Felles studentsystemI NOM-opptak eksporterer institusjonene komplette datasett med ferdigbehandlede søknader og riktige opptaksparametre til SO.
SO foretar selve opptaket og samordner tilbudene slik at hver søker maksimalt får tilbud om en studieplass. Lavere prioriterte studieønsker faller bort når tilbud gis. Høyere prioriterte studieønsker som søkeren ikke når opp til i konkurransen, fører til plass på venteliste, også når tilbud på lavere prioritert studieønske gis.
Institusjonene får søknadsdata tilbake fra SO med oppdaterte verdier for tilbud, ventelisteplassering osv. SO vil også sende brev til søkerne med informasjon om utfallet av opptaket.
I lokale opptak må institusjonen selv foreta opptaket med eventuell samordning av tilbud, og informere søkerne om utfallet.
Lokale opptak foretas ved å kjøre rutinen FS160.001 Opptak .
Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak (opptakstype og år-termin) og hvilken opptaksrunde (HOVED, VARA..) det gjelder.
Den kan prøvekjøres uten reell oppdatering (anbefales) slik at man ser hva utfallet vil bli med de data og parametre som foreligger. Hvis alt ser riktig ut kjører man rutinen med reell oppdatering (markerer Ja på Oppdater database).
Programmet tar med alle søknadsalternativer og kvotesøknadene som hører til opptaket. Kvotesøknadene sorteres etter poengsum, i stigende eller synkende rekkefølge, i henhold til verdien på parameteret "Stigende er bedre". Kvotesøknader uten poengverdi vil i begge tilfelle rangeres etter søknader med poengverdi.
Rutinen tar ikke med søkere som er registrert med utestenging av type KARANTENEL og KARANTENEN.
FS160.001 Opptak
En kan velge å oppdatere på søknadsalternativene datoer for tilbudsdato og svarfrist. Dette er aktuelt dersom opptaket presenteres på søknadsweb.
På søknadsalternativet kan Tilbudsstatus være blank (null) eller allerede ha verdier som S, I eller V. Hvis verdien er S eller I betyr det at søkeren allerede har fått tilbud (f.eks i en tidligere opptaksrunde). Disse tas med fordi det kan hende at søkeren i denne omgangen får tilbud på et høyere prioritert alternativ, og da må gamle tilbud falle bort og frigjøres til andre søkere.
Søkere med Tilbud svar med verdiene N (Nei) eller U (ubesvart) får tilbudstatus T (Trukket fra venteliste av søker) for søkere uten tidligere tilbud. Søkere med tidligere tilbud gis tilbudstatus-verdien L.
Det oppgitte antall Tilbud ønskes (bildet Kvote/Kvoterunde) benyttes for vanlige kvoter hvis studieprogrammet er lukket (bildet Opptaksstudieprogram, status lukket = J). Hvis studieprogrammet er åpent, eller hvis kvotetypen er SPEV, benyttes høyeste mulige antallverdi. Hvis "Tilbud ønskes" mangler verdi for vanlige kvoter, behandler programmet denne som 0, dvs. ingen tilbud gis.
Negative tall i Tilbud ønskes kan oppgis. Det kan f.eks være aktuelt i en senere opptaksrunde hvis man finner at det ble gitt for mange tilbud i en tidligere runde. Tallet -10 i et varaopptak vil f.eks. føre til at de 10 første som rykker opp til et høyere prioritert studieønske ikke erstattes av nye tilbud, og at erstatningen starter med nr 11.
Når søkere når opp til å få tilbud i flere kvoter under samme søknadalternativ vil kvotens "Rekkefølgenr" (bildet Kvote/Kvoterunde) kunne avgjøre i hvilken kvote tilbudet skal gis. Laveste verdi på rekkefølgenr prioriteres her foran høyere verdi. Hvis rekkefølgenr. er like for flere kvoter vil tilbudet plasseres tilfeldig i en av disse.
For noen søknadsaltenativer er det ønskelig å prioritere hvilke kvoter som skal fylles først når søkere når opp i flere kvoter under samme alternativ, for andre er det ønskelig at tilbudene fordeles tilfeldig mellom kvotene. Dette styrer man altså med henholdsvis ulike og like rekkefølgenr.
SPEV-kvoter vil automatisk tilordnes laveste rekkefølgenr, uansett hva som måtte være angitt i skjermbildene. De som er plassert i SPEV-kvoter vil i praksis ikke konkurrere i andre kvoter, de er "helt uten poeng" og eventuelt tilbud avgjøres av saksbehandlerne etter "spesiell vurdering", ikke av opptaksprogrammet. For å få tilbud i en SPEV-kvote må det altså settes en tilbudsgaranti.
Hvis en har lokale opptak til studier hvor alle kvalifiserte skal få tilbud og en ikke ønsker å gjennomføre noen poengberegning, kan en opprette en SPEL kvote, hvor alle de kvalifiserte vil få tilbud. En kan ikke bruke SPEV-kvote til dette i lokale opptak, da SPEV-kvoten forutsetter at det er satt tilbudsgaranti.
Når saksbehandleren gir tilbud etter spesiell vurdering skjer dette primært på søknadsalternativnivå. Flere kvotesøknader kan imidlertid være aktuelle. Kvoteplasseringen kan styres av saksbehandlere ved å angi denne i feltene Kvote tilbud (bildet SøkAlt eller Søknad samlebilde, undervinduet SøkAlt). Hvis saksbehandleren ikke angir noen bestemt kvote velger programmet denne i henhold til kvotenes rekkefølgenr, men slik at eventuelle SPEV-kvoter prioriteres først uansett oppgitt nr.
Når opptaket inneholder flere søknadsalternativer kan rutinen FS160.001 Opptak samordne tilbud, bortfall og ventelisteplass på to ulike måter:
1) Flere tilbud kan gis til hver søker i henhold til ønsket studiepoeng: Hvis et tall (antall studiepoeng) er oppgitt i feltet Ønsket vekting i Søknad samlebilde, tolker programmet dette som hvor mange studietilbud søkeren skal kunne tildeles. Antallet utledes av de enkelte opptaksstudieprogrammenes vekting og den ønskede vektingsummen. Det kan også gjelde restriksjoner for hvilke opptaksstudieprogram som kan kombineres, dette forutsettes angitt i bildet Ekskluderingsgruppe for studieprogram.
Hvis det i et opptak skal gis flere tilbud til hver søker, bør alle søkere registreres med eksplisitte studiepoengsønsker. Mangler dette vil programmet pr. default anta at verdien er 60 studiepoeng. Dette alternativet er aktuelt ved opptak til videreutdanning for lærere ved høgskolene og Praktisk-pedagogisk utdanning ved universitetene. Rutinen gir kun flere tilbud dersom det på opptaket er angitt J for at søker skal angi vekting på søknaden.
2: Høyst ett tilbud til hver søker: Hvis ingen søkere er registrert med tall for Ønsket tilbud, antar rutinen at det bare skal gis høyst ett tilbud til hver. Dette alternativet er det vanligste, og benyttes i de fleste lokale opptak.
Når alternativ 2 er gitt går rutinen fram på følgende måte:
Søkere som allerede har fått tilbud gjennom saksbehandlingen (spesiell vurdering) merkes med tilbudskoden I (innvilget tilbud), normalt i en SPEV-kvote.
Innenfor samme søknadsalternativ gis en søker eventuelt tilbudskoden I i den kvoten som har lavest rekkefølgenr., eller tilfeldig hvis kvotene har like nr.
Programmet løper gjennom alle sorterte og rangerte kvotesøknader for alle søknadsalternativer og merker kvalifiserte søkere med tilbudsstatus I i kvoter hvor det er plasser ledig.
Samordningen skjer så ved at tilbudene til hver søker begrenses til høyst en kvotesøknad, den som er mest ønsket blant alle hvor vedkommende når opp.
At kvoten er mer ønsket avgjøres ved kombinasjonen av prioritetstallet på søknadsalternativet og rekkefølgenr. på kvoten (teknisk: prioritetstallet x 100 + rekkefølgenr.). Prioriteringen mellom søknadalternativene forstyrres altså ikke av rangordningen mellom kvotene innenfor hvert alternativ.
Når et tilbud faller bort pga at det ble gitt et annet tilbud i en mer ønsket kvote, settes tilbudsstatus for den aktuelle kvotesøknaden til B (bortfall). Ved oppdatering av tilbusstatus til B endres svarstatus J automatisk til A. Dette skjer både ved kjøring av FS160.001 Opptak og ved manuell oppdatering. Dette gjelder kun lokale opptak og ikke NOM.
For ubesvarte tilbud settes verdi U for Tilbud svar i stedet for Tilbudstatus. For ubesvarte ventelistetilbud oppdateres U fortsatt i feltet Tilbudstatus.
Hvis en søker får et tilbud og samtidig har tilbud fra en tidligere runde i en mindre ønsket kvote (i samme eller i et annet søknadsalternativ), faller også denne plassen bort (settes til B) og plassen frigjøres dermed for andre.
Prosessen går på denne måten helt til alle plasser på alle kvoter er fylt opp eller til det ikke gjenstår flere kvotesøknader å fordele.
Søknader som ikke når opp i konkurransen, eventuelt ikke når opp på mer ønskede kvoter og søknadsalternativer enn hvor tilbud ble gitt, tilordnes plass på venteliste. Tilbudsstatus settes da til V, og plasseringen på ventelisten angis med et ventelistenr i henhold til rangeringen på den aktuelle kvotesøknaden. Hvis man har 12 søknader foran seg etter sistemann som fikk tilbud, får man plass nr 13 på ventelisten.
Hvis det er satt en en grense for ventelistens størrelse i feltet "Venteliste maks." (bildet Kvote/Kvoterunde) vil bare høyst så mange søkere bli ført opp på ventelisten, dvs få tilbudsstatus V og et ventelistenr. Hvis ingen grense er angitt vil alle som ikke fikk tilbud innenfor denne kvotesøknaden bli satt på listen.
Når en kjører nytt opptak fra ventelisten så vil svarstatusen som var J blankes ut.
En søker kan altså bli satt på venteliste både til høyere prioriterte søknadsalternativer hvor han/hun ikke nådde opp i konkurransen, og til mer ønskede kvoter innenfor et søknadsalternativ hvor han/hun fikk tilbud på en mindre ønsket kvote.
Programmet benytter til dette "interne" kodeverdier for tilbudsstatus på hver enkelt kvotesøknad. I FS finnes tilbudsstatus bare på søknadsalternativet, ikke på de enkelte kvotesøknadene.
Når programmet skal oppdatere tilbudsstatus på de ulike søknadsalternativene må denne utledes fra den "interne" tilbudsstatus på de enkelte kvotesøknadene. Dette skjer på følgende måte:
Hvis søkeren har tilbudsstatus I på en kvotesøknad, settes tilbudsstatus til I for dette søknadsalternativet, uansett hvilke statuser vedkommende har fått på andre kvotesøknader innenfor samme alternativ. Kombinasjonen av venteliste, tilbud og eventuelt bortfall på ulike kvotesøknader innenfor samme alternativ blir altså redusert til bare tilbud.
Hvis søkeren har fått tilbudsstatusen B (bortfall) på kvotesøknader innenfor et alternativ pga tilbud innenfor et høyere prioritert søknadsalternativ, vil alle kvotesøknadene innenfor det lavest prioriterte alternativet ha samme status. Samlet tilbudsstatus for dette alternativet vil dermed bli satt til B. Ved oppdatering av tilbudsstatus til B vil svarstatus J endres automatisk til svarstatus A. Dette gjøres både ved kjøring av FS160.001 og ved manuell oppdatering.
Hvis søkeren har fått tilbudsstatus V (plassert på venteliste) på kvotesøknader innenfor et (høyere prioritert) alternativ og ikke har tilbud og eventuelt bortfall på andre kvotesøknader innenfor samme alternativ (eventuelt bare på lavere prioriterte søknadsalternativer) vil vedkommende også ha fått tilbudsstatus V på alle kvotesøknadene innenfor det høyere prioriterte alternativet. Samlet tilbudsstatus for dette søknadsalternativet vil dermed bli satt til V.
Når alternativ 1 for samordning er gitt, dvs søkere kan få flere tilbud begrenset oppad til et antall studiepoeng, vil rutinen arbeide som beskrevet ovenfor, men tildele tilbud på flere søknadsalternativer i den grad søkeren når opp til dette i konkurransen, og i den grad søknadsalternativer kan kombineres med hverandre i henhold til eventuelle restriksjoner som måtte være spesifisert i ekskluderingsgrupper.
Når en søker har fått tilbud opp til studiepoengsgrensen, får eventuelt ytterligere studieønsker med lavere prioritet tilbudsstatusen bortfall. Hvis en søker når opp til to søknadsalternativer i konkurransen og disse får plass innenfor studiepoengsrammen, men ikke kan kombineres med hverandre pga at de tilhører samme ekskluderingsgruppe, faller det ene bort. Bortfallet skjer da bare i henhold til prioritet, ikke i henhold til til studiepoeng. Hvis søkeren har prioritert et alternativ på 15 studiepoeng foran et annet på 45, og disse ikke kan kombineres, vil altså søkeren bare få tilbud om 15 studiepoeng, ikke 45.
Innenfor dette samordningsalternativet settes søkere på venteliste til høyere prioriterte studieønsker de ikke når opp til, på vanlig måte. Ved opprykk fra venteliste til tilbud i senere opptaksrunder vil kombinasjonsreglene fungere som bekrevet ovenfor.
Det er lagt inn spesialbehandling av vektingstype PR, da denne gir 0 studiepoeng pr semester.