Felles studentsystem
Bakgrunn og historikk
EWP startet som et toårig Erasmus+ KA3-prosjekt (policy-prosjekt) i desember 2015. Dette prosjektet hadde som mål å utvikle en plattform for digitalisering av all informasjonsutveksling som foregår i forbindelse med administrasjon av Erasmus+ studentmobilitet. Ved utgangen av 2016 var spesifikasjonene av nettverket klart og et testmiljø var satt opp for informasjonsutveksling.
Et nytt toårig EWP-prosjekt (EWP2.0) startet opp i januar 2018 med mål om å sette nettverket i produksjon, og å formidle informasjon om nettverket til høyere utdanningsinstitusjoner i Europa.
Teknisk sett ble nettverket satt i produksjon i desember 2018, og etter dette har flere systemleverandører koblet opp noen av sine tjenester til nettverket.
Unit, forgjengeren til Sikt, var partner i begge disse prosjektene, og har hatt ansvar for standardisering av datamodeller og data-grensesnitt (API). I tillegg er noen av datautvekslingsmetodene implementert som del av FS, som del av piloteringen av nettverket.
Prosesser som støttes og krav om å benytte EWP
EWP støtter informasjonsutveksling mellom utdanningsinstitusjonene for følgende delprosesser:
- Inngåelse og vedlikehold av utvekslingsavtaler
- Nominasjon av studenter
- Oppretting og revisjon av Learning agreement
- Utvekling av dato for ankomst og avreise for studentene (bekreftelse på utvekslingsperiode)
- Utveksling av oppnådde resultater (for endelig godkjenning)
- Rapportering til Mobility Tool+
EWP er i utgangspunktet et sett av standarder for å utveksle data. Derfor må det utvikles verktøy for utdanningsinstitusjonene, som ved hjelp av EWP-standardene kan utveksle data med utdanningsinstitusjoner i andre land. EWP baseres på at informasjonen utveksles direkte mellom to utdanningsinstitusjonene. Studentene som søker om utvekslingsplass må derfor på forhånd bli informert om hvordan denne datautvekslingen foregår og godkjenne at en del personinformasjon kommer til å bli sendt til avtaleinstitusjonen.
Det forventes at Europakommisjonen snart kommer med offisiell informasjon til nasjonalkontorene for Erasmus+ og utdanningsinstitusjonene som deltar i Eramsus+ om krav til å følge/benytte EWP. Signalene så langt er at standardene innenfor EWP gradvis vil bli obligatorisk å følge:
- 2021: Utveksling av informasjon om bilaterale avtaler og learning agreements
- 2022: Utveksling av informasjon om nominasjoner
- 2023: Utveksling av resultatinformasjon (karakterutskrifter)
EWP og FS
Det er implementert generelle tjenester i FS for å tilgjengeliggjøre informasjon om institusjon, organisasjon og emner for alle institusjonene i nettverket.
Informasjonsutveksling for resultater er i stor grad klar allerede, i og med at alle FS-institusjoner er koblet til EMREX, som har utviklet standarden som benyttes i EWP for resultatutveksling.
i 2019 planla Unit, Diku og utdanningsinstitusjonene et nasjonalt prosjekt, for å digitalisere hele studentmobilitetsprosessen, men etter et forprosjektet for studentmobilitet ble det i 2020 vedtatt å ikke gå videre med en felles nasjonal anskaffelse.
FS skal legge til rette for digitalisering av studentmobilitet gjennom å tilgjengeliggjøre data og prosesser via APIer, på lik linje med andre studieadministrative prosesser i henhold til sin produktstrategi.