Ønskeliste studentutveksling

Ny fane i sted samlebilde

Beskrivelse:

I dag finnes det kobling mellom utvekslingsavtaler og internt/eksternt sted i fane Betingelser i bilde Utvekslingsavtale samlebilde. Det ville også vært ønskelig å kunne ta utgangspunkt i Sted og se hvilke utvekslingsavtaler dette stedet har.

Løsningsforslag:

Det opprettes en egen fane i bilde Sted samlebilde som heter Utvekslingsavtaler.

Nye flettefelt i brevmalen TILBUDBREV

Beskrivelse:

Dagens mal speiler «norsk» opptak basert på en forekomst i Søknad Samlebilde uten bruk av Nominasjon. Det mangler viktige felter i brevmalens tilgjengelige flettefelter for å kunne lage et Letter of Admission som tar inn felter relatert til utvekslingsfelter, se løsningsforslag.

USN benytter Nominasjon og bruker brevmalen TILBUDBREV til å lage et Letter of Admission brev til de «innvekslende» studenter som får tilbud om studieplass. Vi savner noen flettefelter.

Ved kjøring av rutina FS120.003 Brev med resultat av opptak, kan vi ikke kjøre denne helt rendyrka. I dag må vi kjøre i flere omganger og «mekke til» dvs skriver manuelt i brevene der hvor det mangler flettefelt. Vi har også fylt ut feltet SOKNADSALTERNATIV.MERKNADFELT med nødvendig data (denne er flettefelt i TILBUDBREV) , men det blir tungvint da vi må inn og legge tekst i feltet for hver enkelt student som skal ha Letter of Admission.

Løsningsforslag:

Vi ønsker å få med følgende nye flettefelt:
 
STUDIENIVANAVN:
 Hentes ut ifra Studieprogram samlebilde felt Studienivå, for det studieprogrammet som er knyttet til opptaksstudieprogrammet studenten har fått opptak til.
 
AVTALENAVN
 Hentes ut ifra feltet AVTALEID i søknad Samlebilde. Det som skal flettes inn er navnet påutvekslingsavtalen
 
INSTITUSJONSNAVN og LANDNAVN
 Ssøknad Samlebilde, hente navn og landkode på ekstern avtalepartner
 
ARSTALL_FRA, TERMINKODE_FRA, ARSTALL_TIL, TERMINKODE_TIL i Søknad Samlebilde

Synligjøring i «Utvekslingsavtale samlebilde»

Beskrivelse:

Pr. I dag kan det være uoversiktelig å se hvilke betingelser som er aktive eller ikke i «Utvekslingsavtale samlebilde».

Ha muligheten til å kun se aktive betingelser, eventuelt gjøre det slik at de skiller seg fra hverandre. Lettere å jobbe med betingelser og mer oversiktlig.

Løsningsforslag:

Ha et felt hvor man kan huke av for om man vil se kun aktive betingelser eller ikke slik det er med personroller i emne samlebilde.

Eventuelt kan man også «gråe» ut avtalene som ikke er aktive slik det er gjort med studieprogram i «Emne samlebildet».

Eller begge løsningen hvis det er mulig

Det samme ønske gjelder for "Avtalepart" & "Koordinator".

Utvekslingsperson, merknad, DS

Begrunnelse:

VID har opp i mot 150 studenter i enkelte semester som reiser til utlandet i en kort periode av sitt studium, < 3 mnd. 

Disse studentene tar som regel praksis i utlandet, og arbeidsrutinen er som følger:

1. Studentene registreres i «Utvekslingsperson» med type «Inn/Utreisende» UT og «Oppholdstype» PRAKSIS m.m.

2. Godkjenningssak opprettes automatisk i «Godkjenning samlebilde» med type Forhåndsgodkjenning og med omfang 0 studiepoeng. 

3. For å få dokumentert utveksling på DS er løsningen i dag at vi skriver en merknad type DS-TILLEGG på hver student slik at opplysninger om utenlandsoppholdet fremkommer i diploma supplement i pkt 6.1. 

En del av informasjonen vi skriver inn i merknadsfeltet finnes til dels allerede i bilder som «Utvekslingsperson», «Godkjenning samlebilde», «Eksternstudium»( og også i «Undervisningsaktivitet» hos oss).

Det vil være en stor besparelse på manuell registrering for saksbehandlere som jobber med praksisregistrering og en sikkerhet i forhold til å få korrekt informasjon til hver enkelt student.

Det er et ønske/krav fra SIU (via KD) at utveksling skal dokumenteres i DS:  

Utvekslingssakene som ikke genererer innpassaker vises i dag ikke i DS slik innpassede emner gjør. Vi ønsker en automatisering av hvordan dette dokumenteres i DS, dvs. å slippe å registrere opplysninger ang utenlandsopphold i flere omganger.  

Hentet fra:

https://www.siu.no/erasmus-haandbok-for-erasmus-koordinatorer/mobilitet-i-hoeyere-utdanning-for-studenter-og-ansatte/praksismobilitet-hoeyere-utdanning/godkjenning-og-dokumentasjon-av-praksisopphold

Godkjenning og dokumentasjon av praksisopphold

Vitnemålstillegg (Diploma Supplement) og studiepoeng/ECTS
 Praksisoppholdet skal dokumenteres i vitnemålstillegget (Diploma Supplement) – i tillegg anbefaler SIU at det gis studiepoeng/ECTS. Som et holdepunkt kan man bruke 1,5 ECTS per arbeidsuke (20 jobbuker = 30 ECTS), men det kan være grunn til annen utregning i noen tilfeller. 

• praksisoppholdet er en uspesifisert del av en større modul i et master- eller bachelorprogram, og ikke er målbart i forhold til antall ECTS.

Løsningsforslag:

Vi ønsker en automatikk i forhold til utvekslingssakene nevnt over, en forbindelse som automatisk oppretter merknad i DS-TILLEGG.

Når sak med «Oppholdstype» PRAKSIS opprettes i «Utvekslingsperson» så genereres det automatisk* en merknad type DS-TILLEGG på student. 

Merknaden opprettes med en standard tekst hvor dato og sted flettes inn, som f eks slik:

The candidate has completed a period abroad <dato til-fra flettes inn fra “Utvekslingsperson”> in <eksternt sted, navn og ev. land, flettes inn fra «Utvekslingsperson»> as part of her/his study programme/degree.

Standardeksten kan diskuteres.

*dersom dette ikke er ønskelig for andre høgskoler med denne type utvekslingssaker så tenker vi at det kan være en avhuking for om det er ønskelig at merknad genereres fra “Utvekslingsperson”.

OsloMet

(HiOA)

Rapport FS270.001 – Utvekslingsperson

Begrunnelse:

Til rapport 270.001;  

1.    I rapporten fremkommer ikke studentens telefonnummer. Hvis vi overfører fila til excel, kommer telefonnummeret frem kun dersom det er lagt inn i «telefon-hjem» feltet. Det er studentens mobilnummer vi forholder oss til, og derfor naturlig at det er dette som fremvises.  

2.    Videre ønsker vi også at rapporten skal kunne filtreres på by (og ikke bare sted og Land). Dette for å raskt kunne finne ut om vi har studenter i aktuelle byer ved f.eks. terrorhandling.

3.    Vi savner også feltet «OPPHOLDSTYPE» (fra utvekslingsperson samlebilde» som et valg i denne rapporten. Dette feltet fremkommer heller ikke når vi konverterer fila til excel, noe veldig mange andre felt gjør.

Løsningsforslag:

1. La feltet «Telefon-mobil»-feltet vises fremfor «Telefon-hjem». Samtidig ønsker vi at telefonnummeret fremkommer allerede i rapporten, og at man ikke må konvertere til excel for at det skal fremvises.

2.    At rapporten skal kunne filtreres på by (og ikke bare sted og Land).

3.    Få inn feltet «OPPHOLDSTYPE» som valg i rapporten