Felles studentsystemFor en rekke studietyper er det viktig for institusjonen å få rask og nøyaktig oversikt over hvem og hvor mange av dem som takket ja til tilbudene om studieplass (J på "Tilbud svar"), som faktisk møter fram ved studiestart.
I Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt, og i bildet Søknadsalternativ, finnes det et eget felt, "Møttstat" for å registrere J eller N for frammøte. I mange tilfelle vil det være naturlig for institusjonen å oppdatere dette manuelt, f.eks hvis de mye studentene skal møte opp personlig i et bestemt lokale og på et bestemt tidspunkt i starten av første semester. Ett slik frammøte kan ofte være en forutsetning for å få begynne på studiet.
Det er laget et eget bilde for raskere registrering av møtt-status. I dette bildet kan en hente fram alle søkere til et studieprogram og taste inn møtt-status på hver enkelt eller via knappen Sett møtt, gi møtt status til alle.
Registrering av møtt
Bildet Registrering av møtt-status er utvidet med funksjon for setting av møtt N for alle søknadsalternativ som ikke har verdi for møtt-status. Kan dermed velge om en skal sette J eller N i feltet.
Ved andre læresteder og studier, f.eks ved universitetene kreves det ikke personlig fremmøte på et bestemt sted og tidspunkt. Man definerer her "frammøte" bare som en ordinær semesterregistrering/bekreftelse av utdanningsplan, eventuelt registrering og eksamensmelding på bestemte eksamensemner. I slike tilfelle vil det være tungvint og lite rasjonelt å oppdatere en møttstatus manuelt, i tillegg til dataene man får via registreringen. Likevel kan det være ønskelig å føye til en opplysning om frammøte på det aktuelle søknadsalternativet, hvor tilbudsstatus og jasvar allerede er oppdatert.
En spesiell rutine, FS161.001 Beregning av møtt , kan da benyttes til å utlede og oppdatere møttstatus ut fra registrerings- og eksamensmeldingsopplysninger.
Rutinen bestilles ved at man oppgir et opptak, markerer for et bestemt/alle søknadsalternativer, oppgir en bestemt registeringstermin og hvilket krav til frammøte som skal gjelde.
FS161.001 Beregning av møtt
Rutinen tillater tre ulike møtt-kriterier:
- Semesterregistrering i den aktuelle terminen, uansett eksamens- melding og -emne,
- Semesterregistrering i terminen og eksamensmelding på emne som hører inn under søknadsalternativets studieprogram,
- Semesterregistrering i terminen og eksamensmelding på exphil eller på emne som hører inn under søknadsalternativets studieprogram.
Rutinen angir hvor mange jasvar som ble gjennomgått, og av disse hvor mange som tidligere var registrert som møtt (J) og som ikke møtt (N), og hvor mange som i denne kjøringen ble oppdatert som møtt (J).
Dersom studenten har studentstatus TRUKKET, vil denne oppdateres med K (møtt men senere trukket seg).
Rutinen setter ikke møtt-status til N når møttkriteriet ikke er oppfylt. Møttverdier som er registrert tidligere som J eller (manuelt) som N blir ikke beregnet på ny av rutinen, den beregner og oppdaterer altså bare de søknadsalternativer hvor det foreligger tilbud med jasvar og ingen verdi på Møttstatus.
Hvis rutinen kjøres for et helt opptak under ett må alle fakulteter, institutter o.l som inngår i opptaksenheten/institusjonen - og som kanskje administrerer flere ulike studieprogrammer - i praksis være enige om et felles møttkriterium.
Rutinen har valg for oppdatering av basen. Den kan altså nå "prøvekjøres" uten oppdatering.
Rutinen har valg om å sette møttstatus N på søkere som ikke blir beregnet til møtt. Søkere som ikke tilfredstiller kravene til møtt og hvor det tidligere ikke er satt verdi før møtt, vil med dette valget få satt møttstatus N.
Når studenter er registrert med møttstatus J, kan disse listes ut på flere måter, f.eks ved hjelp av FS101.003 Søkerliste eller FS101.006 Søkerliste - Jasvar/Møtt/ Reservert . I begge disse markeres Møtt som utplukkskriterium.
Statistikkrapporten FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn har også valg for frammøtte studenter. Her kan man skille mellom flere verdier av Møtt-status, J og N (møtt, ikke møtt), K (møtt men senere trukket seg) og R (reservert plass til neste år).