Administrative rutiner

Hva er resultatutveksling?

Resultatutveksling innebærer å hente vurderingsresultater og kvalifikasjoner en student har oppnådd ved andre utdanningsinstitusjoner. Når en student via Studentweb samtykker til at resultater kan hentes for han/henne, kan en studiekonsulent initiere overføring av resultater fra alle FS-institusjoner i Norge som har godkjent at de deler resultater.

Henterutinen vil spørre hver eneste FS-institusjon de følgende spørsmål:

1. Deler denne institusjonen resultater?
2. Har studenten gitt samtykke til henting av resultater?
3. Har denne institusjonen beståtte resultater for den gitte studenten?

Hvis svaret er ja på alle spørsmålene, så vil beståtte vurderingsresultater og oppnådde kvalifikasjoner hentes og legges inn i bildet Person eksternstudium i den lokale FS-basen.

Resultater som importeres:

• hentes fra ekstern kvalifikasjonsprotokoll og vurderingsprotokoll
• beholder sammenheng mellom oppnådde emner og kvalifikasjoner
• inkluderer: emnekode og navn (norsk, engelsk), tittel  på oppgaver, termin, omfang og resultat. Emnebeskrivelser overføres hvis det er lagt inn i FS.

Resultatutveksling mellom institusjonene hjemles i personopplysningsloven §8 (behandling/utlevering av persondata basert på samtykke fra den registrerte).

Hvordan åpner / sperrer institusjonen for å utveksle resultater?

Institusjonene  åpner for resultatutveksling i bildet WebApplikasjon - Modulvalg:

* Feltet Aktiv J for Modulkode RESUTVEKSL

* Aktiv settes N for Egenskap RESERVER

* Henterutinen må klargjøres av FS for den enkelte institusjon. Ta kontakt med fs-support@sikt.no

Hvordan ser man om en student har tillatt at resultater kan hentes?

For at tjenesten skal fungere må institusjonene få samtykke for resultatutveksling fra studenten. Tekstene for akseptanse er nå tilgjengelige for bruk i StudentWeb. For å starte innhenting av samtykke fra studenten, åpne bildet Akseptansetype i Semesterregistreringsmodulen. Søk fram akseptansetype RESUTVEKSL. Sett J i feltet Aktivt, og legg inn verdi både for sekvensnr semreg og sekvensnr studentwebmodul. Hvilket nummer som skal inn her avhenger at hvilke andre akseptansetyper dere har aktivert.

Tjenesten vil da inngå i studentens semesterregistrering.

Studenten får et akseptansespørsmål på StudentWeb om han/hun aksepterer at institusjonen henter inn resultater fra andre institusjoner.

Når studenten har akseptert ser dere dette i bildet Akseptanse for person med type RESULTATUTVEKS med dato og svar J.

Hvordan initieres henting av resultater?

Import av resultater for enkeltpersoner gjøres i bildet Godkjenningsak samlebilde, knapp Hent ekstern norsk utdanning eller i bilde Person Eksternstudium, knapp Hent ekstern norsk utdanning.

Henterutinen jobber i bakgrunnen av FS og derfor må man vente til den er ferdig før resultatet foreligger i bildet Person Eksternstudium. Det kan ta inntil 1 minutt. Grunnen til dette er at den må gjennomgå ca 50 databaser for å finne vurderingsresultater og oppnådde kvalifikasjoner.

Resultater som innhentes vil ha en forekomst pr institusjon og de ulike vurderingene vises i fanen "Resultater". Her fremkommer kategori (Kvalifikasjon, Emne osv), kode og navn (norsk, engelsk), tittel  på oppgaver, termin, omfang og resultat.

Endringer/nye resultater

Resultatutveksling er basert på at tjenesten henter de resultater som foreligger på et bestemt tidspunkt . Det vil si at det ikke igangsettes automatisk henting av resultater hvis

• Flere vurderingsresultater er kommet til.
• Ny grader er oppnådd og registrert
• Karakterer er forbedret

Studenten må derfor melde fra når det har kommet til nye resultater og/eller grader. Disse vil importeres ved neste henting. FS vil melde fra hvis det innhentes endrete resultater.

Hvordan teste tjenesten?

1.

Åpne for resultatutveksling demobasen i bildet WebApplikasjon - Modulvalg:

* Aktiv settes J for Modulkode RESUTVEKSL

* Aktiv settes N for Egenskap RESERVER

2.

Opprett følgende testpersoner i demobasen.

Testperson 1:

Fornavn: Testperson1

Etternavn: Resultatutveksling

Fødselsnummer: 015361 12185

Denne personen har vurderingsresultater fra institusjon: 216 HiSF som skal hentes.

Emne: 216 RES-100

Testperson 2:

Fornavn: Testperson2

Etternavn: Resultatutveksling

Fødselsnummer: 195883 12510

Denne personen har vurderingsresultater fra institusjon: 214 HiNT som skal hentes

Emne: 214 RES-OAL

3.

Før testen kan utføres må du registrere testpersonene som personer i bildet Person. Hvis personen skal bruke Studentweb må vedkommende være opprettet som Student i tillegg.

4.

Studenten må ha gitt akseptanse i Studentweb eller legges inn med forekomst i bildet Akseptanse for Person i Semesterregistreringsmodulen.

5.

Opprett ny godkjenningssak i bildet Godkjenningssak samlebilde for testpersonene, med Status behandling: BEHANDLES

6.

Trykk knappen "Hent ekstern norsk utdanning"

7.

Det vises da en firkant med strek og teksten Bestilt dato+klokkeslett

8.

Når jobben er fullført vil det vises i bildet Resultatbestilling. Dette kan ta inntil 5 minutter.
Bildet Resultatbestilling får man frem ved å trykke firkanten med strek eller fra menyen i Godkjenningsmodulen under bilder

9.

Åpne bildet Person Eksternstudium for testpersonen ved å trykke knappen Eksternstudium i Godkjenningssak samlebilde.

10.

I fanen Resultater skal nå emnet fra henholdsvis HiSF eller HiNT være opprettet.

11.

Selve Godkjenningssaken kan nå behandles ferdig på ordinær måte.

12.

Skal man gjøre en dypere testing kan man hente endringer i testpersonenes vurderingsprotokoll og ev. nye grader oppnådd ved testpersonens opprinnelige institusjon, etter første import av resultater. Disse endringene må legges inn ved den institusjonen studenten har studert ved tidligere, etter første import. Derfor må man da kontakte en FS-kontakt på denne institusjonen slik at denne legger inn endringer eller nye forekomster, og man sjekker om disse resultatene kommer over ved neste import.

Oversikt over FS-kontakter

Resultatutveksling ved opptak

Det vil med ny Søknadsweb komme funksjonalitet der resultatutveksling kan benyttes ved opptak. Søkere vil da gi akseptanse for resultatinnhenting via SøknadsWeb.

Feil i overføring

Dersom du ikke får over forventede resultater for en student kan det skyldes flere faktorer:

1. Databasene som det hentes fra er nede. Dette skal logges og tjenesten skal automatisk prøve igjen ved samme tid neste dag. Du vil også se i FS at overføringen ikke ble vellykket.
2. For grader: Dato_Utlev_Vitn i OPPNADD_GRAD_PROT er ikke satt til en dato som er mindre enn hentedato.
3. Institusjonen du skal hente fra har reservert seg mot utveksling. Dette skal i så fall logges så man kan sjekke.
4. Dersom studenten er utenlandsk: Studenten kan fortsatt ha et midlertidig fødselsnummer hos institusjonen du skal hente fra, mens din institusjon nå har det virkelige fødselsnummeret. Eneste løsning er da å be studenten om å be institusjonen han/hun kom fra om å oppdatere fødselsnummer i sine systemer.