03 Kontroll av registrert sensur og overføring til protokoll

Sensurregistrering, Kontrollmodus

Når resultatene er tastet inn, bør de kontrolleres for å sikre at de er korrekt registrert. Bildet Sensurregistrering har en egen modus for kontroll som aktiviseres ved å trykke på knappen Kontrollmodus til høyre. Før kontrollmodus velges må resultatene være lagret i databasen.

Resultat-feltet har nå blitt erstattet av feltet Resultat-kontroll. Resultat skal påføres på samme måte som forrige runde, men det allerede registrerte resultatet ligger nå skjult. Hvis ny og gammel verdi stemmer overens, oppdateres Beh.status med KO (Klar for overføring til protokoll). Hvis ikke kommer en feilmelding, og riktig resultat må tastes på ny.

I eksemplet over har en kandidat opprinnelig fått registrert karakteren A, mens i kontrollmodus er det blitt tastet inn en B. Bildet varsler da om avviket mellom resultatene, og ber deg om å taste inn det faktiske resultatet i et nytt felt som vises. Feltet inneholder den første karakteren, men du bør sjekke med kilden før du bekrefter den riktige karakteren. Når karakteren er bekreftet, oppdateres Beh.status med KO.

Dersom noen ikke ønsker å benytte kontrollmodus, kan resultatene settes til KO ved å bruke knappen Sett ferdigbehandlet nest nederst på høyre side av Sensurregistrering-bildet. Knappen vil oppdatere behandligsstatus på alle resultater. Den vil først gi et varsel om du virkelig ønsker å gjøre dette. Når behandlingsstatus er satt, vil resultatene kunne protokollføres.

Hvis du ønsker at knappen Sett ferdigbehandlet ikke skal kunne benyttes for dette bildet, kan du sperre for dette under modulvalg, modul VURDERING: Egenskap SENSREGFB.

I bildet er det en overgangsknapp Protokolltil den rutinen som overfører resultatene til protokoll.

Rapporter

FS568.001 Resultatliste vurdering

I Sensurregistrering er det en overgangsknapp til denne rapporten. Den kan brukes som en kontrollrapport for de som har en annen form for kontroll av sensurregistringen, hvor for eksempel to saksbehandlere samarbeider om å lese korrektur på de registrerte resultatene. Dette kan gjøres direkte fra skjermen eller indirekte via utskrift. Hvis du foretrekker å lese korrektur mot utskrift, kan dette gjøres ved å skrive ut denne rapporten.

Rapporten kan kjøres fra både kandidat- og protokollområdet. Men skal den brukes til korrektur- eller kontrollfunksjoner, gjøres dette normalt mens resultatene ligger i kandidatområdet. Så fort de er overført til protokoll, forutsettes resultatene å være kontrollert og riktige, og klar for karakterutskrifter og vitnemål.

Rutiner

FS573.001 Overføring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll

Etter at dataene er registrert og kontrollert skal de overføres til vurderingsprotokollen. Hver vurderingskombinasjon som har egen vurdering skal overføres til protokoll.

Eksempel: en vurderingskombinasjon består av en skriftlig og en muntlig eksamen, hvor begge deler har hvert sitt resultat. Men den skriftlige eksamen kan foregå et halvt år før den muntlige, og derfor må begge delene protokollføres separat. Til slutt skal det beregnes et samlet resultat for hele vurderingskombinsjonen.

Rutinen bestilles for en vurderingsenhet, med tid (ikke reell tid) og vurderingskombinasjon. Den kan kjøres for en enkel vurderingsdel, eller for hele vurderingsenheten samlet. Det siste forutsetter at det er registrert resultat på det øverste nivået, enten manuelt eller (fortrinnsvis) gjennom beregning av samlet karakter.

Rutinen overfører kun kandidater som har behandlingsstatus KO.

Det er mulig å velge puljevis overføring av et oppgitt antall kandidater, dersom det er veldig mange.

Det kan også settes kunngjøringsdato for resultatene, som vil bli oppdatert i bildet Vurderingsenhet samlebilde.

Velg om statistikkinformasjon for resultatene skal overføres til Studentweb, og om dette også skal gjelde deler. Dersom vurderingsenheten har en fastsatt kunngjøringsdato, vil ikke resultatene vises på Studentweb før denne datoen selv om de er ført til protokollen.

Når kandidatene er overført til protokollen, blir vurderingsmeldingene slettet.

Merk: Når rutinen kjøres med oppdatering vil eventuelt aktive søknader, som gjelder disse studentene, bli oppdatert med J for Ubehandlet resultat. Dette gjøres kun dersom opptaket er i saksbehandlerfase.

Merk: Ved overføring til protokoll blir ikke deler med verdi for ref_vitenarkiv automatisk slettet (innført i FS 8.1 våren 2018).

Status gyldig J/N

Rutinen angir hvilken verdi på Status gyldig som blir oppdatert i protokollen. Denne settes til J eller N, etter om resultatet skal være tellende for kandidaten i det aktuelle emnet. Et resultat blir alltid tellende hvis kandidaten har bestått vurdering i emnet bare en gang. Hvis emnet er bestått flere ganger, blir den av vurderingene som har best karakter tellende, og hvis karakterene er like, blir den tidligst oppnådde være tellende. Ved gjentak vil altså Status gyldig bli oppdatert både for den nye og eventuelt også for den gamle vurderingsforekomsten.

Statusmeldinger (VM, EPP, ET, VP, Merknad)

Rutinen gir statusmeldinger for alle kandidater som skal overføres. Hake i feltet VP markerer at kandidaten er overført. Dersom noen ikke ble overført, blir dette angitt i rapporten og vedkommende kandidat får en egen merknadstekst (merknad utsatt overføring). Som regel betyr dette at noe mangler med kandidaten eller ved kontroll av sensur og behandlingsstatus. Den vanligste årsaken til meldingen "utsatt overføring" er at det på vurderingskombinasjonen står "Kandidatnr: J" uten at kandidatene er tildelt kandidatnummer. For å få overført til protokoll må man enten gi kandidatene kandidatnummer eller endre fra J til N (vi anbefaler det siste).

For kandidater som har avlagt samme vurdering tidligere, skriver rapporten også ut en merknad om dette.

Tegn < * >

Selve oppdateringen av protokollen og oppryddingen i meldings- og kandidatområdet markeres med tegnene mindre enn (<), stjerne (*) og større enn (>), i fem påfølgende kolonner. Tegnet Større enn står for at resultatet ble oppdatert i eksamensprotokollen. Tegnet * angir at det ikke ble lagt inn fordi det allerede finnes en forekomst av samme eksamensresultat fra før. Tegnet Mindre enn opptrer i tre kolonner og viser tabellforekomster som ble slettet, eksamensmelding, eksamenskandidat og eventuelt eksamensstudentplan.

Nederst i bildet

Til slutt presenterer den en statistisk oppsummering av de operasjonene den har utført.