Felles studentsystemDokumentarkivet viser brev/dokumenter sendt til og fra en person som er registrert i FS. Det er to faner øverst, person med fnr. og deltaker med deltakernr. Også e-poster og SMSer vises her. Bildet Dokumentarkiv kan åpnes fra Student samlebilde via nedtrekkslisten med overgangsvalg. For å åpne et dokument, klikk på riktig linje i listen. For å slette et dokument, marker dokumentet i listen og trykk på knappen Slett rad på verktøylinja (krever rolle FS_SYSEIER).
Underbilde Utsendte dokumenter
Her vises dokumenter sendt fra institusjonen til personen det gjelder. Det er mulig å foreta oppdateringer på Utsendte dokumenter, med unntak av mail og SMS. Dersom utsendelse av e-post eller SMS feilet, vises disse med rød tekst. Dokumenter som er tomme vises med lilla farge.
Feltbeskrivelser
| Feltnavn | Beskrivelse |
|---|---|
| Medium | Hvilket medium som ble brukt til å formidle dokumentet |
| Sendt | Årstall og dato for utsendelsen |
| Bruker | FS-brukernavn for brukeren eller applikasjonen som sendte ut dokumentet |
| Merknad | Merknad for utsendelsen |
| Dato slett | Dato for når dokumentet kan slettes |
| Avsender (e-post) | Avsenderadresse for e-post |
| Mottaker (e-post) | Mottakeradresse for e-post |
| cc (e-post) | Mottaker av eventuell kopi av e-post |
| Publisér | Hvorvidt dokumentet kan publiseres i Studentweb |
Underbilde mottatte dokumenter
Her vises dokumenter som personen har sendt til institusjonen eller lastet opp via Søknadsweb eller EVUweb. Dokumenter som er tomme vises med lilla farge.
| Feltnavn | Beskrivelse |
|---|---|
| Dokumenttyp | Hvilken dokumenttype som ble angitt ved opplasting av dokumentet |
| Sendt | Årstall og dato for opplastingen |
| Bruker | FS-brukernavn for brukeren eller applikasjonen som lastet opp dokumentet |
| Merknad | Merknad for utsendelsen (synlig i Studentweb) |
| Merknad saksbehandler | Merknad for utsendelsen (ikke synlig i Studentweb) |
| Institusjonsnr | Institusjonsnummer angitt ved opplasting av dokumentet |
| Dato fra | Fra-dato angitt ved opplasting av dokumentet |
| Dato til | Til-dato angitt ved opplasting av dokumentet |
| Dato slett | Dato for når dokumentet kan slettes |
| Publisér | Hvorvidt dokumentet kan publiseres i Studentweb |
| Sperr mot sletting | Sett J her for å hindre at personen kan slette dokumentet i Søknadsweb eller EVUweb |
Sletting av mottatte dokumenter
Av og til kommer det inn dokumenter som inneholder informasjon som ikke ønskelig å oppbevare i FS.
Ved sletting av mottatte dokumenter er det lagt til automatisk sletting av alle referanser til dette dokumentet. Det gis et varsel først om dokumentet virkelig vil slettes (ingen angremulighet)
Underbilde Last inn dokument
Dersom du har mottatt eller sendt et dokument på e-post, eller ønsker å laste opp et innskannet dokument, kan det gjøres i dette underbildet. Både mottatte og utsendte dokumenter kan lastes opp. Du kan angi når dokumentet er mottatt eller sendt, når det kan slettes, og hvorvidt det skal publiseres på Studentweb. Du kan også angi hvorvidt alle søknader for denne personen skal oppdateres med J for ubehandlede dokumenter.
Dokumentet du skal laste opp, kan velges manuelt i filutforskeren ved å klikke på diskett-knappen, eller du kan dra et ikon over fra din datamaskin til det stiplede området.
I rammen Dokumentinformasjon kan du angi hva slags dokument det er snakk om, hvilken periode det gjelder, og knytte det til en institusjon i institusjonsregisteret. Du kan også legge ved en merknad som kommer opp i merknadskolonnen i dokumentarkivet.