Sluttrapporten fra forprosjekt for digitalisering av studentutveksling er klar

Funn fra forprosjektet

Arbeidsgruppen, som bestod av deltagere fra VID, OsloMet, UiB, HVL, NTNU, Diku og Unit, fant at følgende områder krever digitaliserte standardløsninger:

• Avtalebehandler med partnerinstitusjon

• Prosessverktøy for behandling av informasjon om utvekslingssteder

• Søknad om utveksling integreres i utdanningsplan

• Rutine for beregning/rangering av kvalifiserte søkere

• Læringsavtale-behandler (Learning agrement manager)

• Forenklet registreringsløsning for innreisende student i administrative systemer

Alternativer til løsning

To alternativer ble utredet og kostnadsestimert i forprosjektet:

1. egenutvikling av systemer (enten nyutvikling eller videreutvikling av ekisterende systemer
2. anskaffelse av tredjepartssystem med nødvendige integrasjoner mot fellessystemer

Egenutvikling av systemer vil innebære at Unit gjennomfører et utviklingsprosjekt hvor løsningene sektoren trenger blir laget. Både nyutvikling, videreutvikling eller en kombinasjon av disse to er mulige veier å gå. 

Anskaffelse av tredjepartssystem med nødvendige integrasjoner vil innebære at Unit inngår en rammeavtale med en leverandør av et system og utvikler de nødvendige integrasjonene mellom det anskaffede systemet og relevante fellessystemer (som FS). Det finnes flere leverandører av systemer for administrasjon av studentmobilitet på markedet. 

Begge alternativene har fordeler og ulemper. Egenutvikling gir større frihet til å selv definere funksjonalitet og design, men er kostbart og ressurskrevende. I en tid hvor det pågår mange andre utviklingsprosjekter i Unit og sektoren er det knapt med utviklingsressurser tilgjengelige for enda et nytt prosjekt. En anskaffelse gir muligheter for å få tak i en løsning raskere, men de tilgjengelige systemene i markedet vil kunne sette begrensninger på funksjonaltet og integrasjonsmuligheter. Kostnadsmessig kommer de ut ganske likt på lang sikt selv om kostnadene fordeler seg ulikt gjennom livsløpet. Kort oppsummert vil egenutvikling sannsynligvis bli dyrere innledningsvis, men ha lavere årlige forvaltningskonstader gjennom livsløpet. Anskaffelsen vil være noe rimeligere innledningsvis, men ha høyere årlige forvaltningskostnader. 

Forprosjektet valgte å ikke komme med en anbefaling til hvilket av alternativene som burde velges, og lot det være opp til behandlingsorganene for sluttrapporten å mene noe om hvilket alternativ som burde velges. 

Vurdering av forprosjektets funn og veien videre

Basert på forprosjektets funn og overordnede strategiske føringer om å satse på løsninger i markedet der dette er mulig, er Unit sin foreløpige vurdering at alternativet om anskaffelse bør følges videre. Da systemene som finnes på markedet trolig ikke vil dekke alle behovene sektoren har, vil det også være behov for en god del egenutvikling av integrasjoner og smidige overganger eller innlemmelser av nye systemer i eksisterende fellestjenester. Dette særlig med tanke på behovet for å gjøre utveksling til en integrert del av studentens utdanningsplan, hvor et nytt system bør knyttes tett opp mot Studentweb eller en framtidig ny studentportal. Dette vil i praksis gjøre dette til et hybridprosjekt som omfatter både anskaffelse og egenutvikling. Denne vurderingen støttes av og er forankret i Tjenesteråd for studieadministrasjon, Fagutvalg for utdanning og Digitaliseringsstyret.

Unit skal ha et helhetlig blikk på brukergruppenes behov når nye systemer skal innføres og eksisterende systemer skal videreutvikles. Det er derfor viktig å se institusjonenes og studentenes behov innenfor studentmobilitet i sammenheng med de vurderingene som skal gjennomføres i forprosjektet for modernisering av studieadministrative fellestjenester våren 2021.