Felles studentsystemDe enkelte institusjonene inngår ofte avtaler med utenlandske læresteder om blant annet studentutveksling og undervisningssamarbeid. I tillegg er det mange etablerte utvekslingsprogram som for eksempel Erasmus+, og Nordplus.
Utvekslingsavtaler registreres i bildet Utvekslingsavtale samlebilde
Merk: Felt i bildet som har betydning for applikasjonen Nomination og opptak av innreisende utvekslingsstudenter er beskrevet i en egen brukerhåndbok.
Feltbeskrivelser
| Avtaleid | ID-en til avtalen |
Avtaleid
Avtaleid kom i FS 6.7. Avtaler registrert før modulen ble omskrevet har blitt konvertert og fått tildelt en avtaleid. Konverterte avtaler har fått et løpenummer som avtaleid, der nummereringen starter med nr. 101.
Når nye avtaler skal registreres kan avtaleid tildeles på flere forskjellige måter. Den enkleste måten er å la FS automatisk tildele avtaleid. Dersom du ikke registrerer en ny kode manuelt i avtaleidfeltet ved opprettelse av en ny avtale, får avtalen automatisk første ledige løpenummer. Ved opprettelse av det nye bildet og avtaleidfunksjonen er det anbefalt at reelle avtaler gis avtaleid fra og med 101, mens dummyavtaler tildeles løpenr. mellom 1 og 99. Men det er ikke knyttet funksjonalitet til automatisk tildeling av nummer for dummyavtaler i intervallet 1-99, dette må gjøres manuelt.
Institusjonen kan også tildele avtaleid etter eget kodesystem. Avtaleidfeltet har plass til 20 tegn.
Utreisende utvekslingsstudenter som har ordnet en egen avtale
Utreisende utvekslingsstudenter som har ordnet en egen avtale med et eksternt lærested må også knyttes til en avtale. Det må derfor opprettes dummyutvekslingsavtaler for å administrere disse. Om du ønsker å skille studentene på flere dummyavtaler eller kun operere med én felles dummyavtale, er opp til hver institusjon å bestemme/administrere. Dummyavtaler må knyttes til Utvekslingsprogramkoden INDIVID. Dette er en felleskode som er med i rapporteringen av utvekslingsstudenter.
Utvekslingsprogrammene defineres i bildet Utvekslingsprogram (Kode-modulen, meny Utveksl) med en kode og et navn for utvekslingsprogrammet. Felleskodene for utvekslingsprogrammene skal være dekkende for de aller fleste lærestedenes behov. Bruk av lokale koder bør være nøye gjennomtenkt, særlig grunnet rapportering
| Avtalenavn | Navn på avtalen |
| Periode | Perioden utvekslingsavtalen er gyldig |
| Inngått | Dato for når avtalen er inngått |
| Journalnr. | Sakens journalnr. i arkivsystem |
| Merknad | Merknad om avtalen på inntil 500 tegn. (Hele merknadsfeltet blir synlig ved å trykke hurtigtasten CTRL + T) |
| Utvekslingsprogram | Hvilket program avtalen hører til |
| Type avtale | |
| Studienivåintervall | Studienivåintervall angir hvilket nivå/område avtalen gjelder for. Koder hentes fra og legges inn i bildet Studienivåintervall (kodemodulen). |
BACHELOR, MASTER, og PHD er felleskoder tilknyttet NSD-studienivå.
| Fritak semesteravgift |
Studenter innenfor enkelte avtaler og program er fritatt fra å betale semesteravgift. Dette gjelder som regel programmene Erasmus+ og Nordplus. I feltet Fritak semesteravgift setter du en hake dersom studenter innenfor avtalen er fritatt fra å betale semesteravgift. Registerkort: Feltet har funksjonalitet tilknyttet rutinen for generering av registerkort i modulen Semesterregistrering, FS359.001 Generering av registerkort. Dersom det settes J i feltet Fritak Semesteravgift vil du ved å kjøre rutinen ut fra datagrunnlaget Utvekslingsperson kunne opprette registerkort for innreisende utvekslingspersoner hvor det er forhåndsinnlagt fritak for betaling av semesteravgift det gjeldende semesteret. Står det N i feltet Fritak semesteravgift, vil utvekslingspersonen ikke plukkes opp av registerkortrutinen. Fakturaoppretting: Det er ikke knyttet funksjonalitet til dette feltet med tanke på fakturaoppretting. Men i rutinen for fakturaoppretting, FS207.001, er det et valg for å unnta utvekslingsstudenter som reiser INN. I tillegg kan du for de enkelte studieprogram velge å sette J i feltet Fritak sem.avg. Fritak for semesteravgift kan også registreres på selve utvekslingsavtalen i Utvekslingsavtale samlebilde. I dette bildet kan du overstyre/sette en annen verdi enn den som er satt på utvekslingsprogrammet hva angår semesteravgift. |
| Publisér | |
| Bruk av ECTS | J/N om det brukes ECTS credits ved institusjonene tilknyttet avtalen |
| Studierett alle program |
Hvis avtalen er åpen for alle studenter uavhengig av studierett på studieprogram settes det J. Hvis avtalen KUN er åpen for studenter som har studierett på visse studieprogram settes det N. Disse studieprogrammene må da spesifiseres i underbildet Studieprogram. |
Søke etter registrerte avtaler
Når bildet står i søkemodus er det mulig å oppgi at kun aktive avtaler pr. dags dato skal med.
Du kan søke frem stedkodene (åtte siffer) ved å trykke hurtigtasten CTRL og T når markøren står i stedkodefeltet. Du får da opp følgende dialog:
Det er mulig å søke både på land og institusjon i bildet. Du velger enten fra nedtrekksliste (for land) og/eller angir del av navnet på institusjonen. Tegnet % kan brukes som jokertegn i søk (trunkering), se eksemplet over. Du får da opp en liste som oppfyller søkekriteriene og klikker Bruk for den du ønsker å ta med.
Dersom institusjonen du søker etter ikke finnes i tabellen, kan CERES opprette denne. Dette gjøres ved at din institusjons FS-kontaktperson sender da inn bestilling om ny kode via nettskjema for bestilling av institusjonskode. Merk: Ny kode blir synlig først etter import av institusjonskoder. Dersom lærestedet har oppgitt at denne innlastingen skal skje automatisk, vil koden være på plass dagen etter den er lagt inn. Dersom det foretas en manuell kjøring av FS002.001 Innlasting av felleskoder vil den være synlig med en gang. Rutinen FS002.001 ligger i FSSYSTEM.
Trestruktur
Etter at et søk er gjort, erstattes søkefeltet øverst til høyre i bildet med en søkeresultatliste vist som en trestruktur. Trestrukturen viser avtalene som er søkt opp og avtalepartene som inngår. Når en haker av for "Kun aktive avtaler" er det bare partnere som ikke er deaktivert når søket gjøres som tas med og vises fram i trestrukturen. Det framvises samtidig eventuelt andre avtaleid'er hvor avtalepartene du har søkt fram måtte inngå. Dersom du søker fram svært mange avtaler, vil ikke treet ha mulighet til å kunne framvise alle avtalene som inngår i uttrekket. Du får et varsel når dette skjer. Store søk på avtaler bør derfor gjøres i rapporten FS280.001 Utvekslingsavtaler.
