Felles studentsystemVurderingsprotokollen er det endelige arkivet for et resultatet av en vurdering. Det er først når resultater er plassert i protokollområdet at de regnes som gyldige. Karakterutskrift, vitnemål og rapportering av resultatdata benytter kun data fra protokollene. Vurderingsprotokollen er skjermet på ulike vis, med strenge tilgangsregler for endring og redigering.
Vurderingsprotokollene inneholder så å si alle data som finnes i meldings- og kandidatvinduene (Bortsett fra Behandlet-status går ingen data tapt). Noen nye data kommer i tilegg: Gyldigstatus, vektingsreduksjon og visse endringsdata.
Det finnes tilgang til vurderingsprotokollen i flere bilder, men ofte er det kun mulig å lese og ikke redigere innholdet.
Vurd.prot i Student samlebilde
Student samlebilde, underbilde Vurd.prot, er et vanlig sted for oppslag i protokollen. Bildet er ikke skrivbart.
Denne protokollen viser resultater i fortløpende rekkefølge, med siste oppnådde resultat øverst. Resultatene kan grupperes på termin eller trinn. Den kan filtreres til å kun vise gyldige resultater og kun helheter. Du kan også velge om den skal vise alle emner, eller kun planemner. Et annet valg er om karaktersnittet, som vises nederst i bildet, skal ha med ikke beståtte resultater i beregningen.
Skriv inn bildetekst her...
Ved å klikke på emnene i protokollen vil et eget vindu bli åpnet. Dette vinduet inneholder all data som finnes i vurderingsprotokollen for det enkelte resultat.
Feltene er heller ikke her redigerbare, men gir oversikt over alle data som finnes for valgte forekomst. Det kan være en grei utdypning av den informasjonen som finnes i det opprinnelige bildet. Blant annet så vil oppgavetittel eller hovedinstrument kunne vises i dette vinduet, samt informasjon om når protokollforekomsten ble opprettet og sist endret, og av hvilken saksbehandler.
Klikk OK for å lukke dette vinduet.
Protokoll i Student vurdering samlebilde
Det er kun i det individuelle vurderingsbildet, Student vurdering samlebilde, at det er mulig å legge inn, endre eller slette protokolldata. Det kreves en egen rolletildeling for å gjøre endringer i protokollen.
Bildet har en standardvisning som viser en del overordnete opplysninger for vurderingsprotokollforekomstene. Dette er for at det skal være lettere å bla gjennom en ofte lang liste med protokollforekomster. Bildet kan ytterligere forenkles ved å markere feltet Kun helheter/oblig'er. Da vil ikke noen av underdelene vises, kun det øverste nivået med resultat. Deler er markert med blå tekst i bildet. Sort tekst er helheter. Bildet inneholder likevel samtlige opplysninger som finnes i vurderingsprotokollen, og om du har tenkt å gjøre endringer i protokollen må du ha alle disse feltene tilgjengelig.
Gyldig-status beregnes automatisk, og holder rede på hvilke resultater som skal benyttes på karakterutskrift og vitnemål. For samlede resultater er regelen at alle ikke-beståtte resultater får N som Gyldig-status og Bestått-resultater får J. Hvis flere bestått-resultater finnes for samme emne (gjentak), får det som har best karakter J, de andre N. Ved lik karakter får det eldste resultatet J.
Resultatberegningen for samlede resultater vises ved å trykke på ?-tegnet i protokollen.
Red.vekt beregnes også automatisk. Ved overføring av vurderingsresultater til protokoll og ved manuell oppdatering av nye resultater, oppdateres studentenes individuelle studiepoeng på hvert resultat.
Detaljer
Detaljer vises ved å markere feltet Detaljer.
Endringer
Alle endringer i protokollen skal registreres med dato, saksbehandler, eventuelt journalnr. for klagesaken, og endringsstatus. De to førstnevnte registreres maskinelt. Endringsstatus er påkrevet for alle endringer i protokollen. Ved endring etter f.eks. klagesaker skal kodeverdien være KLAGE.
Endring av resultat for en vurderingsenhet, enten det skyldes klage eller feilregistrering, kan medføre at samlet resultat for hele vurderingskombinasjonen må beregnes på nytt. Ved å markere det øverste nivået for vurderingen, som inneholder det samlete resultatet, vil en ny overgangsknapp bli synlig i bildet.
Rutiner
FS571.001 Beregning av samlet karakter for vurdering
Knappen Ny resultatberegning åpner rutinen FS571001 Beregning av samlet karakter for vurdering, men nå som en spesialvariant for protokolloppdatering.
Rutinen kjøres bare for angitt person. For å kjøre denne med oppdatering må det gis verdi for Endringsstatus, som oppdateres i protokollen. Beregningshistorikk vil tas vare på ved bruk av denne funksjonen (bak symbolet ?).
Rutinen oppdaterer vurderingsprotokollen, så det kreves rollen FS_EKS3 for å kjøre funksjonen.
Å slette protokollforekomster helt kan kun gjøres innen et kort vindu etter at forekomsten er blitt registrert. FS rapporterer fortløpende data fra vurderingsprotokollen til flere mottakere, bl.a. Lånekassen, og så fort resultatet har generert en rapport vil det ikke lenger være mulig å slette protokollforekomsten.
Hovedregelen er at studentene oppnår en uttelling lik emnets studiepoeng. Hvis studentene kombinerer emner som er definert som overlappende iht. vektingsreduksjonsregler, vil uttellingen i Red.vekt bli noe mindre enn emnets studiepoeng.
Merk at når et emnes studiepoeng endres etter at resultater er lagt over i protokoll, endres ikke Red.vekt umiddelbart.
Et emnes studiepoeng skal normalt ikke endres etter at det er tatt i bruk til vurderinger og det foreligger resultater i protokoll. Men i spesielle tilfeller kan dette være nødvendig. Da må det kjøres en oppdatering av studentens studiepoengsuttelling (Red.vekt). Rutinen Effektuer vektreduksjon gjør dette, også når reduksjon av studiepoeng ikke er aktuelt. Startknapp for denne rutinen finnes i Emne samlebilde (Studieelementer/Bilder) og i bildet Vektingsreduksjonsregel (Studieelementer/Bilder/Krav regler)
Rapporter
FS578.001 Ikke ferdigbehandlede vurderingsenheter
Når en vurderingsperiode er over, skal det ikke ligge noe data igjen i meldings- og kandidatområdet for denne perioden. Resultatene skal være overført til vurderingsprotokollen og eventelt utsatte meldinger skal flyttes til ny og riktig periode. I spesielle tilfeller kan noe ligge igjen, f.eks. pga forsinket sensur.
Denne rapporten er laget for å fange opp resterende forekomster av vurderingsmeldinger. Rapporten bestilles for et sted og for en vurderingsperiode (fra-til) og for eventuelt studienivå og/eller campus. Det er parametre for kun vurderingsenheter som delvis er overført til protokoll og kun vurderingskombinasjoner som skal overføres automatisk til protokoll. Disse er innført for å kunne få oversikt over emner med automatisk protokolloverføring, der ikke alle kandidater er gitt resultat.
Rapporten legger vekt på overordnete vurderingsenheter (helheter), men tar også med eventuelt gjenstående underdeler. Disse er markert med en svakere, grå tekst.
Nederst i rapportvinduet ligger et sammendrag av totalt antall gjenstående vurderingsmeldinger og hvor mange studiepoeng disse tilsvarer.
Det anbefales å benytte denne rapporten for å få en effektiv oversikt over hva som gjenstår av registreringsarbeid når en vurderingsperiode nærmer seg slutten. Særlig i forkant av rapporteringfrister for studiedata kan denne rapporten være et nyttig redskap.
Merk: Rapporten brukte svært lang tid på å beregne campus-tilhørighet. Campusinformasjon er derfor tatt vekk fra listen som genereres. Utvalg etter campus er fortsatt med i rapporten, og bruk av dette medfører at rapporten tar svært lang tid å kjøre. Rapporten bør derfor i hovedsak kjøres med verdi ALLE for Campus (som er default verdi). Det vurderes endringer for campus i vurderingsmodulen (på høring per aug 2017) som vil løse bl a dette problemet med tidsbruk ved beregning av campus.