Felles studentsystemRapporter
FS575.001 Sensureksport
Noen institusjoner benytter sensurtelefon, hvor studentene kan ringe et bestemt telefonnr., oppgi sitt kandidat- og fnr., og få lest opp resultater fra en automatisk telefonsvarer. Rapporten genererer en fil med vurderingsdata for en oppgitt periode, eller for en enkelt vurdering, som kan overføres til en sensurtelefontjeneste.
Rapporten bestilles ved å oppgi den aktuelle eksamensperioden. Filen omfatter alle resultater ved institusjonen i perioden. Det er ikke mulig å ta med resultater fra bare ett fakultet, institutt eller lignende i denne rapporten.
I motsetning til vanlig rapportkjøring, hentes dataene i denne rapporten ved å klikke på knappen Hent sensurdata. Du kan velge om dataene skal hentes som tabell eller ikke. Deretter lagres dataene på fil enten på Format1 eller Format2. Velg automatisk filtrering i henhold til format.
Resultatene forutsettes å ligge i vurderingsprotokollen. Hvis resultatene for en vurdering blir overført til protokollen før en eventuelt fastsatt kunngjøringsdato, vil disse ikke bli tatt med på filen.
FS598.001 Lagring vurderingsprotokoll
Rapporten er laget som et av flere tiltak for å sikre protokolldata i FS. Formålet er å lagre disse på et eksternt medium (f.eks. CD). Slik kan de lagrede data hentes inn igjen på et senere tidspunkt for å sammenlignes med nåværende data. (Lagring til fil er delt inn i ti mindre deler da funksjonen krevde for mye minne lokalt med store datasett. Det betyr at kun 10 % av radene hentes frem av gangen).
Rapporten kjøres ved kommandoen Lag rapport uten noen bestillingsparametre. Den henter ut hele vurderingsprotokollen, i tillegg til kontrolldato og antall rader lagret. Deretter lagres filen via knappen Lagre til fil.
Datafilen lagres på et passende område, default navn foreslås til kontrolldatoen.txt. Sikkerhetkopiering foretas på lokal PC med CD-brenner. På et senere tidspunkt kan filen kopieres tilbake på PC.
FS598.002 Kontroll av vurderingsprotokoll
Dette er en kontrollrapport som brukes til sammenligne nåværende protokolldata mot tidligere lagrede filer.
Start kontrollen ved å gi trykke på knappen Les fil. Finn den aktuelle filen og hent denne. Deretter må filen kopieres til databasen, det vil si overføres til FS. Dette kan ta noe tid. Til slutt utføres test hvor filen sammenlignes med den nåværende vurderingsprotokollen. Initier testen ved å trykke Utfør test.
For hver forekomst som tas med på utskriften oppgis fnr, navn, emnekode, år-måned for vurdering og type endring, pluss gammel og ny verdi for de fire opplysningene om saksbehandler, journalnr, endringsstatus og dato endret i protokollen.
Type endring angis med E for endret, S for slettet og I for ny (innsatt) forekomst. Det vil være normalt med en del endringer, f.eks. etter retting på grunn av klage eller feilregistrering.
Hvis kontrollkjøringen foregår så lang tid som et semester eller mer etter at sikkerhetskopien ble laget, vil også en stor mengde av nye forekomster finnes i den nåværende protokollen, pga. avvikling av nye vurderinger i mellomtiden. Disse forekomstene vil skrives ut på kontrollrapporten, og markeres som nye (type endring lik I). Disse forekomstene vil det ikke være noe spesielt mistenkelig ved. Du kan da for eksempel sortere tabellen etter stigende år-måned for vurdering, og konsentrere deg om de forekomstene som ikke er nyere enn sikkerhetskopiens dato.
Datoene for kjøring av sikkerhetskopien og for kontrollkjøring mot denne bør velges med omtanke. Det er rimelig å lage en sikkerhetskopi kort tid etter at vurderingsdataene for et semester er lagt inn i protokollen. En kontrollkjøring bør foretas før neste store vurderingsperiode.
Alle endringer som avdekkes bør undersøkes nærmere ved stikkprøver.