle kvotesøknadene innenfor det lavest prioriterte alternativet ha samme status. Samlet tilbudsstatus for dette alternativet vil dermed bli satt til B. Ved oppdatering av tilbudsstatus til B vil svarstatus J endres automatisk til svarstatus A. Dette gjøres både ved kjøring av FS160.001 og ved manuell oppdatering.

Hvis søkeren har fått tilbudsstatus V (plassert på venteliste) på kvotesøknader innenfor et (høyere prioritert) alternativ og ikke har tilbud og eventuelt bortfall på andre kvotesøknader innenfor samme alternativ (eventuelt bare på lavere prioriterte søknadsalternativer) vil vedkommende også ha fått tilbudsstatus V på alle kvotesøknadene innenfor det høyere prioriterte alternativet. Samlet tilbudsstatus for dette søknadsalternativet vil dermed bli satt til V.

Når alternativ 1 for samordning er gitt, dvs søkere kan få flere tilbud begrenset oppad til et antall studiepoeng, vil rutinen arbeide som beskrevet ovenfor, men tildele tilbud på flere søknadsalternativer i den grad søkeren når opp til dette i konkurransen, og i den grad søknadsalternativer kan kombineres med hverandre i henhold til eventuelle restriksjoner som måtte være spesifisert i ekskluderingsgrupper.

Når en søker har fått tilbud opp til studiepoengsgrensen, får eventuelt ytterligere studieønsker med lavere prioritet tilbudsstatusen bortfall. Hvis en søker når opp til to søknadsalternativer i konkurransen og disse får plass innenfor studiepoengsrammen, men ikke kan kombineres med hverandre pga at de tilhører samme ekskluderingsgruppe, faller det ene bort. Bortfallet skjer da bare i henhold til prioritet, ikke i henhold til til studiepoeng. Hvis søkeren har prioritert et alternativ på 15 studiepoeng foran et annet på 45, og disse ikke kan kombineres, vil altså søkeren bare få tilbud om 15 studiepoeng, ikke 45.

Innenfor dette samordningsalternativet settes søkere på venteliste til høyere prioriterte studieønsker de ikke når opp til, på vanlig måte. Ved opprykk fra venteliste til tilbud i senere opptaksrunder vil kombinasjonsreglene fungere som bekrevet ovenfor.

Det er lagt inn spesialbehandling av vektingstype PR, da denne gir 0 studiepoeng pr semester.

I NOM-opptak vil SO informere søkerne om utfallet av opptaket. Brevene som sendes ut straks opptaket er kjørt inneholder opplysninger om hvilke studieønsker søkeren ble funnet kvalifisert til, hvilket tilbud om studieplass søkeren får, eventuell plassering på venteliste til søknadsalternativer vedkommende ikke nådde opp til osv. Brevene informerer også om svarfrister mv. som må overholdes med hensyn til å bekrefte at man tar i mot studieplassen.

FS har også en brevløsning for å informere søkere om resultatet av lokale opptak, FS120.003 Brev med resultat av opptak . Dette brevet benyttes for å informere søkerne om resultatet av opptaket. Det vil si at sendes ut brev til søkere som får tilbud om opptak, til de som står på venteliste og til de som får avslag om opptak.

FS120.003 Brev med resultat av opptak

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og markerer for alle eller eventuelt oppgir et enkelt opptaksstudieprogram. En bestemt enkelt kvote kan også oppgis, normalt velges Alle her. Utplukket av søkere kan omfatte alle eller en enkeltsøker. Det må spesifiserers hvilken opptaksrunde som er aktuell. Brukeren kan oppgi en fristdato for svar i bestillingen, denne vil flettes inn i brevet.

Brukeren kan også markere for at opptaksgrense (poenggrense) for søknadsalternativene gjengis i brevet, disse må i så fall være oppdatert på kvotene i feltet Poenggrense i år.

Brukeren kan også markere for at utsendelse av brevet blir oppdatert i FS med dato opptaksbrev. Da blir tilbudsstatus endret fra I til S, og dato blir lagt inn i datofeltet "Opptaksbrev sendt" på de søknadsalternativene som omfattes av opptaket/brevet. Hvis dette er gjort kan man i senere brevproduksjoner avgrense brevmengden til bare dem som ikke har fått brev allerede, ved å markere i feltet Kun brev til søkere med nye tilbud (tilbudsstatus = I).

Rapportens automatiske omgjøring av tilbudstatus fra V til B (i visningen) er tatt vekk.

Hvis man fjerne haken i parameteret Svarslipp for venteliste er det kun søkere med tilbud som får svarslipp.

En kan velge om ventelistenr. skal vises i brevet.

Parameter Del opp i mindre printjobber. Tidligere ble utskrifter kjørt ut med 50 brev om gangen. Dette gav i noen tilfeller problemer med utskriften.

I Brev-vinduet presenteres brevet for søkeren som er markert i Liste-vinduet. Man kan også bla fra søker til søker ved hjelp av neste- og forrige kommandoer (piltastene).

FS120.003 Brev med resultat av opptak

I Brev-vinduet ligger et ekstra "flytende vindu," slik at man kan se ulike deler av samme brev samtidig, f.eks både tilbuds- og oversiktsavsnittene i hovedvinduet og svarslippen i ekstravinduet.

Brevet består av et utvalg av enkeltavsnitt, tilpasset utfallet av søknaden for den enkelte søker.

Noen får et brev med tilbud på ett eller flere av de høyest prioriterte studieønsker og eventuelt bortfall av lavere prioriterte ønsker, andre får brev med tilbud, men også plass på venteliste på høyere prioriterte ønsker, andre får kanskje bare plass på venteliste, andre igjen får brev med ett eller flere avslag fordi de ikke ble kjent kvalifiserte for det de søkte på. Det vil forekomme mange ulike utfall av opptaket, spesielt når det kan gis flere tilbud til samme søker. Tilbudsbrevet vil reflektere alle mulige slike utfall.

Hvis søkeren kunn skal få ett tilbud så settes tilbudsstatus B istedet for V dersom det er gitt opptak på høyere prioritet.

Når søkeren får tilbud, inneholder brevet en svarslipp som søkeren bes om å returnere innen en oppgitt frist med kryss for om tilbudet aksepteres eller ikke. Er søkeren plassert på venteliste inneholder brevet en annen svarslipp hvor søkeren bes om å svar på om han/hun ønsker å stå på ventelisten eller ikke.

Brevet benytter brevtyper med brevmal TILBUDBREV. Slik at tekstene må være definert i brevtypen. Se dokumentasjon for brevmodulen for hvordan en bygger opp brevtyper med tekster. I avsnitt 3 så er det flettefelt for TEKST_TILBUD. Den viser teksten som er oppgitt i bildet Opptakstudieprogram. Denne teksten er hittil vært bruk i Søknadsweb.

Man kan benytte flere varianter av denne brevtypen, med løpenr 1, 2, 3 osv. I hver variant må alle avsnittene inngå, men man kan benytte varianter av disse. Hver variant må inneholde alle flettefelter som hører til avsnittet. Tekst og layout i avsnittene kan ellers varieres, slik at ulike avdelinger/ fakulteter kan tilpasse brevene etter egne behov.

Journalmerknaden kan inkluderes i alle brevavsnitt.

I tilbudsbrev-rapporten velger man så den brevvarianten man ønsker ved å oppgi brevtypens løpenr.

For å kunne beholde en studieplass må søkeren alltid bekrefte at han/hun tar i mot tilbudet innen en viss (kort) frist. De som ikke svarer innen fristen mister plassen, og denne blir eventuelt tildelt andre søkere. Dette gjelder både i lokale opptak og i NOM-opptak

Svarene fra søkerne registreres i feltet Tilbud svar (bildet Søknad samlebilde NOM, vinduet SøkAlt, eller i bildet Søknadsalternativ).

Ja-svar registreres med statusverdien J, nei-svar med N og manglende svar eventuelt med U (ubesvart tilbud).

Svarstatus J er alltid en nødvendig betingelse for at søkeren skal få status som Studieprogramstudent, tildeles en studierett til sitt studieprogram og plasseres i et kull. (Rutinen FS159.001 Opprette søkere som student ).

For noen studieprogrammer kreves det også frammøte for at studieplassen skal beholdes, dette kan eventuelt registeres i feltet "Møttstat" i de samme bildene.

Frammøte kan tolkes på flere måter, det kan bety personlig frammøte på et bestemt sted og tidspunkt, eller det kan bety vanlig semesterregistrering ved institusjonen, eventuelt med eksamensmelding på et emne innenfor det aktuelle studieprogrammet.

Frammøte i betydningen semesterregistrering kan utledes fra semesterregistreringsdata ved hjelp av en egen rutine, FS161.001 Beregning av møtt . Denne beskrives i et senere avsnitt.

For å få oversikt over hvem som har fått opptaksbrev kan man kjøre rapporten FS121.001 Opptaksbrev sendt.

FS121.001 Opptaksbrev sendt

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og om man ønsker alle eller et enkelt søknadsalternativ. Man kan også markere for at eventuelt ja-svar-forekomster uten opptaksbrev skal tas med.

For hvert søknadsalternativ skrives ut navn, eventuelt fnr (valgbart), journalnr eller søkernr (valgbart), prioritet, søknadsstatus, spesielt grunnlag-status, tilbudsstatus, ev svar på tilbud-status, og dato for når tilbudsbrev ble sendt ut.

Når opptaket er kjørt, ev over flere runder, er det avgjort hvem som skal få tilbud til hvilke studieplasser, hvilke søknadsalternativer som falt bort på grunn av gitte tilbud og hvem som ikke nådde opp i konkurransen og ble satt på venteliste. Det er da behov for oversikter, både for individuelle lister over hvem som havnet i de ulike gruppene, og for statistikker over hvor store disse gruppene er.

Rapporten FS101.001 Søkerliste som ble beskrevet i et tidligere avsnitt) kan også benyttes til å vise hvilke søkere som ble tildelt et bestemt resultat under opptaket. Til dette kan man benytte den generelle "Filtrer"-funksjonen etter at rapporten er kjørt ut for det opptaket og den studietypen (eventuelt alle studietyper) man er interessert i.

To andre rapporter er enda lettere å anvende for å få oversikt over hvem som fikk tilbud under et opptak.

Den generelle FS101.003 Søkerliste (omtalt i tidligere avsnitt) har "Tilbud" "Jasvar" og "Møtt" som et fast utplukksvalg, i kombinasjon med en rekke andre valg.

Rapporten FS101.009 Søkerliste - nye tilbud er laget for å vise opplysninger som er spesielt aktuelle tilbud til nye søkere.

FS101.009 Søkerliste - nye tilbud

Rapporten bestilles for et bestemt opptak, for alle studietyper som inngår eller for et enkelt søkndadsalternativ.

Rapporten tar med alle søkere som har fått tilbud (I eller S på Tilbudsstatus). Den skriver ut fnr, navn, søkernr, studieprogrammet, dato for tilbudsbrev, dato for ev informasjonsbrev (datoer hentes fra Søknadsalternativ-raden i samlebildet), tidspunkt for oppmøte og eventuelt studieavgift.

Man kan markere for at bare søkere som ikke har fått tilsendt informasjonsbrev fra lærestedet tidligere (dato for studiestart, fremmøtested osv) skal tas med på listen. Rapporten kan oppdatere feltet Dato sendt informasjon på søknadsalternativet, hvis den brukes som datagrunnlag for et informasjonsbrev til de aktuelle søkerne. Tidspunkt for oppmøte fra Opptaksstudieprogram, og eventuelt studieavgift tas med i utskriften, og disse opplysningene kan da eventuelt flettes inn i brevet.

Opptaksstudieprogrammet rangerer søkere som blir satt på venteliste i henhold til bestemte regler, fallende poengsum, loddnr. osv. Rangeringen gjøres ved hjelp av et ventelistenr., og gjelder altså alle kategorier søkere, også de som ikke rangeres etter poeng på vanlig måte.

En kan velge å oppdatere dato for når informasjonsbrev ble sendt ut.

Rapporten FS101.001 Søkerliste viser ikke ventelistenr, og kan altså ikke benyttes som oversiktsrapport for rangerte ventelister. En egen rapport er derfor laget for dette formålet, FS101.005 Søkerliste - venteliste . Den bestilles ved at man oppgir et opptak og en bestemt studietype. Hvis en ønsker oversikt over kvalifiserte som ikke har fått tilbud må en markere for Vis kun kvalifiserte uten verdi for tilbudsstatus.

FS101.005 Søkerliste - venteliste

Rapporten skriver ut fnr, navn, søkernr. eller journalnr., kvote, søknadsstatus, kvalifisertstatus, status for tilbud på spesielt grunnlag og for tilbudsgaranti, kvalifikasjonsgrunnlag, poengsum og ventelistenr.

Default er det markert for at bare søkere som har verdi på ventelistenr skal tas med.

Sorteringen er i utgangspunktet gjort etter kvote, sorteringsnr. for tilbudsstatus og ventelistenr. I tillegg er det lagt opp predefinerte sorteringsvalg for navn og for kvote, poengtall (synkende) og loddnr. (stigende). Egendefinert sortering er også mulig.

Fnr. og journalnr. kan slås av og på ved avkryssing på vanlig måte. Journalnr. erstattes med søkernr.

Filtrer-funksjonen kan benyttes på alle feltene i rapporten, enkeltvis eller i kombinasjon. Vil man f.eks. hente fram bare de 10 første på ventelisten filtrerer man på ventelistenr. mindre enn eller lik 10.

Rapporten tar ikke med søkere med verdi A, U eller N for svarstatus.

Via de generelle søkerlisterapportene FS101.001 Søkerliste og FS.101.003 Søkerliste - ulike utplukk , kan man filtrere ut dem som har takket ja til tilbudet om studieplass, men den viser ikke all informasjon som er relevant for denne gruppen. Derfor er det også laget en egen rapport, FS101.006 Søkerliste - JaSvar/Møtt/Reservert , for dette formålet.

FS101.006 Søkerliste - JaSvar/Møtt/Reservert

Denne rapporten bestilles også ved at man oppgir et opptak og en studietype. Man kan markere for Alle studietyper, alternativt Egne studietyper, eller et enkelt søknadsalternativ

Utvalget kan videre avgrenses til dem som har fått tilbud, som har gitt jasvar, har møtt eller fått reservert en studieplass.

Rapporten skriver ut fnr. navn, søkernr., tilbudsstatus, eventuelt forventet kullkode, tilbudsbrev sendt, svarfrist, infobrev sendt, begrenset studierett, vilkårskoder, opptaksbetingelser, fordeling på studiested, søknadsvalg og statsborgerskap (viser landkode).

Via Filtrer-funksjonen kan man også her hente ut alle mulige undergrupper av dem som er registrert med jasvar. Fnr. og journalnr kan slås av og på ved avkryssing på vanlig måte. Journalnr. erstattes med søkernr.

Statistiske oversikter over søkere med tilbud, jasvar, frammøte osv. for et opptak kan man kjøre ut via rapporten FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn (rapporten er beskrevet i et tidligere avsnitt).

Man markerer om rapporten skal ta med alle søkere til et gitt opptak, bare dem som har fått tilbud, bare dem som har takket ja eller bare dem som er registrert som møtt til studiestart.

Hvis man bare markerer for fylke, alder eller kjønn gir rapporten personfordelinger på disse dimensjonene. Hvis man også krysser av for Studieprogram i kombinasjon med disse, gir den fordelinger for søknadsalternativer, dvs. at samme person teller flere ganger, en gang for hvert av sine studieønsker.

Det er laget en egen venteliste for søkere til medisinstudiet FS101.008 Venteliste-medisin.

FS101.008 Venteliste-medisin

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder.

I praksis kan denne bare kjøres for NOM-opptak, ettersom studietypen Medisin (0740) bare forekommer i dette. Valget av denne studietypen er "hardkodet" i rapporten, og styres ikke av brukeren.

For hver enkelt kvotetype til alle søknader med søknadstype 0740 skriver rapporten ut navn, evt fnr (valgbart), journalnr eller søkernr (valgbart), institusjonskode, poengsum, søknadsstatus, kvalifisertstatus, spesielt-grunnlag-tilbud, skal-ha-tilbudstatus, tilbudsstatus, kvalifikasjonsgrunnlag og eventuelt ventelistenr.

Før man kan kjøre nye tilbudsrunder i et opptak, må alle tilbuds- og svarstatuser etter siste runde være oppdatert. De fleste oppdateringer vil gjøres manuelt (ja- og nei-svar mv.), men visse oppdateringer kan med fordel gjøres maskinelt. Dette gjelder for tilbud som skal falle bort pga manglende svar innen fristen, og eventuelt tilbud som faller bort pga at studieprogrammet ble innstilt (f.eks på grunn av av for få ja-svar)

En egen rutine FS 160.002 Oppdatering av tilbudsstatus, kan benyttes for å gjøre disse maskinelle oppdateringene.

FS160.002 Oppdatering av tilbudsstatus

Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og velger et enkelt eller alle søknadsalternativer.

Man markerer for type oppdatering, A for annullerte studieprogram, og/eller U for at tilbudene ikke er blitt besvart innen fristen, som oppgis med dato. Det settes også U for dem som har svart N om tilbud om ventelisteplass.

A oppdateres for studieprogram som har status J for Innstilt i bildet Opptaksstudieprgram/Kvote.

Man kan kjøre rutine uten eller med oppdatering. Den har ikke noe eget outputvindu, bare to tallfelter som viser hvor mange oppdateringer som ble gjort av A og U-verdier. Det oppdateres også U for dem som har takket Nei og ikke bare for dem som ikke svart.

Et opptak kan omfatte mange søknadsalternativer, og hvert alternativ kan omfatte flere kvoter. For hver kvote skal antall tilbud mv spesifiseres for en eller flere opptaksrunder.

Når det i opptaket skal kjøres en rekke opptaksrunder, vil tallet på slike "kvoterunder" kunne bli relativt stort. Man kan da benytte en egen rutine, FS 160.003 Generering av kvoterunde, for å opprette disse.

Man sparer da arbeid med å opprette disse forekomstene manuelt i undervinduet til bildet Kvote.

Kvoterunde-forekomstene genereres uten verdier, unntatt feltet Tilbud ønskes. Denne styres av parameteret "Default supp" som er knyttet til opptaksstudieprogrammet (bildet Opptaksstudie-program/Kvote, eller til den enkelte kvoten (bildet Kvote).

Hvis "Default supp" er J vil "Tilbud ønsket" bli satt til 0 av rutinen, og hvis det er N blir "Tilbud ønsket" satt til -999.

Når verdien er 0, og noen søkere rykker opp til høyere prioritert tilbud under en ny opptaksrunde, vil nye tilbud bli supplert i kvoten, slik at det opprinnelige tilbudstallet skal holdes konstant. Hvis tallet har en høy negativ verdi, vil det ikke bli supplert nye tilbud når plasser bli frigjort ved at noen rykker opp. Supplerende tilbud vil eventuelt bli generert når tallet på frigjorte plasser overstiger den negative verdien i "Tilbud ønsket".

Tilbud ønsket kan selvsagt også settes til et positivt tall, manuelt. Da vil en ny opptaksrunde også generer helt nye tilbud, i tillegg til at frigjorte plasser suppleres.

FS160.003 Generering av kvoterunde

Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og hvilken runde som ønskes opprettet. (Man kan ikke velge "alle runder").

Rutinen er utvidet med parametere for tilbud ønsket og tilbud max antall. Det er valgfritt om disse skal gis verdi eller ikke. Når de ikke gis verdi, så vil tilbud ønskes settes som tidligere; 0 dersom kvote.default_suppering = J, ellers -9999.

Rutinen leser inputdata fra bildet Opptaksstudieprogram/Kvote (med hensyn til hvilke søknadsalternativer og kvoter som hører til opptaket).

Man velger om rutinen skal kjøres med oppdatering eller ikke. Den skriver ut antall kvoterunder som ble opprettet i et outputfelt i bestillingsbildet.

I NOM opptaket 2003 høst blir det mulig å saksbehandle søkere på web i etterfyllingsfasen. Søknadsalternativstatusen settes til WEB, og det opprettes en SPEV kvotesøknad med grunnlag WUP (web uten poeng). WUP er et lovlig grunnlag i SPEV-kvoten. Kvalifisert bli J slik at saksbehandlingen blir komplett uten manuell bekreftelse fra saksbehandler. Fagkravet kan kun være gsk, slik at søkere til studier med fagkrav må oppdateres i FS og kan ikke ferdigbehandles på web. Søkere til studier med kun gsk-krav kan med dette ferdigbehandles på web.

For en rekke studietyper er det viktig for institusjonen å få rask og nøyaktig oversikt over hvem og hvor mange av dem som takket ja til tilbudene om studieplass (J på "Tilbud svar"), som faktisk møter fram ved studiestart.

I Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt, og i bildet Søknadsalternativ, finnes det et eget felt, "Møttstat" for å registrere J eller N for frammøte. I mange tilfelle vil det være naturlig for institusjonen å oppdatere dette manuelt, f.eks hvis de mye studentene skal møte opp personlig i et bestemt lokale og på et bestemt tidspunkt i starten av første semester. Ett slik frammøte kan ofte være en forutsetning for å få begynne på studiet.

Det er laget et eget bilde for raskere registrering av møtt-status. I dette bildet kan en hente fram alle søkere til et studieprogram og taste inn møtt-status på hver enkelt eller via knappen Sett møtt, gi møtt status til alle.

Registrering av møtt

Bildet Registrering av møtt-status er utvidet med funksjon for setting av møtt N for alle søknadsalternativ som ikke har verdi for møtt-status. Kan dermed velge om en skal sette J eller N i feltet.

Ved andre læresteder og studier, f.eks ved universitetene kreves det ikke personlig fremmøte på et bestemt sted og tidspunkt. Man definerer her "frammøte" bare som en ordinær semesterregistrering/bekreftelse av utdanningsplan, eventuelt registrering og eksamensmelding på bestemte eksamensemner. I slike tilfelle vil det være tungvint og lite rasjonelt å oppdatere en møttstatus manuelt, i tillegg til dataene man får via registreringen. Likevel kan det være ønskelig å føye til en opplysning om frammøte på det aktuelle søknadsalternativet, hvor tilbudsstatus og jasvar allerede er oppdatert.

En spesiell rutine, FS161.001 Beregning av møtt , kan da benyttes til å utlede og oppdatere møttstatus ut fra registrerings- og eksamensmeldingsopplysninger.

Rutinen bestilles ved at man oppgir et opptak, markerer for et bestemt/alle søknadsalternativer, oppgir en bestemt registeringstermin og hvilket krav til frammøte som skal gjelde.

FS161.001 Beregning av møtt

Rutinen tillater tre ulike møtt-kriterier:

• Semesterregistrering i den aktuelle terminen, uansett eksamens- melding og -emne,
• Semesterregistrering i terminen og eksamensmelding på emne som hører inn under søknadsalternativets studieprogram,
• Semesterregistrering i terminen og eksamensmelding på exphil eller på emne som hører inn under søknadsalternativets studieprogram.

Rutinen angir hvor mange jasvar som ble gjennomgått, og av disse hvor mange som tidligere var registrert som møtt (J) og som ikke møtt (N), og hvor mange som i denne kjøringen ble oppdatert som møtt (J).

Dersom studenten har studentstatus TRUKKET, vil denne oppdateres med K (møtt men senere trukket seg).

Rutinen setter ikke møtt-status til N når møttkriteriet ikke er oppfylt. Møttverdier som er registrert tidligere som J eller (manuelt) som N blir ikke beregnet på ny av rutinen, den beregner og oppdaterer altså bare de søknadsalternativer hvor det foreligger tilbud med jasvar og ingen verdi på Møttstatus.

Hvis rutinen kjøres for et helt opptak under ett må alle fakulteter, institutter o.l som inngår i opptaksenheten/institusjonen - og som kanskje administrerer flere ulike studieprogrammer - i praksis være enige om et felles møttkriterium.

Rutinen har valg for oppdatering av basen. Den kan altså nå "prøvekjøres" uten oppdatering.

Rutinen har valg om å sette møttstatus N på søkere som ikke blir beregnet til møtt. Søkere som ikke tilfredstiller kravene til møtt og hvor det tidligere ikke er satt verdi før møtt, vil med dette valget få satt møttstatus N.

Når studenter er registrert med møttstatus J, kan disse listes ut på flere måter, f.eks ved hjelp av FS101.003 Søkerliste eller FS101.006 Søkerliste - Jasvar/Møtt/ Reservert . I begge disse markeres Møtt som utplukkskriterium.

Statistikkrapporten FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn har også valg for frammøtte studenter. Her kan man skille mellom flere verdier av Møtt-status, J og N (møtt, ikke møtt), K (møtt men senere trukket seg) og R (reservert plass til neste år).

Etter opptaket må institusjonen kontrollere dokumentasjonen til et tilfeldig utvalg av søkerne.

FS101.015 Dokumentkontroll

Hvis en etter å ha kjørt rapporten velger Lagre datafil, så kan en angi hvor mange som skal plukkes tilfeldig ut av rapporten.

Dokumentkontroll - tilfeldig utvalg

 

En kan da bruke dette som grunnlag for hvem som må komme å vise frem dokumentasjonen.

Når alle tilbud er sendt ut - eventuelt i flere runder - og alle ja- og nei-svar fra søkerne er mottatt og registrert er det avgjort hvem som skal bli de nye studentene ved institusjonen. Opptaket kan da avsluttes med å gjøre disse søkerne til studenter dvs. tildele dem studentstatus, gi dem studierett på de respektive studieprogrammene, opprette dem som studieprogramstudenter og eventuelt plassere dem i studiekull og -klasser.

Oppdatere GSK-konklusjon

Søkere som har fått godkjent en GSK-søknad i løpet av opptaket, skal oppdateres med en "GSK-konklusjon" i bildet Person. Dette kan gjøres på flere måter. En tradisjonell måte er å kjøre rapporten "FS140.001 Bevis for godkjent studiekompetanse", med oppdatering av Bevis-utsendt/dato utsendt, Denne er beskrevet i avsnitt 2.10.2 Behandling av søknad om generell studiekompetanse.

En annen måte er å kjøre en egen rutine for dette; "FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak". En tredje måte er å benytte avslutningsrutinen for opptak, "FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse", som har innebygd funksjonalitet for dette (denne rutinen blir beskrevet lenger nede på siden).

Hvilken måte man vil benytte er mest et praktisk spørsmål. Men det er viktig at slik oppdatering blir gjort, kravet til at alle studenter må ha enten en Gsk-konklusjon eller et studentgrunnlag er nå skjerpet i FS. Dette er bla en forutsetning for at man skal kunne produserer fakturaer med krav om semesteravgift, og det vil også bli kontrollert i en rekke andre sammenhenger.

FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak

Rutinen FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man velger med markering om det skal tas hensyn til egne Gsk-godkjenninger (søkere man har B-rollen for) eller om også eksterne godkjenninger, inkl godkjenninger fra Samordna opptak's GSK-base (søkere man har T-rollen for) skal legges til grunn.

FS162.001 Generering av GSK-konklusjoner for opptak

Rutinen skriver ut fnr, navn, status for B- vs T-rolle, Opptatt og generert GSK-konklusjon.

Rutinen oppdaterer feltet Vmnr. gsk bildet Person med vitnemålsnummeret som var bakgrunnen for GSK.

For studenter som ikke fikk en GSK-konklusjon, men i stedet skal ha en verdi på Studentgrunnlag, skriver den bare ut en merknadstekst om dette. Selve studentgrunnlagverdien oppdateres ikke på Personen, dette vil avslutningsrutinen FS159.001 Opprette søkere som student ta seg av, samtidig med at studierett for disse oppdateres.

Hvis GSK-godkjenningen hentes fra eksterne kilder, har rutinen en prosedyre for å velge hvilken som skal benyttes hvis flere godkjenninger foreligger for samme søker. Institusjoner som har gitt søkeren tilbud vil bli prioritert foran de som ikke har gitt dette, FS-institusjoner blir foretrukket foran M-STAS-institusjoner mv.

Hvis en skal opprette gsk-konklusjoner i forbindelse med utsending av giro er det T-rolle som er viktigst, da den gir alle søkere som har søkt UiT. En kan godt kjøre rutinen med kryss for både B og T-rolle

Avslutningen av opptaket (opprette studenter, tildele studierett osv.) kan gjøres i en operasjon ved hjelp av rutinen FS159.001 Opprette søkere som student.

FS159.001 Opprette søkere som student

FS159.001 Opprette søkere som student

Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak og hvilket studieprogram det gjelder eventuelt en enkeltsøker. Rutinen kan også kjøres for et helt opptak under ett.

Starttermin for studieprogramstudenten beregnes ut fra første ledige år-termin, dvs. i praksis opptaksterminen med mindre noe annet spesifiseres i bildet Opptaksstudieprogram. Dato for tildeling og opphør av studierett oppgis ved kjøring av rutinen.

I bildet Opptaksstudieprogram/Opptakstermin må det være definert hvilket Studieprogram opptaksstudieprogrammet hører til. I studieretten som opprettes vil dette studieprogrammet inngå som et identifiserende ledd på studieprogramstudenten.

Studierettene oppdateres for lokale opptak og for de fleste søkere med den studierettstatus-verdien som er spesifisert som default for den aktuelle opptakstypen (bildet Opptakstype, kodemodulen). Vanligvis vil dette være ORDOPPTAK. For NOM-opptak benyttes alltid ORDOPPTAK, uansett hva som måtte være spesifisert på opptakstypen NOM.

Studierettstatus vil oppdateres med andre verdier for individuelle søkere, hvis dette er spesifisert på vedkommendes søknadsalternativ i feltet Studierettstatus. For eksempel vil studierettstatusen BETINGET være aktuell hvis søkeren har fått tilbud "på vilkår" (evt. angitt i feltet Vilkårsstatus) av å gjennomføre et forkurs eller lignende Studierettstatusen på søknadsalternativet må i slike tilfelle oppdateres manuelt av saksbehandleren, evt. samordnet med aktuell verdi i feltet "Vilkårsstatus".

Hvis en på opptaksstudieprogrammet har markert for at det skal opprettes utvekslingsperson, så vil denne bli generert å bli tilknyttet avtalen som er oppgitt og de datoperioder som er oppgitt på opptaksstudieprogrammet.

Merk: Hvis en student først har takket nei og så senere endrer dette etter at rutinen FS159.001 er kjørt, så vil denne søkeren ikke få ny studierett. Rutinen utfører ikke oppdatering av studieretter som er terminert (som er gitt innenfor samme opptaket). Dette for at institusjonenene også manuelt skal kunne terminere studierettene uten at de dukker opp igjen i neste omgang. Disse studierettene må derfor aktiveres manuelt igjen når studenten likevel skal beholde studieretten. Den enkleste da er å slette hele studieretten (da vil den bli opprettet ved neste kjøring av FS159.001) eller ta vekk opphørtstatus og gyldig-til dato.

Feltet Fordelt til på søknadsalternativet blir også tatt til følge av rutinen FS159.001. For teknologi-studier ved NTNU vil bestemte kodeverdier av "Fordelt til" (f.eks. 3. årskurs o.l tolkes som at søkeren kan starte på et videregående trinn i studiet. Vedkommende gis da en tilsvarende kullkode i undervinduet Klasse. For andre studier er det ikke programmert en direkte sammenheng mellom Fordelt-til-verdi og kullkode, men evt. fordelt-til-verdier oppdateres som merknadstekst for studenten i undervinduet Klasse. Både ved UMB, og ved noen av helsefagene ved visse høgskoler, er det aktuelt å fordele nye studenter på "desentraliserte" studiesteder.

Startdato for studieretter som tildeles i ett og samme opptak

Det anbefales at man "standardiserer" på en bestemt startdato for studieretter som tildeles i ett og samme opptak, for eksempel på 01.08.2012 for opptak til studier som starter høstsemesteret 2012. Hvis rutinen FS159.001 kjøres gjentatte ganger til avslutning av samme opptak, f.eks fordi at nye tilbud og ja-svar kommer til i en etterfyllingsfase, og man ikke spesifiserer nøyaktig samme startdato for studierettene hver gang, vil rutinen likevel ikke dublisere studieretter for søkere som fikk sine opprettet i forrige kjøring. Hvis rutinen i kjøring nr 2 skal opprette nye studieretter med f.eks startdato 10.08, og noen studenter i kjøring nr 1 allerede har fått studieretter på samme studieprogram med startdato f.eks 01.08, vil doble studieretter ikke bli opprettet. Intervallet for etablerte startdatoer som sperrer for nye/dubliserte studieretter samme år, er for høst-opptak fra og med 15.07 til og med 1.11, og for vår-opptak fra og med 1.12 forrige år til og med 1.03 inneværende år.

Dersom studierettstatus er oppgitt på opptaksstudieprogrammet, vil den benyttes istedet for studierettstatus på opptaket.

Rutinen gir et varsel for studenter som er registrert med utestenging av type KARANTENEL og USKIKKET, og disse blir ikke opprettet som student.

De nye studentene opprettes også som forekomster i bildet/vinduet Student, dvs de gis en (teknisk) studentstatus. Dette medfører at de tildeles studentnr.

Studentgrunnlag

Rutinen FS159.001 vil også sørge for at GSK-konklusjoner og evt. studentgrunnlag kommer på plass samtidig med at studentstatus, studierett, studieprogramstudent mv. opprettes, hvis disse altså ikke er oppdatert på forhånd.

Hvis søkeren har fått godkjent en GSK-søknad av eget opptaksorgan under opptaket, benyttes denne, og konklusjonen oppdateres med eget institusjonsnr og år-termin som svarer til opptaket.

Hvis søkeren har fått godkjent en GSK-søknad av andre opptaksorganer under opptaket (data i undervinduet SbehAndre), eller er tilkjent GSK tidligere (data i rapporten Behandlingshistorikk) vil en GSK-konklusjon bli opprettet på Personen (bildet Person/Student). Rutinen har en egen prosedyre for å velge GSK-institusjon hvis godkjenninger skulle foreligge fra flere. Institusjoner som har gitt søkeren tilbud prioriteres foran institusjoner som ikke har gitt det, FS-institusjoner prioriteres foran M-STAS-institusjoner osv.

Hvis søkeren har en godkjent GSK-søknad med grunnlaget SYK, blir det ikke opprettet en GSK-konklusjon, i stedet oppdateres et studentgrunnlag for søkeren med verdien SYK. (Dette må anses som midlertidig, søkeren forutsettes å innfri Gsk-kravet på et senere tidspunkt).

Hvis søkeren ikke har fått godkjent GSK, men i stedet har blitt kjent kvalifisert for opptak og har fått tilbud pga realkompetanse eller andre kvalifikasjonsgrunnlag som går utenom GSK-kravet, oppdaterer rutinen en verdi på studentgrunnlag.i stedet for en GSK-konklusjon. Studentgrunnlag-verdiene beregnes slik at den avspeiler visse kvalifikasjonsgrunnlag; FKU og FKP gir grunnlag FOR, REA og REL gir grunnlag REA, og GTK gir GTK.

Hvis studentgrunnlaget allerede er oppdatert med en annen verdi, for eksempel via manuell oppdatering i samlebildene, vil den manuelle studentgrunnlagverdien, for disse kvalifikasjonsgrunnlagene, overskrives med den beregnede.

Hvis andre, ikke-GSK-krevende kvalifikasjonsgrunnlag enn disse er benyttet for søkeren (noe som vil kunne forekomme i lokal opptak) vil studentgrunnlag ikke bli beregnet av rutinen. Det er da opp til brukeren å sørge for at alle søkere uten GSK får et riktig studentgrunnlag via manuell oppdatering i samlebildene (Studentgrunnlag-feltene i samlebildet er koblet direkte i bildet Person).

Plassering i klasse og kull

Hvis de nye studentene også skal plasseres klasser, må klassekode være definert i bildet Opptaksstudieprogram/Kvote. Kull blir opprettet på grunnlag av opptakstudieprogramtermin, eller på grunnlag av opptakstermin. Dersom kull-termin er angitt på søknadsalternativ, vil dette fortsatt ikke bli generert automatisk - for å unngå feilsituasjon.

Feltet "Automatisk klassefordeling" må være markert ved opptak til klasse.

En kullkode kan også oppgis i bildet Søknadsalternativ for den aktuelle søkeren, denne vil da overstyre kullkoden som er oppgitt som default.

Ved oppretting av student på kull, vil ikke kullplassering bli foretatt dersom den eksisterer fra før.

I profesjonsutdanninger er kullene som regel så store at studentene må spres på flere klasser. Unntaksvis kan det også hende at studentene på et studieprogram skal fordeles på flere studieretninger og eventuelt på flere kull.

Rutinen foretar tilfeldig fordeling på klasse når Automatisk klassefordeling er markert, eventuelt også emnekombinasjon og kull i bildet Opptaksstudieprogram/Kvote. Rutinen foretar ikke automatisk plassering av studenten på studieretning.

Rutinen vil da slå opp i bildet Kull samlebilde og lese inn hvilke kombinasjoner av kull, studieretning og klasser som er definert der.

Ved automatisk fordeling av av studenter på klasse, vil studenter bli plassert i klassen med færrest personer av samme kjønn. Dette for å få samme fordeling av kjønn i alle klasser. Det vil få utslag for studieprogram med skjev kjønnsfordeling.

Det er bare når man ønsker å fordele studentene som tas opp i ett og samme opptak og på samme studieprogram, tilfeldig på flere kull, og når man også vil gjenbruke alle kullkodene senere år, at man kan la kullkoden stå blank i bildet Opptaksstudiprogram/Kvote Studenten vil da bli fordelt tilfeldig på de aktuelle kullkodene når de oppdateres i bildet Nåværende klasse, men tilordnet opptaksårets År-termin. Neste år vil den samme kullfordelingen gjøres, men nå med ny År-termin. I de fleste tilfelle vil man heller bruke 4. ledd i klassekoden (feltet "Klasse") til en slik inndeling.

Via rapporten FS301.010 Studenter i studiekull kan man liste ut dem som er blitt opprettet med kull- og ev. klassekode etter et gjennomført opptak. (Rapportene finnes i modulen Kull og permisjoner).

Campus

Campus og klassetilhørighet oppdateres dersom studenten får et nytt tilbud på annen campus

Studieprogramstudent

Søkerne opprettes også som studieprogramstudenter i bildet Student samlebilde. Alle obligatoriske emner som er knyttet til studieprogrammet legges på studieprogramstudenten.

Dersom studenten allerede er aktiv på samme program, vil ikke ny studieprogramstudent bli opprettet. Dersom studenten via opptaket har fått tilbudsgaranti RES, da vil kull-termin automatisk oppdateres (det informeres i så fall om dette i rapporten etter kjøring). For å få disse inn i riktig kull, er det beste å terminere den gamle studieretten, dvs sette til-dato på den, og sette en studentstatus som angir en ikke-aktiv student. Da vil studenten bli opprettet med ny studierett ved kjøring av FS159.001. Ved hjelp av parameteren Oppdater kull-termin på eventuell eksisterende studierett innenfor samme studieprogram kan en styre om kull-termin skal oppdateres.

For programmer på doktorgradsnivå vil også stedkode og grad oppdateres på studenten.

Med/uten oppdatering av database

Ved hjelp av en J/N-trykknapp angir man om rutinen skal foreta en reell oppdatering av databasen eller ikke. Det kan ofte være praktisk å prøvekjøre rutinen uten oppdatering først for å inspisere at resultatet ser rimelig ut.

Rapport etter kjøring av rutinen

Rutinen skriver ut hver søker som har fått tilbud og har takket ja til dette med fnr. og navn (fnr kan slås av og på vanlig måte). Ved tre J/N-statusverdier angis om søkeren er opprettet som student, blitt studenter med studierett og eventuelt er plassert i klasse. Hvis søkeren har studentstatus fra før ved institusjonen (noe som ofte vil være tilfelle) vil statusen for dette bli N samtidig som at status for studierett blir J.

Ulike parametre

Parameteren "Overskriv adresse med kontaktadresse" gjelder kun eksisterende studenter. For nyopprettelse av studenter blir overført uansett hva som er valgt for denne parameteren.

Hvis en markerer for "Overfør merknadstekst til student" så blir merknaden (felt "Merknad") lagret under kartotekkort MrkR i Student samlebilde.

Dersom tilbudsgarantikode har verdi RES, og student allerede har aktiv studierett, inklusive studentstatus PERMISJON, vil kull-termin endres på eksisterende studieprogramstudent. Dersom tidligere studierett ikke er aktiv, vil dette ikke utføres.

Opptaksgrunnlag overføres til studieprogramstudent.

Utvekslingsperson

Dersom det på opptaksstudieprogrammet er satt J i feltet for "Generer utvekslingsperson" så vil rutinen opprette en utvekslingsperson på den utvekslingsavtalen, stedkoder som er angitt på opptaksstudieprogrammet. Dersom det er registrert en avtaleid på søknad, så vil den overstyre avtaleid angitt på opptakstudieprogram. Når rutinen kjøres for enkeltsøker, vil funksjonen som trekker studieplass bli utført (ble tidligere kun utført for utplukk på alle søkere).Utvekslingsperioden hentes primært fra søknadsalternativ, sekundært fra opptaksstudieprogrammet. Oppdaterer oppholdstype for utvekslingsperson ut fra det som angis for opptakstype på opptakstudieprogram (nytt felt i flis01). Dersom det ikke oppgis verdi for oppholdstype for opptakstudieprogram benyttes verdien STUDIER.

Rutinen er endret slik at utvekslingspersoner med status TRUKKET ikke lengre sperrer mot at ny utvekslingsperson opprettes (innenfor samme tidsrom).

Det er mulig å få registrert utvekslingspersoner på avtaler de tidligere har vært utvekslingsperson på, så fremt ny periode for utveksling ikke overlapper den tidligere perioden.

Datointervall for studierett gis samme verdi som intervall for utvekslingsperson.

Studierettstatus gis verdi ut fra utvekslingsprogram.

Opptaksstudieprogram som refererer andre institusjoner og er tilknyttet utvekslingsprogram, kan også behandles av rutinen.

 

 

Merk at...

Hvis en søker har registrert instrument i studieprogramvalg, så vil det overføres til studenten. Hvis person ble opprettet i student-instrument gang nummer to via instrumentvalget på søknaden, med *samme* instrument som hun har fra før, men på et nytt studieprogram, så ble ikke Kull satt på det nye instrumentet/programmet. Dette er rettet.

Noen studenter blir plassert på andre studieprogram etter innpassing og vurderinger. For å hindre at rutinen 159.001 skal opprette studierett på nytt, når rutinen kjøres vil det ikke genereres ny studierett dersom det allerede eksisterer en studierett på samme dato som den som forsøkes oppdatert.

Studenter som trekker seg (enten ved at de får andre tilbud, eller at de endrer ja-svar til nei). Dersom det IKKE finnes en forekomst av planinfobekreftelse eller planbekreftelse, slettes hele studieprogramstudentforekomsten. Dersom det finnes en planinfobekreftelse eller planbekreftelse, settes studentstatus til TRUKKET og merknaden oppdateres med samme merknad som på studieretten (terminert av rutinen 159.001 osv...). Studenter som er i permisjon får ikke trukket studieretten sin av rutinen.

I enkelte lokale opptak saksbehandler en søknader, og en gir søkerne et gsk-vedtak Dette vedtaket kan eksporteres til SO slik at det kan bli formidlet til andre institusjoner. Rutinen heter FS151.090 Eksport av lokale GSK-vedtak til SO .

FS151.090 Eksport av lokale GSK-vedtak til SO

En kan velge om en vil kjøre komplett eksport eller kun endringene siden forrige eksport. Først kjører en eksportprogrammet og deretter sender en filen til SO.