05 Forhåndsgodkjenning av utvekslingsopphold (delstudier i utlandet)

Utreisende studenter må registreres som utvekslingsperson. Da genererer FS automatisk:

- godkjenningssak i Godkjenningssak samlebilde med sakstype FORHÅND og sakstatus UBEHANDLET

- godkjenningssaken har fått informasjon om studieprogram, stedkode, avtaleid for utvekslingsavtalen og dato for utreise fra verdiene som er lagt på utvekslingspersonen.

- eksternstudium i bildet Person eksternstudium med gjeldende utenlandske institusjon og andre relevante verdier registrert

- knytting av forhåndsgodkjenningssaken til eksternstudiet

Når saken er klar for behandling settes sakstatus til BEHANDLES.

Genereringen skjer automatisk når forekomst opprettes i bildet Utvekslingsperson med Oppholdstype STUDIER.

Godkjenningssak samlebilde, øvre del

Felt:

- Status behandling

Legg inn verdier i relevante felt og informasjon i relevante tekstfelt. Dess bedre utfylt saken er, jo enklere blir den å spore opp igjen og det blir bedre utplukk i relevante rapporter.

Godkjenningssak samlebilde, øvre del

Felt:

- Øvrige felt i bildet; Søkt dato og saksbehandlerinitialer bør alltid fylles ut.

Journalnr og Merknad kan også fylles ut. Feltet Søknad er tilrettelagt for henting av tekst fra StudentWeb når slik funksjonalitet kommer.

Legg inn relevante verdier i eksternstudiet som ikke er forhåndsutfylt.

Person Eksternstudium, øvre del

Felt:

- Merknad

Hvis det foreligger informasjon om det ved tidspunkt for forhåndsgodkjenningen, og dette blir behandlet faglig som en del av saksbehandlingen, er det mulig å registrere emnene studenten har planlagt å avlegge ved den utenlandske institusjonen.

Merk: Disse registreringene (pkt. 4-8) kan gjøres underveis i hele utvekslingsoppholdet – og så etter at saken er satt til BEHANDLET og studenten har reist ut.

Person Eksternstudium, underbilde Planlagt

Felt:

- Nr. (løpenr.), Kategori og Reg.kilde legges inn automatisk ved opprettelse av ny rad. Kategorien må endres manuelt dersom man ønsker å registrere noe annet enn emner (kvalifikasjon eller praksis)

- Kode (emnekode)
- Navn (emnenavn)

- Tid (år og semester resultatet skal avlegges)

- Vekting (i studiepoeng SP)

- Øvrige relevante felt i bildet som Eng.navn, oppgavetitler, Nivå, Subject area, journalnr. og eventuell merknadstekst.

NUSkode: Det er mulig å generere riktig kode ved å trykke på den grå knappen ved siden av NUSkodefeltet.

 (Karakter og resultat skal ikke registreres før ved endelig godkjenning)

Innpassing av planlagt avlagte eksterne emner/planlagte resultater i utdanningsplan:

Det markeres for at de planlagte resultatene skal inngå i studentens utdanningsplan og det registreres hvilken emnekombinasjon den/de skal innpasses i.

Dersom det er lagt inn vektingskrav på emnekombinasjonene som inngår i utdanningsplanen til et studieprogram, bør eksterne resultater alltid knyttes til en emnekombinasjon. Ellers vil ikke kontrollene i utdanningsplanen og for vitnemål fungere.

Bilde utdanningsplan:

- modulen Programstudent/ overgangsknapp i Student samlebilde/direkte overgang fra underbildet Utdanningsplan i Godkjenningssak samlebilde

Godkjenningssak samlebilde, underbilde Utdanningsplan

- Knapp Utd. plan

Bilde Utdanningsplan,

underbilde Ekstern utdanning (høyre side av bildet)

- Grå pilknapp

Bilde Utdanningsplan, midtre del av bildet:

Felt:

- Emnekombinasjon

- Emnevalgstatus

- Øvrige relevante felt i bildet som Emnekategori (hvis det er i bruk på vitnemål).

Alle feltene har funksjoner knyttet til kontroller i utdanningsplan og vitnemål.

I noen tilfeller er det ønskelig å innpasse et eksternt resultat i to eller flere emnekombinasjoner. Dette skjer gjennom å knytte emnet til en emnekombinasjon og angi det antall studiepoeng som emnet skal inngå med i emnekombinasjonen.

Når et lavere antall studiepoeng har blitt registrert vil resultatet fortsatt være valgbart fra høyre side av bildet, og kan velges på nytt og de resterende studiepoengene eller færre kan inngå i en ny emnekombinasjon i utdanningsplanen.

NB: Det kan være at det lønner seg å vente med avanserte innpassinger i utdanningsplanen til den endelige godkjenningen, siden studentene kan komme til å endre sine emnevalg ved det utenlandske lærestedet i forhold til det som er avtalt i forhåndsgodkjenningen

Bilde Utdanningsplan, midtre del av bildet:

Felt:

- Vekting kvalifikasjon

Hvis et eller flere emner i en students utdanningsplan skal erstattes med planlagte eksterne resultater, markeres interne emner i planen som erstattet.

Utdanningsplan, Redigér utdanningsplan:

• Klikk på emnet som skal erstattes
   

Midtre del av bildet:

Felt:

- Erstattet av annet emne = J

- Det anbefales i tillegg å legge en beskrivelse av saken i merknadsfeltet.

Hvis eksterne resultater erstatter emne(r) som ikke ligger i studentens utdanningsplan og som har emnevalgstatus obligatorisk, så må det interne emnet manuelt legges inn i studentens utdanningsplan og deretter markeres som erstattet på samme måte som vist over.

Søk fram ønsket emne, og legg det inn i arbeidsområdet i midten av bildet ved å klikke på den grå pilknappen ved siden av emnet underbildet Legg til emner på høyre side av utdanningsplanbildet.

Det registreres hvilken emnekombinasjon i utdanningsplanen emnet skal inngå i og at det er et obligatorisk emne.

I tillegg registreres eventuell emnekategori emnet skal inngå i på et framtidig vitnemål. Emnekombinasjon må fylles ut og emnevalgstatus bør fylles ut for at kontrollene i utdanningsplanen og gradsfangsten skal fungere.

Marker emnet som erstattet av annet emne.

Bilde Utdanningsplan, underbilde Legg til emner (høyre side av bildet):

- Søk

- Grå pilknapp

Midtre del av bildet:

Felt:

- Emnekombinasjon

- Emnevalgstatus = O

- Øvrige relevante felt i bildet som Emnekategori (hvis det er i bruk på vitnemål).

Alle feltene har funksjoner knyttet til kontroller i utdanningsplan og vitnemål.

Felt:

- Erstattet av annet emne = J

- Det anbefales i tillegg å legge en beskrivelse av saken i merknadsfeltet.

(Institusjonen må vurdere om disse registreringene skal gjøres allerede ved forhåndsgodkjenning eller om det er best å vente til den endelige godkjenningen behandles)

Hvis eksterne resultat(er) erstatter ”Minst-x-av-y-emner/vekting”, valgfrie emner eller frie emnevalg og emnene ikke ligger i planen, er det ikke behov for å registrere mer i studentens utdanningsplan så lenge de eksterne resultatene som er lagt inn i planen er markert med riktig emnevalgstatus.

Kontroller at eksterne emner som skal inngå, eventuelle erstattede emner og andre registreringer som er gjort med hensyn til emnekombinasjoner kommer riktig fram i studentens utdanningsplan.

Utdanningsplan

Knapp:

- FS727.001 Utdanningsplan

- Kontrollér plan

Merk: kan utføres før pkt. 4-8

Godkjenningssaken sluttføres.

Omfang totalt (antall studiepoeng) registreres.

Omfang Lånekassen (antall studiepoeng) registreres. Det vil si det antall studiepoeng av forhåndsgodkjenningen som skal kunne hentes til søknad om støtte til delstudier i utlandet hos Lånekassen. Kan ikke overstige det antall studiepoeng som er satt i Omfang totalt.

Terminangivelse Lånekassen registreres for den terminen de forhåndsgodkjente studiene skal avlegges.

Status behandling settes til BEHANDLET, og dato for ferdigbehandling settes.

Godkjenningssak samlebilde, underbilde Omfang:

Felt:

- Omfang totalt (2-delt felt)

- Omfang Lånekassen (2-delt felt)

- Terminangivelse Lånekassen

Godkjenningssak samlebilde, øvre del

Felt:

- Status behandling

- Ferdig behandlet (datofelt)

Kontroller at informasjon om godkjenningssaken er klar for å kunne hentes av Lånekassen.

Godkjenningssak samlebilde

Felt:

- Tekst nederst i øvre del av bildet;

Ikke klar = blå lenke med informasjon om mangler

Klar = svart tekst

Underlag til studenten som bekreftelse på forhåndsgodkjenningen kan skrives.

Kan produseres via brevmodulen i FS (se brukerhåndbok Personer og tilhørende kursdokumentasjon).