Felles studentsystemEn rekke opplysninger og parametre må være på plass for at et opptak skal kunne gjennomføres. Skjermbilder hvor disse dataene legges inn er stort sett beskrevet tidligere. En oppsummering av de viktigste parametrene er på sin plass her:
For opptakskvotene angis følgende (bildene Opptaksstudieprogram/Kvote og Kvote):
| Status lukket |
J/N for lukket eller åpent studieprogram |
| Status innstilt |
J/N for om studieprogrammet er innstilt |
| Max ventelistenr |
Maksimalt antall som får stå på venteliste |
| Opptakstype |
Opptaket studieprogr. hører til (NOM osv.) |
| Lavere prioritet behld. St |
Om søknadsalternativer med lavere prioritet skal beholdes ved tilbud (?) |
| Ranglikhet |
Regler for rangering ved poenglikhet |
| Rekkef.nr |
Prioriteringsorden mellom kvotene |
| Kvotetilh plassflyt |
Annen kvotetilhørighet som plassen kan overføres til |
| Kvoterang plassflyt |
Annen kvoterang som plassen kan overføres til |
| Stigende er bedre |
Overstyrer tilsvarende verdi på kvoterangering |
Et opptak gjennomføres ofte i flere omganger eller "runder", hovedopptak, varaopptak, sluttrunde osv. Det er derfor nødvendig å angi hvor mange tilbud som skal gis i den enkelte runde.
Dette gjøres i bildet Kvote, undervinduet for kvoterunde. Her angis følgende for hver enkelt opptaksrunde:
| Tilbud ønsket |
Tall på tilbud i runden |
| Tilbud generert |
Tall på tilbud gitt (genereres av programmet) |
| Tilbud max antall |
Maks. antall tilbud etter justering pga ALL |
| Ventelistenr max |
Maks. antall som skal føres opp på venteliste |
| Ventelistenr høyeste |
Høyeste ventelistenr (gen. av programmet) |
| Poenggrense i år |
Poengsum for siste tilbud i år (g.a.program.) |
| Poenggrense i fjor |
Poengsum for siste tilbud i fjor (g.a.program.) |
| Grense ønsket |
Sluttstrek for tilbud def ved poenggrense |
For NOM-opptak tilbyr SO at brukerinstitusjonene kan oppdatere antall tilbud som skal gis mv direkte på SO's web-sider. Det er da ikke nødvendig å fylle ut slike data i FS for eksport til SO.
Tilbud ønsket på kvoterunden er det maksimale antall tilbud som faktisk skal gis. Tilbud maks, på kvoten er en grense som ikke skal overskrides hvis man anvender en regel om at alle eller ingen med lik poengsum skal få tilbud. Hvis man holder seg under Tilbud maks. ved å gi tilbud til alle med samme poengsum som siste søker innenfor Tilbud ønsket har, får alle disse tilbud.
Hvis grensen overskrides, får ingen av disse tilbud, og siste tilbud blir da gitt til den siste av dem som hadde bedre poengsum. Tallet på tilbud vil altså i dette tilfelle variere etter hvor mange som står likt på siste poengsumverdi, men det vil ikke overskride Tilbud maks.
De tre feltene "Tilbud generert", "Ventelistenr høyeste" og Poenggrense i år er resultatparametre som genereres av opptaksprogrammet etter kjøring. Poenggrense i fjor vil kunne hentes inn hvis data for tilsvarende kvoterunde forrige opptak finnes.
Regler for hvordan alle med lik poengsum skal få tilbud angis i bildet Rangeringsregelverk, feltet Rangeringslikhetstype.
Hvis alle eller ingen med lik poengsum skal få tilbud angis dette med verdien ALL på det aktuelle rangeringsregelverket. Regelen vil da gjelde for alle søknadsalternativer under dette regelverket.
Andre verdier for rangeringslikhetstype er LOD, som betyr at loddtrekning skal avgjøre rangeringen mellom dem som har lik poengsum, og ALD, som betyr at eldre søkere går foran yngre når poengsummen er den samme.
Hvis det ikke er oppgitt noen verdi på rangeringslikhetstype vil opptaksprogrammet i FS (FS160.001 Opptak , se neste avsnitt) fordele søkere som står likt i henhold til ALD-regelen, slik at eldre går foran yngre søkere.
Man kan også spesifisere at bestemte poengsummer skal benyttes for sekundær og tertiær sortering når søkere står likt på den primære sorteringen. Dette angis ved hjelp av kvotesumgrupper i de respektive feltene i bilde Kvote/Kvoterunde/Lovlige kvalifikasjonsgrunnlag. Det forutsettes da at de sekundære og tertiære sorteringskriteriene er registrert med poengverdier, f.eks for ansiennitet, for eksamenskarakterer osv. Poengtypene må være tatt inn i det ordinære rangeringsregelverket (bildene Poengekvivalens, Atomisk poengtype osv.)
Et spesielt parameter som er viktig for rangering og opptakskjøring ligger i bildene Kvoterangering og i Kvote, statusfeltet "Stigende er bedre" Verdien J betyr at en høyere poengsum regnes som bedre enn en lavere, verdien N det motsatte. Stigende som bedre er den vanlige rangeringsmåten som bygger på karakter-gjennomsnitt fra videregående skole, tillagt fordypnings- og tilleggspoeng. Synkende som bedre er aktuelt når poeng utledes fra karakterer oppnådd ved universitets- og høgskoleeksamener. En verdi i Kvote overstyrer verdien i Kvoterangering. En kvotetype kan altså generelt være lagt opp til stigende skala, men det kan gjøres unntak for enkelte kvoter under denne kvotetypen.
Hvis poengsum på enkelte kvotesøknader mangler (nullverdi) settes disse til 0 hvis status Stigende er bedre er J, og til 999 hvis statusen er N. Kvotesøknader uten poengverdi vil altså alltid rangeres etter kvotesøknader med poengverdi.
SPEV-kvotesøknader har normalt ingen poengsum, ettersom søkere med grunnlaget HUP (helt uten poeng) samles i denne kvoten, hvor rangering skjer etter spesiell vurdering. Opptaksprogrammet kan derfor ikke avgjøre om søkeren skal ha tilbud eller ikke, beslutningen må tas av saksbehandleren.
Når tilbud i disse tilfellene gis av saksbehandleren vil enten feltet Tilbud (i rammen Spes grunnlag) i bildet Søknadsalternativ, eller Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt, bli oppdatert med verdien SPE eller REA, eller så vil feltet "Tilbudsgaranti" i de samme bildene gis en av verdiene verdiene RES, KLA, FOR, eller REA. Betydningen av disse er henholdsvis "Tilbudsgaranti pga reservert plass", "Tilbudsgaranti innvilget etter klage", "Forhåndsløfte" og "Realkompetansesøker".
Når tilbud gis på denne måten under saksbehandlingen er de "garantert", dvs de blir gitt selv om antall "Tilbud ønsket" og "Tilbud maks" skulle være satt lavere enn de som faktisk blir gitt av saksbehandleren. Disse antall-grensene settes altså ut av kraft for SPEV-kvoter.
Opptaksprogrammet kan imidlertid samordne slike tilbud og eventuelt la ett eller flere falle bort hvis søkeren får tilbud på høyere prioriterte studieønsker, uansett om dette skjer via konkurranse på poeng eller ved spesiell tildeling.