Felles studentsystemRutinen FS214.001 brukes til å sende ut e-post, enten ved å laste opp en flettefil, eller ved å høyreklikke i et bilde eller en rapport der du har søkt opp utvalget du vil sende til.
Importere mottakere fra fil
Knappen Importér fil gir mulighet til å laste inn filer med personløpenr, fødselsnummer og stedkoder. Den behandler også om filen har en kolonneheader, og uansett hvilket separatortegn som er brukt. Ved åpning av fil forsøkes disse parameterene å settes automatisk basert på innholdet i filen. Dersom disse ikke er satt helt riktig, kan de manuelt endres før fil lastes inn i rapporten.
Antall mottakere
Antall mottakere vises med stor skrift øverst i bildet. Tallet er fargekodet, slik at inntil 9 mottakere vises med grønn tekst, inntil 99 mottakere med oransje tekst, og deretter rød tekst.
Se på mottakerliste
Hvis du vil se på innholdet i mottakerlista etter at de er importert, kan du trykke på knappen VIs. Dette gjelder også om du har åpnet rutinen fra et bilde eller en rapport.
Velg adresse
Du kan velge om du vil sende til Intern adresse, ekstern adresse eller begge. Krysser du av for Saksbehandlers adresse, vil den hente e-postadressen fra saksbehandleroppføringen i stedet for personoppføringen hvis mottakeren eksisterer som saksbehandler i databasen.
Send til SO-meldingsboks
Dersom det finnes NOM-søkere i mottakerlista, vil du få opp en dialog med varsel om dette.
Du får da mulighet for å krysse av for at e-posten også skal sendes til SO-meldingsboks. Meldingen blir da tilgjengelig for søkeren i Samordna opptaks søkerportal. Hvis alle personene på mottakerlista er NOM-søkere, er denne boksen krysset av som standard.
Velg språk
Du kan velge å sende ut bare til mottakere med én bestemt målform. Standardvalget er alle. Dersom mottakeren ikke har valgt målform, blir bokmål valgt automatisk. Dersom ingen av mottakerne har valgte målform som tilskrivingsspråk, vil du få et varsel.
Fra FS8.2.5 er knappen "Sett som default" innført for å ta vare på avsender-adresse til neste gang rapporten kjøres.
Skrive e-post
FS holder orden på hvor mange tegn du har skrevet. Maks antall tegn er 4000. Telleren blir rød når det er mindre enn 50 tegn igjen.
Sende e-post
Den enkelte mottaker får ikke se hvilke andre personer som mottar e-posten, og du kan oppgi hvilken adresse som skal stå som avsender. Avsenderadressen blir kontrollert mot avsenderens e-postserver.
Ved angivelse av cc vil mail kun sendes til cc-adresse sammen med første person i listen.
Etter at du har kjørt rapporten legger e-posten seg i kø for utsendelse i FSSYSTEM, under menyen Spesielt.
Når e-posten er sendt, kommer det opp en melding om hvor mange som har mottatt e-post, samt hvilke mottakere som eventuelt ikke har mottatt e-post.
Oppsett av e-postutsendelse
For mer informasjon om hvordan du setter opp e-postutsendelse, se FS System: Spesielt