20 Kontroll av konsistent og komplett saksbehandling

Når saksbehandlingsperioden nærmer seg slutten er det nødvendig å kontrollere at alle søknader er blitt behandlet så langt det lot seg gjøre, og finne "problemsøknader" hvor noe gjenstår. En aktuell problemstilling i denne fasen er å kontrollere at verdiene på visse felter i søknaden har et "meningsfullt" og "konsistent" forhold innbyrdes. F.eks skal realkompetansesøkere ikke også være tilkjent Gsk, søkere med vitnemål fra videregående skole skal også ha karakterpoeng, osv.

Rapporten FS130.003 Realkompetansesøkere - Gsk-kontroll lister ut søkere med kvalifikasjonsgrunnlag REA og eventuelt Gsk-opplysninger fra egen eller andres institusjoner. Søknad samlebilde NOM vil sperre for å gi en søker som har Gsk grunnlaget REA, men hvis REA tilordnes først er det mulig å godkjenne Gsk på et senere tidspunkt, eventuelt kan dette gjøres av en annen institusjon. (jf. beskrivelse i avsnitt 2.11.1). Hvis samordningen svikter kan det hende at REA-grunnlaget ikke blir erstattet med et som er "konsistent" med Gsk.

FS130.003 Realkompetansesøkere - Gsk-kontroll

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Man kan markere for at fnr og journalnr skal vises, og for at bare søkere med Gsk skal tas med.

Den skriver ut navn, ev fnr og journalnr, søkernr, REA-info og evt. Gsk-opplysnigner fra egen og fra andre institusjoner.

Rapporten FS130.001 Kontroll-liste poeng/skolebakgrunn/gen.studiekomp/vitnemål er en generell kontrollrapport som lister ut søkere med bestemte kombinasjoner av verdier på 9 variabler:

I bildet Skolebakgrunn (Kodemodulen, Opptak) finnes det på hver rad et felt Forventer skolepoeng hvor man angir at vedkommende skolebakgrunn gir grunnlag for skolepoeng (jf. avsnittet 2.3.1 Kvalifikasjonsgrunnlag. Skole og fordypningspoeng).

FS130.001 Kontroll-liste poeng/skolebakgrunn/gen.studiekomp/vitnemål

Brukeren kan i utgangspunktet begrense utplukket til B-, K- og/eller T-rolle-søknader.

Brukeren spesifiserer selv i utplukksfeltene om hver av variablene skal ha verdien med (markering), uten (ikke markering) eller både-og (grå markering). I tillegg kan man angi at bare søknader med bestemte dokumentasjonsstatusverdier skal tas med; enten bare de som har ANN, bare de som angir D-mangler, eller bare DUD og DSM.

Utplukket på de 9 variablene og på mangelkodene kan foretas lokalt på klientmaskinen etter at rapporten er kjørt. Man kan altså endre parametrene etter første kjøring og få utplukket utvidet eller innskrenket umiddelbart.

Fra tjenermaskinen overføres hele søkermengden for det oppgitte opptaket.

Når alle 9 utplukksparametre er grå-markert viser rapportvinduet alle søknadene. Når en eller flere er markert eller ikke-markert foretas en logisk innsnevring av utplukket, ofte medfører det en faktisk innsnevring av output-listen. Noen kombinasjoner kan innsnevre utplukket til 0, det vil si at ingen søknader finnes med den oppgitte variabelkombinasjonen.

Rapporten skriver ut søkerne med navn fnr (valgbart) søknadens journalnr/søkernr (valgbart), J/N-status for de 9 varaiblene pluss søknadsstatus hentet fra (ett av) søknadsalternativene, dokstatus og eventuelt mangelkoder.

En annen aktuell kontrollrapport er FS130.002 Søkere uten poeng der poengberegning forventes .

Denne er spesielt laget for å finne mangelfull eller inkonsistent poengtildeling for studierettsøknader, og den spesifiserer de enkelte søknadsalternativene for hver søknad den lister ut.

FS130.002 Søkere uten poeng der poengberegning forventes

Rapporten tar utgangspunkt i rangeringsregelverket og den tilhørende poengekvivalenstabellen for de aktuelle søknadsalternativene. Den finner her om poeng skal gis og hvilke typer poeng som er aktuelle. Merk at rapporten ikke tar hensyn til tabellen for kvalifikasjonsgrunnlag (bildet Kvalifikasjonsgrunnlag) hvor det for hvert grunnlag kan angis om det gir opphav til skolepoeng eller ikke).

Rapporten beregner to J/N-variable, en for Skolepoeng og en for Poeng totalt. Hvis det i følge poengekvivalens-tabellen og søkerens kvalgrunnlag skal gis skolepoeng (det vil si poeng av klassene KAR, eventuelt FDY og VMT) for et søknadsalternativ settes statusverdien for skolepoeng til J eller N, alt etter om søkeren er tildelt minst ett av disse poengverdiene eller ikke. Hvis poengekvivalens-tabellen eller søkerens kvalgrunnlag (f.eks. HUP eller manglende kvalgrunnlag) medfører at skolepoeng ikke skal gis settes statusen for skolepoeng til blank.

Tilsvarende beregnes J/N-statusverdien for Poeng totalt. Her tas alle aktuelle poengklasser med i beregningen, ikke bare de som gjelder skolepoeng.

I en avkryssingsrute i bestillingsbildet kan brukeren velge om poeng i klassene ALD og KJØ skal regnes med blant de relevante poengklassene. Disse vil normalt genereres for alle søkere av en egen rutine (FS156.001 Beregning av studiepoeng, poeng og kvotesvar for alle søkere , valget Personpoeng) uansett om de har søkt på studier hvor disse er relevante eller ikke. Det kan derfor være praktisk at rapporten ikke tar disse poengklassene med i beregningen.

Rapporten presenterer i utgangspunktet en rad for hvert søknadsalternativ hvor minst en av de to statusvariablene har verdien N. Dette utplukkskriteriet kan endres av brukeren i vinduet "Filtrer" under Rapportmenyen. Her kan man endre en eller begge verdier til J, fjerne ett eller begge ledd helt osv. Uten filtrering vil rapporten ta med alle søknader og -alternativer, det vil si vise verdiene på de to statusvariablene for alle søknadsalternativer i hele opptaket.

Rapporten viser fnr (som kan slås av eller på), navn og søkernr (alternativt journalnr) for alle søknader, og studietype (institusjon og studietypekode) for alle alternativer som f.eks. har verdien N på en eller begge av de to statusvariablene. Rapporten filtrerer på studietype innenfor en søknad, det vil si bare de søknadsalternativene som oppfyller utplukkskriteriet tas med for en søknad/søker, alternativer som ikke oppfyller det, holdes utenfor.

En mer generell kontrollrapport for poengtildeling er også laget, FS130.004 Kontrolliste -poengtype. Denne skriver ut alle søkere med info om verdien på en valgt poengklasse, sammen med Gsk- eller studentgrunnlaginfo.

FS130.004 Kontrolliste -poengtype

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og hvilken poengtype (dvs poengklasse) man ønsker verdier for.

Man kan markere for at fnr og journalnr. skal tas med.

Rapporten skriver ut søkerens navn, eventuelt fnr, søkernr/journalnr, verdien på den valgte poengklassen, og Gsk-info (søknadsgodkjenning eller konklusjon) eller eventuelt Studentgrunnlag.

Enkelte søkere får av ulike årsaker annulert vitnemålet sitt. I rapporten FS130.005 Kontroll av bruk av annulerte vitnemål gjennomgås all bruk av vitnemål for behandling av generell studiekompetanse, poenberegning og fagprofilberegning. Rapporten viser oversikt over annulerte vitnemål som er brukt til dette formålet og til eventuell vitnemålserstatning.

FS130.005 Kontroll av bruk av annulerte vitnemål

Ved NOM-opptak skal de ferdige, saksbehandlede søknadsdataene overføres (eksporteres) til SO (Samorda Opptak). SO vil så kjøre et opptaksprogram som samordner studieønskene for alle institusjoner og som tildeler maksimalt ett tilbud om studieplass til hver søker.

For søknader som skal overføres til SO har SO definert et sett av krav til konsistens som dataene bør innfri. Disse kravene er nedfelt i en egen rapport i FS, FS149.001 Diagnose NOM .

Før overføringen til SO bør man kjøre denne rapporten og rette opp eventuelle feil som blir oppdaget.

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket NOM-opptak det gjelder. Utplukket kan avgrenses til bare søknader hvor følgeskjema er mottatt.

FS149.001 Diagnose NOM

Den skriver ut alle søknader (med fnr, søkernr og navn) hvor det ble funnet en eller flere spesifikke feil, sortert etter feiltype. Feiltypen angis med en kode og en forklarende tekst av typen "hvis...har verdien..., så skal/bør...ha verdien...". Noen feiltyper betegnes FEIL (visse verdier er ikke hva de skal være), og andre betegnes VARSEL (visse verdier er ikke hva de bør være).

Rapporten oppgir om feilen gjelder for søknadsalternativer eller søknad om generell studiekompetanse.

Brukeren kan velge om diagnosemeldinger som gjelder Dok-statusen MOT skal vises eller ikke, etter at rapporten er kjørt. Det er bare på et sent tidspunkt i saksbehandlerfasen at det er aktuelt å få ned tallet på MOT-verdier til 0.

Varselet FSA33, kontrollerer at det er krysset av for linjesnitt i vitnemålskalkulatoren for den enkelte søker).

Diagnosemeldingene FSA24 og FGS12 er tilpasser lokale opptak der REL benyttes som grunnlag for REA-søkere.

For at et søknadsalternativ også skal kunne behandles av SO's opptaksprogram må det være "komplett" i en bestemt, teknisk henseende. Feltet Komplett (se bildet Søknadsalternativ eller Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt) må ha statusverdien J, og denne forutsetter at det er bestemte verdier i feltet "Dok.status". Denne dokumentasjonsstatusen blir først utledet fra bestemte verdikombinasjoner på søkerens Gsk-søknad eller Gsk-konklusjon, fra søknadsalternativets kvalifisertstatus og eventuelt kvotesøknad, søknadsmangler mv.

Oppdatering av dokumentasjonsstatus og komplettstatus i NOM-opptak foran SO-eksporten foretas maskinelt ved hjelp av rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling . Et eget valg i denne rutinen, "Vedlikehold dokumentasjonsstatus og komplett status" benyttes for å oppdatere disse to variablene. Se nedenfor.

Før denne oppdateringen kjøres er det viktig at alle poengdata og alle kvalifisertstatuser, kvotesøknader, søknads- og kompetansemangler er brakt ajour.

Man bør foreta en siste gjennomkjøring av FS156.001 Beregning av studiepoeng, poeng og kvotesvar for alle søkere , først med valgene for alders- og kjønnspoeng og for "Studiepoeng - høyere utdanning", og deretter valget for Personpoeng.

Deretter bør man kjøre FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling for de tre valgene som setter kvalifisertstatus, for valgene som fordeler på kvote, beregner rangeringspoeng og setter kompetansemangler. I tillegg bør man kontrollere at alle søknadsmangler er oppdatert manuelt (samlebildets vindu Mangel for Søknad).

Rutinekjøringene vil ta noe tid, avhengig av søknadsmengden og tjenermaskinen som benyttes. Det er en fordel om man har notert seg hvor lang tid det tar fra tidligere kjøringer, slik at man kan starte tidlig nok for ikke å komme i tidsnød med hensyn til eksporten til SO.

FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling

Når alle disse dataene er brakt ajour kjører man rutinen FS157.001 med valget "Vedlikehold dokumentasjonsstatus og komplettstatus". Rutinen gjennomgår alle søknadsalternativer for et oppgitt NOM-opptak og oppdaterer disse variablene etter følgende regler:

Gsk-søknadsstatus:

Hvis Gsk-søknaden har en av verdiene ANN, VEN, SJE eller TRU, så overskrives ikke denne. Blank og alle andre verdier oppdateres på nytt.

Gsk-søknadsstatus settes til BEH hvis Status kvalifisert er J og det er registrert en Godkjent-dato og Gsk-grunnlag, eller hvis Status kvalifisert er N og det er registrert en avslagskode.

Gsk-søknadsstatus settes til DAT, DUE, DUD, DOT, DOR eller DOV hvis den i utgangspunktet er tom og det finnes en søknadsmangel for tilhørende NOM-søknad med tilsvarende verdi.

I praksis vil dette si at hvis Gsk-søknadsstatus ikke kan settes til BEH, benyttes en eventuelle mangelkode registrert på NOM-søknaden i Søknad samlebilde, vinduet Mangler for Søknad.

Dokumentasjonsstatus:

Dersom denne ikke har noen verdi eller har en av følgende verdier: BEH, MOT, UBE,DUE, DAT, DUD, DOT, DOR eller DOV skal rutinen sette ny verdi på denne variabelen. Alle andre verdier blir stående.

Dokumentasjonsstatus beregnes i følgende rekkefølge. Dvs når beregningen klarer å sette en verdi, så hopper den ut av videre beregning. Beregningen utføres for hvert enkelt søknadsalternativ som institusjonen har B-rolle for.

I: Dersom tilbudsgaranti RES eller RSO og følgeskjema er mottatt, så settes ny status BEH.

II: Dersom det er registrert en mangelkode som også er et kravelement, så benyttes denne som ny status. Dersom det eksisterer flere slike mangler, så benyttes prioriteringsnummeret angitt på kravelementet for å sortere mellom disse. Dersom flere har samme prioriteringsnummer, så sorteres disse alfabetisk på kode.

III: Sjekker her om BEH kan settes for det enkelte søknadsalternativ. Denne testen gjøres kun dersom det er satt verdi J for status_kan_saksbehandles (lokal FS-kolonne).

IIIa: Dersom søker ikke er kjent kvalifisert for søknadsalternativet, stilles følgende krav:

Dersom søker har grunnlag REA eller DSP og kvalifisertstatus N er satt manuelt og søker ikke har generell studiekompetanse, så settes ny status BEH.

Dersom der eksisterer en kompetansemangel for søkeren for tilhørende kompetanseregelverk, der kravelementet har verdi J for sperrer_opptak, så settes ny status BEH.

Dersom søknaden tidligere hadde dokstatus BEH, så settes ny status BEH.

Dersom søker ikke har en GSK-konklusjon, men har en GSK-behandling med N for kvalifisert og verdi for mangelkode (kravelement), så settes ny status BEH.

IIIb: Dersom søker er kjent kvalifisert for søknadsalternativet og har et kvalifikasjonsgrunnlag, stilles følgende krav:

Dersom søker har grunnlag REA eller DSP og kvalifisertstatus har verdi J og (søker ikke har GSK eller eksisterende beregning var BEH), så settes ny status BEH.

Dersom søknadsalternativet har minst en kvotesøknad og søker er kvalifisert på grunnlag av et regelverk som krever GSK, og søker har en GSK-konklusjon eller en GSK-behandling med verdi J for kvalifisert og verdi for godkjenningsdato og verdi for grunnlag, så settes ny status BEH.

Dersom søknadsalternativet har minst en kvotesøknad, og søker er kvalifisert på grunnlag av et regelverk som krever GSK, så settes ny status BEH.

IV: Sjekker om det er registrert følgeskjema (setting av MOT eller UBE)

Dersom følgeskjema ikke er mottatt og Xstatus_steiner, _Utenlandsk_Utd, _IB eller _Rea har verdi A, så settes ny status UBE. (Mulig har en her også skulle tatt med Xstatus_Nordisk_Utd?).

Dersom følgeskjema er mottatt, settes ny status MOT.

Da ovenstående beregning innebærer en gjennomgang av flere søknadsalternativ, så kan den gi ulike beregninger.

Ny beregning benyttes dersom følgende stemmer: Verdiene som beregnes prioriteres i følgende rekkefølge:1: UBE / MOT2: Mangelkode 3: BEH

For å få dokumentasjonsstatus BEH, så må altså alle søknadsalternativ gi BEH.

Komplettstatus:

Dersom dokumentasjonsstatus har en av følgende verdier: ikke satt (null), ANN, TRU, SJE, TKO, UFU, DUE, DAT, DUD, DOT, DOR eller DOV, settes J som statusverdi for komplett. Disse søknadsalternativene blir altså "stoppet" pga at søknaden er mangelfull, annullert, trukket o.l. og saksbehandlingen er fullført.

Dersom dokumentasjonsstatus har en av verdiene VEN eller BEH og kvalifisertstatus er N, må følgende betingelser være oppfylt for at status skal bli satt til J for komplett (dette er søknader som ikke er stoppet på grunn av mangler ved selve søknaden, og hvor saksbehandlingen antas å være fullført):

1. Det må være registrert minst en mangel på søknadens tilhørende kompetanseregelverk (bildet Kompetanse for person, vinduet Mangel (mangler som SFA, SÆR, SNU o.l.), eller

2. Det skal ikke eksistere en Gsk-konklusjon og søkeren må ha en Gsk-søknad hvor avslagskode er satt (kravelementkode-mangel, DAT, DUE osv.).

Dersom dokumentasjonsstatus har en av verdiene VEN eller BEH og kvalifisertstatus er J, må følgende betingelser være oppfylt for at status skal bli satt til J for komplett (dette er også søknader som ikke er stoppet på grunn av mangler ved selve søknaden, og hvor saksbehandlingen antas å være fullført):

1. Søker er kvalifisert på grunn av et kompetansekrav som krever Gsk og det finnes en Gsk-søknad med status-kvalifisert=J og/eller en Gsk-konklusjon, eller

2. Søker er kvalifisert på grunn av et kompetansekrav som ikke krever Gsk.

Delfunksjonen som beregner dokumentasjonsstatus overskriver ikke lenger BEH med MOT når gsk-konklusjon legges inn i ettertid.

Søkere med grunnlag DSP beregnes på samme måte som REA-søkere.