02 Utvekslingsavtale samlebilde - underbilder

Det er seks underbilder i Utvekslingsavtale samlebilde:

• Avtalepart 
• Koordinator 
• Betingelser 
• Studieprogram 
• Info  
• Språkkrav
• Utvekslingsperson

Funksjonaliteten i disse underbildene beskrives under.

Avtalepart

I underbildet Avtalepart registrerer du partene som inngår i avtalen, både interne og eksterne institusjonskoder. Flere eksterne og interne avtaleparter kan registreres på samme avtale.

Det er mulig å registrere interne stedkoder lengre nede i stedkodehierarkiet på utvekslingsstudenter og på opptaksstudieprogram m.m. enn stedkoden som er lagt inn som avtalepart. Eksempelvis kan du knytte studenter til fakulteter/avdelinger hvis du har lagt institusjonskoden til lærestedet inn som avtalepart, eller underliggende institutter dersom fakultet/avdeling er lagt inn som avtalepart.

Når du oppretter nye forekomster er det mulig å søke opp riktig sted og institusjonskode ved å trykke hurtigtasten CTRL + t når markøren står i stedkodefeltet. Bildet Søk institusjoner vil da åpne seg.

Koordinator

I underbildet Koordinator kan du legge inn informasjon om kontaktpersoner tilknyttet avtalene, både interne og eksterne. Alle institusjoner som er oppgitt under fanen Avtalepart ligger under nedtrekksfeltet i feltet Sted, og det er kun mulig å knytte personer til institusjonskoder som allerede er oppgitt som avtaleparter.

Kontakttype: De forskjellige kontakttypene er definert i bildet Kontakttype (Kodemodulen, meny Utveksl). Her ligger det fire felleskoder, men det er mulighet til å opprette egne lokale koder. Det skilles mellom administrative og andre roller (adminsitrativ J/N), eksempelvis faglige kontaktpersoner o.l.

Eksterne personer som skal kunne logge seg inn i Nomination og nominere studenter til innreisende utveksling må registreres med kontakttype NOMINATOR og e-postadresse i rammen Ekstern person for at de skal kunne aktiveres som nominatorer i bildet Nominator. Mer informasjon om Nomination og opptak av innreisende utvekslingsstudenter finnes i brukerdokumentasjonen til Nomination.

Gjelder fag: Det er mulig å knytte de forskjellige koordinatorene til fag, dersom fag brukes som inndeling ellers på avtalen eller det er ønskelig av andre grunner å skille på fag. I tillegg er det mulig å sette en periode for når personen er en koordinator tilknyttet avtalen. Slik er det også mulig å ivareta historikk når koordinatorene byttes ut.

Interne koordinatorer må være lagt inn som personer i FS. Du legger da kun inn fødselsnr. i rammen for Intern person. Postadressen som da hentes i bildet er arbeidsstedet som personen er tilknyttet Sted ansatt: i bildet Person/Fagperson i Personmodulen.

For eksterne koordinatorer, som ikke skal ligge registrert i Persontabellen i FS, registreres kontaktinformasjon i rammen Ekstern person.

Betingelser

I underbildet Betingelser angis informasjon og detaljer rundt avtalen som er inngått ved hvert lærested.

En avtale med mange avtaleparter kan ha forskjellige betingelser knyttet til de involverte lærestedene, og det angis i dette bildet. Det kan være mange forekomster under denne fanen i og med at én avtale kan ha mange avtaleparter, både interne og eksterne og det kan være knyttet forskjellige betingelser til de forskjellige konstellasjonene av avtaleparter.

Betingelsene innbefatter hvilke kategorier utvekslingspersoner avtalen omfatter, for eksempel student, lærer eller administrativt personale. Du oppgir hvor mange innreisende og utreisende det skal være under avtalen og varigheten for oppholdet. Det er mulig å angi forskjellig varighet for innreisende og utreisende utvekslingspersoner.

Avtalen kan gjelde både studenter, lærere og administrativt personale. Det kan derfor være flere forekomster av personkategori, og disse kan ha forskjellig oppholdslengde.

Utviklingspersonkategoriene (Personkategori) defineres i bildet Utvekslingspersonkategori (Kodemodulen, meny Utveksl, med kode og navn. Verditypen angir om dette er en lokal (L) eller felles F) kode. Det er lagt inn to felleskoder hhv. STUDENT og PHD. Kun disse verdiene har betydning for rapportering, andre typer utvekslingspersoner rapporteres ikke.

De interne stedkodene og de eksterne stedkodene som skal benyttes i dette underbildet må være registrert som avtaleparter i underbildet Avtalepart først.

Opptaksinfo

Det er mulig å gjøre opptak til utvekslingsavtaler via opptaksmodulen og gjøre opptaket tilgjengelig i Søknadsweb (beskrevet i brukerdokumentasjonen om Opptak og Søknadsweb). Ved å hake av for Opptaksinfo i øvre del av bildet vises felter for opptaksinformasjon tilknyttet hver av betingelsene. Feltene under rammen Opptak knyttes til Opptakstudieprogram samlebilde i opptaksmodulen.

Merk: feltene under Opptaksinfo har også betydning for oppsett av applikasjonen Nomination og opptak av innreisende utvekslingsstudenter. Informasjon om dette er beskrevet i en brukerdokumentasjonen om Nomination.

Feltene Opptakstype på utvekslingsavtalen skriver seg til feltet Opptakstype i Opptakstudieprogram samlebilde.

Studietypefeltet tilsvarer feltet Studietypenr. på opptakstudieprogrammet.

Feltene for studieprogram og studierettstatus angir hvordan innreisende studenter på avtalen skal plasseres med hensyn til studierett.

I tillegg er det mulig å angi hvilke semestre (vår/høst) opptak skal skje og varigheten på utvekslingen (antall semestre). Standardverdi er N i statusfeltene for opptak.

Opptakstudieprogram

Det må opprettes minst ett opptakstudieprogram per avtaleid, men normalt kreves det flere. Det gjøres ved å trykke på knappen Opprett opptaksstudieprogram for utreisende.

For utreisende og innreisende studenter må det lages egne opptakstudieprogram. I tillegg kreves det ytterligere flere, dersom det er opptak til både ettsemesterutveksling og tosemesterutveksling på samme avtale.

I Opptaksstudieprogram samlebilde knyttes utvekslingsavtalen til riktig opptak nederst i øvre del av bildet. Merk at det er mulig å knytte studenten som tas opp til en lavere intern stedkode enn det som er oppgitt under Avtalepart på utvekslingsavtalen. Eksempelvis kan studentene knyttes direkte til et institutts stedkode selv om det er fakultetet instituttene er underlagt som er avtalepart. Det samme gjelder den interne stedkoden i bildet Utvekslingsperson.

Dersom det ikke er opprettet et Opptak studieprogram for opptak til utvekslingsavtalen kan dette genereres direkte fra bildet. For forekomster under Betingelser som ikke har verdi i feltene Opptakstype ut og Studietype ut vil det være en grå knapp med teksten Opprett opptakstudieprogram for utreisende som kan brukes for å generere et Opptak studieprogram for hvert av de eksterne stedene som inngår i avtalen.
For at rutinen for å opprette opptakstudieprogram skal kunne brukes må det legges inn noe ny bakgrunnsdata først. Dersom dette er ikke er lagt inn i FS første gang noen forsøker å bruke rutinen vil følgende dialoger vises:

Informasjonen som etterspørres må legges inn i bildet WebApplikasjon- Modulvalg i modulen Semestrerregistrering, under Applikasjon = FS og Modul = UTVEKSL.

I feltet URL legges det inn hvilke poengtyper som rutinen skal bruke i opptakstudieprogrammene som opprettes for opptak av utreisende studenter samt hvilken studietypenummerserie som skal benyttes.

Når bakgrunnsdata er satt, vil du komme til følgende dialog når du trykker på knappen Opprett opptakstudieprogram for utreisende.

Institusjonsnummer og studietypenr. og navn legges inn av FS. I dialogen må du sette opptakstypen som skal brukes, i tillegg må du velge om du ikke vil sette et Kompetanseregelverk, generere et nytt eller bruke et som allerede eksisterer i basen fra en nedtrekksliste. Det samme må du gjøre for rangeringsregelverk. For automatisk kvalifikasjonsgrunnlag kan det velges å enten ikke sette det med rutinen eller bruke et eksisterende som velges fra en nedtrekksliste. Opptakstudieprogram genereres med de parametrene som er satt i dialogen når du trykker på Opprett. Opptakstudieprogrammet kan da redigereres og administrereres videre i opptaksmodulen.

Når Opptak studieprogram er opprettet via rutinen forsvinner den grå knappen fra forekomsten, og feltene Opptakstype ut og Studietype ut vil være utfylt med informasjonen fra opptakstudieprogrammet som er opprettet. Det må gjøres et nytt søk i bildet for at denne informasjonen skal vises.

Studieprogram

Studieprogram kan knyttes til utvekslingsavtalen i bildet Utvekslingsavtale samlebilde - underbilde Studieprogram. Ved å angi studieprogram i dette underbildet kan du begrense hvilke studieprogramstudenter som kan få bli utreisende utvekslingsstudenter på avtalen. Noen typer Utvekslingsprogram har krav om at de er knyttet til studieprogrammer, og at kun studenter på disse studieprogrammene kan få opptak til utvekslingsavtalen.

Dersom det kun er studenter på noen studieprogram som skal få søke på alternativet på Søknadsweb, settes Studierett alle program' = N. Da er det studenter med de studieprogrammene som er angitt i underbildet Studieprogram på Utvekslingsavtalen som får se og kan søke søknadsalternativet på Søknadsweb.

Fanen inneholder J/N-kolonner som styrer om det er opptak hhv. vår og/eller høst for utveksling på gitt studieprogram innenfor avtalen.

Info

Det er mulig å legge inn tekster som kan trekkes ut til lærestedets nettsider i underbildet Info.

Foreløpig må det lages egne lokale infotekstkoder for utveksling. På sikt kan det ved behov utvikles felleskoder for infotekster for utvekslingsavtaler. Dersom data om utvekslingsavtaler skal utveksles mellom institusjoner i framtiden vil bruk av felleskoder gjøre datautvekslingen enklere. Ved å klikke på "vis detaljer" kan man se dato for sist endret og saksbehandlers initialer.

FS200.040 Eksport av studieinformasjon - XML-format er en rapport i modulen Studieelementer som tar ut infotekster fra FS i XML-format. Det er et eget valg i rapporten for å generere tekster fra Utvekslingsavtale samlebilde.
Rapporten er nærmere beskrevet i egen brukerdokumentasjon, Eksport av data/integrasjoner, som ligger på dokumentasjonssidene under Annet fra FS.

Språkkrav

Her kan du registrere utvekslingsinstitusjonens språkkrav dersom dette er definert i avtalen. Du velger undervisningsspråk fra en nedtrekksmeny, og setter nivået som kreves for opptak til avtalen. 

Nivået er definert ut fra ferdighetsskalen til CEFR, Common European Framework of Reference for Languages der A1 er nybegynner, og C2 er tilnærmet morsmål; dette forklares i nedtrekksmenyen CEFR level.

Merknadsfeltet har plass til max 1000 tegn.

Utvekslingsperson

I underbildet Utvekslingsperson framvises alle utvekslingspersoner tilknyttet avtalen, uansett periode og utvekslingsstatus.

Utvekslingsstudenter som er inne i sin utvekslingsperiode vises med svart skrift. I de tilfellene hvor utvekslingen ikke lenger er aktiv av forskjellige årsaker, perioden er over, studenten har trukket seg, utvekslingen er satt som fullført osv., vises personforekomsten i grå skrift.