FS Systemverdier

Meny Verktøy, valg Systemverdier - Økonomi

Følgende opplysninger kan registreres under Økonomi:

• Regnskapskontering; FS støtter regnskapskontering for Agresso, VISMA, SAP, UNI og OF. Utover dette er det mulig å benytte fritekst for kontering.

• Firmakode (2 tegn)

• Kontonr (art) for ikke-plasserte, innbetalte beløp (4 siffer)

• Kontonr (art) for mva-kontering (4 siffer)

En kan oppgi kundegruppe - default i Systemverdiene.

Kundegruppe

Kundegrupper opprettes i bildet Kundergruppe. Kundegruppe kan knyttes til student og foretak og benyttes ved rapportering til Agresso - kundemodul. Pr 2017 benyttes dette kun av Westerdals.

I bildet Firma må det registreres ett eller flere firma for bokføring av krav.

De fleste læresteder bokfører semesteravgift og andre studentavgifter etter kontantprinsippet. Alle statlige universiteter og høgskoler følger kontantprinsippet for studentbetalinger. Det vil si at kravet ikke bokføres før studenten har betalt kravet. Disse vil kun ha ett firma og det skal stå N i feltet Inntekstsfør krav.

Institusjoner som bokfører etter regnskapsprinsippet vil inntekstføre krav og kan ha flere firma. Feks kan det være et eget firma med et annet organisasjonsnummer for EVU-tilbud. Kravene inntektsføres når de sendes ut.

Feltbeskrivelser 

Du kan i bildet Kontoplan registrere en kontoplan med kontoplanelementer. Hvert element kan navngis. Denne planen vil tas i bruk i ny versjon av modulen for å kontrollere verdier angitt for kontering, samt ved presentasjon av kontoplanlementer i bilder og rapporter.

 

Fakturastatus benyttes for å angi tilstanden til en faktura. Verdiene SENDT, OPPGJORT, PURRET1 og PURRET2 blir benyttet av rutiner, og er derfor nødvendig for videre behandling.

 

Ved registrering av faktura for en student, skal det oppgis en fakturatype. Fakturatypen angir betalingsmottaker for innbetalingen med kontonr. og adresse.
Sammen med fakturatypen skal det registreres hvilke krav (fakturadetaljtyper med fakturadetaljstatus KRAV) som skal kunne benyttes innenfor fakturatypen.
Eksempel på dette er at faktura for semesteravgift til samskipnad skal kunne inneholde krav for semesteravgift og SAIH-avgift.

Feltbeskrivelser:

Alle statlige universiteter og høgskoler følger kontantprinsippet, slik at fakturane inntektsføres når de blir betalt. Enkelte private høgskoler inntektsfører kravene, og da konteres det med en gang mot kontonr- reskontro. Bank vil da bli kontert mot reskontro ved innbetaling.

Fakturatype - underbilde Detaljer

I underbildet Detaljer registreres lovlige fakturadetaljtyper. I feltet Prioritert innbetaling angir man i hvilken prioritet innbetalt beløp skal fordeles i forhold til krav. Denne informasjonen benyttes når kun delvis betaling foreligger. Det betyr at fakturareskontrodetaljene gjøres opp i den prioriterte rekkefølgen dersom studenten har betalt for lite.

Fakturatype - underbilde Purrerunde

I underbildet Purrerunde kan en angi detaljer rundt purring.

Feltbeskrivelser:

Fakturadetaljstatus benyttes for å angi type bevegelse (for eksempel krav og innbetaling) på den enkelte fakturadetaljtype (for eksempel semesteravgift, eksamensavgift, innbetaling). Summeringsverdien er viktig å få riktig på plass her, da den benyttes for kontrollsummeringer av reskontroen.
Alle verdiene som er oppgitt i bildet Fakturadetaljstatus må være på plass i basen.

Konteringsopplysninger - Initielle opplysninger for kontering av avgiftene. Konteringsfeltene vil variere avhengig av hvilken konteringstype som er valgt i FSsystem.

Agresso

For Agresso kan følgende deler av konteringsstrengen oppgis;

Oracle Financials

For Oracle Financials vil følgende deler av konteringsstrengen kunne oppgis;

• Art

• Sted

• Prosjekt

• Tiltak

• Motpart

• Aktivitet

• Firma

Fritekst

Dersom FRITEKST er valgt, så er det en tekststreng som kan oppgis her. Informasjonen som registreres her, blir benyttet ved registrering av krav i personreskontro. Se beskrivelse for rutinen FS207.001 Fakturaoppretting (avsnitt 15-3-7).

Det er svært viktig at all konteringsinformasjon er registrert på fakturadetaljen før en begynner å generere fakturareskontroer for studentene. Konteringsinformasjonen for studentene knyttes til reskontro når reskontroen opprettes, og det er ikke mulig å legge den til i ettertid uten å gjøre en større jobb.

Bildet Fakturareskontro inneholder all avgiftsrelatert informasjon for studenter og kursdeltakere.

Feltbeskrivelser

Dersom studenten ikke har registerkort og heller ikke har betalt, så vises det en rød melding "Uten registerkort med J for betalt semesteravgift".

Det er logging til fakturalogg for de fleste endringer som gjøres i øvre del av bildet.

I underbildet Detaljer legges ulike fakturadetaljtyper inn.

Feltbeskrivelser

Underbildet Kontering viser all kontering som er utført for reskontroforekomsten, og inneholder informasjon angående overføring til hovedbok.

Informasjon som gjelder konteringen

• Løpenr: Fortløpende nummerering fra 1 og oppover.

• Dato: Dato for kontering. Ved kontering av innbetaling vil dato for INNBET benyttes (når beløp kom inn på konto).

• Kontostreng: avhenger av økonomisystem som benyttes

• Avgiftskode

• Debet: Debetbeløp

• Debet: Kreditbeløp

• Merknad: Generell merknadstekst

Informasjon som gjelder hovedbokføring

• Ført hovedbok: J/N om konteringen er ført hovedbok. Etter hovedbokføring er det ikke mulig å gjøre endringer på konteringen.

• Buntnr: Buntnr som er benyttet ved hovedbokføring

• Bilg: Bilagsnr som er benyttet ved hovedbokføring

• Periode: Periode som er benyttet ved hovedbokføring

Ved lagring av kontering må summene for debet og kredit være identiske.

Overgangsknapper

• Student saml: Gir overgang til bildet Studieprogramstudent samlebilde med oppslag på gitt person

• Registerkort: Gir overgang til bildet Registerkort, med oppslag på gitt person

• FS205.001 Faktura: Gir overgang til rapporten FS205.001 Faktura. Rapporten kan kjøres direkte for den faktura/kredittnota som vises i bildet.

• Fakturalogg:

I undervindu Kontering summer får en summer for all kontering som gjelder fakturaen.

I undervindu Fakturareskontro - Kontering summer person vises all kontering for en person.

Så lenge fakturastatus ikke er gitt noen verdi, så er det lov å gjøre enhver endring i reskontro-forekomsten. Når fakturastatus er gitt verdi, er det sperre for følgende oppdateringer:

1. Fakturastatus kan ikke slettes (men kan gis annen verdi)

2. År, termin, fakturatype og registreringsdato for fakturatopp kan ikke endres

3. Registreringsdato, beløp og konteringsinformasjon for den enkelte fakturalinje kan ikke endres, men nye linjer kan legges inn

Dersom fakturalinje er markert oversendt hovedbok, er det heller ikke lengre lov å endre arkiv- eller transaksjonsid.

Bildet Fakturareskontro har en funksjonstast kalt Innbetaling. Denne kan benyttes for å forenkle manuell registrering av innbetaling.

Følgende felt må gis verdi;

• Dato for innbetaling (bank-dato)

• Beløp innbetalt. Denne er default satt til reskontroens restbeløp.

Følgende felt kan oppgis;

• Referanse. Denne må/bør oppgis dersom overføring til økonomisystem benyttes.

• BlankettID. Denne er ikke påkrevd.

Etter første gangs åpning av denne dialogen, vil dato og referanse gis samme verdier som sist dialogen ble brukt (gjelder så lenge fakturareskontrovinduet er åpent).

Trykk på OK for å registrere innbetalingen. Registreringen som følger vil da ha samme funksjonalitet som rutinen FS206.001 Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank .

Ved manuell registrering av innbetaling - semesteravgift, vil registerkort oppdateres med verdi J for betaling OK, betalingsform GIRO, betalingsdato og institusjonsnr (egen institusjon). Dersom student har studierett på studieprogram knyttet til studieprogramkategori markert med "automatisk registrering", vil registreringsform få verdi AUTOMATISK. Ellers vil registreringsform få verdi KUNBETALT. Videre blir det foretatt kontering av innbetalingen etter de samme regler som gjelder ved kontering ved innlasting av OCR-fil.

Det er mulig å registrere innbetalinger manuelt også for institusjoner som følger opp reskontroen i økonomisystemet. For disse vil ikke innbetalingene bli kontert i FS.

Ved manuell registrering av innbetaling før faktura er utsendt gis det et varsel.

Se kapittel 18 for ett praktisk eksempel av hvordan registrere en innbetaling

Dersom et krav frafalles, så skal det registreres en fakturadetalj av typen FRAFALL.

Registreres en fakturadetalj av typen FRAFALL

Funksjonen Frafall bør benyttes for registrering av frafall (Benytt overgangsknappen "Frafall" i bildet Fakturareskontro). Figuren under viser dialogen som må fylles inn for frafallsregistrering.

Vinduet åpnes med forslag på verdier. Dagens dato fylles inn i dato-feltet. Dersom dialogen allerede har vært benyttet i samme sesjon, så vil datoen sist dialogen ble benyttet komme opp som forslag. Alle krav som gjelder fakturaen kommer frem i dialogen, og dersom kun deler av fakturaen skal frafalles kan en klikke på det krav som skal frafalles. Kredittnota som genereres vil da opprettes for alle eller ett krav. Det settes en tekst med årsak til frafall. Teksten bør gis et fornuftig innhold som sier noe om årsaken til frafallet.

Oppdatering av fakturadetaljtype og fakturastatus

Når funksjonen utføres (ved hjelp av knappen Registrer), genereres det en ny fakturadetalj, med fakturadetaljtype FRAFALL, samt med dato, beløp og tekst som oppgitt i dialogen. Dersom hele beløpet frafalles, gis fakturastatus verdien FRAFALL. Dersom noe av beløpet er innbetalt, gis fakturastatus verdien OPPGJORT.

Institusjoner som inntektsfører kravene

For de institusjoner som inntektsfører kravene må det opprettes en kredittnota for at regnskapet skal gå i balanse. Dersom det er angitt på firma for fakturaen at kravet skal inntektsføres, vil det være mulig å krysse av for at kreditnota skal oppdateres som sendt med én gang.

Dersom det i etterkant viser seg at studenten likevel skal betale kravet, så kan frafallet slettes. Dette gjøres ved hjelp av funksjonen Slett frafall. En får da spørsmål om alle fakturadetaljer av typen Frafall skal slettes på denne fakturaen.
 

Dersom en student har betalt inn med feil KID, enten en KID som gjelder faktura for annen student eller annen faktura som gjelder studenten selv, er det mulig å flytte denne innbetalingen etter innlasting. Dette gjøres ved hjelp av funksjonen "Flytt innbetaling". For å flytte en innbetaling, må du markere aktuell INNBET-linje i Detaljvinduet, og så trykke på "Flytt innbetaling". Da kommer følgende dialog opp:

I denne dialogen skal det oppgis fakturanr. for den faktura innbetalingen skal flyttes til, samt om det skal foretas ytterligere kontering. Dersom konteringen på den opprinnelige faktura var riktig (ikke mot feilkonto), så skal det ikke foretas ytterligere kontering. Dersom innbetalt beløp ble kreditert feilkonto på opprinnelig faktura, så skal feilkonto debeteres ved flytting, og de enkelte kravene tilknyttet ny faktura debeteres (velg da Debeter feilkonto). Trykk OK.

Dialogen gir oversikt over alle fakturaer som gjelder studenten, og en kan klikke på den fakturaen som beløpet skal flyttes til. Fakturaen som gjelder innbetalingen har farget bakgrunn og kan ikke velges. Kredittnotaer vises også, men kan heller ikke velges.

Ved nyregistrering av fakturadetaljer av type KRAV, så vil følgende informasjon bli kopiert automatisk fra fakturadetaljtype;

- Beløp

- Konteringsopplysninger

Dato settes til dagens dato.

Gjør ev. endringer på defaultverdier kopiert fra fakturadetaljtype.

Ved registrering av refusjon, må følgende fakturadetalj av type REFUSJON registreres, med det beløp som skal refunderes. Dersom refusjonen gjelder et beløp som er betalt inn for mye (utover krav), så holder det med denne registreringen.

Dersom refusjonen gjelder tilbakebetaling av et krav, så må det registreres en motpost med samme beløp som refusjonen. Denne kan enten registreres i form at et FRAFALL, eller som et refusjonskrav (REFKRAV). Videre må det registreres N for betalt for de(t) krav som er refundert.

Ved å trykke på Refusjon så vil FS forsøke å gjøre dette automatisk.

Det gis melding dersom kontering ikke lar seg utføre automatisk.

Kontrollér kontrollsummen reskontroen.

Denne funksjonen er tilrettelagt for inntektsføring av krav. Kontering vil da være bank mot reskontro i motsetning til kontering av "kontantprinsipp" der det vil være bank (refusjon) mot kravene.

Se kapittel 18 for ett praktisk eksempel på hvordan utføre en refusjon

Ved endringer av sentrale felt i faktura, så blir det generert en loggføring slik at en kan kontrollere alle endringer som er gjort i faktura etter at den er opprettet første gang (endring av felt som merknad, fakturadetaljnavn og lignende typer felt blir ikke logget).
I bildet Fakturareskontro er det en funksjonstast kalt Fakturalogg. Ved å trykke på denne kommer det frem et bilde med oversikt over endringslogg for den faktura som var aktiv i bildet Fakturareskontro.

Brukes for søking i fakturareskontrodetaljer (forekomstene listes opp med de eldste øverst). Bildet kan ikke brukes for oppdatering.

Rutinen FS207.001 Fakturaoppretting - benyttes for å generere forekomster av fakturareskontro (fakturainformasjon) for grupper av studenter.

Rutinen har følgende utplukk:

Ved utplukk Sted, Vurdmeldt Term, Opptak og Sem.reg. vil det gis spørsmål om en ønsker å kjøre rutinen med dette utplukket.

Foruten utplukk av studenter, oppgis følgende parametre ved kjøring av denne rutinen:

Hvis rutinen kjøres for utplukk med flere personer, opprettes det ikke ny faktura dersom det finnes fakturareskontro som er FRAFALT for samme fakturatype og termin.
Dersom fakturagenerering kjøres for en enkelt person, og kravet eksisterer fra før, men er frafalt, så vil ny faktura bli generert.

Rutinen kan kjøres i mange runder for å få lagt alle aktuelle fakturadetaljer på reskontroen.

Etter kjøring av rutinen vises også informasjon om tidligere frafalte fakturaer.

Ved overgang til rapport FS205.001 Faktura vil parameterverdier for utplukkene Person, Kull, Klasse, EUkurs og opptak bli overført.

Rutinen genererer en faktura pr. kurs pr. foretak. Dette for ikke å gi for mange uheldige blandinger av avgifter på samme faktura.

Kontroller som gjøres når rutinen kjøres

Når rutinen kjøres, gjennomløpes alle studentene i utvalget. For hver student kontrolleres først om det allerede er generert tilsvarende avgift for studenten. Dersom så er tilfelle, blir det ikke generert noen ny avgift for studenten. Her kontrolleres om det er krysset av for "mult.avgift" for fakturadetaljtype. Dersom denne har et kryss, vil det bli generert ny avgift selv om det allerede eksisterer et krav av samme type på studenten, så sant studieprogram og/eller emneid er ulike for de to kravene.

Dersom gitt fakturatype allerede eksisterer for student, og denne fakturaen ikke er sendt ut eller foretatt noen innbetaling på, vil denne fakturaen bli benyttet for registrering av ny avgift.

Eksempel: Dersom fakturatype "KULLAVGIFT" skal registreres for student, og denne allerede eksisterer med en fakturadetalj, vil den nye fakturadetaljtypen blir lagt inn med løpenr 2 under eksisterende fakturatype.

Hvilke studenter får generert krav om semesteravgift?

Kun studenter med GSK eller studentgrunnlag som skal medføre semesteravgiftinnkreving får generert krav om semesteravgift. En student som har et registerkort med registreringsform KUNREGIST vil også få generert faktura for semesteravgift. Studenter som ikke får generert krav for semesteravgift, vil heller ikke få generert krav for SAIH-avgift.

Dersom studenten har studierett på doktorgradsprogram (nivå 900 eller høere), vil det ikke blir generert semesteravgiftgiro for vedkommende. Et unntak for dette er dersom giro genereres for enkeltperson eller for personer i fnrfil. Da vil også doktorgradstudent få generert giro.

Kursdeltakere med verdi for avbruddsstatus får ikke generert faktura. Kursdeltakere får heller ikke generert faktura med semesteravgift dersom de har verdien N for eksamen.

Knytning til studieprogram

Rutinen tar hensyn til studieprogramavhengige krav. Funksjonen henter fram studierett som gir høyeste beløp innenfor de studieprogrammene studenten har studierett på. Dersom det ikke er knyttet noen studierett til avgiften vil studenten ikke bli fakturert.

Hvilke felter gis verdi?

Ved nyregistrering av faktura, vil følgende felt bli gitt verdi:

• Fødselsnr. eller deltakernr. (dersom kursdeltaker)

• Foretak (dersom kursdeltaker og avgift skal betales av foretak)

• Termin (som oppgitt ved kjøring av rutinen)

• Fakturatype (som oppgitt ved kjøring av rutinen). En kan også velge "Blank ut"

• Fakturanr. (identifikator for faktura)

• Registreringsdato for faktura

• KID (kundeidentifikator)

For avgiften registreres følgende:

• Detaljnr (løpenr for avgiften). Dersom dette er en ny faktura, gis løpenr verdien 1. Ellers vil den gis verdien på høyeste eksisterende løpenr + 1.

• Beløp: Kopieres fra fakturadetaljtype

• Konteringsinformasjon: Disse blir kopiert fra fakturadetaljtype.
  For Agresso; Dersom dim5 ikke er oppgitt, så blir denne forsøkt generert ut fra ev. studieprogramkode.
  For OF; Dersom sted ikke er gitt verdi, blir denne beregnet ut fra stedkode for studieprogram eller emne.
  Dersom utplukket av studenter er studieprogram, vil sted for studieprogram bli benyttet.
  Dersom utplukket er vurderingsmeldte, er det stedet for emnet som blir benyttet. Stedkoden settes lik fakultetsnr etterfulgt av 0000. Dvs. stedet beregnes kun på fakultets/avdelingsnivå.

Rutinen FS207.002 Oppretting av fakturagrunnlag legger krav på studenten i undervindu Betaling i Student samlebilde. Disse kravene kan endres manuelt før det genereres faktura. Rutinen blir brukt av WSOC. Fakturadetaljene som legges på studentene hentes fra Kull samlebilde - Fakturareskontrodetalj. Det er foreløig ikke laget utplukk for Emne.

Rutinen henter fakturadetaljer fra et emne eller et studieprogram, og legger disse fakturadetaljene på studenten i Student samlebilde undervindu Betaling. En kan da endre disse fakturadetaljene manuelt for den enkelte student. En må deretter kjøre rutinen FS207.001 Generering av fakturareskontro for et av fakturagrunnlagene.

Rapporten FS205.001 Faktura

Denne rapporten benyttes for å skrive ut faktura med giro til student. Rapporten bestilles for en termin for en bestemt fakturatype eller alle fakturatyper.

Utplukk

Utplukket av studenter kan være:

• en faktura

• alle studenter med gitt fakturatype

• alle studenter innenfor et kull med gitt fakturatype

• alle studenter innenfor en klasse med gitt fakturatype

• en bestemt student med gitt fakturatype

• alle studenter innenfor et opptak

• EUkurs (kursdeltakere)

Ved utplukk "Alle" vil det gis spørsmål om en ønsker å kjøre rapporten med dette utplukket.

Det er lagt inn 2 valideringsnivåer for kjøring av denne fakturaen. Personer validert for FS_EKS1 vil kunne kjøre denne rapporten for enkeltpersoner, mens for andre utplukk må en være validert for FS_BETAL1 for å kjøre rapporten.

Dersom organisasjonsnr. er oppgitt på fakturatypen vil dette tas med.

MVA regnr er inkludert i rapporten. Det hentes fra firma.

Fakturadato blir hentet fra fakturareskontroen dersom den allerede er gitt verdi, ellers benyttes dagens dato.

Andre parametre:

• Oppdater giro utsendt: Kryss av her om dato for utsending av giro skal oppdateres ved kjøring av rapporten. Det er viktig at denne blir oppdatert når giroene skrives ut, da manglende oppdatering vil kunne medføre at samme giro blir skrevet ut på nytt.

• Ta også med fakturareskontro markert med giro utsendt: I utgangspunktet tas kun fakturaer uten dato for utsending av faktura med. Men ved å krysse av for denne, blir også denne gruppen av fakturaer skrevet ut.

• Engelsk versjon: Kryss av her for å skrive ut faktura på engelsk

• Vis fakturadetaljer: Dersom det krysses av for denne, vil øvre del av faktura få en oversikt over alle avgifter som fakturaen består av, med beskrivelse av studieprogram / emne og beløp. Over denne oversikten vil avsnittet fra fakturatypen komme med. Det er satt av plass til 4-5 linjer tekst fra dette avsnittet.

• Vis fakturadetaljer: Dersom det IKKE krysses av for denne, vil øvre del av faktura kun inneholde teksten fra avsnittet oppgitt på fakturatypen. Da vil det være plass til omlag en halv A4 side med tekst. Dersom en ønsker mye tekst på faktura, er det den siste løsningen som anbefales.

• Giro med semesterkvittering: Denne gir et giroformat som avviker fra standard girotalong. Denne forutsetter en forhåndsutfylt blankett der kvitteringsdelen er i form av en semesterkvittering (plastkort). Har følgelig mindre plass til tekst og detaljoppstilling.

• 2-sidig utskrift:

  Dersom tosidig utskrift velges, vil det komme frem to felt der breveier og avsnittkode kan legges inn. Dette avsnittet blir da lagt inn på side to av fakturaen. Rapporten vil huske sist brukte avsnitt til neste gang rapporten benyttes.

• Målform: Dersom en ønsker å kjøre ut faktura fordelt på målform, så kan en gjøre dette via målform-valget. Merk: Denne parameteren gjelder utplukket og ikke språket i selve rapporten. Hvis du ønsker å sende faktura til engelsspråklige personer, bør du også krysse av for Engelsk versjon.

Vis-valg

Følgende fremvisningsvalg kan benyttes:

• Studentnr: om studentnr. skal vises i rapporten (studentnr/ingenting)

• PINkode: Om PINkode for personen skal vises på fakturaen eller på purregiroen.

• A/B-post: Om et A- eller B-post merke skal vises øverst på faktura. Kan benyttes når faktura sendes uten konvoluttering.

• Logo: vise eller ikke vise logo for institusjonen.

• Inst/Sted: Om Institusjons- og stedopplysninger skal vises på fakturaen. Kan velge mellom institusjonsnavn, institusjonsnavn og stednavn eller ingen av delene.

• Avsender: Visvalg for Pressfals adresseplassering, kan fjerne markering for avsender dersom denne er fortrykket.

Adresseplassering

• Ordinær: For plassering av adresseinformasjon i standard vinduskonvolutt. Viser bankkontonr., swift, og iban.

• Pressfals: Pressfalsutgave av faktura. Denne kan påføres "frimerke" med avtalenr.

• Frimerke Avtalenr: Kun for Pressfals. Dersom "frimerke" velges med, nå avtalenr registreres.

Ny adressesortering kan velges også etter førstegangs kjøring av rapporten.

Datafil

• Lag datagrunnlag for datafil: Dersom en kun skal lage datafil med fakturainformasjon (og ikke skrive ut fakturaer fra FS), så bør denne velges. Rapporten vil utføre hentingen av data mye raskere - spesielt med store datamengder.

• Format PostLink: Med dette formatet blir ikke fakturadetaljer skrevet ut

Formatbeskrivelse: Datafilen for PostLink har fast feltlengde, og inneholder følgende felt: Personnavn, Adresselinje 1, Adresselinje 2, Adresselinje 3, Adresselinje 4, KIDkode, Kroner totalt, Øre totalt, Kontrollsiffer for beløp, løpenr (teller), PINkode (dersom det er krysset av for Vis PINkode).

• Format Postens e-brev: Med dette formatet er det valgbart om fakturadetaljer skal med i datafil eller ikke. Spørsmål om detaljinformasjon skal med kommer før filen lagres

Formatbeskrivelse: Semikolon er benyttet som separatortegn mellom dataelementene i en faktura samt linjeskift mellom hver faktura. Følgende informasjon legges på filen: Fakturanr, Studentnr, Etternavn, Fornavn, Adresselinje 1, Adresselinje 2, Adresselinje 3, Adresselinje 4, Klasse, KIDkode, Swift og Ibankode, Kroner totalt, Øre totalt, Kontrollsiffer for beløp, Dato betalingsfrist, Kontonr, Navn mottaker av beløp, Adresselinje 1 mottaker, Adresselinje 2 mottaker, Adresselinje 3 mottaker, Adresselinje 4 mottaker, PINkode (dersom det er krysset av for Vis PINkode), Detaljinformasjon (dersom det er svar Ja på spørsmål om detaljinformasjon skal med i fil). Detaljinformasjon består av følgende felt: Detaljtypekode, Detaljtypetekst, Beløp.

Merk: Dersom det på studenten i Student samlebilde er satt at studentavgifter skal betales av et foretak, så vil giroen skrives ut til foretaket.

Logo: Dersom en ønsker logo med i rapporten samt endre plassering av institusjons- og avdelingsnavn, kan spesifikasjoner for giro endres i Fssystem - klienten, meny Spesielt, se figur nedenfor. Det er her også mulig å angi om klassetilhørighet skal vises på faktura eller ikke.

Rapporten FS205.001 Faktura har også et valg for å skrive ut purringer på ikke-betalte krav. Utplukket av studentgrupper er det samme som for ordinær giroutskrift, men har i tillegg følgende parametre:

Følgende opplysninger hentes fra Fakturatype, undervindu Purrerunde:

Dersom studenten har et ikke-betalt krav, og fristen for dette er tidligere eller lik oppgitt siste betalingsfrist, så kommer denne med. Ved purring vises opprinnelig fakturadato. Unntaket er studenter med opphørt studierett innenfor alle studieprogram som omfattes av reskontroen, eller har permisjon fra disse. Test av permisjon utføres i forhold til dagens dato, og ikke fakturatermin. Dersom en student har fått terminert studierett på det program som kravene på fakturaen er tilknyttet, vil studentene likevel få purrefaktura dersom vedkommende har minst en annen aktiv studierett på et annet program (ikke privatister).

For at det skal opprettes purrefaktura må minst en av fakturadetaljene som inngår ha verdien Valgbar N og antall dager etter siste betalingsfrist må være riktig. Hvis alle fakturadetaljtyper har Valgbar J vil det ikke opprettes noen purrefaktura.

Kjøringen av rapporten blir logget som en fakturakjøring. Det som lagres på denne er dato, klokkeslett, antall innbetalingskort og samlet beløp. Den enkelte faktura får en referanse til denne fakturakjøringen.

KID-koden på giro blir satt sammen av fakturanr og studentnr (alternativt kursdeltakernr). KID-koden består av 15 siffer. KIDnummer har modulus 10 kontrollsiffer. Også kontrollsiffer for beløp er modulus 10.

Linjen på giro med KIDkode og beløp benytter fonten OCR-B. PC'er som skal skrive ut disse giroene må ha installert true type fonten OCR-B som da blir lastet ned på skriver ved utskrift. Det er denne fonten som kreves for OCR-giro, og det er svært viktig at den blir benyttet ved utskrift!

Flere opplysninger om OCR. 

Ved åpning av bildet gis det et varsel dersom OCR-B-fonten ikke er installert. Under parameterene vil det i bildet videre vises en tekst som angir om OCR-B-fonten er installert eller ikke.

Rutinen FS206.001 Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank har en transaksjonstolker som, avhengig av transaksjonsformat, returnerer nødvendig informasjon for den enkelte betalingstransaksjon.

Følgende informasjon returneres av denne:

• Kontonr

• Betalingsdato

• Fødselsnr

• Fakturanr

• KIDkode

• Beløp

• Referansenr 10 siffer

• TransaksjonsId 10 siffer

• Blankett ID 10 siffer

For transaksjoner fra BBS benyttes transaksjoner av type N090 og N091. N090 inneholder informasjon om kontonr, som må stemme overens med kontonr for fakturareskontro-forekomstens fakturatype. N091 går over to linjer, linje 0 og 1. Alle andre transaksjoner overses, og kommer ut med grå tekst i rapporten etter kjøring. Dersom en transaksjon inneholder ulovlige tegn, gis meldingen "Ukjent transaksjonsformat".

Rutinen har et visvalg "Alle transaksjoner" Dersom kryss for denne tas vekk, så vises kun transaksjoner som inneholder merknader.

Dersom transaksjonstolkeren finner en gyldig transaksjon, utføres følgende:

1. Sjekker om fakturareskontro finnes for oppgitt fakturanr. Dersom fakturareskontroforekomsten ikke eksisterer, returneres meldingen: Ukjent fakturanr - fakturanr.

2. Videre sjekkes KIDkode. Dersom KIDkode for forekomsten ikke stemmer med KIDkoden i betalingstransaksjonen, returneres meldingen: Ukjent KIDkode. Disse transaksjonene vil legges i egen tabell, og informasjonen i denne vises i bildet OCR-innlasting - ubehandlede transaksjoner. Dersom KIDkode ikke eksisterer så vil fakturanr. og termin ikke vises i rapporten.

3. Bankkontonr fra fakturareskontroens fakturatype sjekkes mot bankkontonr i transaksjonen. Dersom disse ikke stemmer overens, returneres meldingen: Feil kontonr - forventet nnnn nn nnnnn.

4. Sjekker så om betalingen allerede er registrert i FS, dvs om det finnes en reskontrodetalj med detaljtype "INNBET" og samme betalingsdato og transaksjonsid som i betalingstransaksjonen. I så tilfelle gis meldingen "Transaksjonen allerede registrert". Dersom beløp for registrert transaksjon avviker fra registrert beløp i FS, gis det melding om dette.

5. Dersom reskontroforekomster er funnet, og betalingen ikke allerede var registrert, så registreres innbetalingen som reskontrodetalj med fakturadetaljtype "INNBET", med opplysninger om betalingsdato og beløp. Fakturanr og termin vises i rapporten.

6. Dersom innbetalt krav er markert med kryss for semesteravgift (i bildet Fakturadetaljtype), så vil det bli generert et registerkort for samme år-termin som fakturaen.

7. Ved registrering av INNBET, så vil det samtidig bli foretatt kontering av innbetalingen.

8. Dersom semesteravgiften er markert som årsavgift vil det for innbetaling HØST bli generert registerkort for både HØST og påfølgende VÅR.

9. Dersom innbetalingen kommer fra en student som er relegert (utestengt), vil det ikke bli opprettet registerkort.

10. Det opprettes ikke registerkortkort for terminer som er sperret mot oppdatering av registerkort. Det gis varsel om dette.

11. Ved innlasting blir kontonr. på selve innbetalingen oppdatert.

Dersom innbetalingen medfører at kontrollsummen (saldo) for faktura blir 0, gis fakturastatus verdien "OPPGJORT", og alle krav får verdien "J" i status_betalt. Dersom kontrollsum blir ulik 0, gjøres det en kontroll på om resterende krav er valgbare. Dersom frafall av valgbare beløp medfører at reskontroens saldo blir 0, registreres det et frafall på resterende beløp, og fakturastatus gis verdien "OPPGJORT". De ikke-valgfrie delene av kravene får status_betalt = "J".

Dersom registerkort er SPERRET for student, vil kun betaling bli registrert på reskontroen, ikke på registerkortet.

Til sist oppdateres betalingsdato for faktura, som da kun angir siste betalingsdato.

Bankkontonr oppdateres ikke for person.

Det er lurt å kjøre rapporten FS205.005 Reskontro - Internkontroll etter innlastingen for å kontrollere reskontroen.

De transaksjoner som blir liggende igjen i transaksjonstabellen er det mulig å få fjernet ved hjelp av valget Red. transaksjoner (rediger transaksjoner). Transaksjonene i transaksjonstabellen blir da hentet frem i klienten. Den enkelte transaksjon kan da slettes ved først å markere den, og så trykke på knappen Fjern.

OCR-transaksjoner som ikke lar seg koble til fakturareskontro via KID-kode, legges i egen tabell som vises i bildet OCR-innlasting - Ubehandlede transaksjoner:

Ved hjelp av denne informasjonen vil en få komplett overføring til hovedbok av alle beløp innbetalt til bankkonto. I tillegg til å vise frem selve ORC-transaksjoner vises det frem utdrag fra denne (KID, Blankettnr, Arkivreferanse, Transksjonsid, mottakers bankkonto og betalers bankkonto). Videre inneholder denne informasjon om hovedbokføring.
Dette er de samme feltene en finner for kontering i fakturareskontobildet. Bildet inneholder mulighet for å oppdatere reskontro. Dersom en finner ut hvilken faktura som er innbetalt, så kan en oppgi fakturanr, og trykke på funksjonen "Oppdater reskontro". Da vil innbetalingen bli flyttet til gitt faktura, og kontering vil bli foretatt i forhold til feilkonto (i stedet for bank).

Når en kjører FS206.001 Innlasting av transaksjoner fra reskontro i økonomisystem så får en lastet inn transaksjoner fra reskontro i økonomisystem, der FS ikke benyttes som reskontro. Det er også laget en databasejobb for automatisk overføring. Rutinen er tilrettelagt for WSOC.

Data som overføres:

• Innbetalinger
• Utbetaling av overskytende beløp
• Info om faktura er purret
• Info om faktura er sendt til inkasso
• Info om en faktura er tapsført

Rapporten FS205.002 Reskontro viser oversikt over fakturareskontro for et sted. Rapporten kjøres med følgende parametre:

Feltbeskrivelser

Rapporten kan grupperes etter klassetilhørigheten for studentene. Får da klassefordelte lister med sideskift mellom hver klasse.

Ved uttrekk på studieprogram, emne og kurs vil alle detaljer vises og ikke bare kravene. Til høyre i rapporten vises en kolonne med kontrollsum.

Denne rapporten benyttes for kontroll av reskontro-forekomster med saldo forskjellig fra 0. Rapporten kan kjøres for en bestemt termin eller alle terminer, og en kan velge om rapporten skal ta med alle forekomster med saldo forskjellig fra 0, eller kun forekomster der det eksisterer bevegelser på kontoen som ikke er krav. Det siste valget tar altså kun med forekomster der det f.eks. eksisterer innbetalinger og frafall etc.

Rapporten viser frem informasjon om kravet, sum betalt og kontrollsum (saldo). Videre vises alle detaljforekomster, med detaljtypekode og beløp.
Hvis fakturareskontroen er gjort opp, men det er en differanse mellom sum innbetalt og krav som er markert betalt, er kontrollsummen blå og har bokstavene MB foran seg. En trenger normalt ikke sjekke disse videre.

Dersom det er differanse mellom krav og innbetalt, vises kontrollsummen i svart og må en sjekke reskontroforekomsten.

Rapporten bør kjøres etter innlasting av betalingstransaksjoner fra bank.

Rapport som viser alle aktive fakturatyper. For hver fakturatype, vises informasjon om denne, som registrert i bildet fakturatype. Videre vises alle fakturadetaljtyper som kan benyttes i sammenheng med denne fakturatype. Kun fakturadetaljtyper markert aktiv vises i rapporten. Du kan velge om rapporten skal gi sideskift mellom hver fakturatype eller ikke.

Rapporten FS206.005 Fakturadetaljtyper for kull viser alle registrerte fakturadetaljtyper for kull.

Benyttes for å frafalle krav, inndra studierett og fjerne klassetilhørighet for denne gruppen av studenter.

Rutinen har følgende parametre:

Rutinen har fem ulike valg for kjøringen:

For fakturaer som blir frafalt, legges det inn en fakturadetalj, med kode FRAFALL, med beløp slik at faktura nullstilles. Fakturastatus gis verdi FRAFALT.

Dersom det er krysset av for Utfør terminering for alle studieprogram vil vurderingsmeldinger for alle studieprogram slettes.

En kan velge å slette alle vurderingsmeldinger. Før vurderingsmeldingene slettes vil eksamenstilpasningen slettes. Det gis informasjon i rapporten om at tilpasning er slettet.

En kan velge å slette alle undervisningsmeldinger.

Rapporten FS205.004 Reskontro - datofordeling gir oversikt over alle innbetalinger fordelt på dato og kontostreng. Rapporten kan inneholde detaljinformasjon (les: Studentinformasjon) eller kun aggregerte summer. Rapporten kan da benyttes for å kontrollere innbetaling på konto mot innlasting i FS, samt fordeling av beløpene på sted.

Dersom det finnes et restbeløp for reskontro som ikke lar seg plassere på krav og det eksisterer et krav uten J-markering for betalt, vil restbeløpet bli plassert i henhold til dette kravet.

Rapporten kjøres med følgende parametre:

• En bestemt termin eller alle terminer

• Datointervall for innbetaling

• Alle fakturatyper eller én bestemt

• Alle fakturadetaljtyper eller én bestemt

• Valg for om semesteravgift skal utelates fra rapporten

• Valg for om KIDkode skal vises i rapporten

• Valg for om det skal legges inn sideskift mellom hver dato

• Kun semesteravgift

 

Rapporten FS205.004 er en tidligere oversiktsrapport som ble benyttet før FS fikk på plass overføring til hovedbok. Den er ikke god på å fordele beløp dersom innbetaling ikke er riktig, dermed kan det være at den ikke klarer å inntektsføre alt på ulike kontoer.

Rapporten FS205.007 Avstemmingsrapport - bankkonto gir oversikt over alle innbetalinger fordelt på bankkonto og valuteringsdato. Rapporten kan inneholde detaljinformasjon (viser da arkivreferanse og summer for disse) eller kun aggregerte summer pr konto pr dato.

Rapporten kjøres med følgende parametre:

• Datointervall for innbetaling

• Alle bankkonti eller én bestemt

• Gruppert på kontonr hovedbok

• Vis valg - Detaljopplysninger: har tre tilstander: Vis deltaker, vis summer pr dato eller vis kun totalsummering.

Refusjoner er inkludert i rapporten.

Rapporten gir oversikt over hvilke innbetalinger som er gjort i et datointervall, eventuelt avgrenset til en kontostreng.

 

Rapporten FS205.010 Saldoliste gir oversikt over alle innbetalinger i et intervall av buntnr.

Dersom det finnes et restbeløp for reskontro som ikke lar seg plassere på krav og det eksisterer et krav uten J-markering for betalt, vil restbeløpet bli plassert i henhold til dette kravet.

Rapporten kjøres med følgende parametre:

• Buntnr.-intervall

• Kontonr - reskontro

• Kan markere for "Vis kun utestående pr dato for siste kontering

FS205.011 Kontering er en rapport som viser konteringssumer pr dag. Det er mulig å få vist frem alle fakturaer som inngår.

 

FS208.001 Hovedbokføring - rapportering til økonomisystem

Rapporten FS208.001 Hovedbokføring - rapportering til økonomisystem benyttes for overføring av hovedbok til økonomisystem. En kan overføre for en periode og da tas alle dager med etter forrige overføring og frem til den oppgitte datoen. Overføringen er tilrettelagt for OF, Agresso, UNI Micro, Visma Business og Visma Global (LDH)

Rapporten har følgende parametre;

Rapporten tar hensyn til verdien for feltet Konter faktura i bildet Fakturatype.
Når rapporten er kjørt, kommer det ut to ulike rapporter i bestillingsvinduet. Disse finnes under valgene Rapport og Data til økonomisystem (Agresso eller Oracle Financials).

Under valget Rapport kommer det frem en liste som er gruppert etter

• Bilagsnr

• Fakturadetaljtype

• Konteringsstreng (alle deler)

For denne kan det velges om detaljopplysninger, dvs om enkeltbetalinger skal vises i rapporten.
Dataene som kommer frem under kartotekkortene Rapport og Hovedboktransaksjoner kan lagres eller skrives ut ved å trykke på høyre musetast.

Data til Agresso

Dersom konteringstype er Agresso, vil det bli generert grunnlagsdata som spesifisert i Agressos fullformat. Informasjonen som kommer med her er følgende;
 

• Buntnr: Bokstaven F etterfulgt av dato på formatet Fååååmmdd

• Bilagsart: Som oppgitt i FSsystem (to tegn)

• Transtype: Gis verdien GL (hovedboktransaksjon)

• Firmakode: Som oppgitt i FSsystem (to tegn)

• Konto: Dim0

• Dim1

• Dim2

• Dim4

• Dim5

• Avgiftskode: 

• Valutabeløp: Sum beløp for gitt Dim0-5 og tekst

• Firmabeløp: Sum beløp for gitt Dim0-5 og tekst

• Tekst: Teksten angir studentkrav og studentinnbetalinger og inkluderer referansenr for innbetaling. Ikke-plasserte innbetalinger kommer i egne transaksjoner.

• Valuteringsdato: Dato for innbetaling

• Bilagsdato: Dato for innbetaling

• Bilagsnr: Som oppgitt i Fssystem + 1 (oppdateres fortløpende i FSsystem)

• Periode: År-måned i dato for innbetaling på formen ååååmm

• + en del felt som kun er satt opp med defaultverdier BLANK eller 0.

Bankreferanse kommer før standardteksten som legges inn i tekstfeltet.

Det er altså kun aggregerte data som rapporteres til Agresso. Innbetalinger og krav er gruppert etter Dim0 - Dim5 samt tekst (som inneholder bankreferanse). For innbetalinger settes Dim0 lik kontonr(bokføring) for fakturatype. For innbetalte beløp som ikke kan plasseres iht krav er dim 0 gitt verdien som er oppgitt i FSsystem (kontonr - uplassert).

Data til OF:

Til OF rapporteres kun kreditbeløp på følgende form

• Buntnr: Bokstaven F etterfulgt av dato på formatet Fååååmmdd

• Bilagsart: Som oppgitt i FSsystem (to tegn)

• Transtype: Gis verdien GL (hovedboktransaksjon)

• Firmakode

• Art

• Sted

• Prosjekt

• Tiltak

• Motpart

• Aktivitet

• Avgiftskode

• Valutakode

• Valutabeløp

• Tekst: Teksten angir studentkrav og studentinnbetalinger og inkluderer referansenr for innbetaling. Ikke-plasserte innbetalinger kommer i egne transaksjoner.

• Valuteringsdato: Dato for innbetaling

• Bilagsdato: Dato for innbetaling

• Bilagsnr: Som oppgitt i FSsystem + 1 (oppdateres fortløpende i FSsystem)

Valget Lagre datafil legger informasjonen ut på fil på det format som er krevd av aktuelt økonomisystem.

 FS208.002 Slette siste eksporterte bunt

Denne rutinen kan brukes for å slette siste bunt som ble overført til økonomisystem, for eksempel dersom overføringen ble avvist av økonomisystemet. NRutinen krever samme rolle som FS208.001 Hovedbokføring. Det gis en liten advarsel før den kjøres. Bilagsnr blir tilbakestilt for hvert firma som er involvert i bunten, og informasjon om at posteringene er overført til hovedbok blir blanket ut.