Felles studentsystemFør du lager vaktplan for eksamensvakter må selve eksamensplanen være lagt for bygning, rom og tid. Det er ikke påkrevd at kandidatene er plassert på tid og rom før eksamensvaktplanen lages, men det kan fordel med tanke på hvor f.eks. kandidater med spesialtilpasninger for eksamen er plassert. Vaktplanen kan lages både manuelt og gjennom rutiner.
Umulig periode for eksamensvakt
Dersom du skal lage en automatisk generert vaktplan, kan det være nødvendig å på forhånd registrere perioder hvor eksamensvakten ikke er tilgjengelig for oppdrag. Dette kan være en kort periode innenfor den aktuelle eksamensperioden, eller så kan det hende at vakten er utilgjengelig hele perioden. Rutinen vil da ta hensyn til data som er registrert i dette bildet.
Eksamensvakten legges inn med en periode fra-til hvor vedkommende er utilgjengelig. I feltet Trekk angis ev. hvor mange vakter som fordelingsrutinen skal trekke fra pga perioden vedkommende ikke er tilgjengelig
Rutiner og bilder
FS502.002 Generering av eksamensvaktplan
Vaktplanen inneholder en del grunnforekomster, som kobling av eksamenssted, dato, tidspunkt og bemanningsbehov. Dette må på plass før du fordeler vakter etter planen, og den beste måten å gjøre dette på er å først kjøre denne rutinen for automatisk generering av eksamensvaktplan.
Rutinen bestilles for et sted, vurderingstid og campus. I tillegg må du oppgi eksamensstedet hvor det skal genereres vaktplan. Antall vakter beregnes ut fra:
- (Vurderings)Meldinger
- Kandidat(er)
- Eksamensplan
Oppgi antall studenter per vakt for at rutinen best skal beregne behov for bemanning. Tidfesting av vakter oppgis med:
- Default klokkeslett - fra og til
- Minutter før start eksamen
- Minutter etter slutt eksamen
Tidspunktene kan etter behov endres manuelt i etterkant.
Vaktplan med eksamensvakt
Bildet benyttes for endringer, samt manuell plassering av eksamensvakt på vaktplan.
Den øverste delen av bildet inneholder selve vaktplanen, med fordeling av dato, bygning, campus, rom, tid fra-til, ønsket antall vakter Kvinner, Menn, Uansett, og administrerende sted
Forekomstene i det øvre vinduet er som regel generert gjennom rutinen FS502.002 Generering av eksamensvaktplan , men de kan også redigeres i dette bildet. Ev. kan du også opprette nye rader og legge inn nye planforekomster.
Bildet fungerer ellers mye på samme måte som Plassering av kandidat på rom (tidligere Plassering av kandidat i timeplan); de tilgjengelige eksamensvaktene er listet opp på høyre side av det nedre vinduet, og de skal plasseres på aktuell vaktplan. Oversikten over tilgjengelige vakter vil variere fra den ene planforekomsten til den andre, basert på bl.a. to kriterier:
- Om vakten har tilhørighet til det stedet hvor det skal arrangeres eksamen
- Om eksamenstidspunktet er innenfor den perioden hvor vakten er tilgjengelig (jf informasjon i bildet Umulig periode for eksamensvakt).
Vakter som er knyttet til en annen campus enn rommets campus blir sortert sist.
Vakter kan fordeles på vaktplan automatisk med en rutinen FS502.001 Eksamensvaktfordeling (se nedenfor), men for manuell plassering kan de flyttes over i vaktplanen med piltasten ved siden av den enkeltes navn. Dersom du forsøker å plassere en eksamensvakt, og vakten allerede er plassert på annet rom på et overlappende tidspunkt, vil det ikke være mulig å lagre vaktplaninformasjonen.
Vaktkategori blir default satt til den kategorien som er knyttet til personen i Person / Eksamensvakt, men kan endres til å gjelde en annen kategori for denne eksamen. F.eks. hvis en inspektør må tre inn som overinspektør for en eksamen.
Bildet har et felt for Fremmøtestatus. Verdiene her er G (gyldig fravær), I (ikke møtt) og M (møtt). Dette brukes til senere rapportering.
Feltene Timer arbeidet og Herav kveld brukes til å sette inn timeantall som skal benyttes i lønnsavregning. Dette er timene som eksamensvaktene skal ha lønn for, og antallet timer er ikke nødvendigvis det samme som den beremmete tiden for eksamen. Det er også et eget felt for om vakten skal ha kveldstillegg for noen av timene.
FS502.001 Eksamensvaktfordeling
Rutinen gjør fordelingen av eksamensvakter maskinelt. Den forutsetter at FS502.002 Generering av eksamensvaktplan allerede er kjørt.
Rutinen bestilles for et sted, en vaktperiode (datointervall), og ev. en periode for kontroll av tidligere plasseringer.
Det siste er for at rutinen kan ta hensyn til hvem som tidligere har fått få eller mange oppdrag. Rutinen søker å utjevne antall oppdrag, slik at alle får tilnærmet like mange, med reduksjon iht. antall trekk pga umulig periode.
Enkelte vaktkategorier kan holdes utenfor rutinen, jf statusfelt i bildet Vaktkategori.
Resultatet av rutinens tildeling kan observeres i bildet Vaktplan med eksamensvakt, hvor du også kan endre vaktenes kategori eller legge til vakter av kategorier som ble holdt utenfor av rutinen.
Listen viser rom og tid som vakten er plassert på, vaktens navn og kategori og følgende fordeling:
- Antall vakter ønsket, med kjønnsfordeling
- Antall vakter tidligere fordelt, med kjønnsfordeling
- Antall vakter faktisk fordelt etter rutinekjøring, med kjønnsfordeling
Til slutt viser rutinen eventuell restplasser som det gjenstår å fordele vakter på.
Eksamensvaktplan
Dette bildet viser også resultat av fordeling på eksamensvaktplan, men med utgangspunkt i selve eksamensvakten. Her finnes informasjon fra både øvre og nedre del av bildet Vaktplan med eksamensvakt under ett.
Bildet kan også brukes til å søke opp konkrete vakter og eventuelt gjøre endringer i personens vaktplan eller vaktkategori.
