Møte i gruppe for opptakssystemer

Foreløpig saksliste:

1. Referat fra møte 5.9.2017 (PDF)
2. Kort gjennomgang av Fagsoleopptaket
3. Oppfølging av saker fra forrige møte.
4. Gjennomgang av ønskelisten
5. Håndtering av Camus i opptaket
6. Resultatutvekslingen i lokalt opptak (HSN). Vi har erfart at vi må se på samme søker flere ganger da resultater hentes inn ukentlig, mye tid som går med til å sette seg inn i samme sak flere ganger og dette har naturlig nok skapt en del frustrasjon hos saksbehandlerne. Det hadde vært interessant å høre hvordan de andre har erfart dette.
7. I samband med vitnemålsutskriving i juni ved HVL opplevde me at det manglar oppdaterte rutinar eller kjennskap til resultatutveksling og Vitnemålsportalen ved institusjonane i høgare utdanning i Norge Konkret så gjeld det lokalt opptak til masterutdanningar. Fristen for å ettersende vitnemål for Bachelorgrad til mastersøknadar er 1. juli. Sidan me ikkje kan skrive ut vitnemål før all sensur er registrert kan me ikkje skrive ut Bachelorvitnemål for våre studentar før den siste veka i juni. Me opplever då at fleire studiestader (mellom anna NHH og NTNU) krev attesterte originale vitnemål eller ein skrifteleg bekreftelse frå HVL innan 1. juli fristen. Vitnemålet må difor være signert og sendt i posten seinast 30. juni - og helst før. Sidan me veit at fristen er viktig og tida knapp har me også etablert ei ordning med at studentar kan kome og hente vitnemålet på campus, med den logistikken det medfører både for oss og studentane. Den knappe tida fører til at mange studentar må bestille ein skriftleg bekreftelse frå oss. Mange studentar bestiller det også «for sikkerheitsskuld», og gjerne karakterutskrift i tillegg.
   
   Studentane er sjølvsagt stressa for at dei ikkje får opptak på grunn av manglande dokumentasjon, og klagar sjølvsagt på at me ikkje kan få det ferdig tidlegare. Dette arbeidet, og tidspresset for oss og studentane, kunne vore unngått dersom det var slik at alle som skulle gjennomføre masteropptaket kunne godkjenne resultatutveksling og/eller Vitnemålsportalen som god nok dokumentasjon (attestert originalt vitnemål kan evt. sendast seinare eller kontrollerast ved studiestart slik som ved samordna opptak). Eg forstår på opptakskontoret vårt at ei utfordring er at det manglar eit «forum» der ein kan einast om rutinar for dette. Masteropptak blir mange stader gjennomført på fakulteta og det er ingen felles nasjonal «masteropptaksgruppe.» Det kan difor hende at ein lengre enn nødvendig heng igjen i gamle rutinar? Det eg kunne ønskje meg frå CERES er om de kan være med på å spre informasjon og lage felles rutinar for dette, slik at me til neste sommar ikkje treng å skrive ørten bekreftelsar for å bekrefte noko som allereie finst digitalt, og dermed gi betre service til studentane våre
8. Neste møte
9. Eventuelt