Forprosjekt digitalisering av studentutveksling

Om forprosjektet

Forprosjektet digitalisering av studentutveksling ble gjennomført i perioden senhøsten 2019 til september 2020.

Formålet med forprosjektet var todelt:  

1. Kartlegge og standardisere dagens arbeidsprosesser med tanke på å:   

   • redusere omfang av manuelle og papirbaserte oppgaver   

   • forenkle og effektivisere administrative prosesser   

   • tilrettelegge for god informasjon og oppfølging av studenter   

   • legge til rette for økt andel utvekslingsstudenter  

   • integrere utveksling i det ordinære studieadministrative arbeidet (normalbehandling til fordel for unntaksbehandling)  

2. Finne fram til hvilke krav nye studieadministrative løsninger må imøtekomme, samt kort utrede alternative løsninger.   

Arbeidsgruppe

Det er nedsatt en arbeidsgruppe med følgende deltagere:

• Inger Marie Hognestad - VID
• Lise Bakke Brøndbo - OsloMet
• Elin Berge Flo - UiB
• Marit Schulstad Wasa - HVL
• Oddrun Walstad Maaø – NTNU
• Sean Kjartan Iversen – Unit (prosjektleder)
• Geir Magne Vangen – Unit
• Eilin Sandsmark - Diku

Vi vil holde alle institusjoner informert om arbeidet underveis, og vil konsultere institusjonene ved behov.

Funn fra forprosjektet

Arbeidsgruppen fant at følgende områder krever digitaliserte standardløsninger:   

Avtalebehandler med partnerinstitusjon

En løsning for å opprette og fornye avtaler med partnerinstitusjoner. Avtalebehandleren må integrere FS med Erasmus Without Paper-nettverket (EWP), men skal også kunne brukes for avtaler utenfor EWP. Løsningen krever funksjon for avtalebekreftelse (signeringsløsning), og må gi mulighet for arkivering av inngåtte avtaler.

Prosessverktøy for behandling av informasjon om utvekslingssteder

En løsning som kan knytte informasjon om utvekslingsstedet/partnerinstitusjonen til avtalebildet i FS og legge til rette for jevnlig gjennomgang/revisjon av informasjon i en regulert og etterrettelig arbeidsflyt. Informasjonen må kunne publiseres på nettsider og i applikasjoner knyttet til FS.

Søknad om utveksling integreres i utdanningsplan

Utveksling tilbys som elementer i utdanningsplan. Studenten må kunne gjøre prioriterte valg blant tilgjengelige alternativ og få tilgang til relevant informasjon om disse. Løsningen må tilsvare eksisterende løsninger for søknad om praksisplass/undervisning. Dette vil sørge for at studenten forholder seg til utvekslingsmuligheten og gjør et bevisst valg, slik at utveksling bedre integreres i studieløpet.

Rutine for beregning/rangering av kvalifiserte søkere

En rutine til å beregne kvalifiserte søkere ut ifra ulike krav som stilles for gjeldende avtale og gjeldende program. Rutinen må gi automatisk grunnlag for nominasjon der dette er mulig ut fra tilgjengelige data og automatiserbare kvalifikasjonskrav.

Læringsavtale-behandler (Learning agrement manager)

En løsning som gir de involverte partene mulighet for å registrere og kvittere for inngått læringsavtale, og å endre avtalen ved behov. Løsningen må integrere FS med EWP, men må kunne brukes uavhengig av type utvekslingsavtale.

Forenklet registreringsløsning for innreisende student i administrative systemer

En løsning som erstatter Søknadsweb og manuell registrering som grunnlag for opprettelse av innreisende studenter i administrative systemer. Nominert student må enkelt få tilgang til å oppgi nødvendige opplysninger for opprettelse av personforekomst og knyttes til aktuell utvekslingsavtale på grunnlag av nominasjon.

Alternativer

I forprosjektet ble to alternativer utredet og kostnadsestimert: 

1. egenutvikling

2. anskaffelse av tredjepartssystem med nødvendige integrasjoner mot fellessystemer 

Arbeidsgruppens deltagere landet ikke på et anbefalt alternativ, grunnet de mange usikkerhetene som er avdekket i forprosjektet og fordi det er uenighet om hva som eventuelt skulle anbefales. Deltagerne følger seg derfor ikke komfortable med å komme med en klar anbefaling, og ønsker heller å legge opp til at tjenesteråd og fagutvalg kommer med sine anbefalinger basert på forprosjektets funn. 

Beskrivelsene av alternativene under er kun korte oppsummeringer, og det er knyttet stor usikkerhet til kostnadsestimatene. Mer informasjon om de ulike alternativene og kostnadsestimatene finnes i rapporten. 

1. Egenutvikling  

Egenutvikling innebærer at Unit gjennomfører utviklingen av de systemene som sektoren trenger på moderniseringsfeltet. Dette kan enten gjøres innenfor dagens systemer eller i ny applikasjon. 

• Usikkerheter og avhengigheter:  

  • Må koordineres med moderniseringen av FS  

  • Kan ikke planlegges før beslutninger i moderniseringsarbeidet er tatt  

  • Uklart om utvikling kan skje i eksisterende applikasjoner eller ei  

• Tidsperspektiv:  

  • Estimert tid for utvikling er 5 år med fortløpende utrulling  

  • Oppstarttidspunkt for utvikling er usikkert   

• Kostnader:  

  • Utvikling i eksisterende applikasjoner estimert til mellom 19 og 30 millioner, avhengig av funksjon for digital avtalebehandler  

  • Utvikling i nye applikasjoner er antatt dyrere enn i eksisterende  

  • Årlige utgifter til drift/vedlikehold/støtte er estimert til 3 millioner i året over en 10-årsperiode  

• Øvrige kommentarer:  

  • Egenutvikling gir mulighet for full kontroll med løsningens funksjoner og brukergrensesnitt   

2. Anskaffelse med nødvendige integrasjoner mot fellessystemer  

Dette alternativet innebærer at Unit gjennomfører et anskaffelsesprosjekt med formål om å inngå en rammeavtale med en leverandør. I tillegg må nødvendige integrasjoner mellom det anskaffede systemet og relevante studieadministrative fellestjenester utvikles, enten av Unit eller av leverandør. 

• Usikkerheter og avhengigheter:  

  • Full oversikt over behovene som dekkes i en tredjepartsløsning er usikkert inntil en anskaffelsesprosess er gjennomført   

  • Omfanget av integrasjonsarbeid er usikkert inntil en anskaffelsesprosess er gjennomført, men det antas at arbeidet er omfattende.  

  • Alternativet er mindre forpliktende enn egenutvikling, da avtaler om bruk er tidsbegrenset  

• Tidsperspektiv:  

  • En anskaffelsesprosess kan starte raskt, og vil normalt ha en varighet på om lag ett år fram til en rammeavtale er inngått.  

  • Integrasjonsarbeid vil mest sannsynlig kunne starte straks avtale er inngått, da avklaringer i moderniseringsarbeidet etter planen da vil foreligge   

• Kostnader:  

  • Initielle kostnader er estimert til kr. 8.550.000.   

  • Estimatet omfatter kostnader for å gjennomføre en anbudskonkurranse mot en rammeavtale (kr. 550.000), utrede og gjøre tilpasninger og integrasjoner med FS (kr. 4.600.000), samt leverandørkostnadene for 20 institusjoner det første året (kr. 3.400.000). Estimatet inkluderer ikke kostnadene institusjoner vil ha med å inngå avtale med leverandør og implementere løsningen i egen organisasjon.   

  • Årlige kostnader til både leverandør og Unit er estimert til kr. 6.060.000 (basert på at 20 institusjoner benytter systemet).  

• Øvrige kommentarer:  

  • Som en mulig stor kunde vil Unit kunne ha innflytelse i videre utvikling av, og tilpassinger i anskaffet løsning  

  • Anskaffelse vil legge mindre beslag på Units arbeidsressurser enn egenutvikling med hensyn til utvikling og brukerstøtte  

  • I en eventuell anbudsprosess vil være helt avgjørende at sektorrepresentanter deltar i vurderingen av om tredjepartsløsninger vil dekke behovene institusjonene har. I tillegg er integrasjonsmulighetene mot FS og studentportaler viktige vurderingspunkter når ulike systemer skal vurderes opp mot hverandre.  

  • For å lette implementasjonsarbeidet ved den enkelte institusjon, kan det være ønskelig fra sektorens side at Unit bistår i implementasjon av et standardoppsett av systemet som er tilpasset nasjonale forhold. 

Behandling i råd og utvalg

Sluttrapporten ble først behandlet av Unit sitt ledermøte, og deretter lagt fram som drøftingssaker for Tjenesteråd for studieadministrasjon og Fagutvalg for utdanning. Begge utvalgene konkluderte med at det er behov for betydelige digitale løft for å effektivisere og forenkle arbeidet med studieadministrasjon. Samtidig påpeker både tjenesterådet og fagutvalget at det er behov for videre utredninger før et konkret anskaffelses- og/eller utviklingsprosjekt kan utformes. 

Digitaliseringsstyret fikk forelagt en orienteringssak med sluttrapporten fra forprosjektet og en oppsummering av behandlingen i underliggende råd og utvalg. De hadde ingen kommentarer til saken. 

Sakspapirer og møtereferater fra behandlingene finnes her:

• Tjenesteråd for studieadministrasjon, møte 4/20, 30. oktober 2020
• Fagutvalg for utdanning, møte 6/20, 2. november 2020
• Digitaliseringsstyret, møte 5/20, 19. november 2020.

Unit sin vurdering  

Basert på forprosjektets funn og overordnede strategiske føringer om å satse på løsninger i markedet der dette er mulig, er Unit sin foreløpige vurdering at alternativet om anskaffelse bør følges videre. Da systemene som finnes på markedet trolig ikke vil dekke alle behovene sektoren har, vil det også være behov for en god del egenutvikling av integrasjoner og smidige overganger eller innlemmelser av nye systemer i eksisterende fellestjenester. Dette særlig med tanke på behovet for å gjøre utveksling til en integrert del av studentens utdanningsplan, hvor et nytt system bør knyttes tett opp mot Studentweb eller en framtidig ny studentportal. Dette vil i praksis gjøre dette til et hybridprosjekt som omfatter både anskaffelse og egenutvikling.  

Unit skal ha et helhetlig blikk på brukergruppenes behov når nye systemer skal innføres og eksisterende systemer skal videreutvikles. Det er derfor viktig å se institusjonenes og studentenes behov innenfor studentmobilitet i sammenheng med de vurderingene som skal gjennomføres i forprosjektet for modernisering av studieadministrative fellestjenester. Forprosjektet skal finne fram til generelle prinsipper og en overordnet produktstrategi for moderniseringen av de studieadministrative fellestjenestene. Disse bør også gjøres gjeldende for de grepene som bør tas innen studentmobilitet. Dette er nødvendig for å sørge for at sektoren kan gjøre en helhetlig vurdering og prioritering av de studieadministrative områdene som skal satses på og inngå i veikartet.  

Europakommisjonen har store ambisjoner for digitaliseringen av Erasmus+. Disse ambisjonene kommer til uttrykk både gjennom digitaliseringskrav til institusjonene og økt satsing på fellessystemer som skal støtte opp under denne digitaliseringen. En rekke tjenester er utviklet og vil fortsatt videreutvikles i årene framover, som Online Learning Agreement, Inter-Institutional Agreement Manager og datautvekslingsmulighetene gjennom integrasjonsinfrastrukturen Erasmus Without Paper. Unit ønsker å se nærmere på i hvilken grad behovene til norske institusjoner kan dekkes gjennom disse felleseuropeiske tjenestene, og hvordan disse tjenestene bør inngå i det nasjonale studieadministrative økosystemet. I tillegg vil det være viktig å se nærmere på hvilke planer Europakommisjonen og leverandørene av fellestjenestene har for å sikre en stødig og forutsigbar forvaltning av tjenestene, og om de på sikt ønsker å åpne for at tjenestene også kan benyttes i administrasjonen av studentutveksling utenom Erasmus+. 

I Meld. St. 7 (2020-2021) «En verden av muligheter — Internasjonal studentmobilitet i høyere utdanning» opprettholder regjeringen sine høye ambisjoner om at halvparten av studentene skal ha vært på utveksling. Stortingsmeldingen kommer med en rekke anbefalinger, oppfordringer og tiltak for å nå målsettingen, og anerkjenner at det er behov for betydelige digitale løft for å forenkle og effektivisere administrasjonen av studentutveksling. Unit har fått bevilget 1 million kroner fra Kunnskapsdepartementet til den videre satsingen i 2021.  

Oppsummert innebærer dette at vi foreslår å bruke mer tid sammen med sektoren på å se behovene som forprosjektet har identifisert innenfor studentmobilitet i sammenheng med de andre studieadministrative behovene som skal utredes det neste halvåret. Unit ønsker dermed at arbeidet med digitalisering av studentutveksling tas inn som en del av den planlagte FS-moderniseringen, og at oppstart av videre arbeid tidligst vil kunne starte høsten 2021. Bevillingen fra Kunnskapsdepartementet vil bli brukt til dette arbeidet. Som et ledd i disse vurderingene bør det sees nærmere på de fellestjenestene som finnes, og som utvikles innenfor Erasmus+, for å finne ut hvilke behov disse tjenestene kan dekke på kort og lang sikt.