Felles studentsystemFS200.001 Endring av fødselsnr
Det er av og til nødvendig å endre på de grunnleggende opplysningene som identifiserer personene i FS, dvs. fnr og navn. Studenter som først er blitt registrert med et foreløpig, provisorisk fnr., vil senere kunne bli tildelt et fast fnr., og alle data om vedkommende bør da overføres til den nye personen i FS. Det er også nokså vanlig at studenter skifter navn, og det nye navnet må da oppdateres i systemet, samtidig med at informasjonen om det tidligere navnet beholdes.
Å endre fnr. på en person som allerede er tatt i bruk i andre tabeller, ved at vedkommende f.eks. er blitt tildelt studierett, semesterregistreringer, vurderingsmeldinger og resultater osv., er ikke enkelt. Ved vanlige bildeoppdateringer vil det bli svært tungt, alle påbygninger for personen ville måtte slettes, fnr. så endres, og deretter måtte alle de slettede opplysningene legges inn igjen, med de mulighet for feil som dette medfører. Selve endringen av et fnr. er heller ikke like kurant som andre endringer, fnr er en såkalt primærnøkkel for personforekomstene, og FS tillater ikke at disse endres direkte i et skjermbilde. Endringen vil gå ut på at forekomsten slettes, og en ny må legges inn.
Fnr.-endringer i FS gjøres derfor ikke i skjermbilder, men ved hjelp av en spesiell oppdateringsrutine, FS200.001 Endring av fødselsnummer. Denne bestilles ved at man oppgir gammelt og nytt fnr (eventuelt studentnr), og markerer om man vil foreta oppdateringen i databasen eller bare vil teste endringen uten reell oppdatering. Når man har tastet inn fødselsnummeret står det med blå tekst personløpenr på personforekomsten man skal bearbeide.
Rutinen er programmert slik at den går gjennom alle tabeller hvor fnr. forekommer. Alle forekomster hvor det gamle fnr. er brukt blir kopiert ut på en midlertidig fil, og selve forekomstene blir bygget ned i en rekkefølge som ikke bryter med databasens integritet. Deretter blir den gamle personforekomsten erstattet med den nye, og alle forekomster hvor det gamle fnr. inngikk blir så bygget opp igjen med nytt fnr.
Rutinen viser hvilke hvilke tabeller som er oppdatert for studenten, med antall forekomster for den enkelte tabell. Dersom personen eksisterer fra før, så vil en ved hjelp av parameteren "Slå sammen eksisterende personer" kunne oppdatere "nytt fnr" med data fra "gammelt fnr". Dette forutsetter at personnavnene for de to er identiske. Der nøkkelinformasjon for gammelt og nytt fnr er i konflikt, vil det ikke bli foretatt noen dataoverføring. Man kan også velge å bytte om på personløpenr hvis man vil ha det med fra den gamle forekomsten til den nye. Huker man av for denne står det med blå tekst hvilket personløpenr som den kommer til å få. Rapporten vil etter kjøring vise hvilke tabeller dette gjelder. Det vil alltid gjelde Person, da gammel og ny person alltid vil eksistere.
Rutinen endrer også epost- og smskø og -arkiv.
Ved sammenslåing av personer der begge har informasjon i opptakslogg, så vil nummereringen fortsette fra den ene til den andre personen. Loggene vil da konverteres.
Når to personforekomster slås sammen kan det nå velges om personløpenr skal hentes fra gammel eller ny personforekomst. Dette har betydning for integrasjoner som benytter personløpenr som personidentitet
Grunnlag for endring: Dette er en tekst som sendes SO, og skal gi bakgrunnen for endringen. Informasjonen vises også i bildet Fødselnr. endring og kan eventuelt redigeres der også etter at endring er utført.
Hvis en prøver å endre et ekte norsk fødselsnr. til et fiktivt fnr, så gis det et varsel.
Nytt utplukk fra FS8.2.5: Folkeregister. Denne kan kjøres etter vasking av adresser - folkeregisteret. For søkere som har NOM-søknad vil det komme en varsel om at disse må meldes til SO (endringene blir ikke utført).
Personer og deltakere
Dersom begge fødselsnumrene er registrert på kursdeltakere i etterutdanningsmodulen, gis det et varsel. I slike tilfeller må deltakerne først slås sammen ved hjelp av rutinen FS200.007 Endring av deltakernr.
Opprydding etter endring
I noen tilfeller finnes det data som rutinen ikke greier å rydde opp i. Disse må da endres manuelt før rutinen kjøres på nytt. Det er laget flere knapper i rutinen for å lette oppryddingen:
- Slett telefonnr
- Slett personreg
- Slett personakseptanse og sekvensstatus
- Slett RUST-abonnement
- Slett opptaksdata, inkl. historikk
- Slett logger
- Slett bilde
Noen ganger kan det ligge igjen annen data enn de som ryddes opp med knappene nevnt over, og da må du gå inn i det aktuelle bildet hvor dataen er registrert og slette radene der.
Eksempel: for å kunne slette GSK-vedtak på den gamle personforekomsten må du gå inn i bildet "Behandling av generell studiekompetanse" og slette registreringen av GSK-vedtak knyttet til det gamle fødsels- og personnummeret. Det samme må gjøres dersom det gjenstår data om Spesiell søknad, som må slettes fra bildet "Spesiell søknad". Når dette er gjort, kan du kjøre FS200.001 på nytt. Til slutt kan du slette personforekomsten knyttet til det gamle personnummeret i Person/student-bildet, som gjøres ved å først trykke på "Slett personreg", og deretter slette hele forekomsten (sett pekeren i bildet og trykk "slett rad").
Øverst over alle knappene for sletting står det angitt med fødselsnummer hvem forekomst man sletter fra.
En ting å være obs på er at når man har kjørt rutinen en gang så er den i praksis klar til å kjøres en gang til med en gang med de samme innstillingene. Da er det viktig å sjekke om man har huket av for personløpenr, har man det kan vil personløpenr byttes tilbake hvis man kjører rutinen en gang til - hvilket man gjerne gjør hvis man har sett at man må benytte seg av sletteknappene til høyre.
Fremvisning av fødselsnummerendringer: Bildet Endring av fødselsnummer
Utførte endringer av fnr. blir lagret - med gammelt og nytt fnr. - i en egen tabell, slik at man senere kan se hvilke endringer som er foretatt. Dataene i denne tabellen kan hentes fram i bildet Endring av fødselsnummer. Av grunner som er forklart ovenfor, vil man altså ikke i dette bildet kunne foreta oppdateringer, dvs. utføre selve endringene.
Endre navn på en person
Å endre navn på personer kan gjøres helt enkelt i skjermbildet Person ettersom navn ikke er en primærnøkkel til personforekomstene. Hvis man bare erstatter et navn med et annet får man en varselmelding, men det vil imidlertid ikke bli noen spor tilbake av det tidligere navnet hvis man overser meldingen. Som regel er det ønskelig å ta vare på det tidligere navnet vedkommende hadde. Derfor er det laget en spesiell tabell hvor tidligere navn kan lagres. Data i denne tabellen vises fram og oppdateres i bildet Navn endring.
Navneendringer, som for øvrig må være dokumentert på behørig måte av personen det gjelder, foretas ved at man oppretter en ny forekomst i bildet Navn endring, og skriver inn fnr. for personen det gjelder. Personens nåværende (tidligere) etter- og fornavn navn oppdateres straks og automatisk i feltene for tidligere etternavn og fornavn. Personens nye navn skrives så inn i feltene for nåværende etter- og fornavn. Endringsdatoen må også oppdateres i feltet Dato foretatt. Man må selvsagt også lagre endringen ved hjelp av kommandoen Oppdater eller Ctrl-S. Fra nå av blir det nye navnet presentert som personens gjeldende navn i bildet Person/Student og alle andre bilder hvor personnavnet forekommer.
Merk at begge navnefelter må oppdateres ved navneendring, selv om endringen f.eks. bare gjelder etternavnet eller bare fornavnet (eventuelt bare mellomnavnet som normalt finnes som et siste ledd i fornavn-feltet). I FS finnes det altså ikke separate tabeller for tidligere etternavn og tidligere fornavn.
Hvis samme person endrer navn flere ganger, oppdateres en ny forekomst for hver endring. I FS finnes det bare ett begrep for nåværende navn, og dette vil bli oppdatert med siste og nyeste verdi for hele rekken av navneendringer. Oversikt over en sekvens av navneendringer får man altså ved bare å se på rekken av tidligere navn for samme person, forrige nåværende navn er det samme som neste tidligere navn og ikke det som nå finnes som nåværende navn, osv..
FS201.004 Personer med erstatningsnummer
Det er en rapport for å lage liste over personer med erstatningsnummer: FS201.004 Personer med erstatningsnummer
Rapporten kan kjøres for en enkelt person, et opptak eller semesterregistrerte. Det er mulig å få vist fram andre personer med samme fødselsdato, sammenfallende etternavn og/eller sammenfallende fornavn. Hvis en person har et fødselsnumre og et eller flere erstatningsnumre i FS kjøres FS.200.001 Endring av fødselsnr
Utplukk opptak: finner alle personer innen for et opptak som har erstatningsnr. Rapporten tar også med personer med erstatningsnr født på samme dato som søkeren. Numre med personnr > 90000 som har riktig fødselsdato er tatt ut av kontrollen (tidligere FS-genererte nr)
Du kan velge å vise studenter med sammenfallende fødselsdato, sammenfallende etternavn, sammenfallende fornavn, og sammenfallende fornavn og etternavn der disse har byttet plass. Personer med samme fødselsdato, samme navn og samme e-post eller mobil vises i blå tekst i rapporten.
Test av personnavn med diakritiske tegn er rettet.