01 Datoer for semesterregistrering

I bildet Semesterregistrering må man for hvert nye semester oppdatere en ny forekomst med år-termin som identifikator, og med et datointervall som angir registreringsperioden og lengden av denne.

Semesterregistrering (Semesterregistrering/Semesterregistrering)

Feltbeskrivelser
År-termin	År-termin for semesterregistrering - årstall.
Registreringsperiode	Perioden hvor studentene kan foreta nye registreringer. Den vil normalt starte i slutten av forrige semester og vare en tid utover i første del av det semesteret registreringen gjelder for. En kan legge inn perioden for når semesterregistreringen gjelder (i forhold til for eksempel kontotildeling). StudentWeb-applikasjonen for semesterregistrering leser inn dette datointervallet og tillater nye registreringer bare innenfor perioden.
Frist 1.årsstud	Fristdato for registrering for førsteårs-studenter. Feltet benyttes kun av institusjoner som bekrefter planen for et år av gangen på studentweb. (Modul SEMREG, modulegenskap BEKRPLANER). 1. årsstudent er en student som har samme kulltermin som år-termin for semesterregistreringen.
Start bekreft utdanningsplan	Startdato for bekreftelse av utdanningsplan. Dersom det ikke er angitt noen dato her vil fra-dato for semesterregistrering bli benyttet.
Frist bekr. utd.plan	Fristdato for bekreftelse av utdanningsplan. Denne kan være lik eller tidligere enn tildato i semesterregistreringsperioden.
Frist bekr 1.årsstud	Fristdato for bekreftelse av utdanningsplan for gitt semester. Denne kan være lik eller tidligere enn tildato i semesterregistreringsperioden. Feltet benyttes kun av institusjoner som bekrefter planen for et år av gangen på studentweb. (Modul SEMREG, modulegenskap BEKRPLANER). 1. årsstudent er en student som har samme kulltermin som år-termin for semesterregistreringen.
Semesteravgift	Informasjonsfelt for å angi semesteravgift. Feltet benyttes ikke i andre bilder eller rutiner.
SAIH	Informasjonsfelt for å angi SAIH-avgift. Feltet benyttes ikke i andre bilder eller rutiner.
Sperr reg	I feltet kan man med markering sperre for oppdatering av nye registreringer i det aktuelle semesteret. StudentWeb-applikasjonen tar ikke direkte hensyn til "Sperr reg"-informasjonen, bare til datointervallet for lovlig periode. Hvis "Sperr reg" er markert og datointervallet likevel tillater ny registrering, vil man få en feilmelding når man avslutter registreringen med oppdatering av basen.
Periode for eksport av informasjon til BAS	Felt for datointervall for eksport av informasjon til det Bruker Administrative Systemet (BAS). Kun startfeltet (ikke fristfeltet) eksporteres vi FSWS til BAS. Datoperioden brukes også av FS-APIet for å filtrere bort infotekster for fremtidige terminer i de endepunktene som leverer infotekster.
Periode for eksport av studieinformasjon	Felt for datointervall for eksport av studieinformasjon via FSWS (f eks til utdanning.no).
Default periode for studiesemester (lånekassa)
Periode for eksport til LMS-system	Angi med denne i hvilken periode informasjon om et gitt semester skal overføres til LMS-system. Det er lov å la ulike semestre overlappe hverandre, dvs eksportere flere semestre samtidig i perioder.
Sperr oppd. av vurd. enhet på rom etter dato

Alle studenter skal betale semesteravgift til en studentsamskipnad (visse spesielle studentgrupper kan ha fritak). Studenter som har tilknytning til to eller flere læresteder behøver ikke å betale til mer enn en samskipnad. Utvekslingsstudenter innenfor enkelte utvekslingsprogrammer er fritatt for semesteravgift.

Betaling skjer som hovedregel via nettbank eller via bankgiro, og betalingsinformasjonen kan lastes inn via fil.

Institusjonen kan selv velge rekkefølge på betaling og Semesterregistrering.

Selve registreringsprosessen skjer via utdanningsplanen på studentweb.

Ved høgskolene har man ikke den samme tradisjonen med semesterregistrering som det universitetene har. I høgskolenes profesjonsutdanninger er det som regel fastere føringer på studentenes undervisnings- og vurderingsdeltakelse. Man vet hva studentene "holder på med" ut fra deres opptak og kull-tilhørighet, og man har ikke det samme behovet for informasjon fra studentene om dette.

Emneord: semreg

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 3. mai 2023 16:24

01 Studentkort

Studentkortene har gjerne tilleggsfunksjonalitet, så som adgangskort for bygninger ved lærestedet, som lånekort på bibliotek mv.

Noen korttyper kan også fungere som betalingsmiddel ved at de kan "lades opp" med mindre beløp og benyttes til betaling i studentkafeer, bokhandel mv., eller de kan ev gjøres til fullverdige bankkort i samarbeid med en bank.

Slike kortløsninger er ikke en del av FS. FS har funksjoner for å utveksle relevante data til slik kortproduksjon.

Relevante data til disse kortene produseres vha rapporten FS353.002 Informasjon til kortdatabase .

Fra FS til kortbase går informasjon om personalia for studenter + litt studieinformasjon om disse. Utplukket er registrerte studenter (det vil si de som har betalt semesteravgift) eller alle med gyldig studierett. Denne jobben kan settes i gang for å kjøres en gang i døgnet. Fra kortbase til FS går informasjon om alle studentkort. Det vil si kortnr, gyldighetsperiode og status for kortet. Det er rapporten FS353.002 og rutinen FS353.003 som foretar denne datautvekslingen på FS-siden. Pr i dag støtter den utvekslingsformatet til UniKey (som UiO har systemet sitt fra). Også NTNU bruker denne utvekslingen, men de kjører rapporten FS353.002 manuelt, og kan da spesifisere filinnholdet selv. Det er også lagt inn mulighet for å registrere studentbilder i FS, men det er ikke laget noen generell løsning for å få bildene inn i FS.

FS353.002 Informasjon til kortdatabase

Rapportbeskrivelse
Utplukk
Sem. registrerte	Semesterregistrerte gitt semester. Semesterregistrerte studenter med studierett på doktorgradsstudieprogrammer blir overført dersom de har en annen registreringsform enn DOKTORREG. Studenter med registreringsform EKSTERN tas med i uttrekket, dersom de også har verdi J for Registrert OK. Studenter med studentgrunnlagkode SYK tas med dersom det på studentgrunnlaget et angitt verdi J for status_studkort for dette grunnlaget OG status_reg_ok har verdi J for studentens registerkort.
Gyldig studierett	Alle med gyldig studierett gitt semester, uavhengig av om de er semesterregistrerte.
Termin	År og termin for angitt utplukk
Filter
Kun studenter som ikke allerede er rapportert	Studenter som ikke allerede er registrert som overført i en tidligere kjøring. Forutsetter at rapporten tidligere er kjørt med kryss for oppdatering av rapportering.
Oppdater at studenter er rapportert til studentkortbase.	Oppdatere at studentene blir overført i den nåværende kjøringen slik at de kan utelates ved neste kjøring.
Lagre databasefil til kortsystem	Rapporten lagrer filen i en egen database, og legger opp automatisk repetisjon av kjøringen, slik at filen oppdateres med jevne mellomrom, for eksempel hver natt. Filen produseres da direkte og ingen studentdata vises i outputvinduet. Fungerer på samme måte som en tvangskjøring av databasejobben.
Ta med max antall studenter	Begrenser utplukket dersom det i utgangspunktet er svært mange studenter i utplukket.
Knapper
Lagre kortfil	Det kommer opp en standarddialog hvor man oppgir i hvilken mappe på den lokale datamaskinen man kan lagre filen. Man må da angi passende verdier for skilletegn mv i vinduet "Skilletegn". Filen kan så overføres til kortprodusenten på passende måte.
Databasejobb	Dialogen, "Studentopplysninger til kortdatabase" åpnes. I denne klikker man på "Initier jobb" etter å ha valgt om utplukket skal være basert på tidligere registrerte eller på studenter med gyldig studierett. Når jobben er initiert vil den starte automatisk på nytt hver natt og oppdatere kortdatabasefilen, slik at denne er ajour til enhver tid. Klikker man på knappen "Tvangskjøring" starter jobben umiddelbart, uten å vente på det normale starttidspunktet om natten.
Skilletegn	Angi skilletegn, om feltene skal omsluttes anførselstegn og om det er fast feltlengde i datafilen.
Vis/innhold i fil
Kolonner til fil	Hvilke opplysninger som kan tas med i filen angis i venstre kolonne, hvor en rekke kolonner er listet opp. Hver enkelt kolonne kan velges inn eller ut ved å markere i feltet ved siden av, markering betyr J, ikke markering betyr N. To faste forvalg av kolonner er definert på forhånd, og kan velges i øvre felt.

Når rapporten kjøres presenteres studentene som fanges opp i første omgang som en liste, som ev. kan skrives ut. Men selve utskriften har liten praktisk nytte, hensikten med rapporten er å gjøre dataene tilgjengelig på en fil slik at de kan leses inn av kortprodusenten.

Studentopplysninger til kortdatabase

Rapportbeskrivelse
Utplukk
Sem. registrerte	Semesterregistrerte gitt semester. Semesterregistrerte studenter med studierett på doktorgradsstudieprogrammer blir overført dersom de har en annen registreringsform enn DOKTORREG.
Gyldig studierett	Alle med gyldig studierett gitt semester, uavhengig av om de er Semesterregistrerte.
Termin	År og termin for angitt utplukk
Vis kun kortdb-jobber	Avgrenser dialogen slik at den ikke viser andre jobber enn studentkortoverføringen.
Underbilder
Utførte jobber	Viser hvilke kjøringer av denne jobben som er foretatt.
Databasejobber	Viser denne jobben og ev. andre jobber som skal kjøres regelmessig. (Det kan for eksempel være oppdatering av elektroniske vitnemål ifb med NOM-opptak, eller overføring av studieelement-, Vurderings- og undervisningsdata til StudentWeb-applikasjonen). Når man markerer en av de løpende jobbene i undervinduet, aktiveres knappen Slett jobb. Klikker man på denne blir den merkede jobben slettet. Selve kortene produseres av en ekstern aktør (for eksempel en Studentsamskipnad) som får en form for automatisk tilgang til dataene i den eksporterte filen.

Kortopplysninger skal tilbakeføres til FS og presenteres i bildet Studentkort, slik at FS-brukerne få tilgang til kortdataene på vanlig måte. For å hente inn kortdata til FS finnes en tilsvarende rutine, FS353.003 Innlasting av studentkortinformasjon .

FS353.003 Innlasting av studentkortinformasjon

Rapportbeskrivelse

Som for rutinen over.

Detaljinformasjon - fra siste kjøring

Viser detaljinformasjon om innholdet i siste kjøring, f.eks. kortnummer, kortstatus, utstedelsesdato m.m.

Ved terminering av kort blir dato-utgår oppdatert dersom den ikke har verdi fra før. Datoen settes lik utstedelsesdato for nytt kort.

Utleverte studentkort oppdateres som forekomster i bildet Studentkort. Forekomstene identifiseres ved et studentkortnr.

Studentkort

Feltbeskrivelse
Studentkortnr	Studentkortnummer kan legges inn enten via rutinen fs353.003 eller manuelt direkte i bildet.
Fnr	Fødselsnummer.
Utstedt	Dato kortet er laget.
Utgått	Dato kortet ikke lenger er gyldig.
Kortstatus	Kodeverdier som benyttes i dette feltet kan variere fra ett lærested til en annet, (for eksempel UTLEVERT, GYLDIG, Mistet el.l.)
Fakultet	Stedtilhørlighet, må ikke nødvendigvis være Fakultet.

Emneord: fs353.002, fs353.003, studkort

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 2. mars 2023 10:36

01 Registerkort

Studenter vil vanligvis registrere seg via Studentweb.

Opplysningene som skal avgis under registreringen har variert noe mellom institusjonene, og over tid.

En svært viktig egenskap er at opplysningen om hvilke emner/fag studenten vil studere i det aktuelle semester (og som tidligere kunne bli registrert både sentralt og lokalt og tildels ulikt), nå skal avgis på enhetlig vis ved registreringen i form av forpliktende Vurderingsmeldinger. Ev. undervisningsmeldinger for inneværende semester avledes fra Vurderingsmeldingene.

Registreringsopplysningene oppdateres og vises i bildet Registerkort samlebilde.

Bildet har fire underbilder;

Vurd.meldinger
Emne dette semester (utledet) - utledes av Vurderingsmeldinger og ev. protokollforekomster
Emne rapportering - inneholder Vurderingsemner som skal rapporteres til DBH. Disse tre undervinduene beskrives nærmere senere i dette avsnittet.
Sekvens - viser hvilke deler av semesterregistreringssekvensen student har gjennomført i Studentweb.

Feltbeskrivelser
Student (fnr)	Fødselsnummer.
År-termin	År og termin for semesterregistrering
Ugyldig	Registerkortet kan ugyldiggjøres ved å sette verdi J i dette feltet. Gjelder f eks studenter som får refundert sin semesteravgift og ikke ønsker å være student lengre.
Betaling OK	J betyr at betalingen er OK og registrert i FS. Feltene Betaling OK og Registrering OK gjør at institusjonene kan velge om semesterregistrering forutsetter betaling eller om rekkefølgen er vilkårlig. Dette angis i mudulvalget SEMREG, egenskapen BETKRAV.
Dato	Dato for registrering av betalingen.
Form	Betalingsform. Aktuelle verdier er GIRO, FRITATT (for studenter som er fratatt for betaling av semesteravgift) eller EKSTERN for studenter som har betalt ved en annen institusjon.
Sted	Institusjon der semesteravgift er innbetalt. Ved innbetaling av semesteravgift via betalingsmodulen, settes egen institusjon inn her.
Registrering OK	J betyr at semesterregistreringen er OK. Registreringen skjer enten via StudentWeb, automatisk eller manuelt.
Registreringsform	Når betaling er registrert for studentene, vil data om dette bli oppdatert i rammen Betaling, og feltet Registreringsform vil få verdien KUNBETALT og det vil settes en J feltet Betaling OK. Når studenten så registrerer seg vil diverse data om undervisningsdeltakelse, Vurderingsmeldinger, stemmerettsted, ev. tilpasningsbehov, adresser mv bli oppdatert, og feltet Registreringsform vil få verdien STUDENTWEB, MANUELL e.l, alt etter hvilken måte registreringen ble gjort på og det vil settes en J feltet Registrering OK. Dersom det ønskes automatisk semesterregistrering basert på registrert betaling, må dette angis på studieprogrammet. Dette gjøres ved å knytte programmet til en kategori. I bildet studieprogramkategori må det være satt J i feltet Aut. semreg for angitte kategori.
Und.tilhørlighet	Undervisningstilhørighet for studenten. Informasjonen registreres i StudentWeb.
Sted-stemmerett	Vil normalt oppdateres maskinelt via rutinen 357.001, ettersom de kan utledes fra andre opplysninger. Kan gjøres til en sel av semesterregistreringen på StudentWeb via modulegenskapen STEMMERETT
Tilpasningsbehov	Om studenten ønsker å tilskrives grunnet behov for spesialtilpasning. Studenten angir på StudentWeb om det er behov for spesialtilpasning. Dette krever at modulvalget SPESTILPer satt aktivt.
Adresse	Sudentens semesteradresse, hjemstedsadresse, e-post og telefon.
Studentkort	Studentkort-id som gjelder gitt semester.
Kvittering	Om semesterkvittering er utskrevet til studenten (J/N). Oppdateres automatisk verdien J når kvittering for betalt semesteravgift og -registrering er skrevet ut og sendt til studenten og det er haket av for Oppdater kvittering skrevet i rapporten 352.001 Semesterkvittering. Transaksjons-id for semesterkvittering. Ved utskrift av semesterkvittering får hver kvittering sin entydige transaksjonsid - i en serie. Dersom hele, eller deler av serien ikke blir skrevet ut, så kan semesterkvittering genereres på nytt for gitt serie.
Kull/klasse	Studieprogram studenten er rapportert på til NSD for gitt semester. Genereres ved av rutinen fs357.001
Kategori	Den kategoriplassering en student får ved rapportering til NSD. Denne beregnes av rutinen fs357.001 Oppdatering av studieprogram og studentkategori rapportering
Campus	Feltet campus jkan oppdateres manuelt.
Underbilder
Vurd.melding	Nye vurderingsmeldinger kan oppdateres i undervinduet Vurd.melding, også for studenter som registrerer seg via StudentWeb. Her vises alle Vurderingsmeldinger for studenten, også de som ev. gjelder Vurderinger i framtidige semestre. Eksisterende Vurderingsmeldinger kan endres eller ev. slettes, og nye meldinger legges inn av brukeren/studenten. For nye meldinger må Vurdstatus oppgis, og Målform og Medium kan oppgis. Hvis en bestemt Vurderingsordning er lagt inn som default verdi (se bildet Emne samlebilde, vinduet Vurderingsordning), så vil denne verdien automatisk bli lagt til meldingen. Hvis ingen default verdi er definert, må en lovlig verdi oppgis av brukeren. Til Vurderingsmeldingen hører også opplysningen om hvilken år-årstermin meldingen er avgitt. Hvis eksamensstedet er et annet enn institusjonen, kan institusjonskoden angis i feltet Eks.sted. Et spesielt J/N-felt, Følger und. finnes for hver melding, dette svarer til avkryssingsrutene for "Skal følge undervisning dette semester" på de manuelle registerkortene. Verdien J genererer en undervisningsmelding for studenten i emnet for inneværende registreringssemester. FS kvitterer for meldingen ved å skrive år-terminen for undervisningsmeldingen til høyre for J/N-feltet. Selve J/N-verdien blir ikke lagret noe sted og vil ikke synes ved ny opphenting. Hvis undervisningsstedet er et annet enn institusjonen, kan institusjonskoden angis i feltet Und.sted. En forutsetning for at undervisningsmeldinger skal kunne genereres på denne måten, er at de tilsvarende undervisningsenhetene er opprettet på forhånd, se bildet Undervisningsenhet samlebilde.
Emne dette semester (Utledet)	Undervinduet "Emne-dette-semester" er laget for at man skal ha en permanent utledning av "hva studenten holder på med" pga vedkommendes Vurderingsdata. Vurderingsmeldingene blir jo slettet når resultatene er kontrollert og overført til Vurderingsprotokollen. Tabellen "Emne-dette-semester" er et "view" i databasen, det vil si en beregnet, kunstig tabell som utledes av vurderingsmeldinger, forekomster i vurderingsprotokollen, samt emner som ligger i underbildet Emne rapportering. Forekomstene i denne tabellen lagres ikke i basen, de beregnes til enhver tid ut fra de eksisterende Vurderingsdataene. Det som vises i vinduet Emne-dette-semester vil derfor alltid være ajour og korrekt i forhold til studentens Vurderingsdata. I Emne-dette-semester vil bare det som hører til det aktuelle semesteret vises. Vurderingsmeldinger eller resultater er relevant for et gitt semester hvis Vurderingsår-måned ligger i semesteret eller i framtiden, samtidig med at år-termin for "melding avgitt" ligger i semesteret eller i fortiden.
Emne rapportering	Innholdet i underbildet Emne rapportering genereres av rutinen FS357.001 Oppdatering av registerkortopplysninger, og gir et øyeblikksbilde av hva studenten holder på med akkurat nå. Rutinen oppdaterer underbildet med emner som studenten har vurderingsmeldinger eller forekomster i vurderingsprotokollen for. Dette vil da gi et øyeblikksbilde av hvilke emner studenten holder på med på rapporteringstidspunktet.

Ved manuell registrering (Ny rad) hentes studentens navn, adresser og Vurderingsmeldinger straks inn i bildet når fnr. fylles ut, før ev. nye data lagres. Semesteradressen må oppdateres bare hvis studenten oppgir en ny adresse.

Ved oppdatering av informasjon i bildet ble hjemstedsadresse og semesteradresse alltid forsøkt oppdatert, noe som kunne gi feilmelding om manglende rettigheter. Dette er endret slik at disse tabellene kun forsøkes oppdateres dersom det reelt er gjort oppdatering i bildet.

I registerkortbildet logges nå dato, og saksbehandler for når registerkortet ble opprettet og når endringer ble foretatt.

Registerkort-bildet inneholder også et datofelt hvor dato for siste endring av Registreringsform vises. Denne vil altså først vise når betalingen ble oppdatert, deretter når studenten avga selve registreringen.

Emneord: regkort, registerkort, fs357.001

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 2. mars 2023 14:01

02 Ulike oppdateringer på registerkortet

Registerkortet trenger å bli oppdatert med en del opplysninger. Dette er en funksjon som gjennomgår alle semesterregistrerte for oppgitt registreringstermin. For hver student blir aktuelle Vurderingsmeldinger lagt inn som emne dette semester. Dette gjøres for alle meldinger til inneværende semester eller senere. Dersom oppdateringene ikke kjøres samlet, så bør de kjøres i følgende rekkefølge: - 1: Emne-rapportering - 2: Studieprogram-rapportering - 3: Stemmerettsted. Rutinen FS357.001 må også kjøres før rapportering til NSD. Men den kan kjøres flere ganger pr. semester.

Rutinen FS357.001 Oppdatering av registerkortopplysninger

Denne rapporten benyttes til å kopiere de Vurderingsdata som definerer hva studenten holder på med (emne-dette-semester) til det permanente lagringsområde, emne-rapportering.

Fristen for å kjøre denne rutinen for høst-semesteret er 31.12 og for vårsemesteret er fristen 01.06. Etter dette vil en kun få feilmeldingen. Årsaken til slike frister er at en ønsker at informasjonen som er oppdatert i basen ikke skal endres etter at rapporteringen er sendt til NSD, og at en med dette unngår uforvarende å kjøre rutinen for feil semester.

FS357.001 Oppdatering av registerkortopplysninger

Rapportbeskrivelser
Regitreringstermin	Hvilket år og termin rutinen ønskes kjørt for. Vanligvis vil dette være rapporteringsterminen.
Oppdatering
Emne-rapportering	Kopierer de Vurderingsdata som definerer hva studenten holder på med (emne-dette-semester) til det permanente lagringsområde, emne-rapportering (Underbilde i Registerkortbildet).
Studieprogram rapportering registerkort	Denne rutinen er laget for å klassifisere alle studenter på et entydig studieprogram i hvert semester, også de som har flere studieretter eller sprer seg på emner som tilhører ulike fakulteter/avdelinger og studieprogram. Funksjonen her er den samme som den som benyttes i DBH-rapportene, og som er dokumentert i brukerhåndbokens kapittel "Rapportering". Den tar for seg alle studieretter som studenten har, og benytter den nyeste av disse hvor det tilhørende studieprogrammet har markering for at dette skal benyttes ved DBH-plassering. Har studenten ingen studierett med slik markering på studieprogrammet, gjennomgås alle forekomster av "emne-rapportering" for studenten i det aktuelle semesteret. Disse emnenes "Studieprogram-rapportering" utledes, og studenten plasseres på det av disse studieprogrammene hvor han/hun vil avlegge flest vekttall iht de avgitte Vurderingsmeldingene. Hvis to slike studieprogram får like mange vekttall, velges det som ev. har høyest studienivå. Rutinen forutsetter at "emne-rapportering" allerede er oppdatert. Informasjonen finnes igjen i registerkortbildet, feltene Kull/klasse.
Campus rapportering registerkort
Studieprogram rapportering resultater	Oppdaterer studieprograminformasjon for vurderingsmelding og vurderingsprotokoll.
Campus rapportering resultater
Stemmerettsted	Hvis stemmerettstedet skal utledes fra emne-dette-semester benyttes stedkoden for emner studenten er Vurderingsmeldt i, forutsatt at stedkoden er på fakultets, institutt eller gruppenivå. Hvis studenten er meldt opp i flere emner, benyttes stedkoden til det av emnene som har høyest studienivå, og hvis flere av emnene har samme studienivå benyttes emnet med høyest vekttall. Alle studenter som er registrert med oppmelding på ett emne vil altså her bli tildelt et stemmerettsted, også studenter uten studierett (privatister). Dette medfører ikke nødvendigvis at privatister kan avgi stemme ved de valg som måtte holdes. Ved avstemminger vil man benytte en såkalt "manntallsliste" (FS378.001 Manntallsliste), som beskrives nedenfor), og i denne inngår også data om studierett. Institusjonene står derfor fritt til å gi privatister adgang til å delta i valg eller ikke. Hvis stemmerettstedet skal utledes fra studieprogram-rapportering benyttes stedkoden for dette studieprogrammet. Informasjonen finnes igjen i registerkortbildet, feltet Sted-stemmerett.

Alle studenter	Alle studenter ved institusjonen
Studenter ved sted	Studenter tilhørende et bestemt sted ved institusjonen, f.eks. fakultet eller institutt.
Endre eksisterende verdier	Kryss her endrer allerede registrerte verdier. Dersom det ikke er kryss vil bare verdier som ikke tidligere er registrert bli oppdatert.
Oppdater database	Rutinen kan kjøres uten oppdatering for å sjekke at resultatet ser greit ut. Dersom det virker riktig, kjøres rutinen med oppdatering.
Knapper
Hjelp	Hjelpetekst til rutinen.
Databasejobb	Dersom en ønsker at rutinen skal kjøres regelmessig, kan det settes opp en databasejobb. Dette gjøres i rutinen Initier jobb for oppdatering av registerkort. Å initialisere jobb for oppdatering av registerkort betyr å sette i gang en jobb som vil gå hver natt inntil noen sletter den fra jobblisten eller oppgitt siste-dato for jobb. Denne jobben gjennomgår alle registerkort, og oppdaterer emne-rapportering, studieprogram-rapportering og/eller stemmerettsted. Jobben legger kun til informasjon som mangler - foretar ikke overskriving av eksisterende verdier. (For å få oversikt over jobber som går, må man ha leseprivilegier til dba_jobs)
Avslutt	Avslutter rutinen og lukker vinduet.
Utfør	Kjører rutinen dvs at programmet som oppdaterer databasen kjøres.

Overføringen av data til DBH skjer ved hjelp av egne rapporter i FS. Disse er dokumentert i brukerhåndbokens kapittel 20 Rapportering.

Emneord: fs357.001

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 29. mars 2022 18:18

03 Semesterkvittering

Når registreringen er gjennomført kan det skrives en bekreftelse på semesterregistreringen. Slike bekreftelser gis vha rapporten FS352.001 Semesterkvittering

Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilken år-termin det gjelder, ev. en individuell student vha fnr.

Utplukket vil normalt begrenses til bare dem som ikke allerede har fått semesterkvittering, og man vil normalt markere for at rapporten skal oppdatere på de nye studentene at kvittering er produsert og sendt. Dersom en velger utplukk Alle vil det komme spørsmål om en ønsker å kjøre rapporten for dette utplukket for det kan ta noe tid.

Man kan velge at studentnr. skal skrives ut i stedet for studentkortnummeret. En versjon av kvitteringen for "pressfals" kan velges.

fs352.001 Semesterkvittering

FS352.001 Semesterkvittering

Rapportbeskrivelse
Regitreringstermin	Hvilket år og termin rutinen ønskes kjørt for.
Utplukk
Alle	Henter alle studenter ved institusjonene som fyller vilkårene for semesterkvittering
Sted	Stedkode for ønsket sted studentene skal være tilknyttet
Kull	Studieprogram og eventuelt kull studentene skal være tilknyttet. Dersom det ikke krysses av for kull, hentes alle på studieprogrammet.
Person	Studentnummer eller fødselsnummer for enkeltstudent
Valg
Trans-serie	Transaksjonsid for semesterkvittering. Ved utskrift av semesterkvittering får hvert kort sin entydige transaksjonsid - i en serie. Dersom hele, eller deler av serien ikke blir skrevet ut, så kan semesterkvittering genereres på nytt for gitt serie
Inkluder studenter tildelt kvittering	Kryss her dersom kvittering som er skrevet ut tidligere ønskes hentet fram.
Studentnr. i stedet for studiekortnr	Kryss her dersom studentnummer skal benyttes på semesterkvitteringen.
Blank side før hvert kvitteringsark	Kryss her dersom det skal skrives ut en blank side før hver kvitteringsark
Oppdater kvittering skrevet	Avkrysning her gjør at feltene kvittering i Registerkortbildet, fylles med J og transnummer.
Vis	Pnr (personnummer), Fnr - strekkodet (krever at fonten Barcode3_9AL som benyttes for strekkode, er installert), PIN-kode, Stemmerettsted, Vurd.meldinger,Vurd.meldinger kvittering
Adresseplassering	Ordinær (vinduskonvolutt), Ordinær postkonv. eller Pressfals (brettet og limt ark). EA-merking er Postens elektroniske adresseoppdatering.
Høyde for avslutningstekst	Høyden på avslutningsteksten avgjør hvor mange Vurderingsmeldinger det er plass til. Høyden angis i 1000-dels mm, og dersom den gjøres mindre blir det plass til flere meldinger.

Øvre venstre hjørne av rapporten er tilpasset mulighet for en avrivningsdel som inneholder navn, fnr- og personnr, studentkortnr/ev studentnr, studieprogram for studierett, og eventuelt stemmerettsted og hvilke emner studenten har som "emne-dette-semester" (Visvalg Vurd.meldinger kvittering) . Denne skal følge sammen med studentkortet.

Dersom studenten ikke har noen aktiv studierett, men er opptatt til undervisning, vil feltet Opptatt til bli blankt.

Visvalget Klistrelapp fører på navn og semester på klistrelapp som kan festes på studentkort. Slipper da fortrykt semester på denne klistrelappen.

Kravet for å få semesterkvittering er følgende;

Det må være J i feltene Betaling OK og Registrering OK.
Registreringsform må vanligvis ha en av følgende verdier; MANUELL, STUDENTWEB, AUTOMATISK, men dette kan styres i feltet Semesterkvittering i bildet Registreringsform.
Dersom betalingsform er oppgitt må denne ha hake i feltet Semesterkvittering i bildet Betalingsform. Det er altså lagt opp til at student kun skal få semesterkvittering fra den institusjonen vedkommende har betalt semesteravgift. For utvekslingsstudenter som ikke skal betale semesteravgift, så vil disse ha betalingsform FRITATT (eller ingenting), og vil da få semesterkvittering.

Rapporten er tilrettelagt for engelsk versjon. Det vil si at studenter som har engelsk som tilskrivingsspråk får den på engelsk. Rapporten lager to semesterkvitteringer dersom studenter har bedt om å få denne på to språk.

Tekstene hentes fra avsnittene FS SEMKVITT, FS SEMKVITT2, FS SEMKVITT3

Avsnittet FS - SEMKVITT skrives ut under opplistingen av Vurderingsmeldinger for studenten.
Avsnittet FS - SEMKVITT2 skrives ut øverst til høyre for selve semesterkvitteringen.
Avsnittet FS - SEMKVITT3 skrives ut for studenter som har GSK eller som har studentgrunnlag markert med J for studentkort. Dette avsnittet er tenkt brukt for dem som ønsker å benytte tallongen også for utlevering av studentkort.

I tillegg kan rapporten skrive ut en detaljert oversikt over alle Vurderingsmeldinger (Visvalg Vurd.meldinger) - uttrekket er basert på reell tid, med Vurderingstermin, emnekode og -navn, Vurderingsordning og valgt målform.

Feltet Studentkort oppdateres automatisk med studentens nyeste studentkortnr, (hentes fra Studentkorttabellen) hvis det ikke registreres noen verdi i feltet.

I enkelte tilfeller får en skrevet ut en semesterkvittering som er påtrykt "ugyldig". Den teksten kommer når en student har så mange Vurderingsmeldinger at det ikke holder med en side. Da vil semesterkvitteringen på påfølgende side få teksten Ugyldig påtrykt.

Emneord: fs352.001

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 2. feb. 2023 10:52

04 Navnelister og manntallsliste

En rapport, FS371.001 Navneliste - semesterregistrerte , er laget for å gi oversikt over hvilke studenter som er registrert i en oppgitt år-årstermin.

FS371.001 Navneliste - semesterregistrerte

Rapportbeskrivelse
Utplukk	Øverst i rapporten vises hvilke utplukk som er gjort i rapporten. Disse valgene må gjøres før rapporten kjøres.
Emne	Felt for emnekode kommer fram. Henter alle studenter knyttet til et emne. Emnekoden legges inn i emnefeltene. Emne- og stedsavgrensingen skjer i forhold til emner i tabellen Emne-dette-semester, ikke bare i forhold til emner fra Vurderingsmeldingene.
Fag	Felt for fagkode kommer fram. Henter alle studenter knyttet til et fag.
Sted	Felt for stedkode kommer fram. Det er stedet studenten er knyttet til gjennom studieprogrammet.
SP-Sted	Felt for stedkode kommer fram. SP-sted forutsetter at det er registrert studieprogram i registerkortbildet og studentene knyttes til stedet for dette studiprogrammet.
Stud.rett	Studentnummer eller fødselsnummer for enkeltstudent
Alle	Alle studentene
Valg
Registreringstermin	År og termin for hvilken ergitreringstermin utplukketr ønskes for
Filter
Målform	Viser kun registrerte med målform bokmål eller nynorsk, registrert i feltet Skal tilskrives på i personbildet. Alle viser også fra de uten måform eller med annen målform.
Kjønn	Viser registrerte med angitt kjønn.
Land	Viser registrerte innenfor et intervall av landkoder. Dersom kun et land ønskes legges samme verdi i begge felt.
Fylke	Viser registerte fra et bestemt fylke eller kommune. Første felt er fylkesnummer (1-19) andre felt er kommunenummer. 99 i feltet gir alle.
Kun førstegangsregistrerte
Kun med tilpasningsbehov	Hvis det er et eksternt system som produserer semesterkvitteringene kan en klikke på knappen Lage datafil for å få laget en fil med det utplukket en ønsker
Liste for adgangskontroll	Høyden på avslutningsteksten avgjør hvor mange Vurderingsmeldinger det er plass til. Høyden angis i 1000-dels mm, og dersom den gjøres mindre blir det plass til flere meldinger.
Vis	Hak av for hvilke felt som ønskes vist i rapporten. Dette kan gjøres etter at rapporten er kjørt. Ved eksport til fil vil alle felt komme med.
Utskrift	Rapporten skriver ut studentenes navn, studieretter og emner-dette-semester. I tillegg til de feltene som kan velges inn fra visrammen.

En annen navneliste er FS371.002 Navneliste - kullstudenter . Rapporten har utplukket sted, studieprogram eller Uten programtilhørighet.

FS371.002 Navneliste - kullstudenter

Rapportbeskrivelse
Utplukk	Øverst i rapporten vises hvilke utplukk som er gjort i rapporten.
Sted	Felt for stedkode kommer fram. Det er stedet studenten er knyttet til gjennom studieprogrammet i student samlebildet som benyttes. Når utplukket er sted kan det også angis hvilket nivå studentene ønskes hentet fra, f.eks bachelor eller masternivå. Dette angis i Studienivåfeltet.
Studieprogram	Felt for studieprogram kommer fram. Dersom søket skal begrenset til bestemte kull, må filterfunksjonen benyttes (høyreklikk i rapporten og velg filtrer).
Uten programtilh.	Utplukket gir studenter som ikke er knyttet til program i en gitt registreringstermin.
Registreringstermin	År og termin for hvilken regitreringstermin utplukket ønskes for
Campus	Kan gjøre utplukk på alle eller et enkelt Campus
Filter
Målform	Viser kun registrerte med målform bokmål eller nynorsk, registrert i feltet Skal tilskrives på i personbildet. Alle viser også fra de uten måform eller med annen målform.
Kjønn	Viser registrerte med angitt kjønn.
Land	Viser registrerte innenfor et intervall av landkoder. Dersom kun et land ønskes legges samme verdi i begge felt.
Fylke	Viser registerte fra et bestemt fylke eller kommune. Første felt er fylkesnummer (1-19) andre felt er kommunenummer. 99 i feltet gir alle.
Kun et geografisk sted	Viser registerte fra et bestemt fylke eller kommune. Første felt er fylkesnummer (1-19) andre felt er kommunenummer. 99 i feltet gir alle.
Kun aktive kull	Tar kun med studenter som er på kull som er merket aktivt i Kull samlebildet
Kun en kulltilpasning pr. student	Viser kun en kulltilknytning pr. student
Kun semesterregistrerte studenter	Viser registerte fra et bestemt fylke eller kommune. Første felt er fylkesnummer (1-19) andre felt er kommunenummer. 99 i feltet gir alle.
Ta med instrumentinformasjon	Viser registerte fra et bestemt fylke eller kommune. Første felt er fylkesnummer (1-19) andre felt er kommunenummer. 99 i feltet gir alle.
Vis	Hak av for hvilke felt som ønskes vist i rapporten. Dette kan gjøres etter at rapporten er kjørt. Ved eksport til fil vil alle felt komme med. Hake for Permisjon betyr at studenter i permisjon også tas med.
Utskrift	Rapporten skriver ut studentenes navn, klassetilhørlighet, fakultetstilknytning og om de er semesterregistrert. I tillegg til de feltene som kan velges inn fra visrammen.

En av registreringsopplysningene gjelder hvilket fakultet/avdeling studenten har stemmerett ved. Denne kan som vist ovenfor, registreres av studenten selv eller utledes vha en egen rutine.

Rapporten FS378.001 Manntallsliste skriver ut alle studenter som ifølge denne opplysningen har stemmerett ved et oppgitt Sted i en bestemt år-årstermin.

FS378.001 Manntallsliste

Rapportbeskrivelse
Utplukk	Øverst i rapporten vises hvilke utplukk som er gjort i rapporten.
Sted	Felt for stedkode kommer fram. Det er stedet studenten er knyttet til i feltet Sted-stemmerett i registerkortbildet, som benyttes.
Termin	År og termin for hvilken regitreringstermin utplukketr ønskes for
Vis	Hak av for hvilke felt som ønskes vist i rapporten. Dette kan gjøres etter at rapporten er kjørt. Ved eksport til fil vil alle felt komme med. Det kan også angis hvilket nivå studentene ønskes hentet fra, f.eks bachelor eller masternivå. Dette angis i Nivåfeltet.
Utskrift	Rapporten skriver ut fnr. navn, Sted for stemmerett og studentens studierett.

Studenter med registreringsform DOKTORREG blir ikke tatt med i listen.

Emneord: fs371.001, fs371.002, fs378.001

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 30. mars 2023 10:52

05 Generering av registerkort

En hovedregel for semesterregistrering, slik den har vært praktisert ved universitetene, er at studentene selv skal avgi de relevante opplysningene til institusjonen i begynnelsen av hvert semester, etter at semesteravgiften er innbetalt. Rent teknisk vil registerkortforekomsten bli generert automatisk som følge av innbetalingen, den egentlige registreringen består i at studenten supplerer visse opplysninger om undervisningstilhørighet, Vurderingsmelding osv.

Ved universitetene er det gjort et unntak fra denne hovedregelen for doktorgradskandidater. For denne kategorien har det alltid vært et praktisk problem å få gjennomført systematiske registreringer, og dermed få pålitelige tall for hvor mange doktorgradsstudenter det til enhver tid er.

Rutinen FS359.001 Generering av registerkort

Denne er laget for å opprette semesterregistrering for doktorgradskandidater.

Rutinen bestilles for et semester (en år-årstermin) og en kan velge mellom ulike utplukk.

For utplukket Studieprogram med fritak" er "Overskriv betalingsform FRITATT med OPPDRAG" valgt som default. For dette utplukket kan man også velge mellom FRITATT eller OPPDRAG som betalingsform. OPPDRAG er forhåndsvalgt.

Utplukket Reskontro, vil ta med de studenter som har betalt semesteravgift men som ikke var opprettet som studenter på det tidspunktet og dermed ikke fikk generert registerkort på bakgrunn av betalingen.

Utplukket Utvekslingsperson oppretter registerkortforekomst for de utvekslingsstudenter som er på avtaler hvor det er fritak for betaling av semesteravgift.

Rutinen skriver ut fnr, navn, doktorgradsstudieprogrammet, en J/N-indikator for om registerkort allerede finnes, og en merknad med opplysning om tidligere og nåværende studieprogramtilhørighet.

Hvis rapporten kjøres med oppdatering, genereres det nye forekomster i bildet Registerkort for de kandidater som ikke allerede har dette i det aktuelle semesteret.

Rutine FS357.002 Generering av registerkort

Rutine som genererer registerkort på grunnlag av fil med fødselsnummer og studieprogramkode. Kan styre om henholdsvis betaling og registrering skal oppdateres for registerkort.

fs357.002 Generering av registerkort

Emneord: fs359.001, fs357.002

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 30. mars 2023 10:38

06 Generering av e-postadresse

En rutine for å tildele e-postadresser og passord til datanettverk for studenter, FS358.001 Generering av e-postadresse , er også plassert i Semesterregistrerings-modulen.

FS358.001 Generering av e-postadresse

Rutinen bestilles ved at man oppgir en år-termin eller en stedkode. I tillegg må man oppgi den delen av e-postadressen som skal komme etter krøllalfa-tegnet. Oppgir man år-termin fanges alle registrerte studenter i terminen opp. Oppgir man stedkode fanges alle studenter som hører til aktive kull under stedets studieprogram opp. Man kan markere for at rutinen bare skal fange opp dem som ikke har fått tildelt e-postadresse allerede.

En kan velge mellom tre utplukk: Aktive kull, hvor en kan angi aktive kull ved et sted, Semreg for å ta med alle semesterregistrerte i et semester eller utveksling for å generere e-postadresser til utvekslingsstudenter. Hvis utplukket er Utveksling vil utvekslingsstudenter få generert e-post adresser dersom kjøringen av rutinen er mellom 30 dager før ankomst og 10 dager etter ankomst.

Hvis en krysser av for Inkluder ikke-aktive studenter får en oversikt over studenter som har avbrutt/fullført studiet de siste 200 dager.

Rutinen tildeler e-postadresser ved å kombinere studieprogrammet for studenten og tre-bokstavs-initialer utledet fra studentens navn, pluss krøllalfategnet og den oppgitte endelsen. Den tildeler også et "alias", adressen minus krøllalfategnet og den faste endelsen. Rutinen tildeler også et passord som ev. gir adgang til innlogging på institusjonens datanettverk, hvis man har åpnet opp til dette.

Den skriver ut antall adresser tildelt og antall som ev. feilet, og fnr, etter- og fornavn, navn hvor disse er kombinert i ett felt, aliaset og den fulle e-postadressen, en J/N-indikator for ny adresse, en J/N-indikator for vellykket tildeling, og passordet.

De tildelte e-postadressene vises i bildene Person/Student og i Student samlebilde, vinduet Adr, og kan ev. redigeres og slettes herfra.

Dersom en klikker på knappen Opphøring av studieplass så åpner rutinen FS358.002 Avslutning av studentkonto .

FS358.002 Avslutning av studentkonto

Denne rutinen kan kjøres for å avslutte studentkontoene, det vil si slette brukernavn og e-postadresser. Det kan gjøres for enten de som ikke har semesterregistrert seg og eventuelt /eller ikke har studierett lenger.

Emneord: fs358.001, fs358.002

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 29. mars 2022 17:17

07 Kontroll av semesterregistrering

Et spesielt skjermbilde, Kontroll av semesterregistrering, ble laget for å sjekke om studentene hadde fullført registrering for det aktuelle semesteret i forbindelse med utlevering av gjeldsbrev for studielån. Utbetalingsordningen fra Lånekassen er nå lagt om og det er usikkert om det fortsatt er behov for bildet.

Tilgangen til dette bildet kan ev. begrenses til enkelte medarbeidere. Disse får da ikke innsyn i "uvedkommende" opplysninger som vurderingsmeldinger mv.

Kontroll av semesterregistrering

Registreringsopplysningene hentes fram ved at man søker på et studentkortnr og en år-termin.

Studentkortnr kan ev. leses inn ved hjelp av lyspenn når studenten viser sitt kort, år-termin kan presettes i "Innstillinger" under Verktøy-menyen. Søket kan dermed gjøres meget raskt, og utføres med Enter eller ved klikk på lyspennen.

Bildet svarer med å gjengi år-termin det ble søkt på, studentkortnr, fnr, navn og år-termin for siste betaling og registrering.

Hvis studenten er registrert i den aktuelle år-terminen vises en grønn utfylt firkant i høyre del av bildet, som et OK-signal.

Hvis studenten ikke har en registrering i den aktuelle år-terminen, vises en rød utfylt firkant, som et "stopp-signal".

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 29. mars 2022 17:48

01 Fravær

Studenters fravær betyr i forbindelse med semesterregistreringer bare et opphold i rekken av registreringer, på ett eller flere semestre.

Ved noen profesjonsstudier må studenten søke om og få innvilget permisjon for ikke å miste studieplassen som følge av fravær. For denne typen fravær finnes det egne løsninger i modulen Kull og permisjoner.

Ved registrering via StudWeb er det mulig å tvinges studenten til å gi fraværsopplysninger når han eller hun ikke var registrert forrige semester. Slike fraværsskjema er en modulegenskap i semreg modulen.

Disse fraværsopplysningene oppdateres i bildet Fravær for student.

Fravær for student

Fraværsperioden registreres i de to år-årsterminfeltene (fom - tom). I feltet Årsak registreres en fraværsårsak. For disse finnes det faste kodeverdier som kan slås opp og kopieres inn i feltet.

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 29. mars 2022 15:13

02 Registrerings- og fraværsstatistikk

Statistiske oversikter over hvor mange studenter som har registrert seg i et semester, og over hvilke fag og emner disse holder på med, finnes både i modulen Rapportering og i modulen Semesterregistrering.

I rapporteringsmodulen er det DBH-rapportene som gir slike oversikter. Disse finnes både i FS-system og som en egen gruppe i modulen Semesterregistrering. DBH-rapportene er dokumentert i brukerhåndbokens kapittel 20, Rapportering.

I modulen Semesterregistrering finnes 2 statistikkrapporter for registrering og en for fravær.

De to registreringsrapportene presenterer både registrerings- og Vurderingsdata. Rapportene krever ikke at disse henger "konsistent" sammen, hvis en student har vurderingsmeldinger eller -resultater i et semester uten å være registrert, telles vedkommende med, og omvendt.

Rapporten FS380.001 Registreringsstatistikk - stedfordelt viser tall for enkeltemner gruppert på emnenes steder, det vil si institutt, fakultet/avdeling, med samlet sumtall til slutt.

FS380.001 Registreringsstatistikk - stedfordelt

Denne bestilles ved at man oppgir stedkode og år-termin.

Utplukket kan avgrenses til et studienivåintervall og til en studieprogramkategori.

Rapporten skriver ut emnekode og vekttall, antall kandidater oppmeldt, møtt og bestått, beståtte vekttall, undervisningsmeldinger, og antall som rapporteres til DBH (emne-rapportering).

For hvert tall kan antallet kvinner velges inn ved å markere i Vis-feltet for dette. I Vis-feltet kan man også velge om emnenavnet skal vises i rapporten.

Rapporten FS380.002 Registreringsstatistikk - studienivåfordelt presenterer de samme data som rapporten ovenfor, men grupperer tallene etter studienivå i stedet for etter sted.

FS380.002 Registreringsstatistikk - studienivåfordelt

Rapporten bestilles på samme måte som FS380.001, og emneradene og kolonnene med data for disse er de samme. I sumradene summeres tall for de enkelte studienivåene.

Emneord: fs380.001, fs380.002

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 29. mars 2022 16:15

01 Fastlege

Enkelte samskipnader ønsker at studentene skal få tilbud om overgang til samskipnadens ordning for fastlege. Studentene får da tilbud om dette på studentweb og rapporten FS354.001 tar ut informasjonen som studentene har gitt. Dette kan settes opp som en nattjobb i FS-System.

FS354.001 Informasjon til studentsamskipnad - fastlegeordning

Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 28. mars 2022 13:47

Semesterreg

01 Forberede semesterregistreringen

01 Datoer for semesterregistrering

Feltbeskrivelser

02 Studentkort

01 Studentkort

03 Registrering og melding til vurdering