02 Kursdeltakelse - hele, gammel

Legge til en ny deltaker eller søker

Du kan legge inn nye deltakere eller søkere på et kurs direkte i dette bildet. Fremgangsmåten avhenger av om personens fødselsnummer eller deltakernummer er kjent eller ikke, og om personen er registrert i FS fra før. Du begynner uansett med å opprette en ny rad i registreringsmodus og fylle inn kurskode og tidsangivelseskode.

Hvis personen er registrert i FS, og du kjenner personens fødselsnummer eller deltakernummer

Fyll inn fødselsnummer eller deltakernummer og lagre. Bildet fylles inn med data som er registrert på personen/deltakeren fra før. Hvis du har fylt inn fødselsnummer til en person som ikke var registrert som deltaker fra før, får hun automatisk tildelt et deltakernummer.

Hvis du ikke vet om personen er registrert i FS fra før

Trykk på knappen Deltakersøk til høyre i bildet for sjekke om personen er lagret i FS fra før. Du får da opp en søkedialog hvor du kan søke både blant tidligere registrerte deltakere og blant personer som ikke er registrert som deltakere. Du kan søke på fødselsnummer, fødselsdato og (del av) fornavn og etternavn. Personer som ikke er registrert som deltakere fra før, vises i blått i søketrefflista.

Når du har funnet riktig person, dobbeltklikker du på personen i søketrefflista for å ta ham med tilbake til kursdeltakelsesbildet. Personen blir automatisk tildelt deltakernummer hvis han ikke hadde det fra før.

Hvis personen ikke er registrert i FS fra før

Hvis du ikke fikk noen treff i deltakersøket, kan du opprette en ny deltaker direkte ved å fylle ut fornavn, etternavn og enten kjønn eller fødselsnummer og deretter trykke på knappen Gen.ny deltaker.

Behandle person- og kontaktinformasjon

Du kan registrere forskjellige typer person- og kontaktinformasjon i kursdeltakelsesbildet:

Vise all kontaktinformasjon, redigere telefonnumre, kontakt- og reservasjonsregisteret

Du kan hente opp all kontaktinformasjon for en deltaker ved å taste Ctrl + I, eller ved å høyreklikke i bildet og velge Kontaktinfromasjon. Da får du opp dialogen Kontaktinformasjon. I denne dialogen finner du blant annet overgangsknapp til redigering av telefonnummer. For mer informasjon, se dokumentasjonen for dialogen Kontaktinformasjon.

Dersom fødselsnummer er registrert på deltakeren, kan du oppdatere e-postadresse og mobiltelefonnummer ved å trykke på det grønne ikonet ved siden av den eksterne e-postadressen. For mer informasjon se dokumentasjon av kontakt- og reservasjonregisteret.

Behandle opplysninger knyttet til faktura og betaling

I øvre del av kursdeltakelsesbildet kan du behandle følgende opplysninger som er relevante for faktura og betaling:

Behandle opplysninger knyttet til søknad og påmelding

I kursdeltakelsesbildet kan du behandle følgende opplysninger knyttet til søknad og påmelding:

Behandle en søknad om opptak til et kurs

Behandle opplastede dokumenter

For å se på eventuelle dokumenter som studenten har lastet opp via EVUweb, kan du bruke overgangsknappen til dokumentarkivet på høyre side av bildet. Her kan du også laste opp eventuelle dokumenter som søkeren har sendt inn på annen måte. For mer informasjon se brukerdokumentasjonen for dokumentarkivet.

GSK/Studentgrunnlag

I rammen GSK/studentgrunnlag behandler du opptaksgrunnlaget til kurset. Disse feltene er bare tilgjengelige for søkere som er registrert med fødselsnummer. For utenlandske søkere som har registrert seg uten norsk fødselsnummer, må du opprette et fiktivt fødselsnummer i bildet Person / student for å kunne behandle GSK og studentgrunnlag. For søkere som skal gå opp til eksamen, bør du da også bestille SNR-nummer samme sted. For mer informasjon, se dokumentasjonen for Person.

Hvis feltene for GSK/Studentgrunnlag ikke er utfylt, kan du forsøke å hente et eventuelt GSK-vedtak fra Samordna opptak ved å trykke på knappen Hent GSK fra SO. Dette gjøres automatisk for søkere som registrerer seg via EVUweb. Hvis søkeren ikke er registrert med GSK-vedtak hos SO, kan du fylle ut feltene selv. Feltene er de samme som brukes ved GSK-behandling i opptaksmodulen.

Søkere som skal opprettes som studenter, må ha enten et gyldig GSK-vedtak eller et studentgrunnlag.

Gjennomføre opptak til et kurs og håndtere venteliste

Det er ingen automatiske rutiner for gjennomføring av opptak i etterutdanningsmodulen, så du må gi tilbud manuelt til hver enkelt søker.

Du kan bruke rapporten FS431.001 Kursdeltaker for å få oversikt over søknadene. I denne rapporten kan du også gjøre utplukk på søkere som står på venteliste.

Sende ut brev med resultat av opptak

For å sende ut brev med resultat av opptaket, bruker du brevrapporten FS432.001 Bekreftelse på mottatt kurspåmelding. Krysser du av for Oppdater utsendelse av brev, blir utsendelsen logget i underbildet Brevlogg. Du kan også velge at dokumentet skal arkiveres i deltakerens dokumentarkiv

Behandle informasjon om praktiske forhold rundt kursavvikling

Hvis deltakeren har registrert seg via EVUweb, kan det også finnes relevant informasjon i følgende underbilder:

• Kursdeltakelse – underbilde Kurssvar
• Kursdeltakelse – underbilde Spørreund.
• Kursdeltakelse – underbilde InfoBekreft

Se også dokumentasjonen for EVUweb – Kursspørsmål.

Administrere overnatting for kursdeltakere

Du kan administrere overnatting for kursdeltakere i underbildet Opphold. Denne informasjonen kan også hentes opp i bildet Etterutdanningskurs – underbilde Opphold. Rapporten FS433.003 Hotellreservasjon gir oversikt over reservasjonene som er gjort.

Studierett og vurdering

Opprette kursdeltakere som studenter og melde til vurdering

Dersom fødselsnummer er fylt ut, kan kursdeltakeren opprettes som student og meldes opp til vurdering. Dette kan du gjøre via overgangsknappen > Opprett vurd.meld, som fører til rutinen FS439.001 Oppretting av kursdeltaker som student. I denne rutinen kan du gi deltakeren studierett på et studieprogram for en kortere eller lengre periode, opprette undervisnings- og vurderingsmelding, og opprette registerkort. For at deltakeren skal få studierett må studieprogram være angitt på kurset i Etterutdanningskurs samlebilde. Rutinen tar også hensyn til emneinformasjon som er registrert Etterutdanningskurs samlebilde – underbilde Emne.

Overgangsknappen Student saml fører til Student samlebilde for den aktuelle deltakeren, dersom hun er opprettet som student.

Behandle informasjon om kursgjennomføring for en deltaker

Utstede kursbevis

Du kan utstede kursbevis for gjennomført kurs ved hjelp av rapporten FS435.001 Kursbevis. Dette kommer i så fall i tillegg til en eventuell karakterutskrift for bestått eksamen. 

Finne brukerens passord til EVUweb

Hvis kursdeltakeren har glemt passordet sitt til EVUweb, kan du finne det ved å trykke på knappen Vis passord. Hvis brukeren har logget seg inn med fødselsnummer og PIN-kode, kan du finne igjen PIN-koden ved å bruke knappen Vis PIN i bildet Person / Student eller Student samlebilde. Merk at kursdeltakeren selv har mulighet til å bestille PIN-kode og passord tilsendt på e-post i EVUweb.