04 Plassere kandidater på rom og tid

Etter at eksamenstimeplan er lagt og eksamen er blitt fordelt på rom, skal nå kandidatene plasseres i denne timeplanen. Som de andre fasene i eksamensplanarbeidet, kan dette gjøres manuelt i bilder eller maskinelt gjennom rutiner.

Plassering av kandidat på rom

Bildet brukes til manuell plassering av kandidater på rom og tid.

Etter å ha søkt opp en vurderingskombinasjon kan man gjøre utvalg av hvilke studenter som skal vises etter studieprogram, kull og klasse.

Man kan videre filtrere etter å vise klassefordelt liste, studenter som er plassert på rom (default valgt), studenter med spesialtilpasning. Denne har tre ulike valg: viser kun studenter med spesialtilpasning, skjuler studenter med spesialtilpasning, viser uavhengig av spesialtilpasning (default) og studieprogram/kull/klasse. 

 

Den øverste delen av bildet

Den øverste delen av bildet inneholder informasjon om vurderingskombinasjonen/eksamen, sammen med dato, tidspunkt og rom. Hvert tidspunkt og rom utgjør her en egen forekomst. Ved søk på en eksamen som er fordelt på f.eks. tre rom, må du bla deg frem til de enkelte rommene før du foretar en fordeling av kandidatene på det rommet.

Alle felter i dette vinduet er søkbare. Det er dermed mulig å søke på eksempelvis kombinasjoner av rom og dato, eller emne og kapasitet.

Raden som inneholder Dato, Klokkeslett og Varighet inneholder informasjon fra eksamenstimeplanen. Informasjonen her forutsetter at kandidatene har felles eksamenstid. Dersom eksamen skal ha individuelle tidspunkt, vil denne raden være grået ut. Da er det meningen at tidspunktet skal tilordnes den enkelte kandidat. Dette defineres i Vurderingskombinasjon samlebilde og rammen for Eksamensavvikling.

Antall kandidater som kan plasseres på rommet styres nå primært av det som er angitt i bildet Vurderingsenhet samlebilde - fane Rom, og sekundært fra kapasitet angitt i bildet Bygning/Rom. 

Ved beregning av restkapasitet tas det hensyn både til antall som skal plasseres på rom for denne enhet (dersom det er oppgitt) og rommets kapasitet. Begge restkapasiteter vises. Ved plassering av alle kandidater samtidig (øverste valg-knapp), så er det kapasiteten for enheten som er grunnlaget for beregningen.

Den grå delen av bildet til høyre

Den grå delen av bildet til høyre inneholder funksjoner for å sortere eller filtrere de kandidatene som skal vises under. Her kan du e.feks. velge å bare vise kandiater fra ett studieprogram, kull eller klasse. Listen over kandiater kan uansett vises klassefordelt, dersom du haker av for dette.

Dersom det er definert at eksamen har individuelle tidspunkt, vil det også vises en egen knapp i denne delen av bildet, Generer individuelle eksamenstidspunkt.

Den nedre delen av bildet, høyre side

Den nedre delen av bildet er delt i to. På høyre side vises alle kandidatene som er meldt til denne vurderingskombinasjonen. Det er disse som skal plasseres på rom og eksamenstimeplan. Som nevnt over, kan denne listen sorteres og filtreres på flere måter. Dette kan være nyttig hvis det er svært mange kandidater som skal plasseres.

Listen viser kandidatens navn, fnr og kull- og klassetilhørighet. Det er merket med rødt om kandidaten har en spesiell tilpasning av eksamen.

Plassering av kandidatene gjøres ved å trykke på pil-knappen ved siden av kandidatens navn. Kandidaten blir da plassert i den venstre delen av bildet, samtidig som kandidatens navn blir grått i listen. I tillegg vil opplysninger om romplassering og tidspunkt vises i blå tekst like under personens navn. På den måte har du alltid oversikt over hvilke av kandidatene som er plassert, og hvor de er plassert.

Den nedre delen av bildet, venstre side

Denne venstre delen av bildet gir oversikt over hvilke kandidater som er plassert på det enkelte rom og eksamenstimeplan.Vinduet viser fnr, kandidant og navn på kandidaten, og eventuelt spesialtilpasning. Restkapasitet vises øverst med grønn skrift. Den teller seg ned for hver gang du plasserer en kandidat på dette rommet, og henter informasjon fra feltet Antall kand.

Det kan settes verdi J eller N for Møtt.

Det kan settes verdi J eller N for La stå. Med J her vil rutinen som maskinelt fordeler kandidater på rom ta hensyn til at disse ikke skal plasseres andre steder.

Fremmøte tid vises kun dersom eksamen har individuelle tidspunkt.

Det individuelle klokkeslettet påføres i feltet. Alternativt kan du benytte deg av knappen Generer individuelle eksamenstidspunkt.

Denne lille rutinen vil generere individuelle tidspunkt for kandidatene, etter en intervall som du selv kan bestemme. Den kan f.eks. opprette ti tidspunkt med en halvtimes intervall.

Hvis en vurderingskombinasjon har fått J i feltet Individuelt tidspunkt, kommer det en varselmelding dersom du forsøker å plassere en person på to ulike datoer. For enkelte er det ønskelig å plassere kandidatene på ulike dager selv om de bare skal ha en eksamensdag, f.eks kan det være at det arrangeres eksamen på ulike dager for ulike geografiske steder. Det er lagt til samme varsel for disse dersom det f.eks. er satt N i både Fordel kandidater og Alle kandidater.

Rutiner

FS536.003 Fordele kandidater på rom

Denne rutinen benyttes for maskinell fordeling av kandidater på rom og eksamenstimeplan.

Rutinen bestilles for sted eller campus, periode og vurderingsstatus, og den kan fordeles etter kandidatnummer eller en rekke andre parametre - som klassetilhørighet eller alfabetisk etter navn. Den har flere tilpasnings- og kontrollfunksjoner.

• Ulike versjonskoder samme rom
• Kun studenter med godkjent obligatorisk aktivitet
• Sjekk utstyr - person (forutsetter at utstyr er definert)
• Sjekk romtype - person
• Tillegg i tid -samme rom som ordinær tid

Rutinens fordelingsalgoritme utelukker muligheten for at en student kan plasseres to ganger. Skulle det likevel skje, kommer det et varsel i rapporten og FS oppdateres.

Rutinen tar hensyn til feltet Kun for spesialtilpasning - kartotekkort Rom, i bildet Vurderingsenhet (innført i FS8.0).

Rapporter

FS537.001 Arbeidsliste 1 - Eksamensplan

Når eksamensplanleggingen er helt eller delvis fullført, kan denne rapporten kjøres for å vise resultatet.

Rapporten bestilles for sted, eller kan kjøres for alle steder i din lokale FS-base. Den kjøres for en eksamensperiode, og kan også bestilles for et bestemt tidsintervall eller for konkrete rom.

Videre kan man bestille rapporten for en bestemt tidsperiode. Man kan da velge å få en klokkeslett-gruppert rapport.

Du kan også angi om eksamenssystem skal vises i rapporten.

Den skriver ut eksamensplan mht dato, bygning/ rom, med eksamensvakter, antall kandidater, pluss oversikt over evt. spesialtilpasninger. For spesialtilpasninger listes kandidatene dette gjelder opp med navn, studentnummer og beskrivelse av tilpasningen. Hvis du har krysset av for visvalg Kandidatnr, vises kandidatnummer i stedet for studentnummer.

FS523.002 Eksterne eksamenssteder

Rapporten viser alle registrerte eksterne eksamenssteder. Rapporten bestilles for emne eller sted. Den kjøres for en eksamenstermin. Du kan velge å vise fordelte studenter.