Felles studentsystemI NOM-opptak vil SO informere søkerne om utfallet av opptaket. Brevene som sendes ut straks opptaket er kjørt inneholder opplysninger om hvilke studieønsker søkeren ble funnet kvalifisert til, hvilket tilbud om studieplass søkeren får, eventuell plassering på venteliste til søknadsalternativer vedkommende ikke nådde opp til osv. Brevene informerer også om svarfrister mv. som må overholdes med hensyn til å bekrefte at man tar i mot studieplassen.
FS har også en brevløsning for å informere søkere om resultatet av lokale opptak, FS120.003 Brev med resultat av opptak . Dette brevet benyttes for å informere søkerne om resultatet av opptaket. Det vil si at sendes ut brev til søkere som får tilbud om opptak, til de som står på venteliste og til de som får avslag om opptak.
FS120.003 Brev med resultat av opptak
Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og markerer for alle eller eventuelt oppgir et enkelt opptaksstudieprogram. En bestemt enkelt kvote kan også oppgis, normalt velges Alle her. Utplukket av søkere kan omfatte alle eller en enkeltsøker. Det må spesifiserers hvilken opptaksrunde som er aktuell. Brukeren kan oppgi en fristdato for svar i bestillingen, denne vil flettes inn i brevet.
Brukeren kan også markere for at opptaksgrense (poenggrense) for søknadsalternativene gjengis i brevet, disse må i så fall være oppdatert på kvotene i feltet Poenggrense i år.
Brukeren kan også markere for at utsendelse av brevet blir oppdatert i FS med dato opptaksbrev. Da blir tilbudsstatus endret fra I til S, og dato blir lagt inn i datofeltet "Opptaksbrev sendt" på de søknadsalternativene som omfattes av opptaket/brevet. Hvis dette er gjort kan man i senere brevproduksjoner avgrense brevmengden til bare dem som ikke har fått brev allerede, ved å markere i feltet Kun brev til søkere med nye tilbud (tilbudsstatus = I).
Rapportens automatiske omgjøring av tilbudstatus fra V til B (i visningen) er tatt vekk.
Hvis man fjerne haken i parameteret Svarslipp for venteliste er det kun søkere med tilbud som får svarslipp.
En kan velge om ventelistenr. skal vises i brevet.
Parameter Del opp i mindre printjobber. Tidligere ble utskrifter kjørt ut med 50 brev om gangen. Dette gav i noen tilfeller problemer med utskriften.
I Brev-vinduet presenteres brevet for søkeren som er markert i Liste-vinduet. Man kan også bla fra søker til søker ved hjelp av neste- og forrige kommandoer (piltastene).
FS120.003 Brev med resultat av opptak
I Brev-vinduet ligger et ekstra "flytende vindu," slik at man kan se ulike deler av samme brev samtidig, f.eks både tilbuds- og oversiktsavsnittene i hovedvinduet og svarslippen i ekstravinduet.
Brevet består av et utvalg av enkeltavsnitt, tilpasset utfallet av søknaden for den enkelte søker.
Noen får et brev med tilbud på ett eller flere av de høyest prioriterte studieønsker og eventuelt bortfall av lavere prioriterte ønsker, andre får brev med tilbud, men også plass på venteliste på høyere prioriterte ønsker, andre får kanskje bare plass på venteliste, andre igjen får brev med ett eller flere avslag fordi de ikke ble kjent kvalifiserte for det de søkte på. Det vil forekomme mange ulike utfall av opptaket, spesielt når det kan gis flere tilbud til samme søker. Tilbudsbrevet vil reflektere alle mulige slike utfall.
Hvis søkeren kunn skal få ett tilbud så settes tilbudsstatus B istedet for V dersom det er gitt opptak på høyere prioritet.
Når søkeren får tilbud, inneholder brevet en svarslipp som søkeren bes om å returnere innen en oppgitt frist med kryss for om tilbudet aksepteres eller ikke. Er søkeren plassert på venteliste inneholder brevet en annen svarslipp hvor søkeren bes om å svar på om han/hun ønsker å stå på ventelisten eller ikke.
Brevet benytter brevtyper med brevmal TILBUDBREV. Slik at tekstene må være definert i brevtypen. Se dokumentasjon for brevmodulen for hvordan en bygger opp brevtyper med tekster. I avsnitt 3 så er det flettefelt for TEKST_TILBUD. Den viser teksten som er oppgitt i bildet Opptakstudieprogram. Denne teksten er hittil vært bruk i Søknadsweb.
Man kan benytte flere varianter av denne brevtypen, med løpenr 1, 2, 3 osv. I hver variant må alle avsnittene inngå, men man kan benytte varianter av disse. Hver variant må inneholde alle flettefelter som hører til avsnittet. Tekst og layout i avsnittene kan ellers varieres, slik at ulike avdelinger/ fakulteter kan tilpasse brevene etter egne behov.
Journalmerknaden kan inkluderes i alle brevavsnitt.
I tilbudsbrev-rapporten velger man så den brevvarianten man ønsker ved å oppgi brevtypens løpenr.
For å kunne beholde en studieplass må søkeren alltid bekrefte at han/hun tar i mot tilbudet innen en viss (kort) frist. De som ikke svarer innen fristen mister plassen, og denne blir eventuelt tildelt andre søkere. Dette gjelder både i lokale opptak og i NOM-opptak
Svarene fra søkerne registreres i feltet Tilbud svar (bildet Søknad samlebilde NOM, vinduet SøkAlt, eller i bildet Søknadsalternativ).
Ja-svar registreres med statusverdien J, nei-svar med N og manglende svar eventuelt med U (ubesvart tilbud).
Svarstatus J er alltid en nødvendig betingelse for at søkeren skal få status som Studieprogramstudent, tildeles en studierett til sitt studieprogram og plasseres i et kull. (Rutinen FS159.001 Opprette søkere som student ).
For noen studieprogrammer kreves det også frammøte for at studieplassen skal beholdes, dette kan eventuelt registeres i feltet "Møttstat" i de samme bildene.
Frammøte kan tolkes på flere måter, det kan bety personlig frammøte på et bestemt sted og tidspunkt, eller det kan bety vanlig semesterregistrering ved institusjonen, eventuelt med eksamensmelding på et emne innenfor det aktuelle studieprogrammet.
Frammøte i betydningen semesterregistrering kan utledes fra semesterregistreringsdata ved hjelp av en egen rutine, FS161.001 Beregning av møtt . Denne beskrives i et senere avsnitt.
For å få oversikt over hvem som har fått opptaksbrev kan man kjøre rapporten FS121.001 Opptaksbrev sendt.
FS121.001 Opptaksbrev sendt
Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og om man ønsker alle eller et enkelt søknadsalternativ. Man kan også markere for at eventuelt ja-svar-forekomster uten opptaksbrev skal tas med.
For hvert søknadsalternativ skrives ut navn, eventuelt fnr (valgbart), journalnr eller søkernr (valgbart), prioritet, søknadsstatus, spesielt grunnlag-status, tilbudsstatus, ev svar på tilbud-status, og dato for når tilbudsbrev ble sendt ut.