FS inneholder en enkel løsning for å administrere studentstipend, det vil si fordele ulike typer legatmidler til søkere i henhold til bestemte kriterier. Man kan definere forskjellige stipendtyper, registrere søknader om tildeling fra enkeltstudenter, behandle søknadene, innvilge eller avslå disse, og tilskrive søkerne om resultatet.

Stipendtypene som skal administreres i FS registreres med kode og navn i bildet Stipendtype.

Ved hjelp av rapporten FS901.001 Stipendtyper kan de samme stipendtypene listes ut.

Søknader fra enkeltstudenter registreres i bildet Stipendsøker samlebilde. Bildet består av tre områder:

I det overbildet registreres opplysninger om søkeren, så som fakultets-tilhørighet og studiemål, planlagt fullføringstidspunkt for studiene og avlagte vekttall totalt.

I tillegg kan søkeren oppgi sin (antatte) inntekt for inneværende år og for søknadsåret. Feltet bankkontonr. ble registrert i dette bildet tidligere, men nå vises bare informasjon som er lagret tidligere. Bankkontonr. kan registereres i bildet Person/Student. I merknadsfeltet kan man legge inn tilleggsopplysninger, forklaringer eller kommentarer. Feltet har plass til 250 tegn.

I underbildet Søknad registreres hvilket eller hvilke legater/stipendtyper søkeren søker på. Hver enkelt legatsøknad gis et løpenr. (feltet SøkerNr) som må være entydig, det vil si nytt for hver ny søknad (to søkere kan altså ikke benytte samme søkernr).
Søkernr. er er del av tabellens sekundærnøkkel, som består av Stipendtypekode, arstall, manednr og sokernr. Det vil si søkernr. kun trenger å være entydig innenfor en gitt stipendtildelingsperiode. Stipendtypen kan registreres ved hjelp av koder i nedtrekksmeny. Hvert legat tildeles med faste mellomrom, for eksempel årlig. Tildelingstidspunktet som søknadene retter seg mot, registreres i feltet År-måned, og søknadsdatoen føyes til etter dette. En viss søknadsfrist før tildelingen må normalt overholdes.

Hver søknad rangeres i forhold til andre søknader til samme legat/stipendtype og eventuelt Fond ved hjelp av en tallstørrelse i feltet Poeng. Eventuell tildeling angis med J i feltet Tildelt. Beløpets størrelse registreres i bildet Stipendsøknad som det er en overgangsknapp til. Der kan beløpet splittes opp i ulike typer ved behov. Feltet Dato tildelt bør også oppdateres.

Feltet Prosjektbeskrivelse kan brukes til å legge inn en kortfattet prosjektbeskrivelse. Feltet har plass til 250 tegn.

Poengverdien utledes eller står i et bestemt forhold til karaktergjennomsnitt og avlagte studiepoeng fra de fakulteter søkeren har studert ved.
Disse størrelsene angis i fanen Fakultetssnitt. Det er felt for å registrere både bokstav- og tallkarakterer.

Hvis du trykker på knappen "Beregn fakultetssnitt" åpnes rutinen "Beregn vekttall og karaktersnitt pr fakultet .
 

Rutinen beregner snitt for både bokstav- og tallkarakterer.
En kan markere for å overskrive eksisterende informasjon. Det vil være aktuelt dersom søkeren har bestått flere emner etter forrige beregning.

Bildet Stipendsøknad viser søknadsopplysningene fra undervinduet Søknad for en rekke søkere under ett. Det kan ikke benyttes til å registrere nye stipendsøkere, ettersom de nødvendige opplysningene om studentens fakultetstilhørighet ikke finnes her. Men dersom søkeren finnes fra tidligere kan nye søknader registreres i dette bildet.

Feltet Antall enheter og Beløp pr. enhet er til bruk ved periodevise utbetalinger / pr mnd osv. Refundert (beløp) kan benyttes hvis studenten ikke reiste ut og må betale tilbake beløpet. Utbetalt (beløp) angir hvor mye som er utbetalt hittil. De enkelte beløpene som stipendet består av angis i nedre del av bildet (Stipendbeløptype), som for eksempel reisestipend osv.

Bildet egner seg spesielt godt til å gi ulike oversikter, for eksempel til å hente fram alle søknader til en oppgitt søker, eller alle søknader til et bestemt legat, alle søknader for en bestemt tildelings-periode, alt etter hvilke søkekriterier man oppgir. Ønsker man for eksempel å se søkerne til et bestemt legat rangert etter fallende poengverdi, henter man fram disse og sorterer dem ved hjelp av kommandoen Sorter under Rediger-menyen. 

Beslutningen om å tildele et bestemt stipendbeløp til en søker, oppdateres i bildet Stipendsøker samlebilde, vinduet Søknad.

De som får stipend skal opprettes som forekomster i et eget skjermbilde, Tildelt stipend.

Rutinen FS905.001 Overføring til tildelt stipend overfører konklusjonen fra bildet Stipendsøker samlebilde til bildet Tildelt stipend, der de listes opp i alfabetisk rekkefølge på etternavn. Stipendsøknadene slettes hvis man krysser av for feltet Slett stipendsøknadene.

Det fins to rapporter for å liste ut stipendtildelinger og -avslag. Begge rapportene bestilles ved at man oppgir stipendkoden og år-måned for søknad. Søkerens fødselsnr. kan slås på og av etter at rapportene er kjørt.

FS903.001 Stipendtildelinger lister ut dem som fikk innvilget et bestemt stipend i en søknadsperiode man oppgir ved kjøring av rapporten.

Rapporten tar med navn, ev. fnr., stedtilhørighet (Fakultet), stipendbeløpet, dato tildelt og kontonr. 

FS903.002 Stipendsøkere som ikke ble tildelt stipend, lister ut dem som fikk avslag på stipendsøknaden på tilsvarende måte, hentes fra fanen Søknad i Stipendsøker samlebilde, der verdien N er oppgitt i feltet Tildelt. Rapporten oppgir studentenes stedtilknyting, men ikke stipendbeløp.

FS902.001 Stipendsøkere

Rapporten FS902.001 Stipendsøkere presenterer all informasjon om søkerne og søknadene til et oppgitt stipend og et tildelingstidspunkt. Rapporten bestilles ved å oppgi stipendtypen og år-måned for den aktuelle tildelingen.

Fødselsnr. og ev. merknadstekst og prosjektbeskrivelse kan slås av og på etter at rapporten er kjørt. Dersom man ønsker å kjøre rapporten for et bestemt fakultet, krysser man av for dette i feltet Fakultet, og oppgir fakultetsnr.

Legg merke til at rapporten også gir informasjon om andre stipend som studenten ev. er tildelt, og sum beløp for den totale tildelingen.
 

FS902.002 Stipendsøkere - kontrollrapport

Rapporten FS902.002 Stipendsøkere - kontrollrapport: Kontroll av semesterregistrering viser om søkerne er semesterregistrert i oppgitt semester.